SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITATII -SMC

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITATII -SMC

Un SMC este o structura organizatorica de responsabilitati, activitati, resurse si evenimente care furnizeaza impreuna proceduri si metode de implementare vizand capacitatea unei organizatii de a indeplini cerintele de calitate.

1. Cerintele de baza ale SMC

Pentru a avea succes o companie trebuie :

sa poata oferi produse si/sau servicii care sa satisfaca cerintele clientilor;

sa respecte standardele si specificatiile stipulate in contract;

produsele (serviciile) sa poata fi livrate la preturi competitive;

sa furnizeze produse la un pret care sa aduca profit companiei.

Pentru ca o companie sa devina de calitate nu este suficient sa pretinda ca este o

companie de incredere, capabila sa furnizeze produse de calitate. Cumparatorul va cere, in mod evident dovada acestor afirmatii. Cea mai buna dovada este certificarea faptului ca toate cerintele incluse in standardele ISO 9000 sunt indeplinite de companie.

Pentru a satisface cerintele ISO 9000, SMC trebuie sa cuprinda toate compartimentele din

structura companiei sub aspectul controlului si asigurarii calitatii, iar compania trebuie sa fie capabila sa garanteze o calitate acceptabila pentru produs.

Cerintele ISO 9000 vizeaza urmatoarele aspecte:

structura organizatorica;

controlul si asigurarea calitatii;

contractul;

controlul proiectarii;

aprovizionarea;

controlul productiei;

testarea produselor;

manipularea, depozitarea, ambalarea si livrarea;

serviciile post-vanzare.

2. Principiile SMC

Primul lucru pe care-l cere ISO 9000 de la o companie este sa-si stabileasca pozitia cu privire la asigurarea calitatii. Documentul care descrie SMC implementat in companie se numeste Manualul calitatii.

Manualul calitatii reprezinta capacitatea companiei de a furniza bunuri si/sau servicii care sa satisfaca cerintele standardelor de calitate impuse. El contine doar o descriere generala a atitudinii intreprinderii, companiei cu privire la asigurarea calitatii si apoi da detalii specifice despre controlul si asigurarea calitatii in interiorul companiei.

SMC trebuie structurat conform tipului de afaceri al companiei si trebuie sa ia in considerare toate functiile, cum ar fi:

• legatura cu clientul;
• proiectarea;
• aprovizionarea, subcontractarea, fabricarea,instruirea, montajul, controlul calitatii,etc.

In cele mai multe companii, aceste informatii sunt stipulate in manualul calitatii.

SMC trebuie sa vizeze toate fazele unui produs evidentiate in bucla calitatii, din figura de mai jos:

Bucla calitatii este un model conceptual al activitatii interdependente care influenteaza calitatea unui produs in intreaga desfasurare a fazelor, incepand cu identificarea necesitatilor pana la evaluarea satisfacerii lor.

Tipul de SMC aplicat de o anumita companie depinde de tipul acestuia, de marimea si capabilitatea sa. Nu exista reguli fixe privind modul in care trebuie aplicat SMC sau trebuie redactat manualul calitatii. Totusi, ca o cerinta minimala, ele trebuie sa poata arata unui potential client modul in care compania este capabila sa indeplineasca si sa mentina un nivel ridicat al calitatii in diferite stadii de proiectare, productie, montaj, service. Pentru ca organizatia sa poata sa obtina un beneficiu real prin implementarea SMC, fiecare angajat trebuie:

• sa fie constient ca asigurarea calitatii este absolut necesara pentru viitorul companiei;
• sa stie cum poate contribui la realizarea calitatii;
• sa fie stimulat si incurajat pentru a participa activ la implementarea si stimularea SMC.

3. Manualul calitatii

Manualul calitatii este un document oficial care prezinta SMC aplicat in cadrul unei companii. El reprezinta:

• o insumare a regulilor dupa care functioneaza compania;
• o sursa de informatii pe baza carora se poate castiga increderea clientului;
• un mijloc de definire a responsabilitatilor si relatiilor stabilite in cadrul companiei,
• o baza pentru auditarea, analizarea si evaluarea SMC aplicate in cadrul companiei.

Pentru a fi eficient, manualul calitatii va trebui sa cuprinda:

• o declaratie a politicii intreprinderii vizand controlul si asigurarea calitatii;
• detalii privind compartimentul de asigurare a calitatii, structura si organizarea sa,

descrierea responsabilitatilor;

• programele de instruire in domeniul asigurarii calitatii.

Manualul calitatii trebuie sa prezinte un set de proceduri operationale si instructiuni de lucru, furnizand exemple ale diferitelor formulare si documente utilizate in companie, cum ar fi:formulare de control al productiei, fise de inspectie, documente utilizate in aprovizionarea componentelor de la subcontractanti.

Manualul calitatii va descrie modul in care compania:

• documenteaza si inregistreaza inspectiile;
• receptioneaza bunurile de la subcontractanti;
• monitorizeaza calitatea.

Planul calitatii

Planul calitatii este un document care stabileste practicile, resursele si secventele de activitate vizand calitatea unui produs, proiect sau contract. Un plan al calitatii ofera garantia ca cerintele specifice calitatii sunt planificate si repartizate corespunzator. Planul calitatii trebuie sa declare scopul si obiectivele calitatii(in termeni masurabili), derogarile specifice si perioada de valabilitate. Planul calitatii poate fi utilizat pentru a demonstra modul in care vor fi indeplinite cerintele de calitate ale unui anumit contract si pentru a monitoriza si evalua respectarea acestor cerinte.

Deoarece planul calitatii se refera, de obicei, la partile corespunzatoare din manualul calitatii, el poate fi utilizat in legatura cu manualul calitatii sau ca un document de sine-statator.

Planul calitatii cuprinde un rezumat al cerintelor relevante pentru o activitate specifica. El include mai putine informatii decat manualul calitatii, dar cerintele de performanta vor fi intelese mai rapid, iar riscul de nonconformitate si interpretare gresita va fi mai redus.

Aspectele vizand asigurarea calitatii pentru un produs sunt dificil de stipulat intr-un contract, mai ales daca cele mai importante inspectii se fac in final cand multe dintre componente sunt aproape inaccesibile. In aceste cazuri, este esential ca managerul calitatii sa elaboreze un plan al calitatii care sa detalieze toate informatiile importante ce trebuie cunoscute si respectate de catre fiecare compartiment in parte. Planul calitatii va prezenta toate actiunile vizand controlul si asigurarea calitatii, resursele ce vor fi utilizate (financiare si umane), secventa activitatilor relevante pentru acel produs, repartizarea responsabilitatilor, detalii privind stadiile de incercare, inspectie, examinare si programul de audit. In toate punctele de lucru trebuie sa fie disponibile proceduri de calitate si instructiuni de lucru. Acestea vor include specificatiile ce trebuie respectate, particularizarea desenelor, documentatiei, uneltelor si calibrelor care vor fi utilizate, metodele de esantionare, incercarile ce trebuie facute, criteriile de acceptare sau respingere.

In concluzie, planul calitatii este o transpunere la nivelul unui anumit produs sau serviciu a manualului calitatii, modul de redactare a planului calitatii fiind foarte asemanator cu cel al manualului calitatii, facand referire la instructiunile de lucru si la procedurile calitatii continute in manualul calitatii.

5. Inregistrarile calitatii

Inregistrarile calitatii cuprind: rapoartele de audit, rapoartele vizand etalonarea echipamentelor de incercare si masurare, raportul incercarilor, aprobarile, derogarile. Ele evidentiaza faptul ca furnizorul indeplineste cerintele de calitate ale clientului, aplicand eficient SMC: De aceea, inregistrarile calitatii sunt o parte importanta a managementului calitatii.

SMC va trebui sa identifice exact ce tip de inregistrari trebuie facute, in ce stadii ale procesului de productie si cine trebuie sa le faca. Este esential ca aceste inregistrari sa fie acoperite de instructiuni de lucru si proceduri ale calitatii clare si concise, sa fie pastrate sistematic, astfel incat sa poata fi accesate usor si rapid. Inregistrarile calitatii sunt foarte importante nu numai sub aspect istoric, ci si ca si mijloc de solutionare a disputelor privind executia necorespunzatoare, ele permitand identificarea greselilor si rezolvarea problemelor de productie.

6. Structura organizatorica a SMC

Principala cerinta la care trebuie sa raspunda conducerea unei companii este de a stabili, defini si documenta politica, obiectivele si angajamentele companiei vizand calitatea. Toate aceste aspecte sunt, de obicei, prezentate in cadrul manualului calitatii. Dupa cum am aratat in capitolul 3, asigurarea calitatii presupune pastrarea unui anumit nivel de calitate acceptat. Pentru a indeplini acest obiectiv, furnizorul trebuie sa respecte principiul fundamental de a accepta numai produse de calitate. In consecinta, se impune un angajament la toate nivelurile companiei privind respectarea principiilor de baza ale controlului si asigurarii calitatii. De aceea, este esential sa fie format un compartiment complet separat si independent care sa se ocupe exclusiv de problema calitatii.

Organizarea acestui compartiment corespunde, in general, structurii din figura:

6.1. Managerul calitatii.

Organizatia trebuie sa nominalizeze o persoana care va avea responsabilitatea exclusiva in fata conducerii pentru implementarea si mentinerea SMQ. Aceasta persoana este numita managerul calitatii. Managerul calitatii va fi direct subordonat managerului general si va fi responsabil de toate problemele vizand calitatea produselor finite si calitatea activitatilor din toate sectiile organizatiei.

In intreprinderile mici, cerintele vizand asigurarea calitatii trebuie sa fie complet independente de functiile de productie si sa cunoasca in detaliu, sub aspect practic, cerintele si recomandarile standardului ISO 9000. In plus, data fiind importanta asigurarii calitatii, este esential ca managerul calitatii sa aiba o buna pregatire profesionala (tehnica si administrativa) si sa poata sa-si exercite autoritatea.

Functia de manager al calitatii, chiar intr-o intreprindere mica, presupune foarte multe indatoriri, responsabilitati, fiind raspandite pe o arie larga ce cuprinde practic toate activitatile din cadrul intreprinderii:

• asigura buna functionare a SMC;
• elaboreaza manualul calitatii, planurile calitatii si toate celelalte documente necesare;
• asigura receptia materialelor;
• urmareste calitatea procesului de productie;
• efectueaza controlul modificarilor;
• coordoneaza activitatea centrului de etalonare si incercare;

6.1.1. Descrierea generala a functiei

Managerul calitatii are responsabilitatea de a defini, implementa, audita si monitoriza

SMC in scopul asigurarii ca produsele livrate de intreprindere corespund cerintelor de calitate ale clientilor si sunt conforme standardului ISO 9000.

6.1.2 Sarcini.

Managerul calitatii are urmatoarele sarcini:

• sa asigure functionarea corespunzatoare a SMC;
• sa asigure conformitatea SMC implementata in intreprindere cu cerintele ISO 9000;
• sa asigure transmiterea, intelegerea si implementarea tuturor aspectelor vizand controlul si

asigurarea calitatii la nivelul fiecarui angajat.

6.1.3. Responsabilitati.

Managerul calitatii are responsabilitatea de a:

• tine la zi manualul calitatii si planurile calitatii;
• da asistenta la elaborarea procedurilor calitatii din cadrul intreprinderii;
• asigura conformitatea SMC implementat in intreprindere prin auditul frecvent;
• mentine inregistrarile calitatii;
• elabora, audita, mentine planurile calitatii pe compartimente, sectii, proiecte;
• identifica zonele cu probleme curente sau potentiale din intreprindere prin analizarea

rapoartelor de nonconformitate;

• efectua regulat audituri pe compartimentele sau sectiile intreprinderii.

6.1. Coordonare.

Managerul calitatii trebuie:

• sa actioneze in cadrul intreprinderii ca un punct de concentrare pentru toate problemele

vizand calitatea din intreprindere;

• sa coordoneze si sa verifice, daca toate procedurile si instructiunile sunt in conformitate

cu ISO 9000;

• sa asigure functionarea SMC asa cum este descrisa in manualul calitatii.

6.2. Inspector sef cu asigurarea calitatii

Intr-o intreprindere, in functie de marimea sa si de activitatea desfasurata, pot exista mai multi inspectori sefi cu asigurarea calitatii. Principalele atributii ale inspectorului sef cu asigurarea calitatii sunt:

• inspectie-planifica, coordoneaza si supravegheaza procesele de prefabricatie, fabricatie,

expeditie;

• standarde-asigura supravegherea si conformitatea cu standardele, specificatiile, cerintele

clientilor;

• inregistrari-asigura mentinerea inregistrarilor, a diagramelor de control si inspectia;
• echipamente-e responsabil de mentenanta echipamentelor de productie si de calibrarea

echipamentelor de incercare;

• instruire-asigura instruirea la locul de munca a personalului cu responsabilitati in

asigurarea calitatii, dar si a inginerilor pe probleme de calitate, tehnicienilor sau muncitorilor.

6.3. Inspectorii cu asigurarea calitatii la nivel de sectie.

Pentru fiecare arie de activitate sunt nominalizati, in mod obisnuit doi responsabili cu asigurarea calitatii:

1. unul principal;
2. celalalt adjunct.

Inspectorul principal este intotdeauna responsabil cu asigurarea calitatii,

adjunctul asumandu-si responsabilitatea doar la solicitarea inspectorului principal sau in absenta acestuia. Atunci cand nu sunt ocupati cu indatoririle vizand asigurarea calitatii, acesti inspectori sunt folositi pentru activitatile obisnuite din cadrul sectiei respective.

Inspectorii cu asigurarea calitatii la nivel de sectie au urmatoarele responsabilitati:

• sa analizeze si sa faca recomandari inspectorului sef cu asigurarea calitatii privind

propunerile de modificare a tehnologiei, modificari si inlocuiri de piese, materiale,echipamente;

• sa completeze fisele cu date privind calitatea si istoria calitatii;
• sa furnizeze informatii si asistenta compartimentului de proiectare.

6. Personalul cu atributii de asigurare a calitatii.

Personalul cu atributii de asigurare a calitatii este format din membrii organizatiei considerati competenti sa duca la indeplinire sarcinile vizand asigurarea calitatii. Acestia sunt nominalizati de catre managerul calitatii in urma consultarii cu inspectorii cu asigurarea calitatii si sunt direct coordonati de catre managerul calitatii atunci cand realizeaza lucrari in domeniul asigurarii calitatii.

Personalul cu atributii de asigurare a calitatii trebuie:

• sa nu permita livrarea produselor sub nivelul de calitate impus;
• sa asigure in colaborare cu seful de sectie ca activitatea sectiei sa nu fie intarziata

nejustificat din motive vizand asigurarea calitatii;

• sa asigure ca atunci cand apare o respingere datorita calitatii necorespunzatoare,

inspectorul cu asigurarea calitatii din sectia respectiva este informat si ca seful de sectie (inginerul responsabil de produs) sunt pe deplin constienti de motivele respingerii;

• sa colaboreze cu inspectorul cu asigurarea calitatii la nivel de sectie in orice problema

care priveste asigurarea calitatii.

6.5. Resursele asigurarii calitatii.

Pentru implementarea politicii de calitate este vitala asigurarea resurselor financiare care trebuie sa includa:

• bugetul de conducere;
• echipamente de proiectare si dezvoltare;
• echipamente de fabricatie;
• echipamente de inspectie si incercare.