Notiuni generale ale managementului proiectelor si concepte ale mp

NOTIUNI GENERALE ALE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR SI CONCEPTE ALE MP

Odata cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informatiei si mijloacelor de comunicare, un loc tot mai important incepe sa-l ocupe desfasurarea activitatii unei firme/asociatii/institutii pe baza de proiecte. In prezent, se considera ca 50 % dintre activitatile companiilor mari sunt conduse dupa principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea, institutiile publice sau private, ca si organizatiile non-guvernamentale au inceput diverse proiecte atat la nivel national, cat si international. Se pot realiza proiecte in orice domeniu de activitate (sanatate, economie, politica, informatica, drept etc.)

Managementul proiectelor poate fi perceput ca o stiinta, ca o arta sau ca o tehnica, prin care se realizeaza un anumit scop. Odata cu revenirea Romaniei la economia de piata, s-a simtit tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza cat mai structurat si de a justifica cererile pentru schimbare, pentru imbunatatire sau finantare a ceva deja existent sau propus a se infiinta. De multe ori insa, proiectele inseamna pentru unele persoane doar o cerere pentru finantare, in special de la o sursa externa, pe cat posibil nerambursabila. Aceasta este si o prima greseala in intelegerea managementului proiectelor si de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la inceput. De aceea, se impune ca persoanele care se implica intr-un proiect sa cunoasca foarte bine care sunt obiectivele si scopurile unui proiect si cum ar putea acesta sa contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv, deoarece se spune ca “Succesul reprezinta realizarea progresiva a unui SCOP bine stabilit.”

Programul poate reprezenta o strategie locala, regionala, nationala sau internationala; acesta se transpune in realitate prin proiecte si se deruleaza de regula pe parcursul mai multor ani. Ex. de programe: PHARE (avand finantare de la Uniunea Europeana, unul din cele mai cunoscute programe, creat in 1989, la inceput pentru Polonia si Ungaria), un program de informatizare, FIDEL (prin care s-au alocat fonduri de investitii pentru dezvoltarea economica locala), programul pentru imbunatatirea managementului universitar, programul de actiune comunitara din domeniul sanatatii publice (2003-2008), programe de cercetare-dezvoltare si de stimulare a inovarii etc.

Deseori se inregistreaza unele confuzii in definirea proiectului, a planului de afaceri sau a unui studiu de fezabilitate. Prezentam, in continuare, cateva din definitiile date acestor termeni.

Proiectele sunt asadar activitati unice, complexe, care au anumite obiective, avand un grad ridicat de noutate, o limita de timp pentru realizarea lui si care necesita structuri organizatorice si metode speciale. Obiectivul urmarit il reprezinta crearea unui valori noi (produs/structura/serviciu/idee etc.)

Obiectiv - un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Este necesar ca obiectivele sa fie cuantificabile si sa se stabileasca limite de timp pentru atingerea lor.

Scop – rezultatul favorabil ce se asteapta de la un proiect, nefiind necesar ca acesta sa fie cuantificabil.

Operatie – o activitate primara cu caracter de rutina

Plan de afaceri: Are rolul de a scoate in evidenta situatia organizatiei la un moment dat, precum si a mediului concurential in care isi desfasoara activitatea.

Studiu de fezabilitate: Are rolul de a justifica necesitatea/oportunitatea punerii in practica a unei idei sau a continuarii ei, luandu-se in calcul o mare diversitate a formelor sale de implementare si a mediilor favorabile/ostile proiectului respectiv.

Program – grup de proiecte conduse coordonat, pentru a obtine beneficii care nu ar rezulta daca ele ar fi conduse separat.

Conceptia integrata asupra managementului proiectelor ia in considerare 4 elemente de baza ale unui proiect:

Timpul

Bugetul (resurse) – oameni, tehnologii, bani

Calitatea (o anumita tehnologie, performanta, anumite caracteristici ale unui produs)

Asteptarile participantilor (finantatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicati in realizarea proiectelor – angajati, actionari, furnizori, organisme de interes public etc.)

Tabel: Analiza comparativa intre operatie si proiect

Tabelul : Analiza comparativa intre program si proiect

Si in tarile mai dezvoltate, managementul proiectelor a cunoscut o evolutie rapida, odata cu schimbarile care au aparut in cadrul unei institutii. Dintre aceste noi abordari, amintim:

Globalizarea

Cresterea accentuata a informatizarii si a retelelor informatice tot mai ample, aparitia magistralelor informatice

Renuntarea la structuri ierarhice foarte complexe si trecerea la forme liniare prin incurajarea muncii in echipa, formarea angajatilor astfel incat sa fie specialisti in mai multe domenii si cresterea rolului fiecaruia dintre acestia la realizarea unui proiect

2. Legatura MP cu alte discipline ale stiintei

Managementul proiectelor reprezinta un domeniu complex, care apeleaza la cunostintele teoretice si practice din diverse alte domenii:

management general

statistica si teoria probabilitatilor

drept

economica, politica si etica

informatica.

MP implica asadar abordarea integrata a urmatoarelor tipuri de management:

managementul timpului (va raspunde la urmatoarele intrebari: Care sunt activitatile care trebuie realizate in cadrul proiectului si cat dureaza fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?)

managementul costului – planificarea si estimarea resurselor ce urmeaza a fi  utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor

managementul calitatii – planificarea atingerii unui anumit nivel al calitatii, controlul calitatii

managementul resurselor umane – formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect si a celorlalte persoane implicate in proiect, delegarea sarcinilor

managementul comunicarii cuprinde distribuirea informatiilor intre diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalitatile de comunicare

managementul riscului (va raspunde la urmatoarele intrebari: care sunt riscurile care pot aparea si cum pot fi acestea diminuate? Care vor fi activitatile care trebuie intreprinse in cazul aparitiei acestora?)

managementul integrarii proiectelor se refera atat la integrarea proiectului in strategia programului sau a institutiei care il lanseaza, cat si la integrarea scopului proiectului in misiunea institutiei care realizeaza proiectul, a integrarii scopului proiectului cu obiectivele sale.

3. Caracteristicile unui proiect

Nu orice efort intreprins este echivalent cu un proiect. Caracteristicile unui proiect sunt asadar:

Limita de timp (data de inceput si de sfarsit bine stabilite) si localizare bine delimitata in spatiu

Are anumite obiective bine definite si un scop care trebuie indeplinite ca raspuns la o problema pe care ne-am propus sa o rezolvam.

Are prevazut un buget aprobat in limitele caruia trebuie sa se incadreze

Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)

Consuma resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la inceputul activitatilor)

Este o activitate complexa, care implica riscuri specifice

Are un responsabil – leaderul de proiect, iar raspunderile fiecarui membru din echipa care participa la proiect sunt bine definite

Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul sa se realizeze in continuare

Creeaza o valoare noua – produs/serviciu/idee/structura – unica si cu un grad ridicat de noutate

Necesita o colaborare interdisciplinara in cadrul unei structuri organizatorice speciale.

Proiectele pot dura cateva zile/luni/ani in functie de complexitatea lor. In cazul proiectelor mari, de anvergura, aceste vor fi divizate in componente mai usor de coordonat, numite subproiecte.

Un obiectiv se defineste complet prin patru componente obligatorii:

atributul, continutul obiectivului: pret, calitate, fiabilitate etc.;

scara de masura: obiectivul trebuie sa fie raportat unui palier de valori cunoscut si utilizat de conducator: nivel (calitativ), grad (de absenteism) etc.;

norma: valoarea exacta care trebuie obtinuta pe scara definita anterior;

un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat intr-o perioada de timp care trebuie determinata si datata. Modificand orizontul de timp obtinem un alt obiectiv care impune, la randul sau, o alta strategie.

Stabilirea obiectivelor este o etapa de baza in elaborarea unui proiect si cuprinde un ansamblu de activitati prin realizarea carora trebuie sa gasim o solutie reala la intrebarea “unde dorim sa ajungem la sfarsitul proiectului?”. Aceasta presupune o anticipare si o evaluare a unei situatii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmatoarele caracteristici SMART:

Specific: claritatea obiectivului – ce, cine, cum, pentru cine, cand, unde facem?

Masurabil: in orice moment este bine sa stim nivelul la care am ajuns;

Abordabil/aprobat (attainable): se refera la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;

Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem si cu cele care vor fi acceptate din partea finantatorului si este necesar intr-un anumit context, oferind o solutie la o problema care trebuie rezolvata;

Incadrare in Timp (timely) – proiectul are o anumita limita de timp pentru realizarea lui.

Alaturi de aceste 5 caracteristici pe care trebuie sa le indeplineasca un obiectiv, mai sunt necesare inca 3 conditii pentru ca el sa poata fi realizat:

sa fie intelese si acceptate de toti membrii echipei care lucreaza la proiect

sa fie bine definite responsabilitatea si autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect)

sa corespunda misiunii si celorlalte obiective ale institutiei care realizeaza proiectul

Ex. de obiective bine definite:

depistarea precoce a cancerului mamar in judetul Brasov prin realizarea unui screening in toate localitatile judetului pana la data de 31 decembrie 2003 la femeile de peste 30 de ani;

realizarea unei baze de date necesare pentru raportarile provenite de la medicii de familie si de specialitate la CAS Cluj pana la data de 1 octombrie 2004;

construirea unui centru de plasament pentru copiii orfani din judetul Arges pe o suprafata de 4 000 m² , avand un cost total de 500 000 euro pana la data de 1 februarie 2004.

Obiectivele de baza pot fi clasificate in trei mari categorii: obiective de specialitate, de cost, de termen. In functie de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate in trei grupe mari:

proiecte de investitii: renovarea unei universitati, constructia unui nou sediu

proiecte de cercetare si dezvoltare: dezvoltarea unei tehnologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbiditatii intr-un judet

proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distributie.

Obiectivele unui proiect trebuie sa se integreze obiectivelor organizatiei care il realizeaza si abia dupa ce acestea au fost clar definite, sa fie reajustate si in functie de cerintele programului din care face parte proiectul respectiv si nu invers (pornind de la institutia din care facem parte, cunoastem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem si posibilitatile de rezolvare a lor).

4. Premise pentru derularea proiectelor

Pentru ca un proiect sa aiba rezultatul dorit, sunt necesare urmatoarele cerinte din partea celor implicati:

conceptie comuna asupra problemei de rezolvat pentru toti participantii la proiect

clarificarea pozitiilor celor implicati si definirea clara a temei de proiect, premisa de baza pentru demararea proiectului (se definesc obiectivele proiectului, se elaboreaza strategia, se planifica mijloacele, instrumentele si etapele necesare)

accesul la informatii si asigurarea unor informatii de calitate si in timp util la cei care le folosesc in luarea unor decizii sau pentru derularea unor activitati

circuitul informational standardizat urmeaza de regula structura organizatiei, contribuind intr-o mare masura la acceptarea sau la respingerea proiectului de catre angajatii organizatiei

o evaluare realista la inceputul proiectului asupra resurselor si tehnicilor de care dispune organizatia

Intrebari recapitulative:

1.     Aratati diferenta si relatia dintre proiect si program.

2.     Care sunt elementele de baza ale unui proiect?

3.     Prezentati caracteristice unui proiect

4.     Prezentati caracteristice proiectelor rezumate in sintagma SMART