Managementul resurselor materiale si al achizitiilor pentru proiecte

UNITATEA DE INVATARE : MANAGEMENTUL RESURSELOR MATERIALE SI AL ACHIZITIILOR PENTRU PROIECTE

1.Obiectivele unitatii de invatare

Dupa studiul acestei unitati de invatare vei avea cunostinte despre :

determinarea necesarului de resurse materiale pentru un proiect;

programarea resurselor materiale;

imbunatatirea programarii resurselor materiale prin alocareasi nivelarea resurselor;

managementul achizitiilor si procedurile de atribuire a contractelor de achizitie publica.

2.Determinarea necesarului de resurse materiale pentru proiect

In vederea asigurarii resurselor pentru realizarea unui proiect, trebuie sa se determine resursele necesare realizarii activitatilor din cadrul acestuia. Daca notam cu 'n' numarul resurselor analizate si cu 'Rip' cantitatea de resursa de tip 'p' necesara activitatii 'i', cu 'p' de la 1 la n, atunci:

Unde:        Q_i = cantitatea de lucrare corespunzatoare activitatii 'i';

N_ip = norma de consum pentru activitatea 'i' si resursa 'p'.

Intensitatea resursei de tip 'p', sau cantitatea de resursa de tip 'p' care se consuma in unitatea de timp este data de relatia:

Unde:        I_ip = intensitatea resursei 'p' corespunzatoare activitatii 'i'

T_i = durata de realizare a activitatii 'i'

h_ip = randamentul de utilizare al resursei 'p' pentru activitatea 'i'.

Pentru materialele folosite in cantitati foarte mici (acestea nu permit stabilirea de norme) se foloseste denumirea de 'material marunt' si se calculeaza in procente fata de valoarea materialelor explicitate.

3. Programarea resurselor materiale

Resursele necesare pentru realizarea unei anumite lucrari se reprezinta, de regula, sub forma unor histograme de resurse. Pentru fiecare resursa in parte se folosesc: profilul resurselor disponibile normale, profilul resurselor disponibile exceptionale si profilul resurselor necesare, care corespund programului de lucru adoptat si care se obtin pe baza graficului de esalonare calendaristica.

Scopul elaborarii histogramelor de resurse consta in punerea de acord intre profilul resurselor necesare cu profilul resurselor disponibile. Pentru exemplificare prezentam situatia de mai jos:

Figura 1 Esalonarea calendaristica a consumului zilnic de materiale pentru un proiect

4 Imbunatatirea programarii resurselor: alocarea si nivelarea folosirii resurselor

Practica demonstreaza ca programarea activitatilor unui proiect, utilizand drept criteriu de baza timpul, conduce la obtinerea unor histograme de resurse care pot prezenta variatii destul de mari (vezi si situatia prezentata anterior). Faptul ca resursele sunt limitate in timp impune realizarea programelor de executie astfel incat sa se optimizeze consumul de resurse. Deoarece nu toate resursele intervin cu aceeasi pondere in desfasurarea lucrarilor apare necesitatea stabilirii unor prioritati in actiunea de optimizare.

Imbunatatirea programarii resurselor se face prin alocarea si nivelarea folosirii resurselor.

Alocarea resurselor urmareste obtinerea unor programe avand durata de executie acceptabila, tinand seama de cantitatile de resurse existente (disponibile). Aceasta presupune repartizarea resurselor existente astfel incat profilul resurselor necesare sa nu depaseasca profilul resurselor disponibile, proiectul mentinandu-se ca durata in limita drumului critic. Pentru aceasta se modifica duratele de executie ale activitatilor ce detin rezerve libere de timp (se maresc) avand ca efect modificarea (reducerea) intensitatii resursei.

Pentru alocarea resurselor se pot folosi metode analitice (programare liniara bivalenta) sau euristice. Metodele euristice presupun repartizarea resurselor fiecarei zile a calendarului lucrarii si a fiecarei activitati a acesteia, tinand seama de urmatoarele conditii: respectarea disponibilului de resurse si a necesarului fiecarei activitati; satisfacerea relatiilor de succesiune intre activitati; urgentarea maxima a lucrarilor.

Cand nu este posibila alocarea resursei intr-o anumita zi, pentru o anumita activitate, activitatea respectiva se amana cu o zi.

Acest mod de lucru permite o alocare a resurselor pentru toate activitatile, indiferent de importanta lor in graficul retea. Pentru a aloca resursele in functie de importanta activitatii (critica sau necritica) se stabilesc urmatoarele criterii de preferinta:

- rezerva totala; se acorda prioritate activitatii cu rezerva totala cea mai mica. Deci, activitatile critice au prioritate maxima si, ca atare, intervin in primul rand in procesul de alocare, in defavoarea celor necritice;

- durata; se acorda prioritate activitatilor cu cele mai mici durate, avandu‑se in vedere restabilirea disponibilului de resurse nestocabile intr-o perioada cat mai scurta;

- termenul minim de incepere, cel mai mic;

- termenul maxim de incepere, cel mai mic;

- termenul maxim de terminare, cel mai mic;

- rezerva totala plus durata, ceea ce permite cumularea primelor doua criterii.

Deoarece nu pot fi aplicate toate criteriile in acelasi timp (fiind un numar foarte mare de variante) se aleg, in functie de lucrare, un criteriu principal si unul sau doua criterii secundare, care se vor utiliza atunci cand criteriul principal nu este suficient in fixarea prioritatii de alocare pentru doua sau mai multe activitati de importanta egala.           

Vom considera, pentru exemplificare, situatia urmatoare, in care nivelul resursei disponibile este de 8 unitati iar necesarul rezultat din programul initial, de 12 unitati:

Figura 2 Alocarea resurselor conform programului initial

Nivelarea folosirii resurselor urmareste obtinerea unor durate normale de realizare a proiectelor, in conditiile uniformizarii consumului de resurse pe intreaga durata de executie a proiectului, sau pe intervale de timp cat mai mari. Ea consta in stabilirea unui program de lucru a carui durata sa nu depaseasca lungimea drumului critic dar care sa prezinte un profil imbunatatit al consumului de resurse.

Pentru nivelarea consumului de resurse se poate apela fie la prelungirea duratelor activitatilor necritice, in cadrul rezervelor lor libere de timp, fie prin intarzierea declansarii acestor activitati, tot in cadrul rezervei libere de timp. In prima modalitate activitatea A (din exemplul urmator) se va realiza intr-un timp dublu fata de programarea initiala, intensitatea resursei reducandu-se la jumatate, de la 4 la 2 unitati. In mod asemanator se va proceda pentru activitatea C, intensitatea resursei reducandu-se de la 8 la 4 unitati. In urma realocarii resurselor, graficul calendaristic si histograma consumului imbunatatit se prezinta astfel:

Figura 3 Aplatizarea nivelului resurselor prin prelungirea duratelor activitatilor necritice in cadrul rezervei libere de timp.

A doua modalitate de nivelare este exemplificata in graficul urmator. Activitatea D va fi reprogramata in datele de 5 si 6, in loc de 3 si 4, iar activitatea E va fi reprogramata in intervalul 7 - 9, in loc de intervalul 5 - 7 (activitatile isi vor pastra duratele initiale).

Sa consideram urmatorul exemplu, in care nivelul disponibil zilnic al resursei este de 100 unitati iar necesarul maxim (inregistrat dupa alocarea resurselor, este de 140 de unitati si se inregistreaza in a patra zi a programului):

Figura 4 Alocarea resurselor conform programului initial

In urma nivelarii resurselor, graficul calendaristic si histograma consumului imbunatatit se prezinta astfel:

Figura 5 Aplatizarea nivelului resurselor prin intarzierea activitatilor necritice in cadrul rezervei libere de timp.

5 Managementul achizitiilor pentru proiect

Managementul achizitiilor pentru proiect se refera la procesele prin care se cumpara (achizitioneaza) produse, servicii sau lucrari, realizate de terte organizatii pentru a duce la bun sfarsit proiectul. Inainte de a se lua decizia de a cumpara managementul organizatiei si cel al proiectului trebuie sa analizeze costurile producerii si cele ale achizitiei pentru fiecare produs, serviciu sau lucrare necesare proiectului. Decizia de achizitie se ia doar atunci cand costurile producerii lor sunt mai mari decat cele ale achizitiei de la organizatii specializate.

Managementul achizitiilor pentru proiect cuprinde, in afara proceselor de planificare a achizitiilor si managementul incheierii si administrarii contractelor, activitati care in prezent sunt mai putin urmarite.

Procesele prin care se poate realiza managementul achizitiilor pentru proiect[1] sunt:

1.     planificarea achizitiilor prin care se stabileste:

a.     ce cumparam (ce producem si ce achizitionam);

b.     de unde cumparam (de pe piata locala, nationala, externa);

c.      cum cumparam (tipul de contract folosit);

d.     cine cumpara (compartimentul specializat al organizatiei sau echipa proiectului);

e.     cand cumparam (la momentul folosirii achizitiilor in proiect sau pentru stoc in vederea asigurarii continuitatii executiei proiectului);

2.     lansarea cererilor de oferta sau organizarea altei proceduri de licitatie prin care se face cunoscuta eventualilor furnizori, prestatori sau executanti intentia executantului proiectului de a achizitiona produse, servicii sau lucrari;

3.     planificarea contractarii prin care se stabilesc obligatiile partilor (vanzator si cumparator) referitoare la cantitati, termene specificatii tehnice pentru produsele, serviciile sau lucrarile ce urmeaza sa fie achizitionate;

4.     calificarea ofertantilor si evaluarea ofertelor celor calificati;

5.     incheierea si semnarea contractelor cu ofertantii desemnati castigatori;

6.     administrarea contractelor, managementul schimbarilor legate de contract, rezolvarea situatiilor de criza in derularea contractului (atunci cand este cazul);

Cu toate ca aceste procese pot fi derulate de personalul calificat al organizatiei, din compartimentele specializate, implicarea echipei de proiect este mai mult decat necesara deoarece este singura care cunoaste cu mare exactitate atat nevoile proiectului cat si ciclul de viata al contractului (care, de cele mai multe ori, nu se suprapune cu ciclul de viata al proiectului ci se incheie in una dintre fazele de derulare a acestuia).

Dupa domeniul in care actioneaza vanzatorul (agentul economic) se numeste furnizor, executant de lucrari (antreprenor), sau prestator de servicii. Cumparatorul se numeste autoritate contractanta, client, contractor principal, contractor, organizatie care achizitioneaza etc.

Fiecare dintre cele sase procese prezentate mai sus pot fi caracterizate prin intrari; instrumente si tehnici folosite si iesiri (rezultate).

6. Sistemul achizitiilor publice in Romania

Achizitionarea de produse, lucrari sau servicii pentru realizarea proiectelor finantate din fonduri publice este reglementata in Romania (in contextul angajamentelor asumate fata de Uniunea Europeana in cadrul capitolului 1 "Libera circulatie a marfurilor' si al recomandarilor Comisiei Europene) de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii aprobata prin Legea nr. 337/2006, modificata si completata prin Legea nr. 128/2007 si OUG 94/2007.

Aceasta legislatie poate fi folosita pentru achizitii de lucrari, produse si servicii de catre orice operator economic, indiferent de sursele financiare de acoperire a achizitiilor (altele decat fondurile publice).

Scopul acestei legislatii il constituie:

• promovarea concurentei intre operatorii economici;
• garantarea tratamentului egal si nediscriminarea operatorilor economici;
• asigurarea transparentei si integritatii procesului de achizitie publica;
• asigurarea utilizarii eficiente a fondurilor publice prin aplicarea procedurilor de atribuire.

Actorii principali din sistemul achizitiilor publice sunt:

a.     autoritatea de reglementare;

b.     autoritatile contractante;

c.      operatorii economici;

d.     supraveghetorii sistemului

a)            Autoritatea de reglementare este reprezentata de Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice (ANRMAP) institutie publica independenta, cu personalitate juridica, in subordinea guvernului care elaboreaza, promoveaza si implementeaza politica guvernului in domeniul achizitiilor publice .

b)            Autoritati contractante sunt autoritatile administratiei publice si alte persoane juridice de drept privat ce desfasoara activitati in domeniul utilitatilor. Acestea joaca rolul de cumparator.

c)     Operator economic poate fi orice furnizor, prestator sau executant care ofera in mod licit pe piata produse, servicii si/sau executa lucrari.

Calitatea de operator economic o poate detine:

o persoana fizica;

o persoana juridica;

un grup de astfel de persoane de drept public sau de drept privat.

d)            Supraveghetorii sistemului sunt cei ce urmaresc modul de functionare a sistemului achizitiilor publice si sunt:

ANRMAP;

Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor;

Ministerul Finantelor Publice;

Curtea de Conturi.

7.Proceduri de atribuire a contractelor de achizitie publica

Procedurile de licitatie deschisa si licitatie restransa reprezinta regula de atribuire a oricarui contract de achizitie publica.

Proceduri de atribuire, conform legislatiei romane sunt:

Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul de a depune oferta.

Licitatia deschisa se desfasoara, de regula, intr-o singura etapa.

Se poate decide organizarea unei etape suplimentare de licitatie electronica, dar numai daca se specifica acest lucru in anuntul de participare si in documentatia de atribuire.

Licitatia deschisa se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de oferte.

Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura, urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a depune oferta.

Licitatia restransa se desfasoara, de regula, in doua etape:

etapa de selectare a candidatilor;

etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

Se poatedecideorganizareaunei etape suplimentaredelicitatie electronica, dar numai daca se specifica acest lucru in anuntul de participare si in documentatia de atribuire.

Licitatia restransa se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

Procedura de licitatie restransa se utilizeaza atunci cand oferta este excedentara.

Dialogul competitiv reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul de a-si depune candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi, in scopul identificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei/solutiilor identificate, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala.

Procedura de dialog competitiv se desfasoara in trei etape:

etapa de preselectare a candidatilor;

etapa de dialog cu candidatii admisi in urma preselectiei, pentru identificarea solutiei/solutiilor apte sa raspunda necesitatilor autoritatii contractante si in baza careia/carora candidatii vor elabora si depune oferta finala;

etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

Dialogul competitiv se initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi.

Negocierea reprezinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consultari cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul, cu unul sau mai multi dintre acestia.

Negocierea poate fi:

negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;

negociere fara publicarea prealabila a unui anunt de participare.

Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici.

Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai in cazul in care valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat sau egala cu echivalentul in lei al urmatoarelor praguri:

a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro;

b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro;

c) pentru contractul de lucrari: 500.000 euro

Cererea de oferte se initiaza prin publicarea, in SEAP, a unei invitatii de participare la procedura de atribuire.

Concursul de solutii reprezinta procedura prin care se achizitioneaza, in special in domeniul amenajarii teritoriului, al proiectarii urbanistice si peisagistice, al arhitecturii sau in cel al prelucrarii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurentiale de catre un juriu, cu sau fara acordarea de premii.

Concursul de solutii se poate organiza ca:

o procedura independenta, in care concurentii pot obtine premii si/sau prime de participare; sau

parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.

Concursul de solutii se initiaza prin publicarea unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici interesati depunerea de proiecte.

Cumpararea directa se aplica in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a caror valoare (fara TVA), cumulata pe parcursul unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro.

Teste de autoevaluare pentru unitatea de invatare 6

1.Scopul elaborarii histogramelor de resurse este de a :

a)    pune de acord profilul resurselor necesare cu profilul resurselor disponibile;

b)    reduce consumul de resurse;

c)     creste consumul de resurse;

d)    reduce riscul depasirii costurilor resurselor materiale;

e)    elimina pierderile de materiale

2.Sa se niveleze necesarul zilnic de resurse pentru proiectul prezentat in graficul Gantt de mai jos stiind ca nivelul maxim zilnic de resurse convenabil pentru proiect este de 10 bucati pe zi.

Selectati raspunsurile corecte:

a)     se reprogrameaza activitatea A in zilele 8, 9 si 10;

b)     se reprogrameaza activitatea B in zilele 7 - 9;

c)      se reprogrameaza activitatea C in zilele 7 - 10;

d)     se reprogrameaza activitatea B in zilele 4,5 si 6 si activitatea C in zilele 7 - 10;

e)     nu se poate face o nivelare de resurse la acest nivel.

3.Cand este se poate realiza achizitia publica de lucrari prin cerere de oferte?

Raspunsuri si comentarii la testele de autoevaluare pentru unitatea de invatare 6

1.a

2.d         

3. Procedura de cerere de oferta pentru achizitia public de lucrari poate fi aplicata atunci cand valoarea estimata a contractului nu depaseste valoarea considerata prag (500.000 de euro). Daca aceasta valoare este depasita atunci procedura nu poate fi aplicata.

Bibliografia unitatii de invatare 6

1.      Radu V., Dobrea C.R., Banacu S.C., Simion C.P.- "Managementul proiectelor. Teste grila", Editura Universitara, 2010

2.      Radu V. (coordonator), Ionita I, Ciocoiu C.N., Banacu S.C, Dobrea R. C., Curteanu D., Simion C.P., Vrancut M., Anghel F. G., Radu M. I. - "Managementul proiectelor", Editura Universitara, 2008

3.      Radu V., Curteanu D. Managementul proiectelor de constructii, Editura Economica, Bucuresti, 2002

4.      *** - A Guide to the Project Management Body of Knowledge- PMBOK Guide, Project Management Institute, editia a treia, 2004