Home - Rasfoiesc.com
Educatie Sanatate Inginerie Business Familie Hobby Legal
La zi cu legile si legislatia.masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii



Administratie Contabilitate Contracte Criminalistica Drept Legislatie

Administratie


Index » legal » Administratie
» Oportunitati de dezvoltare complementara a abilitatilor si competentelor specialistilor in relatii publice in cadrul unei organizatii non guvernamentale


Oportunitati de dezvoltare complementara a abilitatilor si competentelor specialistilor in relatii publice in cadrul unei organizatii non guvernamentale




Oportunitati de dezvoltare complementara a abilitatilor si competentelor specialistilor in relatii publice in cadrul unei organizatii non guvernamentale

1. Justificare

Am decis sa studiez indeaproape cazul organizatiei nonguvernamentale BEST deoarece activez in cadrul acesteia din octombrie 2004 si consider ca imi este suficient de familiara cat sa pot realiza o analiza pertinenta a oportunitatilor de dezvoltare existente in cadrul acesteia.




Consider ca acest exemplu este extrem de relevant pentru studiul realizat intrucat organizarea sa minutioasa sprijina studentii in conturarea unei panorame asupra organizatiilor in general si a modului lor de structurare si functionare. Orice student are oportunitatea de a evolua in cadrul unei astfel de organizatii nonguvernamentale, putand exersa astfel incat, la finalul anilor de studii, sa detina competentele necesare integrarii optime in viata profesionala.

Organizatia BEST contine un departament de relatii publice infiintat in anul 2002, care are menirea de a promova imaginea organizationala si, totodata, de a face cat mai eficienta comunicarea interna.

Evenimentele numeroase organizate de responsabilii acestui departament, comunicarea frecventa cu reprezentanti ai autoritatilor locale si mass-media impun ca standardele de pregatire profesionala a responsabililor de relatii publice sa fie extrem de ridicat. In acest sens, s-a conturat tot mai pregnant necesitatea frecventarii anumitor traininguri specifice, astfel incat membrii acestui departament sa poata face fata cu succes provocarilor cotidiene.

2. Istoric BEST

ISTORIC

BEST este organizatia europeana a studentilor din universitatile cu profil tehnic, condusa in intregime de studenti. Toate programele se desfasoara in cooperare cu companiile tehnice si cadrele didactice ale universitatilor partenere. Reteaua BEST include 63 de universitati din 22 de tari. BEST pregateste studentii din domeniul tehnic printr-o instruire complementara celei academice, incurajand mobilitatea si schimbul intercultural.

Principalele programe BEST la nivel international sunt:

MINERVA: "the gateway to your future career" este un targ virtual de locuri de munca in care se intalnesc companii de succes dintr-o Europa fara granite si studenti interesati de o cariera viitoare ce presupune mobilitate. In momentul actual exista contracte cu sase companii multinationale, in baza de date fiind inregistrate 5164 CV-uri, dintre care 105 apartinand unor studenti ai Universitatii Tehnice "Gheorghe Asachi" Iasi.

BEST Courses: este un program de educatie complementara ce cuprinde cursuri academice si non-academice pentru studentii politehnisti din toata Europa, gratuit sau la preturi foarte mici. Programul se desfasoara in patru anotimpuri: primavara, vara, toamna si iarna, iar inscrierea si selectia participantilor se realizeaza prin intermediul Internet-ului de catre organizatori.

BEST Iasi a fost fondat oficial pe 07 iulie 2000. In luna noiembrie a aceluiasi an am fost acceptati cu statutul de "Observer" la Intalnirea Presedintilor BEST din Europa organizata in Budapesta. Nu dupa mult timp, in aprilie 2001 am fost votati ca si "Baby-member" la Adunarea Generala BEST din Ljubljana, iar din aprilie 2002 la Adunarea Generala BEST din Paris am devenit membru cu drepturi depline, "full-member", al marii familii de studenti politehnisti, BEST.

Grupul Local BEST Iasi, cel mai tanar din Romania, infiintat dupa cele din Timisoara, Bucuresti, Cluj si Brasov, promoveaza interesele studentilor Universitatii Tehnice "Gheorghe Asachi" Iasi intr-o maniera complementara celei academice si procesului de integrare europeana.

Tipurile de proiecte pe care le promovam:

.
Targuri de locuri de munca;
. Prezentari de companii;
. Traininguri pentru studenti;
. Expozitii tehnice;
. Competitii studentesti;
. Cursuri in Europa;
. Schimburi culturale;
. Festivaluri studentesti;
. Reviste
BEST locale si internationale.

Toate proiectele pe care Grupul Local BEST Iasi le realizeaza sau le promoveaza se adreseaza studentilor acestei universitati, indiferent de facultatea ori profilul la care studiaza.

Acoperim in momentul de fata, prin proiectele noastre, atat o latura academica in cadrul programelor de educatie complementara, cat si nevoile studentilor de implicare in evenimente cu caracter competitional si recreativ. Am dezvoltat cai de informare, programe de formare a tinerilor si de dezvoltare personala, cat si metode de intermediere a relatiei student - proaspat absolvent - potential angajator.

ACTIVITATI

De-a lungul unui an universitar, activitatea Grupului Local BEST Iasi are un caracter periodic, evenimentele succedandu-se an dupa an, speram noi la un nivel din ce in ce mai ridicat. Iata si principala noastra agenda organizationala:

FEBRUARIE

- Promovarea sezonului de primavara de cursuri academice si non-academice, in cadrul programului BEST courses la nivel European

APRILIE

- Targ de Locuri de Munca "Jobshop"

MAI

- Festivalul multimedia "PcParty"

- Promovarea   BEST Courses - Sezonul de vara

IULIE

- "Summer course" - curs de vara academic organizat de BEST Iasi

OCTOMBRIE

- Adunarea Generala - evaluarea activitatii pe parcursul ultimului an universitar si alegerea noului consiliu director

- Recrutari de noi membrii

NOIEMBRIE

- Competitia Tehnica - 'Competition"

DECEMBRIE

- Intalnire nationala a membrilor BEST

Competitia tehnica - COMPETION

Una din problemele cu care se confrunta studentii universitatilor tehnice o reprezinta concentrarea studiilor pe partea teoretica a domeniilor studiate si o neglijare a activitatilor practice care sa stimuleze capacitatea studentilor de a crea si de a lucra impreuna, iar alta este necesitatea asigurarii unei punti de legatura intre studentii de profil tehnic, companii si mediul academic.

Ideea evenimentului porneste de la programul dezvoltat de organizatia partenera a BEST din Canada - CFES (Canadian Federation of Engineering Students).

Organizarea 'Competition' in cadrul BEST la nivel international s-a dovedit a fi un succes, evaluarile din partea firmelor si studentilor subliniind importanta acestui eveniment. Grupul tinta al acestui eveniment este reprezentat de studentii de profil tehnic, indiferent de anul de studiu sau specializare.

"Competition" cuprinde mai multe sectiuni distincte, dintre care:

Team Design - este proba de dezvoltare a creativitatii si consta in formarea unor echipe de cate cinci studenti care vor trebui sa realizeze un prototip din materiale neconventionale intr-o anumita limita de timp;

Debate - este sectiunea de dezbateri pe anumite teme date, cu scopul de a dezvolta abilitatile de comunicare, prezentare, argumentare si persuasiune;

"Case Study" - Studiul de Caz - reprezinta un tip de problema cu care studentii romani nu sunt inca obisnuiti, necesitand abilitati de lucru in echipa, studiu, planificare, organizare. Incercam in momentul de fata atragerea unor companii care sa propuna studii de caz si sa ia in considerare echipa castigatoare pentru o posibila angajare.

JobShop®

In orice companie, angajatii sunt cel mai important capital. Acest lucru este bine stiut de toate firmele de succes. Una din cele mai eficiente metode de recrutare a personalului care sa corespunda standardelor profesionale sub cele trei dimensiuni: pregatire profesionala, abilitati si creativitate, este targul de locuri de munca.

In acelasi timp absolventii cu o buna pregatire profesionala intampina greutati in gasirea unui loc de munca si deseori ajung sa lucreze in cadrul unor firme care limiteaza dezvoltarea potentialului propriu.

In aceste conditii, proiectul "JobShop" se doreste a fi o punte de legatura intre firmele interesate sa angajeze forta de munca tanara si proaspetii absolventi aflati in cautarea unui loc de munca. Acest program are ca scop implementarea unui cadru de intalnire a cererii cu oferta pe piata locurilor de munca, pentru a sprijinii atat studentii in eforturile lor de a se realiza profesional cat si a companiilor interesate sa angajeze personal tanar.

Grupul tinta e reprezentat pe de o parte de absolventii dornici sa-si construiasca o cariera, pe de alta parte de studentii aflati in cautarea unui loc de munca cu program redus sau sezonier.

Obiectivele urmarite sunt:

Motivarea si orientarea eficienta a studentilor spre un domeniu de interes, in timpul studiilor;

Pregatirea candidatilor pentru interviul de angajare;

Sprijinirea acestora in procesul de construire a unei cariere.

Grupul Local BEST Iasi a organizat pana in prezent cinci Targuri de Locuri de Munca adresate in principal studentilor si absolventilor de invatamant tehnic superior.

Festivalul multimedia - PC PARTY

Desi in ultimii ani au aparut tot mai multi specialisti in domeniu, tehnologia IT nu este suficient de populara, iar avantajele oferite de Internet si de retelele de calculatoare nu sunt pe deplin cunoscute si exploatate.

Scopul "BEST PC Party" este stimularea si valorificarea potentialului creativ al tinerilor din judetul Iasi si nu numai in domeniul comunicatiilor si tehnologiei informatiei.

Prin intermediul PC Party:

se faciliteaza schimbul de experienta, oferindu-se o educatie complementara scolii;

se stimuleaza competitivitatea in randul studentilor;

se deschid noi orizonturi in ceea ce priveste comunicarea pe Internet;

se promoveaza site-urile romanesti, precum si comunitatile specializate in acest domeniu;

se scoate la iveala un foarte mare potential uman nedescoperit (este vorba de un numar foarte mare de tineri specialisti IT care intampina dificultati in alegerea unei cariere si carora li se faciliteaza contactul cu firmele specializate ce sunt in cautare de forta de munca pe aceasta dinamica piata).

Evenimentul consta in realizarea unei retele de calculatoare prin intermediul careia studentii ieseni vor avea posibilitatea sa exploreze Internetul, sa participe la concursuri din lumea calculatoarelor pe diferite teme, cum ar fi: programare, design web, grafica, video, sunet, jocuri si multe altele.

Cursul de vara academic - SUMMER COURSE

Grupul Local BEST Iasi a organizat pana in acest moment trei Cursuri de Vara academice pe teme de interes pentru studenti de profil tehnic din intreaga Europa. La toate evenimentele de acest gen avem o stransa si buna colaborare cu facultatile, cursurile fiind elaborate si sustinute de profesori ai Universitatii tehnice din Iasi.

Structura BEST:

Departamente

Human Resources (HR) - Resurse umane

Are ca obiectiv eficientizarea lucrului in organizatie. Este departamentul care se ocupa de recrutari de noi membri, de programul de integrare a acestora in organizatie, de monitorizarea si evaluarea membrilor, a organizatiei etc. Tot responsabilii de resurse umane identifica nevoile de pregatire a membrilor in colaborare cu responsabilii de departamente (Working Groups) si mentin legatura cu fostii membri ai organizatiei (alumnae).

Fund raising (FR) - Strangere de fonduri

Departamentul FR(Fund Raising) este responsabil de toate activitatile menite sa asigure obtinerea necesarului financiar si/sau logistic pentru buna functionare a organizatiei si realizarea de evenimente cat mai ridicate din punct de vedere calitativ.

In vederea indeplinirii acestui scop, membrii departamentului intra in contact cu diverse companii pentru a le implica in evenimentele organizate de BEST Iasi. Departamentul este responsabil de mentinerea unei relatii cat mai profesionale cu partenerii si sponsorii.

Pe langa sponsorizari, departamentul se ocupa si de obtinerea de fonduri din granturi si finantari, avand o echipa care se ocupa de cautarea oportunitatilor de finantare si de intocmirea proiectelor.

Information Technology and Communication

ITC este departamentul ce lucreaza la intretinerea si buna functionare a echipamentelor electronice ale BEST-ului si nu numai. Lucrand intr-o atmosfera prietenoasa, departamentul are grija ca la fiecare eveniment sa fie asigurata logistica si totul sa functioneze pentru a multumi atat participantii cat si partenerii, fiind de asemenea responsabil de implementarea si intretinerea site-lui BEST. Pentru o buna pregatire a membrilor si rezultate cat mai bune a muncii lor in cadrul departamentului, departamentul ITC organizeaza training-uri avand teme variate de la editare de imagini pana la implementarea de structuri si aplicatii web.

Public Relations (PR) - Relatii publice

Reprezinta departamentul care dezvolta si implementeaza strategiile de promovare cu scopul de a ajuta BEST Iasi sa-si atinga scopurile si obiectivele. Munca in departament se imparte pe 3 directii principale: conceperea materialelor promotionale pentru evenimentele BEST Iasi, cautarea si aplicarea de noi metode de promovare a imaginii BEST in randul studentilor si companiilor pe termen mai lung in afara evenimentelor.


2. Organigrama BEST

3. Prezentarea departamentului de PR in BEST

3.1 Cadru de lucru (Framework)

  1. Chestiuni generale

a. Definirea PR-ului ca si departament in cadrul BEST Iasi

b. Declaratie de intentie a departamentului

c. Obiectivele departamentului

d. Modalitati de atingere a obiectivelor

e. Lucrul in departament

f. Monitorizare si evaluare

g. Modalitati de motivare si recompensare

h. Responsabilitatile departamentului in BEST Iasi si Autoritatea departamentala

  1. Structura departamentului

a. Marimea departamentului

b. Responsabili in cadrul departamentului:

Coordonatorul departamentului

Secretar

Responsabil de evaluare

Sectiuni de lucru si responsabili

c. Statutul de membru al PR

d. Intrarea in PR

e. Membru al PR

f. Iesirea din PR

C. Responsabilitatile BEST Iasi fata de PR

a. Legatura cu restul organizatiei

b. Suportul tehnic si logistic

c. Suportul financiar

  1. Chestiuni generale

a. Definirea PR ca si WG (grup de lucru) in BEST Iasi

Departamentul "Public Relations" este responsabil de toate activitatile legate de imaginea BEST Iasi si BEST International in Iasi (reprezentare, materiale, evenimente, campanii speciale)

b. Declaratie de intentie

Departamentul PR din cadrul BEST Iasi doreste sa creeze Grupului Local BEST Iasi si BEST International o imagine in conformitate cu nivelul organizatiei in randul studentilor, profesorilor, companiilor, colaboratorilor si partenerilor.

Departamentul PR va urmari/mentine si imbunatati imaginea organizatiei prin toate actiunile BEST Iasi.

Vom atinge rezultatele cele mai bune prin crearea unei echipe de PR constienta de valorile BEST. Echipa se va pregati continuu prin participarea la training-uri, workshop-uri in domeniu si va acumula experienta prin elaborarea in comun a celor mai bune planuri de actiune pentru optimizarea imaginii organizatiei.

Dorim astfel ca toti cei care intra in contact direct sau indirect cu organizatia noastra sa perceapa corect misiunea, valorile organizatiei precum si scopul actiunilor noastre.

c. Obiectivele departamentului

  1. Informarea permanenta a grupurilor noastre tinta cu privire la actiunile BEST Iasi si evolutia sa precum si cu privire la programele BEST International.
  2. Cresterea sentimentului de mandrie si apartenenta a membrilor BEST Iasi, a adeziunii acestora la organizatie, precum si a responsabilitatii lor in reprezentare.
  3. Crearea unei imagini conforme nivelului organizatiei in randul grupurilor tinta.
  4. Urmarirea, mentinerea si imbunatatirea imaginii organizatiei.

d. Modalitati de indeplinire a obiectivelor

Informarea permanenta a grupurilor noastre tinta cu privire la actiunile BEST Iasi si evolutia sa precum si cu privire la programele BEST International.

- realizarea Site-ului BEST Iasi;

- realizarea listei BEST News;

- realizarea Forumului public;

- promovarea lor prin toate materialele BEST Iasi pe care e posibil;

- realizarea revistei lunare BESTia-l si arhivarea tuturor numerelor in format "*.pdf" online pentru a putea fi descarcata sau citita;

- prezentari BEST - pentru studenti, profesori, companii, administratia locala, presa, colaboratori, parteneri;

- trimiterea de mape de prezentare si a agendei anuale tuturor colaboratorilor la inceputul fiecarui an calendaristic;

- trimiterea de rapoarte de eveniment tuturor colaboratorilor, partenerilor ;

- trimiterea unor rapoarte anuale colaboratorilor si partenerilor;

- implementarea unui program functional de relatii cu publicul.

Cresterea sentimentului de mandrie si apartenenta a membrilor BEST Iasi, a adeziunii acestora la organizatie precum si a responsabilitatii lor in reprezentare. (Se va realiza in colaborare cu departamentul de resurse umane si consiliul director)

informarea cu privire la statutul BEST, rolul BEST si al activitatilor organizatiei;

clarificarea statutului de membru BEST;

constientizarea si mentinerea structurii/ierarhiei BEST Iasi;

valorizarea rolului membrilor activi;

afisarea in sediu a hartii Europei, a grupurilor locale existente si a declaratiei de intentie - Statement of Purpose;

realizarea unui tricou al membrilor BEST sau a unui alt suport pe care sa poata marca fiecare eveniment la care s-a implicat;





crearea unor legitimatii, reconfirmarea statutului de membru;

informare cu privire la BEST International si oferirea posibilitatii de implicare lor la nivel international ;

oferirea de recompense materiale inscriptionate cu BEST Iasi.

Crearea unei imagini conforme cu nivelul organizatiei in randul grupurilor tinta.

definirea rolului evenimentelor noastre si stabilirea limitelor acceptabile pentru calitatea sau stilul evenimentelor;

caracterul organizatiei si al evenimentelor sa fie facut cunoscut tuturor membrilor;

stabilirea clara a mesajelor ce trebuie transmise;

pregatirea membrilor in chestiuni de baza de relatii publice, imagine organizationala, design si jurnalism;

realizarea de materiale de calitate si cat mai corecte/complete ;

identificarea cuvintelor cheie ce caracterizeaza organizatia si transmiterea acestora;

pregatirea persoanelor care reprezinta BEST Iasi;

sustinerea unei linii unitare in realizarea materialelor promotionale;

Identificarea unor elemente ce nu trebuie sa lipseasca niciodata din redactarea materialelor.

Urmarirea, mentinerea si imbunatatirea imaginii organizatiei.

realizarea unor mape de raport si a unor scrisori de multumire dupa fiecare eveniment;

trimiterea unor felicitari de sarbatori - cu identitatea BEST Iasi ;

realizarea unei mape la sfarsit de an universitar si la inceput de an universitar ;

cadouri BEST Iasi la aniversarea partenerilor sau alte evenimente ;

evidentierea evolutiei si imbunatatirii programelor BEST prin materialele si nu numai ;

elaborarea si aplicarea unor chestionare de evaluare in randul studentilor - centralizarea rezultatelor - informarea partenerilor si a studentilor - promovarea rezultatului pe site;

initierea unor campanii speciale de promovare a BEST - concursuri pentru studenti cu obiecte inscriptionate cu BEST Iasi ca premii.

e.      Lucrul in departament

departamentul PR are o intalnire pe saptamana. Caracterul acestei intalniri poate varia in functie de actiunile in desfasurare : - de lucru, de informare, de invatare ;

fiecare responsabil va face o informare in fiecare sedinta de departament cu privire la evolutia sarcinilor sale;

ordinea de zi a sedintei va fi anuntata pe lista de mail/forum;

membrii ce nu pot fi prezenti la sedinta vor anunta coordonatorul, secretarul sau pe lista de mail;

se va lucra pe obiective/sarcini/termene limita/respectand strategia anuala si planul de actiune;

f.        Monitorizare si evaluare

fiecare membru al departamentului va cunoaste cadrul de lucru, precum si fisele de post;

fiecare responsabil va primi o fisa de post corespunzatoare;

fiecare membru al departamentului isi va completa periodic fisa de sarcini;

coordonatorul de departament va completa o fisa de sarcini cu toate activitatile delegate;

va exista un responsabil de evaluare/monitorizare - se vor urmari fisele de sarcini, fisele de post si obiectivele departamentului;

rezultatele evaluarilor vor fi publice pentru toti membrii departamentului precum si pentru restul organizatiei, asemenea masurilor de imbunatatire a punctelor slabe ;

se va incerca identificarea cat mai clara a profilului membrului PR pentru determinarea necesitatii de resurse umane la Recrutari.

g.      Modalitati de motivare si recompensare

realizarea unei legaturi intre asteptarile/obiectivele personale si cele ale organizatiei;

decontarea tuturor cheltuielilor in interesul BEST - in functie de posibilitatile organizatiei;

obtinerea gratuitatii la cursuri si stagii de formare din domeniu relatiilor publice;

cadouri ocazionale inscriptionate BEST;

organizarea de activitati recreative in afara intalnirilor de lucru.

h.      Responsabilitatile WG PR in cadrul BEST Iasi

  1. Sa promoveze valorile, statutul organizatiei in randul membrilor;
  2. Sa faca recomandari de reprezentare, conduita sau confidentialitate;
  3. Sa pregateasca pentru o buna reprezentare a BEST si a Grupului Local din Iasi pe toti cei ce au astfel de responsabilitati (consiliu director, delegati, fundraiseri, coordonatori de evenimente etc.);
  4. Sa realizeze, si sa imbunatateasca materialele BEST Iasi;
  5. Sa informeze organizatia cu privire la planurile de actiune si a necesarului de materiale cu cat mai mult timp in avans;
  6. Sa promoveze caracteristicile de identitate organizationala in randul membrilor (culoare, font, imn, sigla.);
  7. Departamentul de relatii publice este dator sa isi asigure continuitatea prin atragerea de noi membrii si pregatirea lor;
  8. Sa mentina legatura cu Board-ul si celelalte departamente in proiectele comune.
  1. Structura Departamentului

a. Marimea departamentului

Numarul minim de membrii este egal cu numarul responsabilitatilor indivizibile.

Numarul maxim de membrii este de 30% din numarul total de membrii ai BEST Iasi.

b. Responsabilitati in cadrul WG

a)      Coordonatorul Departamentului

Generalitati: - Coordonatorul este responsabil de munca in departament;

- este persoana de contact cu membrii consiliului director;

- trebuie sa asigure buna functionare, indeplinirea obiectivelor si continuitatea in departament;

- sa pregateasca intalnirile impreuna cu responsabilii;

- sa se asigure ca la plecarea sa are cine sa preia coordonarea.

b)      Secretarul departamentului

Generalitati: - sa intocmeasca procesele verbale si prezentele la sedinte;

- sa centralizeze arhive, documente si materiale ale departamentului;

- sa pastreze legatura cu secretarul general al BEST Iasi.

c) Responsabilul de monitorizare si evaluare

Generalitati :

- sa cunoasca asteptarile, motivatiile si obiectivele personale ale membrilor; 

- sa elaboreze in colaborare cu coordonatorul departamentului un plan de monitorizare si evaluare a departamentului prin stabilirea de criterii si indicatori de evaluare;

- sa realizeze activitati si chestionare de evaluare;

- sa urmareasca satisfactia, implicarea si interesul membrilor;

- sa identifice nevoia de training;

- sa aduca la cunostinta membrilor si a coordonatorului rezultatele evaluarilor si sa faca propuneri de imbunatatire a performantelor.

c.       Sectiuni de lucru in departament

Redactarea materialelor

Realizarea de materiale promotionale/design

Promovarea imaginii organizatiei/relatia cu exteriorul

Redactarea materialelor

Explicitare:

mape de prezentare, mape de presa, mape de raport;

articole, comunicate de presa, modele de fax;

anunturi, e-mail-uri, site BEST Iasi, pagini web a evenimentelor;

cereri, recomandari, delegatii, adeverinte, invitatii;

texte afise, fluturasi, pliante;

texte proiecte de finantare, aplicatii programe, scrisori de intentie;

Responsabilitati :

Corector - sa se asigure ca toate materialele tiparite sunt corecte din punct de vedere gramatical si ortografic.

Realizarea de materiale promotionale/design

Explicitare :

imaginea materialelor BEST, in conformitate cu recomandarile Best international;

imaginea evenimentelor - locatie, amenajare, sigle, tricouri etc.;

uniformitate, unitate intre materialele BEST Iasi, usor de identificat si recunoscut;

realizare layout-uri site, afis, casute presa (in colaborare cu ITC).

Responsabilitati:

responsabil design - formarea si dezvoltarea unei mici echipe de design, realizarea machetelor materialelor

Imaginea organizatiei / Relatia cu exteriorul

Explicitare:

existenta / cunoasterea / respectarea unui standard de calitate cu privire la activitatile din BEST si organizarea evenimentelor;

evenimente reusite;

materiale de calitate, frumoase, clare si corecte;

reprezentarea BEST in exterior, pregatirea unor oameni pentru aceasta;

relatia cu media - aparitia evenimentelor noastre in ziare, televiziune, radio;

evaluare-chestionare pentru cunoasterea parerii publicurilor tinta despre BEST.

Responsabilitati:

relatii cu publicul (1 zi / saptamana)

desemnarea unui responsabil media - contactul permanent , redactare articole, si stabilirea unor relatii amicale cu media;

evaluare nivelul de cunoastere, apreciere a membrilor;

d. Statutul de membru al PR

1. Intrarea in PR

orice membru al BEST Iasi poate intra in departament (in limita a 30% din total);

la intrarea in departament va trebui sa spuna din ce departament vine, de ce a plecat, si care sunt asteptarile sale;

daca este cazul, trebuie sa mai precizeze in ce departamente mai este si ce responsabilitati mai are;

    1. Membru in departament

dupa intrarea in PR orice membru va avea statutul de baby-member;

trecerea de la baby-member la full-member se face dupa o luna (4 intalniri) timp in care va fi familiarizat cu departamentul. Va fi propus si votat in sedinta de membrii ai departamentului pentru a deveni full-member (trebuie sa obtina 50% + 1 din doua treimi a membrilor prezenti). Baby-member nu are drept de vot in cadrul departamentului;

Membrii se obliga sa participe la intalnirile de lucru, sa ia si sa indeplineasca task-uri (responsabilitati). De asemenea, ei mai trebuie sa:

sa isi faca cunoscute parerile fata de departament, coordonator, sa manifeste o atitudine deschisa si constructiva;

sa anunte daca nu poate indeplini o sarcina, eventual sa gaseasca un inlocuitor;

sa anunte daca nu poate veni la intalnirile saptamanale;

dupa 3 intalniri consecutive la care nu a participat fara sa anunte in prealabil coordonatorul va incerca o discutie cu el, relativ la asteptarile, nemultumirile sale, si eventualitatea implicarii sale viitoare in departamentul de relatii publice sau in cadrul unui alt departament.

    1. Iesirea din departament

Membrii PR pot parasi WG in trei moduri :

plecarea din BEST

orientarea spre un alt departament - la iesirea din departament, membrul va lasa un raport al implicarii sale in departament, concluzii, experienta, sfaturi de viitor

excluderea din departament prin votul a doua treimi din trei patrimi prezenti

  1. Responsabilitatile BEST Iasi fata de departamentul de relatii publice

a. Legatura cu restul organizatiei 

HR, ITC, FR se obliga sa primeasca periodic, sau cand este necesar, un reprezentant al departamentului de relatii publice care sa informeze cu privire la activitatile desfasurate si a nevoilor de colaborare;

Board-ul sau fiecare functie in parte, raportat la necesitati, se obliga sa raspunda favorabil invitatiei de intalnire din partea coordonatorului de departament pentru discutarea unor chestiuni comune;

b.      Suportul tehnic si logistic

BEST Iasi se obliga sa inlesneasca activitatile departamentelor prin punerea la dispozitie, in limita posibilitatilor, a tuturor suporturilor tehnice necesare:

mailing list

forum privat / public;

pagina web functionala;

telefon;

calculator;

imprimante, scaner, fax;

materiale de birotica - conform necesarului furnizat pe eveniment;

acces in sediu pentru intalnirile de lucru, indeplinirea sarcinilor specifice si programul de relatii cu publicul.

c.       Suportul financiar

BEST Iasi va pune la dispozitie resursele financiare necesare bunei desfasurari in limita posibilitatilor, a activitatii lor;




BEST Iasi va deconta transportul interurban pentru deplasarile membrilor in interesul BEST si pe baza documentelor justificative : chitante, bilete.

3.2. Strategie

STRATEGIE PR PE ANUL 2006-2007

TERMEN SCURT:

1.Echipa de corectori:

- contactarea membrilor vechi si atragerea in echipa de noi membri;

- atragerea de membri care sa se asigure ca s-au folosit shield-urile si font-urile corecte (Va exista un training pe aceasta tema)

2. Sa se aleaga o persoana care sa monitorizeze si sa centralizeze activitatea PR

3.Dezvoltarea site-ului BEST Iasi, finalizarea si updatarea acestuia periodic (in colaborare cu ITC).

TERMEN MEDIU:

1. Realizarea de fisele de membri pentru departament

2. Obtinerea unor panouri - in minim 5 facultati pentru promovarea cursurilor BEST

3. Legitimatii de membru

Intocmirea unui newsletter prin care sa ne promovam evenimentele (La care sa-i incurajam sa se aboneze pe cei care au mai avut legatura cu BEST in trecut)

5. Mape raport/mape anuale

- realizarea lor pe CD

- intocmirea si trimiterea la timp

- realizarea lor de catre aceleasi persoane

6. Prezentari BEST

- sa fie realizate sesiuni de training pentru abilitati de prezentare

- utilizarea unor tactici pentru atragerea lumii la prezentare (cafea, pixuri, sepci)

7. Realizarea de tricouri de eveniment

- eficientizarea sedintelor in care se aleg modelul si culoarea

- chestionare online al caror rezultat sa fie discutat in sedinta.

TERMEN LUNG

1. O mai buna promovare a BEST in randul studentilor

- panouri in facultati

- prezentarea agendei anuale decanilor

- caravane JobShop(R) si BEST Courses

- oferirea posibilitatii studentilor sa puna intrebari legate de BEST, trimitand mail la (iasi@best.eu.org)

- legatura stransa cu responsabilii de facultati

2. Materiale promotionale

- imbunatatirea si diversificarea materialelor promotionale

Prezentarea programului de pregatire prin training a membrilor PR din BEST

1.Creativitate

Justificare:

Creativitatea este una din resursele cea mai de pret pe care o poate avea un specialist in relatii publice. Uneori perceptia indivizilor asupra creativitatii este gresita. Acestia nu iau in calcul posibilitatea exersarii creativitatii indivizilor, considerand-o o abilitate innascuta. Realitatea arata insa ca, daca exista exercitiu si creativitatea poate fi exersata.

Descriere

Este un training cu nivel scazut de dificultate, contine foarte multe exercitii de stimulare a creativitatii si poate fi sustinut cu un numar de la 10 la 25 de participanti. Durata trainingului este de 5 ore.

Obiectiv

Scopul acestui training este acela de a prezenta creativitatea asemenea unui mod de gandire si a o distinge de abilitati, asa cum este perceputa in general. Creativitatea poate fi prezentata asemenea unei unelte utilizate in identificarea unor solutii la probleme diverse. Participantii pot dobandi incredere in sine si se pot convinge ca oricine poate fi creativ.

2.Abilitati de prezentare

Justificare:

Relationistul, fie ca membru al unei echipe sau detinand un post de conducere intr-o organizatie, este de foarte multe ori pus in postura de a prezenta. El poate prezenta idei, proiecte, produse sau evenimente presei, partenerilor sau colegilor din cadrul aceleiasi companii. Eficienta mesajului transmis depinde in mare masura de calitatea discursului, de aceea un training cu foarte multe activitati practice de exersare a discursului public este necesar.

Descriere

Aceasta sesiune de formare se desfasoara pe parcursul a 8 ore de training . Numarul optim de participanti este de 10, deoarece acest training se axeaza pe identificarea si imbunatatirea particularitatilor de prezentare publica a participantilor. Se vor utiliza materiale multimedia pentru a inregistra discursurile participantilor. Vor fi trei sesiuni de inregistrari, durata si dificultatea temelor crescand de fiecare data. Dupa fiecare activitate practica de prezentare se vor reaminti notiuni teoretice relevante asimilate la cursurile mentionate mai jos.

Obiectiv

Acest training este unul de specializare a cunostintelor de comunicare publica. Scopul este ca participantii sa asimileze si sa exerseze cateva tehnici de prezentare luand in considerare notiunile teoretice de comunicare nonverbala si paraverbala, implementand si exersand elemente de redactare a discursurilor care sa persuadeze.

3.Planificare strategica

Justificare:

Functia de management a domeniului relatiilor publice este una despre care am discutat si la inceputul acestei lucrari, iar managementul implica planificare. Planificarea modalitatilor si momentelor de comunicare interna sau externa nu sunt totusi atat de facile precum ar putea parea la o prima analiza superficiala. O strategie coerenta si realista trebuie sa tina seama de o serie de factori si sa respecte o serie de tipicuri.

Descriere:

Este un training de amploare ce este de preferat sa fie desfasurat pe durata a doua zile, cu sesiuni de cate 6 ore pe zi. Este de preferat ca numarul participantilor sa nu depaseasca 15 deoarece sunt necesare aplicatii practice ce trebuie discutate in cadru grupului de training.

Obiectiv:

Participantii trebuie sa dobandeasca abilitatea de a elabora strategii pe termen scurt mediu si lung.

Coaching

Justificare:

Coachingul reprezinta procesul de facilitare a dezvoltarii cuiva. Rolul de consilier al specialistului in relatii publice, adesea crucial pentru dezvoltarea organizatiei, influentand direct stilul de management, poate fi exersat prin intermediul unui training de coaching.

Descriere:

Trainingul are ca scop exersarea unor abilitati de comunicare interpersonala, descriind o forma de comunicare in vederea imbunatatirii performantelor, ce s-a dovedit a fi mai mult decat o tendinta sau un moft al companiilor multinationale.

Obiectiv:

Abilitatea de a conduce o sesiune eficienta de coaching.

5.Leadership

Justificare:

Pentru a putea consilia managementul unei organizatii membrii departamentului de relatii publice trebuie sa aiba sau sa dobandeasca abilitati de leadership. Acestea sunt utile si in situatiile de criza, in care rolul relationistilor este unul crucial.

Descriere:

Este o sesiune complexa de pregatire preferabil pe durata a doua zile cu cate 8 ore pe zi. La sfarsitul sesiunilor de training, participantii:

1. Vor intelege conceptul de leadership;

2. Isi vor dezvolta abilitatile de comunicare;

3. Isi dezvolta abilitati de a lucra in echipa;

Vor intelege procesul decizional;

5. Vor constientiza rolul leaderului.

Obiectiv:

Prin aceasta sesiune de pregatire se urmareste dezvoltarea abilitatilor de conducere a participantilor.

6.Managementul conflictelor

Justificare:

Pe masura ce membrii grupului incearca sa se organizeze, conflictul la nivelul relatiilor personale este inevitabil. Indivizii trebuie sa cedeze mai mult si sa isi modeleze sentimentele, ideile, atitudinile si credintele pentru a se potrivi organizarii grupului. Desi conflictele pot sau nu sa apara la suprafata ca probleme, acest lucru nu inseamna ca ele nu exista. Vor aparea intrebari legate de cine va fi responsabil si pentru ce, care sunt regulile, care este sistemul de recompensare, care sunt criteriile de evaluare. De aceea este necesar ca membrii PR sa intervina in rezolvarea conflictelor, dar in mod avizat, conform unor strategii asimilate in urma acestui training.

Descriere:

Este un training de dificultate medie cu foarte multe aplicatii practice. Este recomandat ca la inceputul trainingului sa fie realizat un exercitiu in genul dilemei prizonierului pentru a crea un conflict artificial in cadrul grupul si a-i ajuta astfel pe participanti sa constientizeze usurinta cu care apar conflictele.

Obiectiv:

Participantii vor putea identifica nivelele la care poate aparea conflictul si vor intelege ce tactici de cooperare si negociere se pot aplica pentru aplanarea conflictului in cadrul grupului.

7. Cultura organizationala

Justificare:

Conceptul de cultura organizationala se refera la tot ceea ce inseamna standarde colective de gandire, atitudini, valori, convingeri, norme si obiceiuri care exista intr-o organizatie. Specialistul in relatii publice isi alcatuieste discursurile pentru publicurile externe cel mai adesea, dar si pentru publicurile interne. Cunoasterea unor notiuni teoretice si practice despre cultura organizationala permite dezvoltarea acestuia si ii faciliteaza demersul comunicativ.

Descriere:

Este un training ce trebuie sustinut pe durata a 8 ore in doua sesiuni de cate 4 ore, fiind fragmentat pe doua directii: una teoretica si una practica. In prima jumatate a sesiunii de formare trebuie prezentate notiuni generale despre cultura organizationala si tipuri de cultura organizationala. In a doua jumatate, pentru fixarea cunostintelor, se va realiza un studiu de caz pe BEST pentru identificarea valorilor esentiale si a culturii organizationale.

Obiectiv:

Cunoasterea unor notiuni teoretice referitoare la cultura organizationala si rolul ei in functionarea organizatiilor; aplicarea notiunilor teoretice intr-un studiu de caz pe o organizatie.

Studiu de caz

"Abilitati de prezentare" Iasi 31 martie 2007

Oana Niculaita - Best Trainer

ConTinutul Studiului de caz

1. Rezumat..

2. Obiective

3. Resurse

Participanti 3

Timp 3

Alte resurse 3

Program 4

5. CONTinutul TRAININGului.5

Ce este o prezentare?

Nervozitatea

2. 1.Beneficii ale emotiilor

2. 2.Momentul critic

2. 3. Sfaturi pentru fructificarea emotiilor

2.3.1 In timpul prezentarii

2 3.2 Inaintea prezentarii

2.3.3 La locul prezentarii

3. Vocea

3.1 Utilizarea eficienta a vocii

3.1.1 In timpul prezentarii

3.1.2 Exercitii

Elemente de comunicare paraverbala

1 Contactul vizual

1.1 De ce?

1. 2 Cum?

1.3 Bariere in contactul vizual

1.4 Cum ne concentram simultan asupra contactului vizual si a prezentarii?

2 Expresiile faciale

3 Gesturile

4 Postura

5. Pregatirea continutului prezentarii

5.1 Colectarea informatiilor

5.2 Selectarea informatiilor

5.3 Finalizarea continutului

6. Structura

6.1 Introducere

6.2 Cuprins

6.3 Concluzii

6.4 Intrebari si raspunsuri

7. Elemente vizuale in prezentare

7.1 Consideratii generale

7.2 Avantaje si dezavantaje ale utilizarii flipchart-urilor; retro/videoproiectorului; filmelor si imaginilor animate.

6. Evaluarea facuta de trainer ..12

Rezumat

Trainingul a fost sustinut in fata unui grup de 8 participanti, toti membri ai departamentului de relatii publice in BEST si cu un interes ridicat in dobandirea abilitatilor necesare sustinerii unei prezentari publice. Datorita faptului ca natura evenimentelor BEST solicita una sau mai multe prezentari sustinute de membri BEST in fata studentilor Universitatii Tehnice Gheorghe Asachi Iasi, in fiecare luna. De regula aceste prezentari sunt sustinute de aceeasi persoana, dar s-a identificat nevoia pregatirii unui grup mic de persoane specializate in discursurile publice. Durata trainingului a fost de 9 ore. Selectarea membrilor participanti la training s-a facut pe baza unui formular (Anexa X) elaborat in colaborare cu responsabila de PR in organizatie si distribuit de aceasta.

Obiective

Nivelul acestui training este unul relativ ridicat. Scopul trainingului este ca membrii PR participanti la training sa asimileze cateva tehnici de prezentare avand oportunitatea de a implementa elementele teoretice prezentate.

Resurse

Participanti

Toti participantii au fost membri BEST si membri ai departamentului de PR. Testarea initiala a permis selectarea celor preocupati de domeniul prezentarilor publice si cu un nivel minim de cunostinte in domeniu.

Timp

Timpul alocat acestui training a fost de 9 ore.

Referinte

Rapoarte ale altor traineri BEST www.best.eu.org/private

Materiale

Un videoproiector; un laptop/calculator; o camera video cu trepied si posibilitate de descarcare a materialelor inregistrate pe calculator.

Program - Anexa z

5. Continutul trainingului

Introducere - Examinarea si discutarea asteptarilor

Deschidere - Introducerea facuta de trainer

Prezentarea agendei pentru training.

Prezentarea regulilor trainerului, discutarea lor, adaugarea de reguli ale participantilor.

Prezentarea participantilor si a asteptarilor lor de la training.

Participantii au primit fiecare post-it-uri pe care au notat cate o asteptare, acelasi participant avand posibilitatea prezentarii mai multor asteptari. Datorita testului anterior si prezentarii trainingului in departament majoritatea aveau asteptari clare si similare:

Sa dobandeasca abilitatea de a sustine discursuri persuasive in fata auditoriilor numeroase;

Sa-si invinga nervozitatea;

Sa asimileze trucuri eficiente pentru captarea atentiei publicului.

Nu a fost necesara adaptarea trainingului la nevoile cursantilor.

  1. Ce este o prezentare?

Li se explica participantilor ca angajamentul intr-o prezentare reprezinta in fapt angajamentul fata de public. Pledoaria celui ce prezinta trebuie sa aiba ca scop persuadarea audientei si generarea unei reactii, fie ea la nivel metal sau comportamental. In mintea spectatorului se ridica adesea intrebari precum : "Are sens ceea ce mi se prezinta?"; "Sunt faptele prezentate credibile?"; "Este prezentatorul credibil?". Si totusi simpla lor prezenta indica interes si dorinta de invatare, deci, rare vor fi situatiile in care auditoriul isi doreste esecul prezentarii. De aceea orice prezentare trebuie privita ca un parteneriat si nu ca o confruntare, iar astfel se permite automat comunicarea in doua directii.

Ce este feedback-ul?

Pentru ca buna desfasurare a sesiunii de pregatire depinde de respectarea regulilor feed-back-ului participantilor li se reamintesc cateva reguli legate de cum sa oferi si sa primesti feed-back eficient. Pentru a face o analogie interesanta li se pregatesc hartii cu regulile feed-back-ului legate cu fundite rosii pentru a sublinia ideea ca feed-back-ul este un dar.

Exercitiul 1:

Se intra in miezul 'problemei', participantilor li se va spune ca vor exista discutii despre acest exercitiu dupa prezentarea urmatorului bloc de teorie. Participantii au la dispozitie 3 minute pentru a-si pregati o prezentare despre ei insisi. Dupa expirarea celor trei minute toata lumea se opreste din lucru si fiecare face o prezentare de un minut in fata camerei.

  1. Nervozitatea - Emotiile

Se face o prezentare a emotiilor in general, insistandu-se pe faptul ca emotiile sunt inevitabile. Se realizeaza o dihotomie a emotiilor in emotii pozitive si negative. Se prezinta un studiu realizat in America conform caruia, intr-un top al temerilor umane, teama de a vorbi in public se afla pe primul loc. Se mizeaza pe ideea ca emotiile nu trebuie combatute ci acceptate. Se prezinta o serie de beneficii ale nervozitatii:

a. Activeaza o rezerva de adrenalina;

b. Face privirea mai expresiva;

c. Da o nota artistica prezentarii;

d. Arata publicului ca este important pentru prezentator.

Referitor la asa numitul "prag critic", participantilor li se explica ca este acel moment in care nervozitatea si emotiile pun stapanire pe prezentator. Este o situatie nefericita, deoarece nervozitatea prezentatorului capteaza mai multa atentie decat prezentarea in sine, ba chiar mai mult, starea se transfera asupra auditoriului de cele mai multe ori.

Exista o serie de sfaturi in vederea limitarii emotiilor negative si transformarea lor in emotii pozitive. Cea mai eficienta metoda pentru inlaturarea emotiilor negative este pregatirea. E util ca inaintea prezentarii sa se realizeze o harta mentala a acesteia pentru a clarifica atat ideile principale cat si modalitatea optima de imbinare a lor. De o atentie "exagerata" trebuie sa se bucure inceputul si finalul prezentarii. Este adesea util exercitiul in fata oglinzii sau a prietenilor.

Cu o zi inaintea prezentarii este necesar ca prezentatorul sa verifice locatia, luminozitatea, mobilierul etc. Cu o seara inaintea prezentarii sunt recomandate mesele usoare si somnul, dar inainte de acestea sunt utile o ultima verificare a prezentarii si realizarea de eventuale ultime modificari.

Dupa inceperea prezentarii incercati pe cat posibil sa va relaxati, sa zambiti si mai ales sa captati si mentineti interesul publicului.

Vocea

Vocea fiecaruia are urmatoarele caracteristici:

Volumul

Tonalitatea

Ritmul

Intensitatea

Majoritatea caracteristicilor vocii sunt dobandite genetic, insa este foarte interesant ca acestea sa fie combinate cu lucruri ce pot fi controlate (ritm, pauza, intonatie etc.)

Sfaturi pentru imbunatatirea calitatii vocii:

Evitati monotonia;

Fluctuati intonatia vocii;

Adaptati ritmul si pauzele la continut;

Nu cititi.

Exista si o serie de trucuri pentru exersarea caracteristicilor vocii:

Inregistrati-va vocea, ascultati-o si incercati sa o descrieti;

Identificati ticurile si stabiliti-va obiective de imbunatatire;

Exersati din nou.

  1. Elemente de comunicare paraverbala

1 Contactul vizual

Nu exista prezentari reusite fara existenta contactului vizual.

De ce sa utilizam contactul vizual? Pentru ca este cea mai simpla si mai eficienta modalitate de relationare cu auditoriul in timpul prezentarii. Publicul se simte implicat si prezentatorul poate primi feed-back de la acesta (interes, oboseala, necesitatea pauzei etc.)

Cum? Eficienta contactului vizual nu depinde de durata interactiunii privirilor ci de momentul in care acestea interactioneaza, de modul in care acestea interactioneaza. Totusi prezentatorul nu trebuie sa staruiasca asupra privirii unui membru al auditoriului mai putin de o secunda sau mai mult de 10 secunde. Daca auditoriul este foarte numeros se poate imparti in segmente, iar prezentatorul poate privi in centrul segmentelor respective.

Ce bariere pot exista in contactul vizual? Prea multa lumina; distanta prea mare de auditoriu; suporturile de curs data la inceputul prezentarii; oboseala.

Cum reuseste prezentatorul sa se concentreze atat asupra prezentarii cat si a contactului vizual? Prin exercitiu si pregatire meticuloasa. Aceasta combinatie ofera incredere in sine prezentatorului, incredere reflectata in privire.

Feedback prezentarea 1

Se ofera fiecarui participant feedback referitor la prezentari functie de elementele teoretice de nervozitate, voce si contact vizual asimilate anterior.

PAUZA

Prezentarea nr. 2



Sunt distribuite formulare individuale participantilor cu indici de notare ai comportamentului nonverbal si paraverbal al celorlalti participanti. Se acorda cinci minute pentru pregatirea prezentarii si cate doua minute fiecaruia din participanti pentru prezentarea propriu-zisa.

Tema prezentarii a fost: "Care este cel mai neobisnuit lucru pe care l-ai facut in ultima vreme?". La fel ca in cazul primei prezentari participantii sunt anuntati ca discutiile nu vor avea loc imediat dupa incheierea exercitiului ci dupa prezentarea unor noi notiuni teoretice.

Exercitiu

Pentru destinderea atmosferei si introducerea unor notiuni de teorie se realizeaza un exercitiu de comunicare non-verbala. Dupa explicarea exercitiului se aseaza pe podea patru cartoane pe care scrie dragoste, ura, indiferenta si tristete, iar participantii trec prin fiecare patrat pe rand si mimeaza emotiile respective.

2. Expresiile faciale

Sunt un mijloc excelent de sprijin a discursului, intarind-ul si conferindu-i expresivitate.

3. Gesturile

Dubleaza transmiterea verbala de informatie si retine atentia auditoriului. In general sunt utilizate mainile dar trebuie evitate gesturile exagerate si repetitive. Uneori gesturile sunt un semn al slabiciunii prezentatorului deoarece tradeaza nervozitatea acestuia.

Postura

De cele mai multe ori in timpul unei prezentari, oratorul sta in picioare. De aceea e important ca el sa respecte o serie de reguli frecvent incalcate in cazul prezentarilor facute de amatori, precum :

Prezentatorul nu trebuie sa se sprijine de tabla, ecran de proiectie, etc. si nici in fata acestora;

Ambele picioare trebuie sa stea pe pamant;

Miscarile bruste trebuiesc evitate, dar este recomandata miscarea lina, naturala.

  1. Pregatirea continutului prezentarii

5.1 Colectarea informatiilor

Se pot utiliza o serie de metode pentru colectarea datelor precum brainstorming, hartile mentale etc.

5.2 Selectarea informatiilor

Dupa ce ati reusit sa colectati informatiile posibile, acestea trebuie selectate. In final trebuie sa ramana doar informatia esentiala. Chiar si aceasta este bine sa fie prioretizata. Dupa aceea este important identificarea pasajelor de legatura, cum ar fi anecdote, exemple sau explicatii suplimentare pentru pasajele complexe. Unii prezentatori isi pregatesc informatii suplimentare pentru situatiile in care le mai ramane timp.

5.3 Finalizarea continutului

Aici oratorul trebuie sa se ingrijeasca de detaliile finale. In urma acestei etape discursul trebuie sa fie complet, pus la punct pana la cel mai mic detaliu.

  1. Structura prezentarii

Exista un sfat care sugereaza ca structura oricarei prezentari sa mearga pe ideea:

Spune-le ce-o sa le spui!

Spune-le!

Spune-le ce tocmai le-ai spus!

6.1 Introducere

Prezentati-va si salutati auditoriul. Atrageti atentia publicului, exista o mare varietate de metode prin care se poate realiza acest lucru. In cazul training-ului de fata, formatorul a adus o cutie de cadou pe care a asezat-o pe masa inca de la inceputul trainingului. Profitand de curiozitatea umana, de fiecare data cand auditoriul era zgomotos sau neatent, trainer-ul se apropia de cutie si acestia deveneau atenti. Atunci cand a venit momentul prezentarii teoriei despre captarea atentiei, cutia a fost deschisa pentru a arata ca este goala, dar poate oricand fi utilizata cu succes in captarea atentiei.

Tot in introducere ar trebui prezentate ideile principale ale expunerii, respectand regula "Spune-le ce-o sa le spui". Pentru o comunicare eficienta este indicat sa se stabileasca de comun acord o serie de reguli pentru respective sesiune de comunicare.

6.2 Cuprins

Mentionati 3 sau 5 idei principale pe care le-ati memorat sau vi le-ati notat pe foaie de hartie. Aveti grija sa fie asezate in ordine logica si sa nu fie fragmentate (sa existe elemente de legatura care sa ofere coerenta.)

6.3 Concluzii

Rezumati continutul prezentarii si "Mai spuneti odata ce le-ati spus". Explicati ce finalitate va avea prezentarea respectiva si ce ar trebui sa faca dupa prezentare. Multumiti pentru participare.

6.4 Intrebari si raspunsuri

Daca dupa ce ati anuntat o sesiune de intrebari nimeni nu pare interesat sa raspunda nu ii grabiti, acordati auditoriului timp sa-si formuleze mental intrebarile. Daca nu intelegeti o intrebare reformulati-o in propriile cuvinte. Daca nu stiti sa raspundeti la o intrebare, recunoasteti, iar daca promiteti sa va documentati tineti-va de promisiune.

Elemente vizuale in prezentare

7.1 Consideratii generale

Nu redactati mai mult de 7-9 idei pe flipchart

Nu redactati si vorbiti in acelasi timp

Nu cititi fiecare cuvant scris pe flipchart, auditoriul isi va pierde interesul

Faceti flipchart-urile cat mai colorate si atractive din punct de vedere vizual.

Incercati sa faceti prezentarile cat mai dinamice dar aveti grija la prezentarile video care atrag atentia o perioada indelungata de timp si va blocheaza contactul vizual cu auditoriul.

Este indicat sa folositi mai multe grafice decat matrici pentru ca sunt mai usor de inteles.

7.2 Avantaje si dezavantaje ale utilizarii flipchart-urilor; retro/videoproiectorului; filmelor imaginilor animate.

Element vizual

Avantaje

Dezavantaje

Flipchart

Interactiv si poate fi actualizat;

Rezultatele discutiei pot fi vizualizate instantaneu;

Usor de pregatit;

Nu poate fi utilizat in cazul auditoriilor numeroase;

Nu pot fi ascunse informatii;

Video/Retro Proiector

E usor de urmarit ideea prezentarii;

Pot fi oricati participanti;

Usor de transportat;

Prezentarea poate fi editata in ultimul minut.

Sunt necesare dotari tehnice;

Proiectorul face un zgomot enervant;

E necesara o camera intunecata;

Cu cat tehnologia e mai complicata cu atat e mai riscant de folosit;

Prezentari video, filme etc.

Fac prezentarea dinamica;

Vizualizarea e facila;

Poate avea puternic efect demonstrative.

Distrage complet atentia de la prezentator;

Actorii profesionisti vor castiga constant in competitia cu prezentatorul;

Durata mare a unei prezentari poate plictisi publicul.

Prezentarea 3

In urma prezentarii chestiunilor teoretice, participantilor li se da sarcina realizarii unei prezentari mai ample decat celelalte, avand la dispozitie 30 de minute pentru pregatire si 15 minute pentru prezentare. Ei pot utiliza si elemente vizuale in prezentarea lor, si pentru a le ingreuna sarcina li s-a cerut sa si atraga atentia auditoriului care avea posibilitatea de a face ce doreste pana i se suscita interesul. Prezentarea 3 nu a avut o tema impusa, insa majoritatea participantilor au ales sa vorbeasca despre BEST.

6. Evaluarea facuta de trainer

Evaluarea s-a facut pe baza unui formular de evaluare standard

In urma distribuirii formularelor de evaluare prezentate in anexa X si a centralizarii acestora am obtinut urmatoarele rezultate:

a.       In ce masura ati reusit sa invatati ceva din acest curs de training? (Va rog sa incercuiti

scorul care va reprezinta cel mai bine opiniile)

    1. Am invatat mai mult decat ma asteptam
    2. Am invatat tot ceea ce mi-am propus
    3. Am invatat putin dar peste nivelul meu de asteptari
    4. Am invatat putin, dar sunt multumit
    5. Am invatat putin, sub  meu de asteptari
    6. Nu am invatat nimic

Daca ati incercuit 6, 5 sau 4 va rog sa detaliati (a) ce ati invatat si (b) cum intentionati s

folositi ceea ce ati invatat in organizatie.

Daca ati incercuit 3, 2 sau 1 va rog sa explicati cat mai detaliat posibil motivele pentru

care ati ales aceste scoruri.

Nota generala la aceasta intrebare a fost 5,37 (3 note de 6; 5 de 5)

Ideile principale retinute si prezentate au fost legate de emotii si nervozitate, majoritatea participantilor fiind surprinsi de diferentele mari intre ceea ce se vede si ceea ce crede un prezentator ca se vede. Datorita exercitiilor practice analizate pentru fiecare participant in parte, majoritatea au prezentat particularitatile personale pe care au considerat ca le-au imbunatatit.

b.      In ce masura considerati ca anumite cunostinte anterioare (daca vi le mai amintiti) au fost confirmate intr-o maniera utila?

Confirmate total

Confirmate aproape total

Partial confirmate

Confirmate intr-o mica masura

Neconfirmate in cea mai mare parte

Neconfirmate

Daca ati incercuit 6, 5 sau 4 va rog sa detaliati (a) ce vi s-a confirmat si (b) cum intentionati sa folositi ceea ce ati invatat in organizatie

Daca ati incercuit 3, 2 sau 1 va rog sa explicati cat mai detaliat posibil motivele pentru

care ati ales aceste scoruri.

Nota generala la aceasta intrebare a fost 4,12 (1 nota de 6; 2 note de 5; 2 note de 4; 3 note de 3).

Principala explicatie pentru notele mici a fost lipsa cunostintelor anterioare in domeniu, iar pentru cei ce aveau cunostinte in domeniu informatia a completata, unele lacune existente si a fost pusa in practica intr-o maniera placuta. Nivelul general este insa unul mediu deoarece in selectia participantilor, realizata de coordonatoarea de departament s-au selectat membrii ce detineau cunostinte minime in domeniu.

c.       Pentru fiecare item, plasati un x in casuta corespunzatoare care reprezinta cel mai bine

modul in care voi considerati desfasurarea acestui curs. Va rog sa comentati pe scurt l

fiecare item motivul pentru care ati ales acel scor, mai ales daca ati ales 3, 2 sau 1.

Stimulator □ □ □ □ □ □ Plictisitor

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Cursul a fost 5,125 (o nota de 6, 6 de 5) stimulator, acest lucru datorita subiectului ce pemitea utilizarea unui numar mare de aplicatii si puternicul caracter personal al acestora. Participantii au mai scos in evidenta stilul neconventional al acestora, stil ce practic nu a permis plictiselii sa apara. Durata trainingului a fost insa foarte mare si spre sfarsit oboseala si-a spus cuvantul.

Folositor in munca □ □ □ □ □ □ Inutil

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Nota utilitatii trainingului a fost de 5,37 (3 note de 6, 5 note de 5) iar majoritatea participantilor au mentionat in particular faptul ca acest training poate avea dubla utilitate, atat in cadrul BEST unde au inceput sa fie necesara prezenta unor oameni specializati in prezentari, dar si in cotidian, prin implementarea unor notiuni generale de comunicare.

Discutii interesante □ □ □ □ □ □ Discutii limitate

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Pe o scara de la unu la sase 5,125 a fost nivelul de calitate al discutiilor (2 note de 6; 5 note de 5; o nota de 4 ).

Discutiile au fost la obiect, dar uneori participantii nu erau atenti la ceilalti cursanti si repetau unele comentarii ale prezentarilor. Uneori interventia trainerului ar fi fost necesara, dar a fost evitata pentru a nu crea frustrari personale si pentru a oferi posibilitatea fiecarui participant sa se exprime cat mai complet.

Flexibil □ □ □ □ □ □ Structura rigida

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

In ceea ce priveste flexibilitatea programului, respectiv adaptarea trainerului la situatia existenta nota obtinuta in urma evaluarilor a fost 4,62 (1 nota de 6 ; 3 note de 5 si 4 note de 4).

Acest lucru se datoreaza cantitatii mari de teorie ce trebuia acoperita pentru a obtine un rezultat bun al sesiunii de formare. De aceea uneori a existat impresia unui control strict al programului.

Bine condus □ □ □ □ □ □ Condus slab

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Aceasta intrebare a oferit participantilor ocazia sa comenteze discursul trainerilor. Nota obtinuta a fost 5.62 (3 note de 6; 4 de 5 si o nota de 4), participantii fiind foarte impresionati de modul in care a evoluat sesiunea de training.

Implicarea participantilor □ □ □ □ □ □ Neimplicare

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Acest item a fost notat cu 5,62 (5 note de 6; 3 note de 5). Participantii au marturisit faptul ca atat ei cat si colegii lor puteau sa se implice mai mult, dar au fost foarte obositi, programul intregii zile fiind unul destul de incarcat.

Provocator □ □ □ □ □ □ Strict controlat

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Provocarea a existat in masura de 5,37 (6 note de 6; 2 note de 5 si o nota de 3) pe o scara de la 1 la 6. Nota foarte ridicata este data de caracterul inedit al structurii trainingului si, de asemenea de posibilitatea imbunatatirii propriile performante. Spre sfarsitul trainingului s-a sesizat si o oarecare doza de competitivitate ce a fost benefica pentru participanti.

Aerisit □ □ □ □ □ □ Prea condensat

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Aici participantii au acordat nota 2 (1 nota de 6; o nota de 5; 5 note de 4 si o nota de 3) fiind multumiti de structura trainingului care a avut foarte multe aplicatii practice, lucru ce a favorizat asimilarea informatiilor prezentate desi acestea au fost numeroase.

Coerent □ □ □ □ □ □ Fragmentat

Va rog sa comentati pe scurt motivul pentru care ati ales acest scor

Nota de 4,875(2 note de 6; 3 note de 5; 3 note de 4) in ceea ce priveste coerenta a fost obtinuta pentru urmarirea firului logic prezentat la inceput si a fost inlesnita datorita recapitularilor constante ale metodelor prezentate.

Mi-am atins obiectivele □ □ □ □ □ □ Nu mi-am atins obiectivele

5,62 - Aceste item nu a fost comentat deoarece a fost creat pentru a-i ajuta pe participanti sa traga o concluzie personala a utilitatii trainingului.

Concluzii

In general trainingul a fost unul foarte reusit. Notele la evaluari au fost bune spre foarte bune, iar inregistrarile video din in anexa m prezinta treptat evolutia si imbunatatirea in cele mai multe din cazuri a abilitatilor de prezentare ale participantilor.

Puncte slabe

Durata trainingului a fost un mare dezavantaj, in special la finalul trainingului cand participantii erau foarte obositi si se concentrau cu mare dificultate. Aceasta impreuna cu o cantitate importanta de informatie vehiculata recomanda organizarea trainingului pe durata a doua zile cu cate cinci ore pe zi. Spre sfarsitul trainingului am realizat ca sala unde s-a desfasurat trainingul ara foarte prost luminata artificial si vizionarile ultimelor prezentari au fost perturbate de calitatea proasta a inregistrarilor. Desi au asimilat cu usurinta informatiile prezentate participantii au realizat ca doar prin exercitii pe termen lung vor ajunge sa aiba abilitati de prezentare foarte bune.

Puncte tari

Motivatia participantilor si dorinta lor de invatare a facilitat comunicarea intre formator si cursanti. Participantii au avut o motivatie atat personala cat si profesionala pentru a asimila si exersa informatiile asimilate. Grupul nu a fost format de persoane ce nu se cunosteau intre ele ci din membri ai aceluiasi departament care lucrasera impreuna anterior. Un rezultat neasteptat al trainingului a fost ridicarea nivelului de stima de sine al participantilor. Obiectivul initial a fost indeplinit participantii dobandind atat aptitudini cat motivatie pentru a sustine prezentari BEST.



Rae.




loading...




Politica de confidentialitate


Copyright © 2020 - Toate drepturile rezervate