Fazele si procesele proiectului

FAZELE SI PROCESELE PROIECTULUI

Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de viata similar, trecand prin mai multe etape/faze, in cadrul carora se desfasoara mai multe procese. Derularea proiectelor prin aceste structuri bine delimitate reduce gradul de nesiguranta, creste controlul modului de desfasurare a proiectului si permite luarea deciziilor dupa fiecare faza. In fiecare etapa se urmareste obtinerea unor rezultate clare (deliverables) intermediare sau finale: specificarea cerintelor pentru un produs, realizarea unui prototip, a unei baze de date etc. Aceste rezultate vor fi analizate la sfarsitul etapei, prin compararea cu rezultatele propuse a se obtine si se va determina continuarea sau terminarea proiectului.

Faza – “cuprinde activitatile in urma carora vom obtine rezultatele scontate”

Proces – “o serie de actiuni intreprinse pentru a obtine anumite rezultate” (Institutul de   Managementul Proiectelor)

Fazele unui proiect  sunt:

conceperea proiectului

planificarea proiectului

implementarea proiectului

evaluarea/controlul si revizuirea proiectului

Etapele de planificare, executie si control fac parte din ciclul de viata al proiectului, sunt interdependente si succesive.

Fig. 2.1: Fazele/procesele unui proiect

1. In faza de concepere a proiectului, managerul, membrii echipei de  proiect si detinatorii de intere sau afectati de proiect (stakeholderii) se intalnesc pentru a confirma faptul ca realizarea unui astfel de proiect va rezolva o problema existenta, care a fost identificata, punand bazele procesului de planificare.

Activitatile care trebuie efectuate in aceasta prima faza vor include urmatoarele:

identificarea problemei

analiza problemei

identificarea solutiilor posibile

selectarea celei mai bune solutii

definirea scopului si a obiectivelor proiectului

definirea intereselor stakeholderi-lor

alegerea membrilor initiali care vor face parte din echipa de proiect

o analiza preliminara cost/beneficiu

2. Planificarea reprezinta faza cea mai importanta a unui proiect si inceputul ciclului de viata pentru proiectul in cauza. Succesul unui proiect rezulta de fapt printr-o buna planificare, o buna executie si un control oportun. Planificarea ajuta la reducerea riscului si la anticiparea viitorului, la imbunatatirea eficientei si eficacitatii muncii echipei

Planificarea este faza in care trebuie gasite modalitatile prin care cerintele specificate de beneficiar/utilizator sa poate fi puse in practica. Activitatile care se vor intreprinde sunt:

detalierea scopului

prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor activitati dintr-o anumita categorie bine definita; ex.: instruirea personalului in cazul construirii unui centru de excelenta)

definirea activitatilor si descrierea secventei de derulare a lor

identificarea resurselor si a costurilor necesare

dezvoltarea unui grafic de timp

stabilirea ipotezelor de lucru si realizarea unor studii de fezabilitate

Impartirea proiectului in diverse activitati/sarcini (activities/tasks) este necesara din mai multe motive:

proiectul apare ca o insiruire logica de activitati care ajuta la determinarea graficului optim de timp

activitatile vor putea fi usor de controlat si evaluat

se determina mai usor necesarul de personal si calificarile acestuia

Proiect

Subproiect 1                                  Subproiect 2 Activitate 3.1

Activitate1.1                                  Activitate 2.1 Activitate 3.2

Activitate1.2                                  Activitate 2.2

Activitate 1.3….                 Activitate 2.3

Figura : Descompunerea proiectului in subproiecte si activitati

In aceasta etapa se realizeaza analiza SWOT  pentru institutia care realizeaza proiectul, relevand conditiile mediului intern si a celui extern.

In managementul proiectelor, planificarea inseamna cei “8P”:

Paradigma/Politici/Proceduri – CUM facem?- aceasta se refera la viziune firmei, ceea ce doreste aceasta sa obtina pe viitor; politicile au in vedere stabilirea scopurilor, ca modalitati de atingere a strategiei, iar  procedurile reprezinta modalitatile de actiune prin care vor fi realizate obiectivele propuse.

Personal – CINE face?

Program – CAND facem?

Performante – CE facem?

Pret –CAT face?

3. Implementarea proiectului va cuprinde activitati ca monitorizare, managementul riscurilor la care este expus proiectul, terminarea proiectului.

4. In etapa de evaluare a proiectului, va fi conceputa strategia de evaluare.

Procesele unui proiect Conform Institutului de Managementul Proiectelor, procesele componente ale MP sunt:

de initiere

de planificare

de executie

de control

de inchidere, acestea fiind la randul lor formate din alte procese.

Procesele sunt legate intre ele, prin faptul ca rezultatele unora devin intrari pentru altele. Astfel, fiecare proces poate fi descris prin 3 elemente de baza:

intrari – elemente dupa care are loc executia

instrumente si tehnici – mecanisme aplicate intrarilor pentru obtinerea iesirilor

iesiri – rezultatele procesului

1. Procesul initierii
2. Procesele planificarii se impart in doua mari categorii:

Fundamentale

planificarea scopului de baza al proiectului

descrierea scopului prin descompunerea rezultatelor principale in componente mai mici

definirea si estimarea activitatilor, estimarea duratei lor

realizarea planificarii calendaristice

planificarea resurselor

estimarea costurilor

intocmirea bugetelor costurilor

realizarea planului proiectului prin punerea laolalta a rezultatelor planificarii celorlalte procese sub forma unui document coerent

Ajutatoare

planificarea calitatii

formarea echipei de proiect

planificarea organizationala – identificarea si distribuirea rolurilor din proiect, a responsabilitatilor

identificarea riscurilor si managementul riscurilor (riscul este determinat de totalitatea cauzelor care conduc la intarzieri sau nerealizari in cadrul proiectelor, cauze care pot fi cuantificate anticipat, dar nu intotdeauna cunoscute)

planificarea modurilor de comunicare intre participantii la proiect

planificarea achizitiilor

planificarea cererilor de produse/servici

Procesele planificarii

3. Procesele executiei cuprind, de asemenea, un proces fundamental – executia planului proiectului – si procese ajutatoare:

verificarea scopului

distribuirea informatiei la toti cei implicati in proiect in timp util

dezvoltarea echipei – prin dezvoltarea abilitatilor individuale si de grup

cereri/solicitari de oferte, propuneri pentru buna desfasurare a activitatilor

selectia furnizorilor

administrarea contractelor

4. Procesele controlului

Este necesara efectuarea controlului periodic in timpul unui proces pentru a identifica abaterile de la plan si corecturile care trebuie efectuate.

Procesele fundamentale se regasesc in raportarile periodice privind executia proiectului (starea proiectului, prognoze pentru viitorul proiectului) si  controlul global al schimbarilor.

Procesele ajutatoare sunt:

controlul schimbarii scopului

controlul planificarii calendaristice

controlul costurilor

controlul calitatii

controlul raspunsurilor la riscuri

5.     Procesele inchiderii vor fi:

inchiderea contractelor

masuri administrative de inchidere – culegerea si diseminarea informatiilor pentru a da forma legala operatiunii de inchidere a proiectului.

Postanaliza derularii proiectelor este o componenta care capata o importanta din ce in ce mai mare. Aceasta se datoreaza faptului ca experienta acumulata pe parcursul realizarii unui proiect va conduce la evitarea unor greseli din trecut pentru noile proiecte.

Exista si situatii in care proiectele se pot termina in mod anormal. Cauzele care stau la baza acestor esecuri sunt:

planificarea initiala gresita

resursele alocate insuficiente

schimbarile survenite in strategia si interesele institutiei

plecarea unor oameni cheie din proiect

depasirea timpului prevazut

Intrebari recapitulative:

1.     Descrieti fazele unui proiect

2.     Descrieti procese unui proiect

3.     Din ce constau procesele fundamentale si din ce constau procesele ajutatoare

4.     Prezentati succint  continutul termenului *8P*