Caracteristicile, obiectivele Și principiile elaborarii unui proiect

CARACTERISTICILE, OBIECTIVELE ȘI PRINCIPIILE ELABORARII UNUI PROIECT

Pentru a demara un proiect trebuie avute in vedere o serie de aspecte care țin de principalele caracteristici ale acestuia.

Scopul trebuie indreptat catre o anumita problema bine identificata, clara, care, prin instrumentele asigurate de proiect, astfel ca stabilirea temei proiectului trebuie sa fie susținuta de vectori obiectivi (realiști).

Nu trebuie omis aspectul de complexitate, avand in vedere ca in cadrul unui proiect iși desfașoara activitatea un numar mare de persoane, cu diferite specializari, din diferite domenii de activitate și/sau din instituții partenere

Activitatea colectiva a persoanelor implicate in proiect

Durata proiectului trebuie bine raportata la timpul și spațiu de lucru de lucru/activitate, fiind bine determinate.

Trebuie respectata caracteristica de unicitate, avand in vedere ca proiectele sunt aprobate in masura in care susțin noutate in domeniul sau activitatea pentru care sunt elaborate.

Pentru a sintetiza cele enumerate mai sus trebuie spus ca proiectele au definite așezarea și delimitarea lor in timp și spațiu prin intermediul datelor de inceput și de sfarșit. Fondurile alocate proiectelor sunt limitate, iar finanțarea se face cu respectarea unor anumite condiții impuse de finanțator, astfel ca trebuie alocata o atenție sporita tuturor tipurilor de resurse financiare, umane și materiale. Nu trebuie uitat aspectul de multifuncționalitate a proiectelor, aspect care poate duce la depașiri ale limitelor de resurse alocate ( chiar daca proiectele sunt multiculturale și/sau multifuncționale). Managementul de proiect pe de alta parte implica planificarea și monitorizarea:

Planificarea de proiect

definirea cerințelor de efort/activitate (define work requirements)

definirea cantitații și calitații de efort care trebuie intreprins,

definirea resurselor necesare Monitorizarea proiectului

urmarirea evoluției proiectului (Tracking progress)

compararea rezultatelor efortului de proiect intreprins,

compararea rezultatului efortului de proiect realizat cu cel planificat.

realizarea corecțiilor, ajustarilor, elementelor și operațiunilor de reglaj.

Principiile dupa care trebuie elaborat un proiect ce poate deveni viabil și competițional sunt urmatoarele:[1]

a.     In primul rand, un manager de proiect trebuie sa se focuseze pe dimensiunile proiectului intreprins. Managerul va corela toate cerințele proiectului cu timpul avut la dispoziție, cu bugetul și nivelul de calitate acceptat de sponsorii și acționarii proiectului respectiv. In același timp, el trebuie sa pastreze atenția echipei pe care o coordoneaza asupra realizarii tuturor scopurilor propuse.

b.     Planificarea este punctul forte. Aceasta trebuie sa fie bine facuta, sa fie detaliata și sistematica. Planurile echipei reprezinta fundația proiectului de succes și, mai mult decat atat, pentru ca orice eveniment exterior poate zdruncina planul inițial, managerul de proiect trebuie sa fie o persoana cu multiple abilitați și experiența solida pentru a putea face fața acestor 'șocuri'. Astfel, planificarea și replanificarea reprezinta modalitațile prin care un management de proiect de succes se poate derula.

c.      Managerul de proiect trebuie sa fie in permanența gata de intervenție și aceasta stare sa o transmita și membrilor echipei sale. Pentru ca toate proiectele presupun numeroase eforturi, limite de timp, bani, resurse, intreaga echipa trebuie sa fie in permanenta alerta, pentru a putea face fața concurenței. Chiar daca majoritatea membrilor au numeroase prioritați, este foarte important ca managerul de proiect sa reușeasca sa le mențina atenția tuturor asupra prioritaților și mai ales asupra deadline-urile proiectului.

Toate particularitațile proiectului, inclusiv activitațile sale, trebuie sa fie vizualizate și comunicate in detaliu. Pe scurt, managerul de proiect și echipa sa trebuie inca de la inceput sa contureze in mințile fiecarui membru al echipei o imagine globala a intregului demers. In acest fel se asigura faptul ca toate eforturile depuse de aceștia sunt focusate in aceeași direcție. Din acest motiv trebuie evitate pe cat posibil descrierile incomplete, vagi, care pot provoca nelamuriri, pierderi mari de timp, energie și bani.

Un amanunt foarte important este cel al construirii și evoluției unui proiect. Acesta trebuie realizat gradual, pe segmente succesive, din aproape in aproape. Pierderile financiare și riscurile sunt prea mari daca se sar anumiți pași intermediari. Iar efectele negative ce decurg din aceasta omitere (intenționata sau nu) necesita foarte mult timp pentru a fi 'retușate'.

Orice proiect are nevoie de aprobari ferme din partea sponsorilor. Mai mult decat atat, fiecare pas intermediar trebuie sa fie bine conturat și prezentat sponsorului sau beneficiarului pentru a primi acordul de trecere la urmatoarea etapa din evoluția proiectului respectiv. Astfel, persoanele care au puterea de a refuza sau determina revizuiri ale etapelor dupa ce acestea au fost realizate sunt nevoite sa verifice și sa aprobe pașii intermediari inca de la construirea lor.

Succesul unui proiect este corelat cu o analiza amanunțita a nevoilor pe care le are proiectul respectiv in obținerea rezultatelor dorite. Managerul de proiect trebuie sa se asigure in permanenta ca activitatea sa și a echipei pe care o conduce decurge optim. Foarte mulți manageri de proiect ajung sa spuna: 'Mereu am avut impresia ca avem suficient timp pentru a termina acest proiect. As fi vrut sa putem relua și sa facem bine totul de la inceput!' Important este faptul ca toate proiectele trebuie sa dispuna de suficient timp pentru 'a fi facut totul bine de la inceput'! Din acest motiv, managerul de proiect trebuie sa se 'lupte' pentru acest timp, demonstrand sponsorilor și top managerilor de ce acesta este necesar și de cat timp are nevoie pentru a putea obține rezultate de calitate.

Responsabilitatea managerului trebuie sa fie in conformitate cu autoritatea sa. Nu este suficient sa fie doar responsabilul rezultatelor proiectului. Managerul de proiect trebuie sa obțina suficienta autoritate pentru a executa toate responsabilitațile care ii sunt alocate, precum și autoritatea pentru a dobandi și coordona resursele, a cere și obține ajutorul sponsorilor și a lua decizii corespunzatoare care influențeaza succesul proiectului.

Sponsorii și acționarii proiectului trebuie sa fie activi, nu doar consumatori pasivi. Majoritatea pretind autoritatea de a aproba desfașurarea proiectului in intregime și nu doar pe anumite segmente. O data cu acesta autoritate vine, inevitabil, și responsabilitatea de a fi participant activ de la primele stadii ale proiectului pana la final.

Factorii de succes

Managementul proiectelor, programelor si portofoliilor urmareste succesul si evitarea esecului in proiecte. Managerii vor sa fie siguri ca stiu criteriile care vor fi considerate la determinarea succesului sau esecului lor si modul in care se face evaluarea acestuia. Definirea distincta si clara a acestor criterii reprezinta o cerinta la demararea proiectului. Realizarea obiectivelor proiectului in limita constrangerilor de proiect agreate reprezinta criteriul general de succes al proiectului.

Toate partile interesate pot influenta proiectul atat direct cat si indirect. Influente ca interesele partilor interesate, maturitatea organizationala a managementului proiectului si practica managementului, problemele, standardele, trendurile si puterea reprezinta factorii de succes ai proiectului si au un cuvant de spus in privinta modului de concepere si de dezvoltare a proiectului.

Teoria spune ca, la finalul unui proiect, persoana care a dorit ca acesta sa fie executat poate pur si simplu sa compare ceea ce i s-a dat, cu criteriile reusitei si sa decida daca s-a indeplinit obiectivul asteptat. Orice manager de proiect va pune in balanta acest lucru cu o lista de obiectii si de motive care pot limita capacitatea de indeplinire a obiectivului asteptat (de exemplu: “Da, asta inseamna bani destui si timp suficient pentru executarea proiectului, dar numai atata timp cat nu se produce nici o schimbare”; “Pot sa garantez ca va fi executat daca reusesc sa obtin aceste resurse”; sau “Rezultatele finale vor fi obtinute atata timp cat nu apare acest risc”.)

Cu exceptia cazului in care vorbim despre un proiect foarte simplu sau foarte precis definit, masura absoluta a succesului poate fi greu de stabilit. Totusi, in termeni elementari, toate tipurile de criterii pentru aprecierea succesului se reduc la urmatoarele trei categorii de inalt nivel:

• Predarea livrabilelor (a rezultatelor concrete propuse) – aceasta conditie poate parea orbitor de evidenta si, pentru multe proiecte finanțate din fonduri europene nerambursabile, mai ales cele lipsite de complexitate, succesul se reduce pur si simplu la indeplinirea obiectivelor concrete planificate in stadiul initial al lucrarilor. Obiectivele de acest gen vor imbraca multe si variate forme, putand fi vorba de documente, sisteme informatice, alte active tehnologice si de infrastructura, cladiri sau, intr-un plan ceva mai subtil, vreun gen sau altul de schimbare organizationala. Lista posibilelor rezultate materiale este infinita – structura manageriala a proiectelor poate fi utilizata pentru a se livra aproape orice lucru.

• Obtinerea beneficiilor asociate proiectului – in mod normal, persoana sau organizatia care a initiat proiectul a dorit livrabilele datorita faptului ca acestea ii ofera anumite beneficii utile. Un exemplu obisnuit din lumea firmelor ar fi realizarea unui nou sistem informatic, care, la randul lui, are ca beneficiu costuri mai mici sau o calitate mai inalta intr-un alt compartiment al firmei.

Abilitațile de management al proiectelor sunt din ce in ce mai solicitate in toate instituțiile și tipurile de organizații și la toate nivelurile. Menținerea unui echilibru intre cerințele clientului, proiect, echipa și organizație a ajuns sa fie o adevarata provocare pentru gestionarea timpului și stabilirea prioritaților. Aici iși pune amprenta rolul unui manager de proiect in stapanirea acestui proces de echilibrare. Managementul proiectului are drept obiectiv realizarea unui produs / serviciu care trebuie sa introduca elementul de schimbare, sa corespunda necesitaților exprimate intrucat nu se poate produce orice pentru a vinde, nu se vinde decat ceea ce clientul / utilizatorul dorește. Managementul proiectului este proces de planificare, organizare și control al fazelor și resurselor unui proiect cu scopul de a indeplini un obiectiv bine definit care are in mod uzual restricții de timp, resurse și cost.

Necesitațile fiind definite de utilizatori, este indispensabil de a fi ințelese de realizatorul sau furnizorul produsului / serviciului, care trebuie sa țina cont și de impactul pe care il va avea produsul / serviciul asupra colectivitații. Aceasta lege este valabila pentru toate tipurile de proiecte, oricare ar fi domeniul lor de aplicare. Pentru a atinge acest obiectiv, partenerii realizatori ai proiectului, care constituie un consorțiu de proiect, furnizori ai produsului / serviciului, trebuie sa gestioneze toți parametrii tehnici, economici, sociali, politici, culturali de care depinde realizarea proiectului, precum și relațiile dintre aceștia. Pentru aceasta se are in vedere impactul asupra acțiunilor viitoare, mai ales asupra proceselor de producție și de utilizare a produsului / serviciului. Accentul trebuie pus pe noțiunea de serviciu așteptat de utilizator, produsul nefiind decat suportul acestuia. Astfel, satisfacția este masurata mai mult sub raportul serviciului oferit decat asupra produsului realizat in cadrul proiectului.

Managerul de proiect trebuie sa aiba drept caracteristici definitorii competența profesionala și manageriala, capacitatea de a lucra in echipa, pragmatismul, claritatea și simplitatea in acțiuni, respectul fața de client și parteneri. Un manager performant este cel care face rost cel mai rapid de cea mai buna informație și o utilizeaza in cel mai bun mod pentru realizarea obiectivelor proiectului. Managerul de proiect este persoana care, in virtutea sarcinilor, responsabilitaților și competentelor atribuite postului ocupat, exercita procese de management, adopta decizii și inițiaza acțiuni ce influențeaza comportamentul decizional și acțional al altor persoane numite executanți sau parteneri, cu scopul creșterii eficientei structurii din care face parte. Managerul se caracterizeaza ca cel mai bun dintre egali care are drept activitate/ profesiune managementul, ocupandu-se cu problemele de conducere a activitaților de concepție, organizatorice și general administrative ale structurii din care face parte (echipa, organizație, societate, consorțiu de proiect, etc.). Managerul trebuie sa rentabilizeze activitatea celor care il platesc.

Produsul final al proiectului poate fi realizat printr-o multitudine de soluții tehnice și logistice. Pot exista diferențe considerabile intre mai multe propuneri de proiect pentru aceeași specificație a unui client. Singura soluție care se promoveaza este cea aleasa de client sau care se presupune ca va satisface un potențial client ținand cont ca angajamentul proiectului nu se limiteaza doar la detalii tehnice, ci cuprinde și indeplinirea tuturor condițiilor sociale, politice, economice, culturale și comerciale specifice. Deseori, consultanții va vor repeta (in majoritatea cazurilor inainte de semnarea cazurilor și depunerea proiectelor - cand vine vorba de proiecte pentru fonduri europene) ca obiectivul lor este de a-și termina proiectele la timp, in limitele bugetului pe care beneficiarul il poate aloca, cu asigurarea calitații. Din aceasta fraza care poate parea interminabila și prin care orice persoana este atacata de cuvantul PROIECT in mod obsesiv, pot rezulta anumite condiții pe care unii le iau drept criterii ale succesului unui proiect.[2]

  Daca intrebați un consultant/manager de proiect  la ce se refera prin “la timp” sau “in limitele bugetului” sau “cu asigurarea calitații”, va v-a da probabil o explicație cu referire la specificațiile Ghidului Solicitantului pe care il folosește pentru a scrie proiectul, se va referi la durata sesiunii de depunere a proiectelor, el neștiind probabil ce inseamna un proiect de calitate pentru beneficiarul proiectul sau pentru cel care acorda finanțarea. Totuși, cum se poate judeca reușita unui proiect avand in vedere ceea ce vrea fiecare de la un proiect:

un finanțator vrea ca un proiect aprobat și contractat, dupa implementare, sa aduca valoare zonei in care a fost realizat (ori prin crearea unor noi servicii [apa, canalizare, educație, sanatate - in cazul APL] ori prin crearea de noi locuri de munca și creșterea nivelului competitivitații mediului de afaceri,etc);

beneficiarii vor ca proiectul sa fie funcționabil in primul rand, profitabil, cu o rata de recuperare a investiției foarte mare si,ca in urma realizarii acestuia, sa beneficieze de cele mai bune echipamente și facilitați posibile;

proiectanții vor adoptarea celei mai bune soluții de proiectare posibile, indiferent de lucrarea ce trebuie executata ( fie sistem de apa și canalizare,fie construcție de hala industriala sau doar o cladire de birouri);

consultanții vor sa termine proiectul in limita bugetului de timp și cheltuieli pus la dispoziția (daca e posibil, sa se faca și unele economii);

  Conform Manualului Gower de Management de Proiect, criteriile succesului unui proiect, fie vorba de un proiect implementat in cadrul unei companii, fie vorba de un proiect scris pentru obținerea de fonduri nerambursabile sunt:

Produsul livrat de proiect iși atinge scopul economic și social declarat;

Aduce un profit pentru proprietar, finanțator sau promotor;

Satisface nevoile proprietarului, operatorilor sau utilizatorilor, consumatorilor și comunitații;

Proiectul indeplinește obiectivele prestabilite;

Acestea sunt indeplinite in condițiile cerute de funcționalitate și la calitatea ceruta;

Sunt indeplinite in condiții adecvate de timp și de cost;

Proiectul satisface nevoile echipei de proiect;

Activitatea depusa aduce un profit echipei de proiect.

Intrebari recapitulative:

1.     Care sunt factorii de succes care trebuie urmariți in proiecte?

2.     Care sunt asteptarile actorilor implicați in proiecte?

3.     Care sunt principiile dupa care trebuie elaborat un proiect?