AUDITAREA

AUDITAREA

Dupa ce intreprinderea si-a stabilit si implementat propriul SMC se pune intrebarea cum se poate dovedi unui client potential ca SMC-ul corespunde pe deplin recomandarilor, cerintelor si specificatiilor standardului ISO 9000.

Daca managerul se supune cerintelor standardului privind SMC, atunci intreprinderea se afla pe drumul cel bun sub aspectul calitatii. Dar cerintele standardelor calitatii nu se opresc aici. Intreprinderea trebuie sa-si analizeze continuu SMC pentru a asigura adecvarea continua a acestuia, pentru a descoperi defectele, neregulile, punctele slabe, pentru a sugera posibile imbunatatiri , pentru a elimina risipa sau pierderile, pentru a verifica eficienta managerului la toate nivelele si a se asigura ca obiectivele si metodele manageriale duc la rezultatul dorit. Toate aceste analize fac obiectul auditarii. In figura de mai jos sunt prezentate criteriile esentiale de urmarire a calitatii, urmarite in cadrul unui audit.

Pentru a fi eficiente, frecventa auditarilor se stabileste in functie de problemele identificate in fiecare sector. Este necesara pastrare tuturor inregistrarilor facute cu ocazia auditurilor, ele fiind utile pentru referinte ulterioare.

1 Auditul intern.

Scopul auditului intern al calitatii este de a identifica punctele de potential pericol, de a elimina risipa si de a verifica, daca actiunile corective au fost indeplinite cu succes.

Auditul intern realizeaza o comparatie intre ceea ce manualul si planurile calitatii stipuleaza ca ar trebui sa se faca si ceea ce se face de fapt.

Tipul si continutul unui audit intern variaza in functie de marimea si tipul intreprinderii.

Astfel, aceasta activitate de verificare va include procesul de monitorizare a proiectarii, productia, montajul si service-ul, analizele proiectului si metodele de auditare a SMC.

Auditul intern trebuie sa identifice probleme cum sunt:

• neconformitatea cu instructiunile elaborate si deficientele din cadrul SMC;
• auditul trebuie sa recomande actiuni corective  menite sa imbunatateasca SMC;
• pentru a fi eficient, un audit intern trebuie sa fie realizat de catre personal calificat, acolo

unde e posibil de catre membrii ai colectivului de control al calitatii; acestia nefiind responsabili de calitatea unui anume produs pot avea o pozitie impartiala (relativ obiectiva).

Selectia compartimentului sau sectiei ce urmeaza a fi auditata se face aleator, auditarile fiind efectuate la circa trei luni.

Ideal este ca auditul intern sa fie planificat inainte, astfel incat sa acopere toate aspectele controlului calitatii pe parcursul unui an calendaristic.

Planul de audit trebuie sa acopere:

• toate domeniile si activitatile ce trebuie auditate;
• motivele pentru care se face un audit intern (de exemplu-schimbari organizatorice,

deficiente raportate, supraveghere sau verificare de rutina);

• calificare minima a personalului ce efectueaza auditul;
• cum trebuie analizat si inaintat spre aprobare raportul de audit.

2. Auditul extern

Desi furnizorul poate fi in stare sa convinga cumparatorul ca propriul sau SMC este eficient, este in interesul cumparatorului sa-si organizeze propria evaluare, propriul audit. Acest audit se face, de regula, neplanificat. Furnizorul trebuie sa fie de acord cu efectuarea acestui audit, acest lucru fiind, de obicei stipulat ca o clauza distincta in contract.

In mod normal, auditul extern este de mai mica amploare decat cel intern, dar cumparatorul va trebui sa aiba o metoda obiectiva de evaluare si masurare a eficientei SMC la intreprinderea furnizorului. Aceasta metoda este cunoscuta sub numele de evaluarea furnizorului.

In cadrul contractului initial se va stipula ca furnizorul permite accesul cumparatorului, astfel incat reprezentantul acestuia sa poata desfasura activitatea de audit.

Facilitatile solicitate furnizorului depind de nivelul de supraveghere, ele putand viza:

• un birou si facilitati administrative (telefon, internet);
• spatiu de lucru pentru verificarea produselor;
• acces in zonele unde se desfasoara activitatea de productie;
• ajutor in inspectarea sau receptia materialelor si serviciilor;
• utilizarea echipamentelor de inspectie si incercare si, eventual a personalului care sa le

manevreze.

2.1. Echipa de evaluare.

Echipa de evaluare este formata din doi sau mai multi ingineri din cadrul organizatiei cumparatorului. Acesti ingineri trebuie sa aiba cunostinte aprofundate in domeniul asigurarii calitatii, ei fiind, in mod normal, selectionati din compartimentul de control al calitatii.

2.2. Sedinta de preevaluare.

Inainte ca echipa de evaluare sa viziteze intreprinderea furnizorului, trebuie sa aiba o intalnire cu reprezentantii personalului furnizorului, sa discute procedurile de fabricatie, sa stabileasca ce compartimente ale furnizorului vor fi verificate, sa decida care vor fi reprezentantii furnizorului care vor insoti echipa de evaluare pe durata inspectiei, sa convina asupra planificarii auditului.

2.3 .Studierea manualului calitatii.

Furnizorul va trebui sa puna la dispozitia cumparatorului un exemplar al manualului calitatii. Acesta va fi studiat in amanunt nu numai sub aspectul corectitudinii si al claritatii, dar si in ceea ce priveste conformitatea cu standardele ISO 9000.

Dupa ce manualul calitatii a fost examinat cu atentie, cumparatorul va trimite la fabrica furnizorului echipa de evaluare pentru a cerceta in amanunt fiecare aspect al aprovizionarii, depozitarii, fabricatiei, asamblarii si facilitatilor de testare ale furnizorului pentru a stabili, daca activitatea din fabrica corespunde procedurilor stipulate in manualul calitatii.

2.4 .Evaluarea.

Dupa ce a facut reevaluarea si a studiat manualul calitatii, cumparatorul poate acum sa viziteze fabrica furnizorului pentru o inspectie completa.

In timpul evaluarii, seful sectiei inspectate va trebui sa descrie exact echipei de evaluare cum functioneaza SMC. El va trebui sa dea exemple de documente ale controlului calitatii si, la cerere sa dovedeasca faptul ca sectia are documentatia adecvata si adusa la zi. Seful de sectie va trebui sa arate cum este primit stocul de materiale, platit si scos din magazie, cum sunt editate desenele, reactualizate si eventual, scoase din uz.

Echipa de evaluare va analiza procedurile de esantionare utilizate de furnizor si va stabili, daca acestea sunt sau nu conforme cu cele impuse prin planul calitatii pentru un anumit produs.

Este posibil ca echipa de evaluare sa solicite verificarea unui lot deja inspectat pentru a vedea, daca produsele sunt conforme nivelului de calitate impus. Echipa de evaluare poate verifica, daca:

• echipamentul de incercare si testare este intretinut cu regularitate si calibrat dupa un

etalon recunoscut;

• toate componentele si subansamblele respinse sau neacceptate sunt marcate clar si izolate

pentru a preveni orice posibilitate de amestecare in mod accidental cu componentele care au fost deja acceptate.

La sfarsitul evaluarii, se va organiza o sedinta la care participa echipa de evaluare si conducerea fabricii furnizorului, in cadrul careia se va prezenta raportul de evaluare si se vor discuta constatarile facute.

Echipa de evaluare va decide, daca SMC este acceptabil, slab sau inacceptabil.

a)SMC acceptabil-evaluarea a aratat ca furnizorul are un SMC satisfacator, ca nu exista

deficiente si ca furnizorul a putut sa ofere asigurari privind calitatea. In astfel de situatii nu exista motive pentru care cumparatorul sa solicite schimbari radicale ale SMC implementat de furnizor.

Chiar daca furnizorul a dovedit ca se ridica la un nivel acceptabil al calitatii, cumparatorul are dreptul sa solicite (si adesea o si face) si alte inspectii pe durata derularii contractului.

b)SMC slab-aceasta decizie se da cand echipa de evaluare constata un numar relativ redus de lipsuri semnificative in cadrul SMC. Daca se intampla asa, furnizorul va trebui sa ia masuri pentru a depasi deficientele semnalate si sa-si imbunatateasca SMC. Dupa ce a facut acest lucru, furnizorul poate solicita o noua evaluare care sa confirme faptul ca nivelul de calitate corespunde standardelor impuse.

c) SMC inacceptabil-acest verdict se stabileste cand echipa de evaluare a constatat un numar mare de deficiente si lipsa de disciplina sub aspectul calitatii.Ca urmare, furnizorul va avea de facut schimbari radicale pentru a-si imbunatati SMC. Cand furnizorul a realizat schimbarile necesare va solicita o noua evaluare care sa confirme respectarea standardelor impuse.

Din pacate, acest lucru se va intampla dupa un anumit timp in care cumparatorul s-ar putea sa fi gasit un alt furnizor sau sa fi renuntat din considerente de noncalitate la serviciile furnizorului.

3. Auditul de supraveghere.

Chiar daca furnizorul a trecut cu succes evaluarea initiala, nu exista certitudini ca el va fi capabil sa-si mentina aceasta stare pe toata durata contractului. Se pot intampla multe lucruri care sa schimbe aceasta situatie, cum ar fi:schimbarea personalului (promovari sau plecari), schimbari in proiectul produsului sau o noua politica de management. Din acest motiv, cumparatorul trebuie sa fie informat de orice schimbare organizatorica sau de personal care poate afecta calitatea produsului.

Cumparatorul poate solicita sa faca vizite neplanificate, de supraveghere la sediul furnizorului pentru a examina diverse aspecte ale SMC. Aceste audituri de supraveghere se vor desfasura exact ca si evaluarea furnizorului-audit extern-si au rolul de a asigura cumparatorul ca furnizorul este intr-adevar capabil sa ofere produse de calitate.

In cadrul auditarilor de supraveghere vor fi verificate, prin rotatie toate aspectele importante ale SMC.

3.1. Audituri multiple.

Este posibil ca furnizorul sa livreze acelasi produs mai multor clienti si se poate intampla ca toti acesti clienti sa solicite efectuarea unui audit. Evident ca nu se poate accepta acest lucru, deoarece furnizorul ar avea tot timpul echipe de evaluare in fabrica si acestea ar deranja atat muncitorii, cat si procesul de productie.

In consecinta, pentru a rezolva o astfel de problema se recurge la auditul realizat de catre o secunda parte sau la cel realizat de catre o terta parte.

3.2. Auditul realizat de catre o secunda parte.

Daca un cumparator solicita efectuarea unui audit, furnizorul poate sa ofere detalii privind auditul efectuat recent de catre un alt client. Daca acesta nu acopera suficient aria problemelor, furnizorul poate sa se ofere sa verifice mai in detaliu problemele semnalate de cumparator.

3.3. Auditul realizat de catre o terta parte.

Auditul poate fi realizat de catre o terta parte care nu este direct implicata in furnizarea sau cumpararea produsului in cauza. Exista firme organizate special pentru a efectua audituri si care sunt capabile sa stabileasca, daca produsele, dotarile si managementul furnizorului pot indeplini cerintele standardelor impuse. Raportul auditului realizat de catre o terta parte va fi trimis cumparatorului si va constitui pentru acesta o confirmare a faptului ca SMC implementat de furnizor este conform cu cerintele formulate in standardele ISO 9000.