REDACTAREA MATERIALELOR DE RELATII PUBLICE - Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri

REDACTAREA MATERIALELOR DE RELATII PUBLICE

RMRP C2

Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri

Scopul materialelor - instituirea si mentinerea unui flux eficient al informatiilor

momentul expunerii

locul expunerii

cantitatea de informatii

tipul informatiilor

MEMO-urile

= memorandum

= nota de serviciu

= "o modalitate neprotocolara de a semnala un lucru important, care s-a petrecut sau se va petrece intr-o organizatie, in mod rapid si eficient"

sunt adesea folosite pentru comunicarea in interiorul companiei

pentru comunicarea in exterior, fax-urile sunt utilizate adesea sub forma memo-urilor

Cum se scrie un memo?

v    forma neprotocolara de adresare (daca expeditorul si destinatarul se cunosc, nu e nevoie de titluri, functii, nici chiar de nume de familie);

v    simplitate;

v    continut

data (alineat in dreapta);

destinatarul (nume, functie, adresa, departament, telefon, fax);

expeditorul (nume, functie, adresa, departament, telefon, fax);

subiectul;

nr. de pagini (pentru fax-uri).

v    daca se foloseste foaie cu antet, nu mai e nevoie de datele expeditorului;

v    daca organizatia are un model propriu de memo, atunci se foloseste acela.

Partea principala a memo-ului

scurt

tonul si ritmul depind de scopul, stilul si publicul memo-ului;

se scrie pentru un public limitat, deci este specific;

se elimina informatiile redundante (de exemplu, cele cunoscute deja in cadrul unei echipe);

informatiile trebuie sa fie clare si suficiente;

materialele mai ample, complicate se adauga la sfarsit, sub forma anexelor (se face lista anexelor);

contine semnale vizuale;

se scrie la un rand, cu spatiu intre paragrafe;

paragrafele se scriu cu alineat;

se folosesc listele cu marcatori (bullets and numbering);

se folosesc elemente numerotate.

MODEL:

Catre..

De la

Principalul

Tipuri de memo-uri

1. Memo de tip buletin

- pentru urgente (un fel de telegrama-memo);

- continut scurt, concis;

- anunta un eveniment important;

- poate aparea pe avizier.

2. Memo de tip expunere

- descriptiv(subiectul de orice fel);

- stil conversational.

3. Memo de tip informativ

- descriptiv, detaliat;

- descrie proiectele, actiunile executate, rezultatele (obtinute sau asteptate);

- mai protocolare.

4. Memo de tip actiune

- prezinta actiuni efectuate sau care vor urma;

- rubrica pentru replica destinatarilor (exemplu: acceptul responsabilitatii, respingerea problemei, conditii, nevoi etc.);

- include elemente de constrangere.

5. Memo de tip rezumat

- descriere detaliata / schita;

- paragrafe cu subtitluri;

- expune fluxul informational si actiunile.

Exemplu: evaluari ale unor programe desfasurate.

6. Memo pentru clasare

- se arhiveaza informatii de uz intern, pentru referinte ulterioare ("jurnal" cu date precise si punctele de vedere ale celor implicati, chiar citate);

- pentru programe complexe, care implica un numar mare de persoane;

- in cazul unor divergente majore;

- stil si ton concis.

7. Memo - observatii

implicarea destinatarului (dumneavoastra / tu);

distribuirea:

o      copierea mai multor exemplare si distribuirea lor fiecarei persoane;

o      metoda succesiunii (memo plus lista succesiunii persoanelor la care trebuie sa ajunga, fiecare semneaza si da urmatorului de pe lista);

o      distribuirea memo-ului sefilor de departamente (acestea le distribuie subordonatilor lor);

o      memo-ul pe aviziere (trebuie sa contina elemente grafice);

o      memo-uri in plicurile de salarii;

o      memo-uri trimise acasa (de exemplu, pentru petreceri).

Un memo de necitit

Text bloc

memo lung;

paragrafe lungi, la un rand, fara spatii libere intre ele;

alinierea marginii din dreapta;

ultimul rand din paragraf pana la marginea din dreapta.

- Dificultate:

- destinatarul memo-ului: ceva general (exemplu: numele departamentului sau pur si simplu "distribuire", "clasare");

- subiectul plictisitor si complicat;

- prima fraza de 30-50 cuvinte, intortocheata, cu multe cuvinte de legatura;

- fraza a doua incepe cu propozitie subordonata (nu contine scopul memo-ului).

- Ilizibilitate:

- fonturi grotesti, de corp 8, majuscule;

- propozitii lungi, cu paranteze multe, separarea;

- diateza pasiva;

- jargon, abstractii, abundenta numelor si cifrelor exacte;

- copii sterse.

E-MAIL-ul

- Avantaje:

- simplu;

- instantaneu;

- raspuns mai rapid la mail, decat la documente pe hartie;

- modalitate interactiva;

- nu exista riscul confruntarii directe;

- senzatia de a fi ascultat (cu sefii);

- la indemana (laptop-uri);

- conectare continua (chiar si de acasa, cu cei de peste hotare);

- se pot transmite texte, imagini, sunete.

- Dezavantaje:

- nu se citeste regulat;

- greseli de ortografiere;

- se transmit mesaje neprelucrate (greseli ortografice, neclaritate);

- spontaneitate (necumpatare);

- risipa (se transmit si persoanelor care nu sunt interesate de subiect).

- Continutul e-mail-ului:

- amplitudinea depinde de ce cunoaste destinatarul, ce trebuie sa afle, ce trebuie sa gandeasca;

- acuratete;

- precizie (regulile textului scris sunt diferite de cele ale vorbirii);

- formula de salut adecvata;

- ton conversational (dar fara cuvinte prea dure);

- scopul mesajului trebuie sa fie clar de la inceput;

- text simplu, paragrafe mici, fraze scurte, alineate;

- nu se folosesc abrevieri;

- incheiere agreabila (de exemplu, multumiri).

SCRISOAREA

Scrisorile de afaceri cu   6 parti:

Antetul scrisorii

a.      date expeditor (nume, functie, adresa);

b.     data;

c.      datele destinatarului (nume, functie, adresa).

Formula de salut

- atentie, in functie de destinatar.

Partea principala

- tonul depinde de relatia expeditor-destinatar.

Incheiere

a.      indemnul la actiune / oferte de ajutor

b.     afirmatii curtenitoare.

Semnatura

a.      numele autorului - dactilografiat;

b.     functia - dactilografiata sub nume;

c.      semnatura - deasupra numelui

Referinte

- simboluri pentru scrisori redactate de altcineva, decat expeditorul;

- initialele autorului (majuscule), initialele persoanei care dactilografiaza (minuscule)

Anexa: numele documentului

C: numele persoanelor care primesc copii

BCC: numele persoanelor care primesc copii, fara ca celelalte persoane sa stie.

Tipuri de scrisori

1. Scrisori de informare

Ofera informatii despre:

un eveniment;

o actiune;

o decizie.

Ton direct;

Anticipeaza unele intrebari;

Include scrisorile de recomandare.

2. Scrisori de cerere

Se face o cerere (contributii, sprijin etc.);

Se sugereaza o recompensa;

3. Scrisoarea de prezentare / promotionala

1. Solicita acceptarea si / sau participarea;
2. Apel emotional;
3. Indemn la actiune;

Se folosesc subtitluri, italice, sublinieri, alineate.

4. Scrisoarea de transmitere

Cand se trimit mai multe materiale unei persoane;

Contine lista materialelor trimise si scopul trimiterii (scrise cu marcatori);

Titlurile materialelor se scriu in bold.

5. Scrisoarea explicativa

Nota scurta nu este acelasi lucru cu scrisoarea de transmitere!);

Anunta materialele trimise, scopul trimiterii).

6. Scrisoarea de raspuns

de multumire;

de observatii;

de comentarii;

situare in context;

corectare.

Sunt scrisori personale sau publice:

Cele publice sunt directe, concise, persuasive. Sunt publicate.

Raportul si propunerea

Raportul: rezumat al informatiilor referitoare la un subiect (exemplu: rezumat asupra situatiei create in urma crizei).

Propunerea: prezentarea detaliata a unui plan de actiune (exemplu: propunerea de redresare a unei situatii).

Observatie: ambele documente necesita cercetare, sunt ample, detaliate.

Organizarea si redactarea raportului si propunerii

Scrisoarea

Scrisoarea de prezentare / scrisoarea explicativa

Adresata destinatarului raportului / propunerii;

Cuprinde:

o      continutul lucrarii;

o      echipa de cercetare, planificare, redactare, ilustrare;

o      rezumat al rezultatelor, recomandarilor;

o      conditiile care influenteaza situatia proiectului.

Scrisoarea de transmitere

Cand este nevoie de multe anexe

Cuprinde:

o      cine a cerut raportul / propunerea;

o      rezumatul rezultatelor, recomandari;

o      lista persoanelor care au sprijinit realizarea (multumiri).

2. Paginile preliminare

coperta;

pagina de titlu;

tabla de materii;

lista cu tabele, desene, ilustratii (ca in orice carte).

3. Sinopsis

rezumat / rezumat de lucru;

o prezentare succinta a continutului raportului sau propunerii;

1-2 pagini.

4. Partea principala, care cuprinde:

Introducerea:

o      contextul problemei in discutie;

o      scopul documentului;

o      metode;

o      de ce e important;

o      dificultati aparute si modul de rezolvare.

Cuprinsul - construit in jurul unui enunt / ipoteza:

o      titluri, subtitluri, sublinieri, alineate, semnale vizuale;

o      dovezi, caracter unitar.

Concluzii (claritate)

o      prezentarea rezultatelor → concluzii → recomandari.

Referintele:

o      citarea surselor;

o      indicatiile bibliografice complete;

o      note de subsol / finale (ca in orice lucrare stiintifica).

Bibliografia

o      carti citate sau doar consultate.

Anexe

o      cuprind materiale complexe (cu indicative):

scheme;

ilustratii;

harti;

copii ale chestionarelor etc.