Home - Rasfoiesc.com
Educatie Sanatate Inginerie Business Familie Hobby Legal
La zi cu legile si legislatia.masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii



Administratie Contabilitate Contracte Criminalistica Drept Legislatie

Drept


Index » legal » Drept
Ghidul de audit intern privind activitatea juridica


Ghidul de audit intern privind activitatea juridica




CONSIDERATII GENERALE

Ghidul de audit intern privind activitatea juridica reprezinta un model practic de desfasurare a unei misiuni, prin parcurgerea in detaliu, a fiecarui pas, intr-o maniera didactica. Ghidul poate fi utilizat de entitatile din sectorul public si in acelasi timp va reprezenta suportul pentru realizarea propriului ghid practic specific entitatii.

Elaborarea ghidului are la baza prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, referitoare la dezvoltarea si implementarea unor proceduri si metodologii uniforme, bazate pe standardele internationale.




In conformitate cu prevederile punctului 4, Partea I din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin OMF nr. 38/2003 (Manualul de audit intern), misiunea de audit intern are drept scop evaluarea sistemelor de management si control intern ale entitatii, urmarind transparenta si conformitatea cu cadrul normativ.

Realizarea ghidului practic presupune parcurgerea procedurilor si documentelor specifice structurate pe cele patru etape prezentate prin normele generale.

- In etapa de pregatire a misiunii de audit intern au fost elaborate documentele prevazute de normele generale si s-au adus clarificari, in special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora si modul de completare, nivelul de apreciere si impartire al riscurilor in mari, medii si mici, clasarea si ierarhizarea acestora in vederea finalizarii procedurii pe baza careia se va concentra munca pe teren si a Programului interventiei a fata locului.

- In etapa de interventie la fata locului s-au realizat testarea pe teren a operatiilor auditabile, pe baza Programului interventiei a fata locului, prin utilizarea diferitelor tehnici de esantionare, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri si note de relatii, elemente care s-au constituit in probe de audit si au stat la baza intocmirii FIAP-urilor si FCRI- urilor, care vor fi incluse in raport.

- In etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmarit structurarea acestuia pe Tematica in detaliu a misiunii de audit obtinuta in procedura de Analiza riscurilor si transferarea FIAP-urilor si FCRI- urilor intr-o maniera standardizata pentru a putea fi utilizat de factorii de management.

- In etapa de urmarire a recomandarilor in afara documentelor stabilite de normele generale sunt propuse unele modele de documente pentru evaluarea interna si externa a activitatii de audit intern.

Obiectivele misiunii de audit intern privind activitatea juridica, stabilite prin planul de audit au fost urmatoarele:

Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice.

Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire).

Reprezentarea entitatii in instantele de judecata.

Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate.

Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare.

Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor.

Sistemul informatic

Arhivarea dosarelor.

In continuare, prezentam desfasurarea misiunii de audit intern pentru Activitatea juridica, structurata pe etapele, procedurile si documentele care se elaboreaza pe baza acestora in conformitate cu Schema de derulare a misiunilor de audit intern.

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit intern, cu modificarile si completarile ulterioare si a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind Activitatea juridica, in perioada 15.03.2006 - 30.04.2006.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurari asupra modului de desfasurare a activitatii juridice si reprezentarea in instanta in vederea sustinerii intereselor entitatii, in conformitate cu cadrul legislativ si normativ, iar obiectivele acestuia au in vedere:

Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice.

Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire).

Reprezentarea entitatii in instantele de judecata.

Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate.

Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare.

Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor.

Sistemul informatic

Arhivarea dosarelor.

Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitatii juridice si reprezentarii intereselor societatii in fata instantelor.

Echipa de auditori interni este formata din urmatorii auditori:

.. .., auditor superior, coordonator

.. ., auditor superior

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Incompatibilitati in legatura cu entitatea/structura auditata

DA

NU

Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel?

X

Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit?

X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?

X

Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana?

X

Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?

X

Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?

X

Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?

X

Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgenta?

X

1.Incompatibilitati personale: Cu aproximativ 2 ani in urma domnul Z a lucrat la compartimentul personal tinand evidenta cartilor de munca.

2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitatile : Da

3. Daca da, explicati cum anume: Misiunea planificata nu are nici o tangenta cu activitatea de personal, obiectivul sau este modul cum este organizata activitate juridica si cum sunt sustinte interesele societatii in fata instantelor.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Incompatibilitati in legatura cu entitatea/structura auditata

DA

NU

Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit in orice fel?

X

Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit?

X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat(a) in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii ce va fi auditata?

X

Aveti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana?

X

Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii ce urmeaza a fi auditata?

X

Sunteti sot/sotie, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva?

X

Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta angajare sau primirea de redevente de la vreun grup anume, sau organizatie sau nivel guvernamental?

X

Ati aprobat inainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Ati tinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditata?

X

Daca in timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personala, externa sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impartiale, notificati seful Serviciului de audit intern de urgenta?

X

1. Incompatibilitati personale: Nu exista.

2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitatile: Nu este cazul.

3. Daca da, explicati cum anume: Nu este cazul.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

Nr. 25 / 15.03.2006

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Catre: Serviciul Juridic

De la: Seful Serviciului Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern "Activitatea juridica"

Stimate domn .

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2006, urmeaza ca in perioada 15.03.2006-30.04.2006 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema Activitatea juridica.

Echipa de auditori va examina responsabilitatile asumate de catre Serviciul Juridic si va determina daca acesta isi indeplineste obligatiile in mod efectiv si eficient.

Perioada supusa evaluarii este 01.01.-31.12.2005

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord sedinta de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand:

prezentarea auditorilor;

prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern;

scopul misiunii de audit intern;

programul interventiei la fata locului;

alte aspecte privind organizarea si desfasurarea misiunii.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

cadrul legal si de reglementare aplicabil entitatii;

organigrama serviciului;

Regulamentul de organizare si functionare;

fisele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul compartimentului;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosarele anterioare care se refera la aceasta tema.

Daca aveti unele intrebari privind aceasta actiune, va rog sa contactati pe domnul Tomescu Viorel - auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe seful structurii de audit intern.

Sef Serviciu Audit Intern,

Data:

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. - 31.12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Colectarea informatiilor

Serviciul Juridic

DA

NU

Observatii

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate

X

Obtinerea organigramei

X

Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare

X

Obtinerea fiselor posturilor

X

Nu exista

Obtinerea procedurilor scrise

X

Nu exista

Identificarea personalului responsabil

X

Obtinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

X

Nota:

In cadrul serviciului s-a constata inexistenta fiselor posturilor pentru fiecare salariat si de asemenea, inexistenta procedurilor scrise pentru activitatile desfasurate, operatii care vor fi avute in vedere in etapele de testare si de raportare a rezultatelor misiunii de audit.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01.- 31. 12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Obiective

Obiecte auditabile

Obs.

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

2. Adecvarea structurii organizatorice pentru realizarea obiectivelor

3. Resursele umane

4. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

5. Planificarea activitatii

6. Raportarea activitatii

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

7. Proceduri specifice de gestionare

8. Evidenta cauzelor

9. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

10. Proceduri specifice de reprezentare

11. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

12. Raportarea reprezentarii in instanta

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

13. Proceduri specifice de analiza

14. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

15. Analiza modului de formulare a clauzelor contractuale

16. Raportarea periodica a cauzelor

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

17. Proceduri specifice de investire

18. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

19. Formularea si fundamentarea eventualelor contestatii la executare

20. Raportarea investirii

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

21. Proceduri specifice declansarii falimentului

22. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

23. Inscrierea la masa credala

24. Formularea si fundamentarea contestatiilor la deciziile nefavorabile

25. Raportarea declansarii falimentului

7. Sistemul informatic

26. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

8. Arhivarea dosarelor

27. Proceduri de arhivare a dosarelor

28. Locatia arhivarii

29. Desemnarea personalului responsabil

30. Procesul de arhivare a dosarelor

Nota:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezinta primul document care se elaboreaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor, si cuprinde pentru acest studiu de caz, 30 de obiecte auditabile, structurate pe 8 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derularii misiunii de audit intern.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01.- 31. 12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat  Data:

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Obs.

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice sunt insuficente

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt cunoscute si nu se aplica

2. Adecvarea structurii organizatorice pentru realizarea obiectivelor

Neadecvarea structurii organizatorice corespunzator obiectivelor stabilite

3. Resursele umane

Insuficienta personalului angajat in raport cu obiectivele serviciului

Neadecvarea nivelului de experienta si pregatire profesionala a salariatilor cu gradul de complexitate al lucrarilor

4. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

Inexistenta planurilor anuale si strategice privind perfectionarea profesionala a personalului

Planurile de perfectionare profesionala nu sunt adaptate la cerintele fiecarui salariat

Nedesemnarea unei persoane responsabile cu organizarea si monitorizarea rezultatelor programelor de perfectionare profesionala

5. Planificarea activitatii

Desfasurarea activitatii juridice pe baza unui plan formalizat

Corelarea planului cu politica de realizare a obiectivelor entitatii

6. Raportarea activitatii

Neintocmirea lucrarilor si rapoartelor sau intocmirea incompleta a acestora

Avizarea unor documente care nu indeplinesc cadrul legal

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

7. Proceduri specifice de gestionare

Procedurile specifice de gestionare sunt insuficente

Procedurile specifice de gestionare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de gestionare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de gestionare nu sunt cunoscute si nu se aplica

8. Evidenta cauzelor

Neconformitatea Registrului unic al cauzelor

Nerepartizarea cauzelor in vederea solutionarii

Accesarea de catre persoane neautorizate a Registrului unic al cauzelor

Neefectuarea inregistrarilor in Condica termenelor

9. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

Dosare de instanta incomplete

Existenta in dosare a unor acte neinregistrate

Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor cauzelor

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

10. Proceduri specifice de reprezentare

Procedurile specifice de reprezentare insuficente

Procedurile specifice de reprezentare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt cunoscute si nu se aplica

11. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

Ineficienta fundamentarii intampinarilor

Neconformitatea formularii intampinarilor

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Nevalorificarea hotararilor obtinute si definitive

Absenta de la sedintele de judecata

Ineficienta organizatorica in reprezentarea in instantele de judecata

12. Raportarea reprezentarii in instanta

Insuficienta raportarii reprezentarii

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

13. Proceduri specifice de analiza

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

Procedurile specifice de analiza nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de analiza nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de analiza nu sunt cunoscute si nu se aplica

14. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

Neutilizarea tuturor cailor de atac atunci cand hotararile sunt defavorabile

Pierderea actiunii ca urmare a neprezentarii logice a faptelor si sustinerea cu probe adecvate a acestora

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a apelului

15. Analiza modului de formulare a clauzelor contractuale

Insuficienta clauzelor contractuale

16. Raportarea periodica a cauzelor

Insuficienta raportarii cauzelor

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

17. Proceduri specifice de investire

Procedurile specifice de investire sunt insuficente

Procedurile specifice de investire nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de investire nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de investire nu sunt cunoscute si nu se aplica

18. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

Neluarea masurilor de recuperare a creantelor

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Neluarea masurilor de recuperare a debitelor

Imposibilitatea valorificarii biletelor la ordin ca urmare a depasirii termenului

Intarzieri in recuperarea debitelor

19. Formularea si fundamentarea eventualelor contestatii la executare

Ineficienta solutionarii eventualelor contestatii la executare

20. Raportarea investirii

Insuficienta raportarii

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

21. Proceduri specifice declansarii falimentului

Procedurile specifice declansarii falimentului sunt insuficente

Procedurile specifice declansarii falimentului nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt cunoscute si nu se aplica

22. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

Neaplicarea tuturor modalitatilor de recuperare a debitelor

23. Inscrierea la masa credala

Inscrierea la masa credala cu debite mai mici decat cele reale de recuperat

24. Formularea si fundamentarea contestatiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor solutii nelegale ale instantelor sau debitorilor

25. Raportarea declansarii falimentului

Insuficienta raportarii

7. Sistemul informatic

26. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

Dotarea insuficienta cu hard si soft aferent activitatii juridice

Neactualizarea sistematica a bazei de date privind legislatia

Discontinuitate si pregatire insuficienta a personalului implicat in operarea si utilizarea sistemului informatic

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date

8. Arhivarea dosarelor

27. Proceduri de arhivare a dosarelor

Procedurile specifice arhivarii dosarelor sunt insuficente

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt cunoscute si nu se aplica

28. Locatia arhivarii

Alocarea unui spatiu insuficient

Alocarea unui spatiu necorespunzator (umiditate ridicata, apropiere fata de surse de caldura)

29. Desemnarea personalului responsabil

Nenominalizarea unui responsabil cu activitatea de arhivare

30. Procesul de arhivare a dosarelor

Indosarierea necorespunzatoare a documentelor in dosare

Neopisarea dosarelor arhivate

Dosarele nu sunt predate la arhiva institutiei la termenele legale

Procesul-verbal de predare-primire nu indeplineste conditiile de conformitate

Nota:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaza in cadrul procedurii Analiza riscurilor si presupune asocierea riscurilor semnificative la operatiilor stabilite in Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regula, se asociaza unul sau mai multe riscuri posibile, determinate de auditorii interni pe baza informatiilor colectate, dar si din propria experienta. In situatia in care la operatiile auditabile se ataseaza mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc in parte, pe grupe de riscuri sau pe total operatie/obiect auditabil.

In acest studiu de caz, au fost identificate 30 de operatii auditabile, prezentate in Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, carora le-au fost atasate 81 riscuri, asa cum rezulta din documentul Identificarea riscurilor.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC SI A PONDERILOR NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. - 31.12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Factori de risc

(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1

N 2

N 3

Aprecierea controlului intern - F1

P1 - 50%

Exista proceduri si se aplica

Exista proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplica

Nu exista proceduri

Aprecierea cantitativa - F2

P2 - 30%

Impact financiar scazut

Impact financiar normal

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativa - F3

P3 - 20%

Vulnerabilitate mica

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate

mare

Nota:

Prin acest document se stabilesc, in functie de importanta si greutatea factorilor de risc, ponderile si nivelurile de apreciere ale riscurilor.

Cei trei factori de risc sunt stabiliti prin normele generale si sunt acoperitori pentru entitate, insa daca dorim sa evidentiem si alti factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzatoare, se recomanda sa avem in vedere ca suma ponderilor factorilor de risc sa fie de asemenea 100.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. - 31.12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

A. INTREBARI ADRESATE

MANAGEMENTULUI GENERAL

DA

NU

OBS.

Exista proceduri scrise privind activitatea Serviciului Juridic?

X

Exista o politica privind recrutarea personalului?

X

Exista proceduri scrise privind modul de reprezentare in instanta?

X

Exista proceduri scrise privind modul de evidentiere a dosarelor de judecata?

X

Exista proceduri scrise privind valorificarea hotararilor judecatoresti?

X

Exista concluzii scrise anexate la dosare

X

Hotararile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate in vederea punerii in aplicare?

X

Exista Registru de cauze?

X

S-au calculat dobanzi si penalitati si au fost inscrise la masa credala?

X

Daca da, investirea s-a realizat in termen?

X

Verificati daca biletele la ordin au fost investite cu formula executorie in cazul debitelor neachitate?

X

In protocol, s-a urmarit ca executorii sa sechestreze si sa valorifice bunurile debitorilor?

X

In instante, s-au sustinut corect interesele entitatii referitoare la contestatii?

X

B. INTREBARI ADRESATE

MANAGEMENTULUI DE LINIE

DA

NU

OBS.

Obiectivul I. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

Exista un sistem de proceduri specifice care sa reglementeze activitatea juridica?

X

Cadrul legal

Procedurile specifice existente sunt scrise si formalizate?

Procedurile specifice existente sunt cunoscute si aplicate de personalul compartimentului ?

Atributiile cuprinse in procedurile specifice se regasesc in fisele posturilor?

Aveti stabilit un responsabil cu elaborarea si actualizarea procedurilor specifice?

Structura organizatorica acopera intreaga paleta de sarcini privind realizarea obiectivelor?

Aveti toate posturile ocupate? daca nu, care sunt cauzele?

Aveti un plan in ceea ce priveste pregatirea profesionala a personalului?

Activitatea juridica se desfasoara pe baza de plan?

Exista persoana responsabila cu fundamentarea si elaborarea Planului?

Planul indeplineste conditiile de conformitate?

Serviciul elaboreaza lucrari de sinteza?

Analizati modul de intocmire a rapoartelor catre conducere?

Verificati realitatea datelor din aceste rapoarte?

Analizati documentele emise in cadrul unitatii care trebuie avizate de Serviciul Juridic?

Obiectivul II. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

Exista Registru unic al cauzelor?

X

Verificati daca toate documentele primite sunt inregistrate?

X

Corespondenta primita este repartizata in vederea solutionarii?

X

Exista termene de solutionare stabilite?

X

Verificati daca evidenta este completa si la zi?

X

Dosarele finalizate sunt arhivate?

X

Verificati daca acestea cuprind toate documentele?

X

Verificati daca acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instanta sau intocmite ulterior?

X

Obiectivul III. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

Verificati dosarele de instanta?

X

Verificati citatiile primite?

X

Verificati hotararile emise la fiecare sedinta?

X

Verificati daca institutia a fost reprezentata in instanta la fiecare sedinta?

X

Verificati daca au fost sustinute interesele la fiecare sedinta?

X

Verificati daca sunt formulate intampinari?

X

Verificati daca intampinarile combat in totalitate problemele?

X

Toate actiunile in instanta au fost formulate in termen?

X

Verificati daca exista debite prescrise si neactionate?

X

Verificati daca toate actiunile sunt finalizate?

X

Daca da, toate actiunile finalizate au obtinut hotarari definitive?

X

Hotararile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate in vederea punerii in aplicare?

X

Obiectivul IV. Modalitatile de analiza a cauzelor

care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

Verificati toate actiunile pierdute?

X

Verificati intocmirea recursului?

X

Verificati daca recursul este formulat in termen?

X

Verificati daca recursul cuprinde toate exceptiile?

X

Verificati modul de formulare a actiunii?

X

Verificati daca s-a staruit in sustinerea intereselor?

X

Verificati daca concluziile sunt formulate la obiect si combat din toate punctele de vedere cauza ?

X

Verificati daca s-a insistat pe retinerea de catre instanta a anumitor aspecte in sustinerea cauzei?

X

Verificati daca la actiunile pierdute au fost utilizate toate caile de atac?

X

Verificati daca la actiunile pierdute in prima instanta s-a formulat apel

X

Verificati daca apelul este formulat in termen?

X

Verificati daca apelul a fost insotit de sustinerea scrisa a mentiunilor?

X

Obiectivul V. Investirea hotararilor judecatoresti si

solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

Cunoasteti daca toate hotararile definitive au fost investite cu formula executorie?

X

Daca da, investirea s-a realizat in termen?

X

Verificati toate biletele la ordin primite

X

Verificati daca acestea au fost investite cu formula executorie in cazul debitelor neachitate

X

Verificati daca investirea s-a facut in termen

X

Verificati daca s-a solicitat la executorii judecatoresti executarea silita a debitorilor

X

Verificati daca aceasta solicitare este facuta in termen

X

Verificati daca s-a staruit pe langa executori in vederea intocmirii la termen a actelor procedurale

X

Verificati daca s-a urmarit ca executorii sa sechestreze si sa valorifice bunurile debitorilor

X

Verificati daca exista contestatii la executare

X

Verificati daca s-au sustinut corect interesele societatii referitor la contestatii

X

Obiectivul VI. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

Verificati toate debitele

X

Verificati actiunile formulate

X

Verificati daca hotararile definitive obtinute sunt executate?

X

Exista debitori care nu au putut fi executati din lipsa de bunuri?

X

Daca da, s-a solicitat lichidarea judiciara , impotriva acestora?

X

Verificati documentele de inscriere la masa credala?

X

Daca da, confruntati datele din acestea cu cele din evidenta contabila?

X

Se calculeaza dobanzi si penalitati?

X

Daca da, au fost inscrise la masa credala?

X

Obiectivul VII. Sistemul informatic

Dispuneti de dotare hard si soft suficienta si corespunzatoare activitatii pe care o desfasurati?

X

Programele informatice utilizate au licenta si sunt actualizate?

X

Personalul responsabil are experienta necesara?

X

Personalul responsabil beneficiaza de pregatire profesionala continua?

X

Exista un sistem pentru prevenirea si detectarea accesarilor si modificarilor neautorizate in sistem?

X

Obiectivul VIII. Arhivarea dosarelor

Aveti un sistem privind organizarea arhivarii?

X

Exista o persoana responsabila cu arhivarea dosarelor?

X

Verificati daca dosarele sunt arhivate?

X

Spatiul destinat depozitarii dosarelor este corespunzator?

X

Nota:

Chestionarul de control intern se adreseaza nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operatiilor supuse auditarii, cu scopul de a evalua prin intrebarile formulate si raspunsurile primite existenta si functionalitatea controalelor interne din cadrul entitatii.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI SI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. - 31.12.2005

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern F1

Aprecierea cantitativa F2

Aprecierea calitativa F3

Ni

P1

Ni

P2

Ni

P3

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice sunt insuficente

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt cunoscute si nu se aplica

2. Adecvarea structurii organizatorice pentru realizarea obiectivelor

Neadecvarea structurii organizatorice corespunzator obiectivelor stabilite

3. Resursele umane

Insuficienta personalului angajat in raport cu obiectivele serviciului

Neadecvarea nivelului de experienta si pregatire profesionala a salariatilor cu gradul de complexitate al lucrarilor

4. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

Inexistenta planurilor anuale si strategice privind perfectionarea profesionala a personalului

Planurile de perfectionare profesionala nu sunt adaptate la cerintele fiecarui salariat

Nedesemnarea unei persoane responsabile cu organizarea si monitorizarea rezultatelor programelor de perfectionare profesionala

5. Planificarea activitatii

Desfasurarea activitatii juridice pe baza unui plan formalizat

Corelarea planului cu politica de realizare a obiectivelor entitatii

6. Raportarea activitatii

Neintocmirea lucrarilor si rapoartelor sau intocmirea incompleta a acestora

Avizarea unor documente care nu indeplinesc cadrul legal

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

7. Proceduri specifice de gestionare

Procedurile specifice de gestionare sunt insuficente

Procedurile specifice de gestionare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de gestionare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de gestionare nu sunt cunoscute si nu se aplica

8. Evidenta cauzelor

Neconformitatea Registrului unic al cauzelor

Nerepartizarea cauzelor in vederea solutionarii

Accesarea de catre persoane neautorizate a Registrului de cauze

Neefectuarea inregistrarilor in Condica termenelor

9. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

Dosare de instanta incomplete

Existenta in dosare a unor acte neinregistrate

Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor cauzelor

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

10. Proceduri specifice de reprezentare

Procedurile specifice de reprezentare insuficente

Procedurile specifice de reprezentare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt cunoscute si nu se aplica

11. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

Ineficienta fundamentarii intampinarilor

Neconformitatea formularii intampinarilor

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Nevalorificarea hotararilor obtinute si definitive

Absenta de la sedintele de judecata

Ineficienta organizatorica in reprezentarea in instantele de judecata

12. Raportarea reprezentarii in instanta

Insuficienta raportarii reprezentarii

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

13. Proceduri specifice de analiza

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

Procedurile specifice de analiza nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de analiza nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de analiza nu sunt cunoscute si nu se aplica

14. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

Neutilizarea tuturor cailor de atac atunci cand hotararile sunt defavorabile

Pierderea actiunii ca urmare a neprezentarii logice a faptelor si sustinerea cu probe adecvate a acestora

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a apelului

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a recursului

15. Analiza modului de formulare a clauzelor contractuale

Insuficienta clauzelor contractuale

16. Raportarea periodica a cauzelor

Insuficienta raportarii cauzelor

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

17. Proceduri specifice de investire

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

Procedurile specifice de investire nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice de investire nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice de investire nu sunt cunoscute si nu se aplica

18. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

Neluarea masurilor de recuperare a creantelor

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Neluarea masurilor de recuperare a debitelor

Intarzieri in recuperarea debitelor



19. Formularea si fundamentarea eventualelor contestatii la executare

Ineficienta solutionarii eventualelor contestatii la executare

20. Raportarea investirii

Insuficienta raportarii investirii

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

21. Proceduri specifice declansarii falimentului

Procedurile specifice declansarii falimentului sunt insuficente

Procedurile specifice declansarii falimentului nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt cunoscute si nu se aplica

22. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

Neaplicarea tuturor modalitatilor de recuperare a debitelor

23. Inscrierea la masa credala

Inscrierea la masa credala cu debite mai mici decat cele reale de recuperat

24. Formularea si fundamentarea contestatiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor solutii nelegale ale instantelor sau debitorilor

25. Raportarea declansarii falimentului

Insuficienta raportarii falimentului

7. Sistemul informatic

26. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

Dotarea insuficienta cu hard si soft aferente activitatii juridice

Neactualizarea sistematica a bazei de date privind legislatia

Discontinuitate si pregatire insuficienta a personalului implicat in operarea si utilizarea sistemului informatic

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date

8. Arhivarea dosarelor

27. Proceduri de arhivare a dosarelor

Procedurile specifice arhivarii dosarelor sunt insuficente

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu indeplinesc conditiile de conformitate

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt cunoscute si nu se aplica

28. Locatia arhivarii

Alocarea unui spatiu insuficient

Alocarea unui spatiu necorespunzator (umiditate ridicata, apropiere fata de surse de caldura)

29. Desemnarea personalului responsabil

Nenominalizarea unui responsabil cu activitatea de arhivare

30. Procesul de arhivare a dosarelor

Indosarierea necorespunzatoare a documentelor in dosare

Neopisarea dosarelor arhivate

Dosarele nu sunt predate la arhiva institutiei la termenele legale

Procesul-verbal de predare-primire nu indeplineste conditiile de conformitate

Nota:

Elaborarea documentului Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total al riscului comporta doua etape: in prima faza se realizeaza evaluarea nivelelor riscurilor asociate operatiilor auditabile, iar in a doua faza se determina punctajul total pe baza formulei din Normele metodologice privind auditul intern, respectiv:

n

T= å Pi x Ni unde: Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu

i = 1 Ni = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat

Evaluarea riscurilor asociate operatiilor auditabile pe baza informatiilor in posesia carora a intrat auditorul intern, pana in acest moment, din documentele primite de la entitate si/sau din rapoarte anterioare, dar si din propria expertiza in domeniu are un oarecare grad de subiectivitate.

Din aceste motive se recomanda ca auditorii interni sa aiba in vedere posibilitatea imbunatatirii acestei lucrari pe durata misiunii de audit si in special in etapa Interventiei la fata locului, functie de informatiile, documentele si probele de audit pe care le realizeaza.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

CLASAREA OPERATIILOR PE BAZA PUNCTAJULUI RISCURILOR

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01.- 31.12.2008

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctaj total

Clasare

Obs.

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

2. Adecvarea structurii organizatorice pentru realizarea obiectivelor

Neadecvarea structurii organizatorice corespunzator obiectivelor stabilite

Mediu

3. Resursele umane

Insuficienta personalului angajat in raport cu obiectivele serviciului

Mare

Neadecvarea nivelului de experienta si pregatire profesionala a salariatilor cu gradul de complexitate al lucrarilor

Mediu

4. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

Inexistenta planurilor anuale si strategice privind perfectionarea profesionala a personalului

Mare

Planurile de perfectionare profesionala nu sunt adaptate la cerintele fiecarui salariat

Mare

Nedesemnarea unei persoane responsabile cu organizarea si monitorizarea rezultatelor programelor de perfectionare profesionala

Mic

Nu

5. Planificarea activitatii

Desfasurarea activitatii juridice pe baza unui plan formalizat

Mic

Nu

Corelarea planului cu politica de realizare a obiectivelor entitatii

Mic

Nu

6. Raportarea activitatii

Neintocmirea lucrarilor si rapoartelor sau intocmirea incompleta a acestora

Mare

Avizarea unor documente care nu indeplinesc cadrul legal

Mare

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

7. Proceduri specifice de gestionare

Procedurile specifice de gestionare sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice de gestionare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice de gestionare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice de gestionare nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

8. Evidenta cauzelor

Neconformitatea Registrului unic al cauzelor

Mare

Nerepartizarea cauzelor in vederea solutionarii

Mediu

Accesarea de catre persoane neautorizate a Registrului de cauze

Mic

Nu

Neefectuarea inregistrarilor in Condica termenelor

Mare

9. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

Dosare de instanta incomplete

Mediu

Existenta unor acte neinregistrate in evidenta serviciului

Mare

Accesarea de catre persoane neautorizate a dosarelor cauzelor

Mic

Nu

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

10. Proceduri specifice de reprezentare

Procedurile specifice de reprezentare insuficente

Mare

Procedurile specifice de reprezentare nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

11. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

Ineficienta fundamentarii intampinarilor

Mare

Neconformitatea formularii intampinarilor

Mic

Nu

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Mic

Nu

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Mare

Nevalorificarea hotararilor obtinute si definitive

Mediu

Absenta de la sedintele de judecata

Mare

Ineficienta organizatorica in reprezentarea in instantele de judecata

Mare

12. Raportarea reprezentarii in instanta

Insuficienta raportarii reprezentarii

Mic

Nu

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

13. Proceduri specifice de analiza

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice de analiza nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice de analiza nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice de analiza nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

14. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

Neutilizarea tuturor cailor de atac atunci cand hotararile sunt defavorabile

Mare

Pierderea actiunii ca urmare a neprezentarii logice a faptelor si sustinerea cu probe adecvate a acestora

Mare

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a apelului

Mare

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a recursului

Mare

15. Analiza modului de formulare a clauzelor contractuale

Insuficienta  clauzelor contractuale

Mic

Nu

16. Raportarea periodica a cauzelor

Insuficienta raportarii cauzelor

Mic

Nu

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

17. Proceduri specifice de analiza

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice de investire nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice de investire nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice de investire nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

18. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

Neluarea masurilor de recuperare a creantelor

Mare

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

Mare

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

Mare

Nu

Neluarea masurilor de recuperare a debitelor

Mare

Intarzieri in recuperarea debitelor

Mediu

19. Formularea si fundamentarea eventualelor contestatii la executare

Ineficienta solutionarii eventualelor contestatii la executare

Mic

Nu

20. Raportarea investirii

Insuficienta raportarii investirii

Mic

Nu

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

21. Proceduri specifice declansarii falimentului

Procedurile specifice declansarii falimentului sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice declansarii falimentului nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

22. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

Neaplicarea tuturor modalitatilor de recuperare a debitelor

Mare

23. Inscrierea la masa credala

Inscrierea la masa credala cu debite mai mici decat cele reale de recuperat

Mediu

24. Formularea si fundamentarea contestatiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor solutii nelegale ale instantelor sau debitorilor

Mediu

25. Raportarea declansarii falimentului

Insuficienta raportarii

Mic

Nu

7. Sistemul informatic

26. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

Dotarea insuficienta cu hard si soft aferent activitatii juridice

Mic

Nu

Neactualizarea sistematica a bazei de date privind legislatia

Mediu

Discontinuitate si pregatire insuficienta a personalului implicat in operarea si utilizarea sistemului informatic

Mic

Nu

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date

Mediu

8. Arhivarea dosarelor

27. Proceduri de arhivare a dosarelor

Procedurile specifice arhivarii dosarelor sunt insuficente

Mare

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu indeplinesc conditiile de conformitate

Mare

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

Mare

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt cunoscute si nu se aplica

Mare

28. Locatia arhivarii

Alocarea unui spatiu insuficient

Mic

Nu

Alocarea unui spatiu necorespunzator (umiditate ridicata, apropiere fata de surse de caldura)

Mic

Nu

29. Desemnarea personalului responsabil

Nenominalizarea unui responsabil cu activitatea de arhivare

Mediu

30. Procesul de arhivare a dosarelor

Indosarierea necorespunzatoare a documentelor in dosare

Mare

Neopisarea dosarelor arhivate

Mare

Dosarele nu sunt predate la arhiva institutiei la termenele legale

Mic

Nu

Procesul-verbal de predare-primire nu indeplineste conditiile de conformitate

Mic

Nu

Nota:

Pentru continuarea analizei, auditorii interni au impartit in cele trei categorii (mari, medii si mici) riscurile din documentul Stabilirea nivelului riscului si a punctajului total, tinand cont si de resursele alocate misiunii (numar de persoane, timpul aferent s.a.), astfel:

Riscuri mici

Riscuri medii

Riscuri mari

Pentru moment, riscurile mici vor fi ignorate, in sensul ca nu vor fi auditate, iar riscurile semnificative (mari si medii) vor intra in faza de ierarhizare, ocazie cu care se va elabora documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

TABELUL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. - 31.12.2005

Intocmit:  Data:

Avizat:  Data:

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S

Consecinta functionarii/ nefunctionarii

controlului intern

Grad de incredere in controlul intern

Obs.

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii juridice nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

2. Adecvarea structurii organizatorice pentru realizarea obiectivelor

Neadecvarea structurii organizatorice corespunzator obiectivelor stabilite

T

Reorganizarea structurii serviciului a contribuit la eliminarea riscului de neadecvare

Ridicat

3. Resursele umane

Insuficienta personalului angajat in raport cu obiectivele serviciului

S

Scazut

Neadecvarea nivelului de experienta si pregatire profesionala a salariatilor cu gradul de complexitate al lucrarilor

S

Scazut

4. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

Inexistenta planurilor anuale si strategice privind perfectionarea profesionala a personalului

S

Scazut

Planurile de perfectionare profesionala nu sunt adaptate la cerintele fiecarui salariat

S

Scazut

5. Raportarea activitatii

Neintocmirea lucrarilor si rapoartelor sau intocmirea incompleta a acestora

S

Scazut

Avizarea unor documente care nu indeplinesc cadrul legal

S

Mediu

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

6. Proceduri specifice de gestionare

Procedurile specifice de gestionare sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice de gestionare nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice de gestionare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice de gestionare nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

7. Evidenta cauzelor

Neconformitatea Registrului unic al cauzelor

S

Scazut

Nerepartizarea cauzelor in vederea solutionarii

S

Scazut

Neefectuarea inregistrarilor in Condica termenelor

S

Scazut

8. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

Dosare de instanta incomplete

S

Scazut

Existenta unor acte neinregistrate in evidenta serviciului

S

Scazut

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

9. Proceduri specifice de reprezentare

Procedurile specifice de reprezentare insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice de reprezentare nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice de reprezentare nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

10. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

Ineficienta fundamentarii intampinarilor

S

Scazut

Prescrierea dreptului de a actiona in instanta

S

Scazut

Nevalorificarea hotararilor obtinute si definitive

S

Scazut

Absenta de la sedintele de judecata

S

Mediu

Ineficienta organizatorica in reprezentarea in instantele de judecata

S

Scazut

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

11. Proceduri specifice de analiza

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice de analiza nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice de analiza nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice de analiza nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

12. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

Neutilizarea tuturor cailor de atac atunci cand hotararile sunt defavorabile

S

Scazut

Pierderea actiunii ca urmare a neprezentarii logice a faptelor si sustinerea cu probe adecvate a acestora

S

Mediu

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a apelului

S

Scazut

Pierderea actiunii ca urmare a neformularii in termen a recursului

S

Scazut

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

13. Proceduri specifice de investire

Procedurile specifice de analiza sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice de investire nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice de investire nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice de investire nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

14. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

Neluarea masurilor de recuperare a creantelor

S

Scazut

Nesolicitarea suspendarii executarii silite in cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare

S

Scazut

Neluarea masurilor de recuperare a debitelor

S

Scazut

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

15. Proceduri specifice declansarii falimentului

Procedurile specifice declansarii falimentului sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice declansarii falimentului nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice declansarii falimentului nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

16. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

Neaplicarea tuturor modalitatilor de recuperare a debitelor

S

Scazut

17. Inscrierea la masa credala

Inscrierea la masa credala cu debite mai mici decat cele reale de recuperat

T

Exista o procedura de control intern care functioneaza

Ridicat

18. Formularea si fundamentarea contestatiilor la deciziile nefavorabile

Acceptarea unor solutii nelegale ale instantelor sau debitorilor

T

Exista o procedura de control intern care functioneaza

Ridicat

7. Sistemul informatic

19. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

Neactualizarea sistematica a bazei de date privind legislatia

S

Mediu

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesarilor si modificarilor neautorizate ale bazelor de date

S

Scazut

8. Arhivarea dosarelor

20. Proceduri de arhivare a dosarelor

Procedurile specifice arhivarii dosarelor sunt insuficente

S

Scazut

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu indeplinesc conditiile de conformitate

S

Scazut

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt actualizate functie de modificarile legislative

S

Scazut

Procedurile specifice arhivarii dosarelor nu sunt cunoscute si nu se aplica

S

Scazut

21. Desemnarea personalului responsabil

Nenominalizarea unui responsabil cu activitatea de arhivare

T

Sistemul de control intern este eficient

Ridicat

22. Procesul de arhivare a dosarelor

Indosarierea necorespunzatoare a documentelor in dosare

S

Scazut

Dosarele arhivate nu sunt opisate

S

Scazut

Nota:

In faza de ierarhizare se elaboreaza documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe, prin preluarea operatiilor auditabile cu riscuri semnificative (mari si medii) din documentul Clasarea operatiilor, respectiv un numar de care cuprinde un numar de 22 obiecte auditabile si 61 de riscuri asociate acestora.

Ierarhizarea obiectelor auditabile consta in evaluarea functionalitatii sistemelor de control intern care limiteaza efectele riscurilor si care dau posibilitatea auditorilor interni sa aprecieze acele obiecte auditabile ca fiind "puncte tari", celelalte riscuri pentru care nu exista activitati de control sau acestea sunt nefunctionale sunt in continuare considerate "puncte slabe". Astfel, in urma analizei au rezultat 4 riscuri asociate obiectelor auditabile care au fost evaluate ca fiind "puncte tari" si vor fi eliminate pentru moment, din auditare.

Pornind de la documentul Tabelul puncte tari si puncte slabe se va elabora documentul Tematica in detaliu a misiunii de audit in care vor fi preluate numai operatiile considerate ca fiind puncte slabe , ocazie cu care vor fi renumerotate si stabilita corespondenta cu paragrafele din Raportul de audit intern..

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01.- 31.12.2005

Intocmit: Data:

Avizat:  Data:

Obiective

Obiecte auditabile selectate

Paragraful corespunzator din RAI

1. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea juridica

2. Resursele umane

3. Sistemul de perfectionare profesionala a personalului

4. Raportarea activitatii

2. Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor

la care entitatea

este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

5. Proceduri specifice de gestionare

6. Evidenta cauzelor

7. Constituirea si evidenta dosarelor finalizate

3. Reprezentarea entitatii in instantele de judecata

8. Proceduri specifice de reprezentare

9. Formularea si fundamentarea participarii in instanta

4. Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

10. Proceduri specifice de analiza

11. Adecvarea modalitatilor de analiza a cauzelor

5. Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

12. Proceduri specifice de investire

13. Investirea hotararilor cu titlu executoriu

6. Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

14. Proceduri specifice declansarii falimentului

15. Solicitarea falimentului in cazul debitorilor care sunt insolvabili

7. Sistemul informatic

16. Adecvarea sistemului informatic la specificul activitatii juridice

8. Arhivarea dosarelor

17. Proceduri de arhivare a dosarelor

18. Procesul de arhivare a dosarelor

Nota:

Procedura Analiza riscurilor a inceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile care a cuprins 30 de operatii/obiecte auditabile, si se finalizeaza cu Tematica in detaliu a misiunii de audit, in care au fost selectate numai 18 obiecte auditabile.

In continuare, cele 18 operatii/obiecte auditabile, vor fi avute in vedere in activitatea de auditare, deoarece reprezinta riscuri semnificative pentru domeniul auditat si vor fi supuse diferitelor testari, stabilite pe baza Programului interventiei la fata locului, care se vor materializa in F.I.A.P.-uri si F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, si in final vor fi transferate si comentate in Raportul de audit intern, in ordinea din Tematica in detaliu a misiunii de audit.

Mentionam totusi ca procedura Analiza riscurilor trebuie sa ramana un "document viu", care in functie de constatarile realizate in etapa de Interventie la fata locului sa fie actualizat, ori de cate ori se impune.

ENTITATEA PUBLICA

Serviciul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea juridica

Perioada auditata: 01.01. -31.12.2005

Intocmit: Data:

Avizat: Data:

Obiectivele auditului

ActivitatiLE programate

Durata  (h)

Persoanele implicate

Locul desfASurArii

 

Tema generala

Activitatea juridica  264

 

1. Pregatirea misiunii de audit

 

1. Tiparirea si procesarea Ordinului de serviciu

SAI

 

2. Tiparirea si procesarea Declaratiei de independenta

SAI

 

3. Pregatirea si transmiterea Notificarii privind declansarea misiunii de audit intern catre partile interesate

SAI

 

4. Colectarea si prelucrarea informatiilor

SAI

AUDITAT

 

5. Intocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile

SAI

 

6. Elaborarea Tabelului puncte tari si puncte slabe

SAI

 

7. Intocmirea Programului de audit intern

SAI

 

8.Intocmirea Notei si a Programului interventiei la fata locului

SAI

 

9. Obtinerea aprobarii Notei si a anexelor acesteia: Colectarea si prelucrarea datelor, "Tabelul - Puncte tari si puncte slabe" si Programul interventiei la fata locului.

SAI

 

10. Planificarea si organizarea Sedintei de deschidere cu Serviciul Juridic

SAI

AUDITAT

 

11. Redactarea Minutei sedintei de deschidere. Obtinerea numelui persoanelor de contact si stabilirea unui loc pentru desfasurarea activitatii de audit.

AUDITAT

 

2. Interventia la fata locului

 

Obiectivul I. Organizarea, planificarea si raportarea activitatii juridice

1.1 Efectuarea testarilor 

AUDITAT

SAI

 

1.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

 

1.3 Elaborare FIAP - urilor

 

1.4 Colectarea dovezilor

 

1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

 

Obiectivul II.

Sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte (inregistrare, repartizare, constituire si urmarire)

2.1 Efectuarea testarilor

AUDITAT

SAI

2.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

2.3 Elaborarea FIAP - urilor

2.4 Colectarea dovezilor

2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

 

Obiectivul III. Reprezentarea entitatii  in instantele de judecata

3.1 Efectuarea testarilor 

AUDITAT

SAI

 

3.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

 

3.3 Elaborarea FIAP - urilor

 

3.4 Colectarea dovezilor

 

3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

 

Obiectivul IV.

Modalitatile de analiza a cauzelor care au determinat respingerea in instanta a actiunilor formulate

4.1 Efectuarea testarilor

AUDITAT

SAI

4.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

4.3 Elaborarea FIAP - urilor

4.4 Colectarea dovezilor

4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Obiectivul V.

Investirea hotararilor judecatoresti si solicitarea punerii lor in aplicare de catre organul de executare

5.1 Efectuarea testarilor

AUDITAT

SAI

5.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

5.3 Elaborarea FIAP - urilor

5.4 Colectarea dovezilor

5.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Obiectivul VI.

Declansarea falimentului in vederea recuperarii debitelor

6.1 Efectuarea testarilor

AUDITAT

SAI

6.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

6.3 Elaborarea FIAP - urilor

6.4 Colectarea dovezilor

6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Obiectivul VII.

Sistemul informatic

6.1 Efectuarea testarilor

6.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

6.3 Elaborarea FIAP - urilor

6.4 Colectarea dovezilor

6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Obiectivul VIII.

Arhivarea dosarelor

6.1 Efectuarea testarilor

6.2 Discutarea constatarilor cu seful de serviciu

6.3 Elaborarea FIAP - urilor

6.4 Colectarea dovezilor

6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al continutului si al formei si intocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

12. Planificarea si organizarea Sedintei de inchidere

AUDITAT

 

13. Discutarea constatarilor cu Serviciul Juridic

AUDITAT

 

14. Concluzii

SAI

 

III. Raportul de audit intern

 

15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

SAI

 

16. Revizuirea Raportului de audit intern

SAI

17. Obtinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere

SAI

 

18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat si solicitarea de raspuns in 15 zile

SAI

 

19. Planificarea si organizarea Reuniunii de conciliere, daca este cazul

AUDITAT

 

20. Includerea in Raportul de audit intern a aspectelor retinute din punct de vedere al auditatului

SAI

 

21. Finalizarea Raportului de audit intern

SAI

 

22. Obtinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea institutiei

SAI

 

23. Transmiterea recomandarilor aprobate catre auditat

SAI

 

IV. Urmarirea recomandarilor

24. Intocmirea Fisei de urmarire a recomandarilor

SAI

Nota:

Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, impartim intre membri echipei de auditori activitatile pe care le vor desfasura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea incadrarii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

Bibliografie

1. M. Boulescu, L. Gadau - Audit intern - entitati economice, Ed. Fundatiei "Romania de Maine", Bucuresti, 2007.

2. E. Ghita, M. Ghita - Audit si control, Ed. Fundatiei "Romania de Maine", Bucuresti, 2007.

3. M. Ghita, E. Ghita, S. Domnisoru - Manual de audit intern, Ed. Sitech, Craiova, 2004.

4. E. Ghita - Audit public intern, Ed. Sitech, Craiova, 2004.

5. E. Ghita - Control intern si audit intern, Ed. Sitech, Craiova, 2008.

6. M. Ghita, E. Ghita, A. G. Manta, D. Voinea, A. Popa - Guvernanta corporativa si auditul intern, Ed. Sitech, Craiova, 2009.

7. J. Renard - Teoria si practica auditului intern, Editia a IV-a, traducere din limba franceza realizata de MFP in cadrul unui proiect finantat de PHARE, Bucuresti,2002.




loading...





Politica de confidentialitate


Copyright © 2020 - Toate drepturile rezervate