Home - Rasfoiesc.com
Educatie Sanatate Inginerie Business Familie Hobby Legal
La zi cu legile si legislatia.masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii



Administratie Contabilitate Contracte Criminalistica Drept Legislatie

Administratie


Index » legal » Administratie
» REDACTAREA MATERIALELOR DE RELATII PUBLICE - Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri


REDACTAREA MATERIALELOR DE RELATII PUBLICE - Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri




REDACTAREA MATERIALELOR DE RELATII PUBLICE

RMRP C2

Memo-uri, e-mail-uri, scrisori, rapoarte, propuneri

Scopul materialelor – instituirea si mentinerea unui flux eficient al informatiilor

momentul expunerii

locul expunerii




cantitatea de informatii

tipul informatiilor

MEMO-urile

= memorandum

= nota de serviciu

= ”o modalitate neprotocolara de a semnala un lucru important, care s-a petrecut sau se va petrece intr-o organizatie, in mod rapid si eficient”

sunt adesea folosite pentru comunicarea in interiorul companiei

pentru comunicarea in exterior, fax-urile sunt utilizate adesea sub forma memo-urilor

Cum se scrie un memo?

v    forma neprotocolara de adresare (daca expeditorul si destinatarul se cunosc, nu e nevoie de titluri, functii, nici chiar de nume de familie);

v    simplitate;

v    continut

data (alineat in dreapta);

destinatarul (nume, functie, adresa, departament, telefon, fax);

expeditorul (nume, functie, adresa, departament, telefon, fax);

subiectul;

nr. de pagini (pentru fax-uri).

v    daca se foloseste foaie cu antet, nu mai e nevoie de datele expeditorului;

v    daca organizatia are un model propriu de memo, atunci se foloseste acela.

Partea principala a memo-ului

scurt

tonul si ritmul depind de scopul, stilul si publicul memo-ului;

se scrie pentru un public limitat, deci este specific;

se elimina informatiile redundante (de exemplu, cele cunoscute deja in cadrul unei echipe);

informatiile trebuie sa fie clare si suficiente;

materialele mai ample, complicate se adauga la sfarsit, sub forma anexelor (se face lista anexelor);

contine semnale vizuale;

se scrie la un rand, cu spatiu intre paragrafe;

paragrafele se scriu cu alineat;

se folosesc listele cu marcatori (bullets and numbering);

se folosesc elemente numerotate.

MODEL:

Catre..

De la

Principalul

Tipuri de memo-uri

1. Memo de tip buletin

- pentru urgente (un fel de telegrama-memo);

- continut scurt, concis;

- anunta un eveniment important;

- poate aparea pe avizier.

2. Memo de tip expunere

- descriptiv(subiectul de orice fel);

- stil conversational.

3. Memo de tip informativ

- descriptiv, detaliat;

- descrie proiectele, actiunile executate, rezultatele (obtinute sau asteptate);

- mai protocolare.

4. Memo de tip actiune

- prezinta actiuni efectuate sau care vor urma;

- rubrica pentru replica destinatarilor (exemplu: acceptul responsabilitatii, respingerea problemei, conditii, nevoi etc.);

- include elemente de constrangere.

5. Memo de tip rezumat

- descriere detaliata / schita;

- paragrafe cu subtitluri;

- expune fluxul informational si actiunile.

Exemplu: evaluari ale unor programe desfasurate.

6. Memo pentru clasare

- se arhiveaza informatii de uz intern, pentru referinte ulterioare (”jurnal” cu date precise si punctele de vedere ale celor implicati, chiar citate);

- pentru programe complexe, care implica un numar mare de persoane;

- in cazul unor divergente majore;

- stil si ton concis.

7. Memo – observatii

implicarea destinatarului (dumneavoastra / tu);

distribuirea:

o      copierea mai multor exemplare si distribuirea lor fiecarei persoane;

o      metoda succesiunii (memo plus lista succesiunii persoanelor la care trebuie sa ajunga, fiecare semneaza si da urmatorului de pe lista);

o      distribuirea memo-ului sefilor de departamente (acestea le distribuie subordonatilor lor);

o      memo-ul pe aviziere (trebuie sa contina elemente grafice);

o      memo-uri in plicurile de salarii;

o      memo-uri trimise acasa (de exemplu, pentru petreceri).

Un memo de necitit

Text bloc

memo lung;

paragrafe lungi, la un rand, fara spatii libere intre ele;

alinierea marginii din dreapta;

ultimul rand din paragraf pana la marginea din dreapta.

- Dificultate:

- destinatarul memo-ului: ceva general (exemplu: numele departamentului sau pur si simplu ”distribuire”, ”clasare”);

- subiectul plictisitor si complicat;

- prima fraza de 30-50 cuvinte, intortocheata, cu multe cuvinte de legatura;

- fraza a doua incepe cu propozitie subordonata (nu contine scopul memo-ului).

- Ilizibilitate:

- fonturi grotesti, de corp 8, majuscule;





- propozitii lungi, cu paranteze multe, separarea;

- diateza pasiva;

- jargon, abstractii, abundenta numelor si cifrelor exacte;

- copii sterse.

E-MAIL-ul

- Avantaje:

- simplu;

- instantaneu;

- raspuns mai rapid la mail, decat la documente pe hartie;

- modalitate interactiva;

- nu exista riscul confruntarii directe;

- senzatia de a fi ascultat (cu sefii);

- la indemana (laptop-uri);

- conectare continua (chiar si de acasa, cu cei de peste hotare);

- se pot transmite texte, imagini, sunete.

- Dezavantaje:

- nu se citeste regulat;

- greseli de ortografiere;

- se transmit mesaje neprelucrate (greseli ortografice, neclaritate);

- spontaneitate (necumpatare);

- risipa (se transmit si persoanelor care nu sunt interesate de subiect).

- Continutul e-mail-ului:

- amplitudinea depinde de ce cunoaste destinatarul, ce trebuie sa afle, ce trebuie sa gandeasca;

- acuratete;

- precizie (regulile textului scris sunt diferite de cele ale vorbirii);

- formula de salut adecvata;

- ton conversational (dar fara cuvinte prea dure);

- scopul mesajului trebuie sa fie clar de la inceput;

- text simplu, paragrafe mici, fraze scurte, alineate;

- nu se folosesc abrevieri;

- incheiere agreabila (de exemplu, multumiri).

SCRISOAREA

Scrisorile de afaceri cu   6 parti:

Antetul scrisorii

a.      date expeditor (nume, functie, adresa);

b.     data;

c.      datele destinatarului (nume, functie, adresa).

Formula de salut

- atentie, in functie de destinatar.

Partea principala

- tonul depinde de relatia expeditor-destinatar.

Incheiere

a.      indemnul la actiune / oferte de ajutor

b.     afirmatii curtenitoare.

Semnatura

a.      numele autorului – dactilografiat;

b.     functia – dactilografiata sub nume;

c.      semnatura – deasupra numelui

Referinte

- simboluri pentru scrisori redactate de altcineva, decat expeditorul;

- initialele autorului (majuscule), initialele persoanei care dactilografiaza (minuscule)

Anexa: numele documentului

C: numele persoanelor care primesc copii

BCC: numele persoanelor care primesc copii, fara ca celelalte persoane sa stie.

Tipuri de scrisori

  1. Scrisori de informare

Ofera informatii despre:

un eveniment;

o actiune;

o decizie.

Ton direct;

Anticipeaza unele intrebari;

Include scrisorile de recomandare.

  1. Scrisori de cerere

Se face o cerere (contributii, sprijin etc.);

Se sugereaza o recompensa;

  1. Scrisoarea de prezentare / promotionala
  1. Solicita acceptarea si / sau participarea;
  2. Apel emotional;
  3. Indemn la actiune;

Se folosesc subtitluri, italice, sublinieri, alineate.

  1. Scrisoarea de transmitere

Cand se trimit mai multe materiale unei persoane;

Contine lista materialelor trimise si scopul trimiterii (scrise cu marcatori);

Titlurile materialelor se scriu in bold.

  1. Scrisoarea explicativa

Nota scurta nu este acelasi lucru cu scrisoarea de transmitere!);

Anunta materialele trimise, scopul trimiterii).

  1. Scrisoarea de raspuns

de multumire;

de observatii;

de comentarii;

situare in context;

corectare.

Sunt scrisori personale sau publice:



Cele publice sunt directe, concise, persuasive. Sunt publicate.

Raportul si propunerea

Raportul: rezumat al informatiilor referitoare la un subiect (exemplu: rezumat asupra situatiei create in urma crizei).

Propunerea: prezentarea detaliata a unui plan de actiune (exemplu: propunerea de redresare a unei situatii).

Observatie: ambele documente necesita cercetare, sunt ample, detaliate.

Organizarea si redactarea raportului si propunerii

Scrisoarea

Scrisoarea de prezentare / scrisoarea explicativa

Adresata destinatarului raportului / propunerii;

Cuprinde:

o      continutul lucrarii;

o      echipa de cercetare, planificare, redactare, ilustrare;

o      rezumat al rezultatelor, recomandarilor;

o      conditiile care influenteaza situatia proiectului.

Scrisoarea de transmitere

Cand este nevoie de multe anexe

Cuprinde:

o      cine a cerut raportul / propunerea;

o      rezumatul rezultatelor, recomandari;

o      lista persoanelor care au sprijinit realizarea (multumiri).

2. Paginile preliminare

coperta;

pagina de titlu;

tabla de materii;

lista cu tabele, desene, ilustratii (ca in orice carte).

3. Sinopsis

rezumat / rezumat de lucru;

o prezentare succinta a continutului raportului sau propunerii;

1-2 pagini.

4. Partea principala, care cuprinde:

Introducerea:

o      contextul problemei in discutie;

o      scopul documentului;

o      metode;

o      de ce e important;

o      dificultati aparute si modul de rezolvare.

Cuprinsul – construit in jurul unui enunt / ipoteza:

o      titluri, subtitluri, sublinieri, alineate, semnale vizuale;

o      dovezi, caracter unitar.

Concluzii (claritate)

o      prezentarea rezultatelor → concluzii → recomandari.

Referintele:

o      citarea surselor;

o      indicatiile bibliografice complete;

o      note de subsol / finale (ca in orice lucrare stiintifica).

Bibliografia

o      carti citate sau doar consultate.

Anexe

o      cuprind materiale complexe (cu indicative):

scheme;

ilustratii;

harti;

copii ale chestionarelor etc.




loading...




Politica de confidentialitate


Copyright © 2020 - Toate drepturile rezervate