Organizarea

Organizarea

Organizarea: introducere

Organizarea, ca funcție a managementului: stabilirea și delimitarea proceselor de munca (fizica și intelectuala), repartizarea lor unor posturi de lucru, gruparea posturilor in compartimente și stabilirea legaturilor dintre aceste compartimente.

In funcție de obiect (de elementele organizate):

1. "Organizarea" interna a proceselor de munca: organizarea procesuala
2. Organizarea propriu-zisa a firmei, pe compartimente: organizarea structurala (structura firmei)

1. Organizarea procesuala

Procesele de munca sunt structurate pe nivelurile urmatoare:

1. Funcțiunea: ansamblul activitaților de aceeași natura sau complementare.
2. Activitatea: ansamblul proceselor omogene efectuate pentru atingerea unor obiective cu grad relativ ridicat de generalitate, necesitand cunoștințe profesionale dintr-un domeniu mai restrans.
3. Atribuția: ansamblul proceselor efectuate sistematic in cadrul unor posturi asemanatoare, prin care se realizeaza o anumita componenta importanta a activitații, pentru atingerea unor obiective specifice.
4. Sarcina: ansamblul proceselor de munca desfașurate pentru atingerea unui obiectiv punctual; privește, in majoritatea cazurilor, un singur post, dar exista și sarcini colective. Adesea, sarcina este o instanța de indeplinire a unei atribuții.
5. Operația: elementul de baza al organizarii procesuale, un proces de munca omogen, lipsit de complexitate, prin care se efectueaza o parte a unei sarcini.

Functiunile firmei

1. Cercetare-dezvoltare
2. De producție
3. Comerciala
4. Economica
5. De personal

1.Cercetare-dezvoltare (CD): ansamblul activitaților prin care se studiaza, concepe, elaboreaza și realizeaza concret cadrul tehnic, tehnologic și organizatoric viitor al unitații.

Cercetarea: se descopera cunoștințe noi necesare satisfacerii cerințelor consumatorilor.

Dezvoltarea: asigura determinarea cailor prin care noile cunoștințe vor fi transpuse in practica.

2.Producție (P): ansamblul activitaților prin care se realizeaza transformarea resurselor in produse/servicii, precum și activitațile auxiliare, care asigura desfașurarea normala a activitaților de baza.

Prin aceste activitați se realizeaza obiectul de activitate al firmei.

2 tipuri:

1. Activitați de pregatire organizatorica a producției
2. Activitați de producție propriu-zisa

In abordarea internaționala, P include și aprovizionarea.

3.Comercial (C): ansamblul activitaților legate de relația firmei cu piața*.

Abordarea romaneasca:

C cuprinde 3 activitați: marketing, aprovizionare și vanzare.

Abordarea internaționala:

C = Marketing, care include și activitațile de desfacere (vanzare).

Economic (E) financiar-contabil : ansamblul activitaților care vizeaza obținerea și folosirea mijloacelor financiare necesare firmei, precum și inregistrarea și evidența in expresie baneasca a fenomenelor economice din cadrul firmei.

2 activitați:

1. Activitați financiare
2. Contabilitate

5.Personal (CD): ansamblul activitaților legate de gestionarea și dezvoltarea resursei umane din cadrul firmei.

Activitațile de baza:

Recrutare

Selectare

Incadrare

Pregatire profesionala

Salarizare

Promovarea personalului

Functiunile firmei: succesiune

Organizarea structurala

Organizarea structurala a firmei: definirea unor locuri de munca (posturi) in care sa se efectueze activitațile necesare atingerii obiectivelor firmei și stabilirea unor legaturi intre aceste locuri de munca.

Rezultatul organizarii structurale: structura organizatorica.

2 substructuri:

Structura de conducere (manageriala, funcționala): compartimentele care asigura cadrul necesar desfașurarii proceselor de conducere și execuție.

Structura operaționala (de producție): compartimentele care asigura realizarea directa și nemijlocita a obiectului de activitate al firmei.

Elementele structurii organizatorice

Postul (locul de munca): un ansamblu de sarcini și responsabilitați care ii revin unui angajat.

2. Funcția: totalitatea posturilor cu atribuții identice sau asemanatoare.
3. Aria de control (ponderea ierarhica): numarul de posturi coordonate de un anumit post managerial.
4. Compartimentul: un grup de posturi subordonate aceleiași autoritați; poate fi in linie de comanda sau staff, elementare sau de ansamblu.
5. Nivelul ierarhic: totalitatea posturilor/compartimentelor investite cu autoritate in aceeași masura.
6. Legaturile (relațiile) dintre compartimente: pot fi ierarhice sau funcționale.

Elaborarea structurii organizatorice

Principii care trebuie respectate:

1. Supremația obiectivelor: fiecare element, incepand cu postul, trebuie sa asigure condițiile pentru atingerea obiectivelor stabilite.
2. Specializarea: fiecare compartiment sa efectueze activitați inrudite (ca natura, zona, produs etc.).
3. Economia de legaturi: fiecare element sa fie cat mai independent din p.d.v. funcțional.
4. Economia de personal: pe fiecare post sa se poata realiza sarcinile cat mai rapid, rezultand un numar mai redus de posturi.
5. Unitatea de comanda: fiecare post sa-i fie subordonat unui singur post de conducere.
6. Apropierea conducerii de execuție: cat mai puține niveluri.
7. Flexibilitate: structura sa poata fi modificata cat mai ușor.

Etapele elaborarii structurii organizatorice:

1. Analiza cat mai aprofundata a obiectivelor firmei.
2. Stabilirea și delimitarea cat mai analitica a activitaților care trebuie realizate.
3. Determinarea volumului de munca necesar pentru realizarea fiecarei activitați.
4. Stabilirea compartimentelor in care se va realiza fiecare activitate.
5. Gruparea acestor compartimente in compartimente de ansamblu.
6. Stabilirea legaturilor intre compartimente.
7. Intocmirea organigramei.
8. Elaborarea regulamentului intern de organizare.
9. Evaluarea eficienței structurii organizatorice

Tipologia structurilor organizatorice

Cel mai frecvent utilizate structuri:

1. Structura pe funcțiuni: activitațile sunt grupate dupa natura lor
2. Structura pe (grupe de) produse: activitațile sunt grupate dupa produsul vizat
3. Structura pe zone (pe arii): activitațile sunt grupate dupa zona in care sunt desfașurate
4. Structura pe clienți: activitațile sunt grupate dupa clienții carora li se adreseaza produsele/serviciile
5. Structuri hibride: unele activitați sunt grupate pe funcțiuni, altele pe divizii (produse/clienți/zone)
6. Structura matriceala

Structura pe functiuni

Structura pe (grupe de) produse

Recomandabila in cazul unui numar mare de produse, foarte diferite intre ele (tehnologic și/sau comercial).

Structura pe zone

Structura pe clienti

Structuri hibride

Structura matriceala

Aceasta structura incalca principiul unitații de comanda.

Organigrama

Organigrama = reprezentarea grafica a structurii organizatorice.

Tipologia organigramelor:

Organigrama verticala

Organigrama orizontala

Organigrama circulara

Organigrama verticala

Organigrama orizontala

Organigrama circulara