O buna organizare a proiectului presupune mai intai clarificarea rolului si responsabilitatilor actorilor principali

O buna organizare a proiectului presupune mai intai clarificarea rolului si responsabilitatilor actorilor principali

Putem distinge din acest punct de vedere ca un partener poate sa indeplineasca sapte roluri in cadrul unui proiect: sa finanteze si sa sponsorizeze (S); sa decida si sa arbitreze (D); sa valideze din punct de vedere tehnic (V); sa coordoneze (C); sa ia in sarcina o parte din responsabilitati (R); sa participe in mod punctual la parti din proiect (P); sa fie informat (I).

A. Aceste diferite roluri sunt formalizate in organigrama proiectului, care permite sa:

a) sa se identifice clar locul fiecarui partener;

b) de a defini precis rolul si responsbiliatile fiecarui partener;

c) de a se asigura ca toate functiunile necesare in managemntul proiectului sunt bine stabilite;

d) ansamblul partenrilor sa aiba o viziune globala a dispozitivului organizational si uman al proiectului

B. Procesul de definire a rolurilor partenerilor este urmatorul:

a) a defini partenerii si grupurile care vor asigura functia de decizie in cadrul proiectului: a fi garantul strategiei, validarea obiectivelor fundamentale, atribuirea mijloacelor necesare, desemnarea sefului de proiect, validarea orientarilor, validarea finalitatii proiectului (comitetul strategic/comitetul de managemnt sau un singur factor decizional, recunoscut ierarhic de ansamblul actorilor proiectului;

b) de a decupa proiectul in mari elemente care sa fie cat mai logic structurate. Fiecare mare element trebuie sa fie incredintat unui responsabil de santier sau de filiera;

c) a defini actorii si grupurile care asigurau functia de coordonare a proiectului: sa controleze si sa urmareasca avansarea lucrarilor, sa arbitreze, sa dea raspunsuri la intrebari si puncte de suspans pentru a remonta echipa proiectului sa vegheze la atingerea obiectivelor (comitetul de managemnt si managerul proiectului);

d) a defini actorii si grupurile care vor asigura functiia de implementare a proiectului: realizarea actiunilor definite; prezentarea de rapoarte managerului de proiect; sa organizeze si sa coordoneze grupurile de lucru (achipa administrativa a proiectui: actorii care vor avea o contributie la buna desfasurare a proiectului; grupurile de lucru (echipa tehnica sau personalul tehnic): structurarea lor punctuala pentru a raspunde nevoilor punctuale; grupul de comunicare: cel care vor tine legatura cu partenrii, cu autoritatea contractanta, cu mass-media, etc; expertii: consultanti asupra unor puncte particulare ale proiectului.

e) formalizarea structurii proiectului intr-o organigrama.

Managerul de proiectului trebuie sa stie!

a) trebuie sa vegheze ca fiecare actor al proiectului sa aiba cunostinte despre rolul sau in proiect, datele in care intervine si dimensiunea activitatii sale;

b) trebuie sa vegheze pe toata durata proiectului ca toti actorii sa aiba o viziune clara asupra dispozitivului;

c) pentru proiectele de anvergura sau strategice, este important sa fie publicata organigrama proiectului pe un suport de comunicare interna, astfel ca ansamblul organizatiei sa se identifice cu acesta.

1. Sunt posibile trei forme de organizare a managemntului unui proiect

A) Organizarea deschisa prin prezenta unui facilitator

- caracteristici: ierarhia operationala este responsabila a proiectului.Managerul de proiect este si conducatorul organizatiei. El isi asuma rolul de animator si de coordonator.

- avantaje: exista o slaba perturbare a ierarhiei operationale; faciliteaza rapida aplicare in practica; eficacitate si adeziune forte a personalului.

- dezavantaje: necesita o buna comunicare intre ierarhia operationala a organizatiei si seful de proiect; obligatia obtinerii consesnsului intre diferiti responsabili; ritm de progresare lent; proiectul este trecut in plan secundar, dupa ce s-au indeplinit obligatiile de munca obisnuite.

B) Organizarea ferma

- caracteristici: ierarhia operationala nu este respoensabila a proiectului. Managerul de proiect este autonom, este responsabil de echipa proiectului si de resurse.

- avantaje: punerea in valoare a apitudinilor forte; posibilitatea abordarii fara piedici a adevaratelor probleme; eficacitate cand intervin situatii exceptionale.

- dezavantaje: pot sa provoace nemultumiri pentru personal in conditiile unor schimbari brutale in managemnt

C) Organizare matriciala

- carcteristici: ierarhia operationala a organizatiei si managerul de proiect au responsabilitati impartite asupra proiectului.

- avantaje: exista un bun echilibru intre ierarhia operationala si managerul de proiect.

- dezavantaje: necesita o buna experienta in managemntul proiectelor din partea conducatorului organizatiei si a managerului respectivului proiect; pot sa apara interferente autoritate, care pot sa produca crize de autoritate.

Managerul de proiect trebuie sa stie !

O organizare superficiala a proiectului se traduce pe perioada derularii acestuia prin riscuri de disfunctionare:

a) dificulati in luarea deciziilor, in validarea optiunilor si in alegerea solutiilor;

b) insatisfactie fata de solutiile alese; rezistenta la schimbare in cadrul punerii in opera.

2. Actorii unui proiect au preocupari diferite care se traduc prin comportamente, asteptari si nevoi specifice

A) Nevoile psihologice se traduc prin cautarea unor venituri superioare, a unor avantaje de natura personala, etc.

B) Nevoia de securitate se traduce prin cautarea securitatii postului, a unui plan de cariera, a unei vointe de a nu-si asuma riscuri inutile;

C) Nevoia de viata sociala se traduce prin cautarea integrarii intr-un colectiv, intr-o echipa;

D) Nevoia de respect si stima se traduce prin dorinta recunoasterii meritelor individuale, a unui titlu, a unui statut, de a vedea ideile sale acceptate de catre ceilalti;

E) Nevoia de realizare se traduce prin cautarea unei provocari, nevoia de a face lucruri care au sens.

Managerul de proiect trebuie sa stie!

a) Beneficarii unui proiect (actorii) sunt mai degraba ostili schimbarilor decat predispusi sa le accepte.

b) Bneficiarii unui proiect cauta cel mai adesea in viata lor profesionala satisfacerea nevoilor psihologice si securiate.

c) Managerul de proiect si echipa proiectului cauta adesea ca prin intremediul proiectului sa satisfaca nevoile de apartenenta la o echipa, de recunoastere si de respect si stima.

d) Interesele divergente ale beneficiarilor si managerului de proiect nu sunt favorabile derularii proiectului. In aceste conditii este obligatoriu ca sa se constituie o suma de instante