Managementul timpului in proiecte

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN PROIECTE

Timpul este o componenta de baza a unui proiect, care trebuie bine administrata.

Managementul timpului nu depinde doar de regulile de organizare interna a activitatilor, ci si de metodele de lucru proprii fiecarui membru din echipa. Pot aparea adesea activitati neprevazute (sedinte, necesitatea rezolvarii unor conflicte, rezolvarea unor situatii de urgenta), care pot prelungi termenele de finalizare pentru diferite faze ale unui proiect, in cazul in care nu luam in considerare aceste probleme.

Dintre factorii considerati a fi “hoti de timp”, fac parte urmatorii:

Schimbari neasteptate

Incompetenta in delegarea responsabilitatilor

O activitate administrativa excesiva

Amanarea hotararilor

Implicarea prea multor persoane in actul de decizie

Un spatiu de lucru prost organizat

Lipsa cunostintelor de specialitate.

Evidentierea programului pentru un proiect se poate face prin WBS, prin diagramele de retea sau diagramele Gantt.

Managementul timpului este descris ca acțiunea de a controla evenimentele. De aceea, pentru a asigura un bun control asupra timpului de care dispunem in fiecare zi, trebuie sa aplicam și sa respectam o serie de reguli. Acestea sunt reguli simple și nu necesita cunoașterea unor formule magice. Timpul este o resursa limitata contrar crezului multor persoane care percep timpul intr-o forma liniara, crezand ca vor mai avea șansa de a finaliza in ziua urmatoare ce nu au putut finaliza azi. Aceasta este una din principalele probleme cu care majoritatea dintre noi se confrunta, incorecta apreciere a duratei fiecarei activitați pe care o derulam. O alta cauza care genereaza aceasta atitudine consta in lipsa unor obiective bine definite,  pentru a putea ști, cu exactitate, unde ne indreptam și ce dorim sa atingem. Insa un lucru este cert pentru noi toți, anume: timpul trebuie sa fie utilizat eficient. Dar cum vom putea indeplini acest deziderat daca nu avem o viziune de ansamblu asupra activitaților noastre, daca nu avem obiective și plan de lucru, daca nu avem prioritați definite și mai ales daca desfașuram zilnic activitați “rapitoare de timp”?  Prezentam mai jos o scurta lista care cuprinde o serie de activitați care ne rapesc timpul și pe care adesea nu reușim sa le conștientizam:

• Comunicare neadecvata intre membrii echipei
• Apeluri telefonice necontrolate
• Vizitatori neanunțații 
• ședințe  interminabile sau care nu sunt bine organizate
• Lipsa unei planificari pe termen lung

Lista poate continua, dar este important de reținut ca acești “hoți de timp” ne afecteaza zi de zi buna desfașurare a activitaților noastre și trebuie sa ii combatem. Posibile soluții de controlare a frecvenței apariției acestor factori perturbatori, pot fi:
• Stabilirea clara a obiectivelor, de preferat la inceputul fiecarei saptamani
• Utilizarea unei agende
• Stabilirea unui set de reguli cu colegii de la birou, astfel incat sa se evite intreruperile frecvente
• Stabilirea unui orar de intalnire și ședințe și a unei perioade a zilei in care sa va ocupați strict de activitatea de birou

Pe langa aceste reguli pe care le puteți transpune cu ușurința in activitațile dumneavoastra de zi cu zi, trebuie sa ținem cont și de ciclul energiei umane, pentru a identifica momentele zilei in care suntem energici și care sunt momentele zilei in care nu ne putem concentra asupra unor sarcini complexe. Este foarte important sa identificam acest aspect deoarece vom putea avea o apreciere realista a volumului de munca pe care il putem satisface intr-o zi și totodata putem observa de ce suntem neproductivi in anumite momente ale zilei. Nu este ușor sa menținem un bun control asupra timpului, pentru a reuși sa il utilizam in mod corespunzator nevoilor noastre, insa putem conștientiza ca avem anumite probleme in administrarea timpului și apoi sa identificam soluții care sa ne readuca pe calea dorita.

Intrebari recapitulative:

1.     Care sunt activitațile de birou care trebuie gestionate eficient in managementul timpului?

2.     Cum trebuie adaptat timpul de lucru pentru a beneficia de un randament cat mai ridicat al angajaților

3.     Descrieți o zi de lucru din activitatea manageriala din care sa reiasa o gestiune cat mai eficienta a timpului afectat producției.