Functia de organizare - delegarea, responsabilitatea si autoritatea

Functia de organizare - delegarea, responsabilitatea si autoritatea

Pentru ca planurile sa fie implementate, cineva desigur trebuie in mod efectiv sa execute, indeplineasca sarcinile si actiunile necesare pentru realizarea, dobandirea obiectivelor. Managementul, deci, trebuie sa determine o cale efectiva de a combina si coordona variabilele cheie privind atat sarcinile cat si oamenii. Stabilirea obiectivelor si sprijinirea lor prin politici, strategii, proceduri si reguli determina practic atingerea sau realizarea lor. Prin motivare si control vom descoperi, de asemenea, rolurile esentiale pe care acestea le joaca in instruirea oamenilor pentru a executa sarcinile in mod real. Totusi organizarea este functia vizibila si direct concentrata pe coordonarea sistematica a relatiilor printre multele sarcini ale organizatiei si de aici, in consecinta, relatiile formale printre oamenii care le executa.

Organizarea este procesul de creare a structurii pentru organizatii, prin care oamenii devin capabili sau dobandesc capacitatea de a lucra si participa impreuna in mod efectiv la realizarea obiectivelor ei.

Sunt doua aspecte principale privind procesul de organizare. Primul este impartirea organizatiei in subunitati corespunzatoare obiectivelor si strategiei ei. Aceasta este ceea ce multi oameni gresit inteleg ca unic si singur tel al procesului de organizare. Al doilea aspect, uneori mai putin tangibil, relatiile de autoritate. Relatiile acestea sunt firele nevazute care leaga nivelurile managementului de varf cu cele de jos sau inferioare ale fortei de munca si fac posibila distribuirea si coordonarea sarcinilor.

Instrumentul prin care managementul stabileste relatiile de autoritate este delegarea. Nu putem intelege procesul de organizare fara ca prima data sa intelegem delegarea si conceptele inrudite, responsabilitatea si autoritatea.

Delegarea ca termen este folosit cu predilectie in management. Ea reprezinta repartizarea, incredintarea de sarcini si autoritate pentru un individ, destinatar, care isi asuma responsabilitatea pentru ele.

Rolul esential al delegarii in efortul si straduinta de a organiza, apare din aceasta definitie.

Delegarea este instrumentul prin care managementul distribuie, printre oamenii sai activitatile sau intreaga munca a organizatiei, respectiv nenumarate sarcini care trebuie sa fie executate pentru ca obiectivele sa fie indeplinite, atinse. Daca unele din sarcinile esentiale nu sunt delegate la alte persoane, managementul va trebui totusi sa le execute efectiv. Acest lucru, respectiv, executarea in intregime a marii majoritati a principalelor sarcini de catre un singur manager desigur ca, in mod evident, este imposibil in cele mai multe cazuri, deoarece timpul si capacitatile lui - intelectuale, profesionale si fizice - sunt limitate. Mai mult, dupa cum observa un foarte cunoscut scriitor in domeniul managementului, Mary Parker Follet "esenta managementului este obtinerea sau indeplinirea sarcinilor, obiectivelor prin altii". Deci, in mod evident, delegarea este actiunea care caracterizeaza pe cineva ca manager sau altfel spus, daca nu exista delegare, nu exista management.

Responsabilitatea. In contextul delegarii, responsabilitatea este o obligatie de a executa sarcinile si de a lua in considerare executarea, definitiva si satisfacatoare a lor. Prin obligatie intelegem ca se asteapta ca un individ sa indeplineasca complet cerintele unei anumite sarcini, atunci cand el accepta o pozitie intr-o organizatie pentru a executa sarcinile pozitiei din structura in schimbul desigur a unor recompense, plati anume. Existenta responsabilitatii inseamna ca persoana este tinuta in pozitia de "raspunzator" fata de managerul, care l-a delegat, pentru rezultatele privind performanta indeplinirii sarcinilor.

De exemplu, dupa acceptarea unei slujbe, a unei munci, ca muncitor la linia de asamblare, unui individ poate sa i se repartizeze sarcina lipirii circuitelor la televizoare. Prin acceptarea slujbei si odata cu ea a recompenselor ei, muncitorul in mod implicit este de acord sa execute sarcinile slujbei intr-o maniera satisfacatoare. Pentru a atinge aceasta responsabilitate, muncitorul, va trebui sa refaca fara nici o discutie toate lucrarile executate cu defecte. Deoarece el este considerat raspunzator pentru executia corecta a sarcinilor, muncitorul trebuie sa raspunda fata de superiorul sau pentru toate greselile comise. Supraveghetorul sau maistrul, oricat de plin de tact si oricata consideratie ar avea fata de subordonatii lui, are dreptul de a cere explicatii privind performanta slaba si de a reclama refacerea operatiilor executate rau.

Autoritatea organizationala. Daca o persoana este asteptata, scontata sa realizeze ceva pentru organizatie, aceasta presupune responsabilitate pentru indeplinirea satisfacatoare a sarcinilor si totodata organizatia trebuie sa aprovizioneze cu resursele necesare cerute. Managementul realizeaza aceasta prin delegarea autoritatii impreuna cu sarcinile.

Autoritatea este dreptul limitat de folosire a resurselor organizatiei si canalizarea eforturilor unor oameni ai ei spre executarea sarcinilor.

Autoritatea este delegata la o pozitie, post in structura, si nu la un individ care din intamplare il detine la un moment dat. Acest lucru este cel mai bine explicat prin vechea expresie militara "salutam gradul si nu omul". Cand un individ intr-o organizatie isi schimba postul, el pierde autoritatea vechii slujbe si o castiga pe cea a noului post.

De exemplu, chiar daca este vorba despre un nivel superior de la Procter & Gamble, care este promovat in pozitia de manager de marca (sau de produs) el in mod evident isi pierde autoritatea asupra fostilor subordonati din departamentul de vanzari si in consecinta nu le mai poate da nici un ordin.

Limitele autoritatii. Asa cum definitia noastra a specificat autoritatea este dreptul limitat pentru folosirea resurselor si comanda oamenilor. Intr-o organizatie, aceste limite sunt de obicei specificate prin politici, proceduri, reguli si descrierile posturilor, sau acestea pot fi comunicate si oral subordonatilor. Persoanele merg de obicei dincolo de aceste limite, depasind autoritatea lor chiar si cand executia in limite stricte este absolut necesara executarii sarcinilor delegate. Un muncitor autorizat sa opereze numai pe o anumita masina, de exemplu, isi va depasi autoritatea lui prin folosirea uneia repartizata altui coleg, daca masina lui a cazut, s-a defectat. Un exemplu mai evident: daca un parlamentar care foloseste bani destinati cheltuielilor de birou pentru afaceri personale, isi depaseste limitele stabilite privind dreptul lui de folosire a resurselor.

In general, limitele autoritatii se largesc, cresc tot mai mult pe masura ce urcam pe scara ierarhica manageriala. Dar trebuie sa precizam ca si autoritatea managerilor de varf este limitata. Presedintele unei mari companii si seful executivului acestei companii sunt raspunzatori in fata actionarilor daca cheltuielile depasesc serios bugetul. Nici unul nu poate aproba nici o crestere a cheltuielilor, sau o alta folosire a resurselor organizationale fara aprobarea biroului executiv. Sunt in acelasi timp si alte limite externe pentru autoritate. Legile previn managerii cu buna stiinta, in mod deliberat de la delegarea indatoririlor care probabil stanjenesc serios muncitorii. Legea, de asemenea, in mod clar interzice autorizarea folosirii resurselor organizatiei pentru mituire sau in cele mai multe cazuri pentru sponsorizari politice.

Autoritatea si puterea, aceste doua concepte sunt confundate adesea. Autoritatea este definita ca un drept limitat delegat inerent intr-o pozitie pentru folosirea resurselor organizationale.

Puterea in contrast cu autoritatea este capacitatea de a actiona sau capacitatea de a afecta o situatie. Un individ poate avea puterea, fara a avea autoritatea. De exemplu, datorita faptului ca trezorierul, contabilul sef, are dreptul sau autoritatea de a semna cecuri, el are puterea sau capacitatea de a transfera banii firmei in propriul sau cont la banca. Autoritatea lui este oricum limitata la legitimizarea transcrierilor. Daca trezorierul fura compania, presedintele acesteia are si puterea si autoritatea sa-l concedieze. Totusi daca trezorierul necinstit isi planifica furtul el are si autoritatea si puterea de a fugi din tara, asa cum din nefericire avem nenumarate exemple.

Autoritatea, cu alte cuvinte, determina ceea ce o persoana ocupand o pozitie anume are dreptul sa faca. Puterea determina ceea ce ea, in mod real, poate face. Caile in care puterea este folosita poate avea efecte pozitive sau negative asupra organizatiei.