STUDIU DE CAZ - Sisteme informationale financiar-contabile

STUDIU DE CAZ

Sisteme informationale

financiar-contabile

Cerere de serviciu pentru Sistemul Informational

Sistemul de evidenta al clientilor la S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. Iasi

In urma sesizarilor facute de economistul care se ocupa de evidenta clientilor si de seful serviciului de contabilitate, s-a stabilit ca unul din obiectivele perioadei urmatoare il constituie  modificarea sistemului informational privind gestiunea clientilor, pentru a sigura adaptarea acestuia la cerintele utilizatorilor. S-a elaborat urmatoarea cerere de modificare a sistemului informational din societate:

Cerere de serviciu pentru Sistemul Informational

Persoana solicitanta: Zancu Mioara

Departamentul :Contabil sef

Localizare: Sucursala Iasi

Posibilitati de contact:Tel./fax:0232/123503

Tipul cererii Gradul de urgenta

[ ] Sistem nou  [ ]Imediat posibile pierderi de oprtunitati

[x] Imbunatatirea sistemului [x]Exista probleme,dar sistemul mai poate functiona

[ ] Corectarea erorilor din sistem [ ]Pierderile pot fi tolerate pana la finalizarea sistemului

Definirea problemei

Sistemul informatic financiar-contabil existent este caracterizat de existenta mai multor aplicatii independente, dezvoltate de echipe independente si la momente diferite, fara a se realiza o integrare a lor. Lipsa integrarii acestor aplicatii genereaza numeroase deficiente in functionarea sistemului informational, dintre care amintim:

-efort suplimentar de culegere a datelor, deoarece unele date sunt necesare in doua sau mai multe aplicatii, ceea ce determina culegerea lor de mai multe ori;

-redundanta mare a datelor in sistem ce are efect imediat asupra spatiului de stocare si arhivare a datelor;

-efectuarea unor activitati costisitoare de punere de acord a datelor din diferite aplicatii;

-aparitia unor situatii de inconsistenta a datelor, ceea ce face dificila inregistrarea in contabilitate;

-implementarea unui program care sa acopere intregul domeniu financiar-contabil.

In aceste conditii se impune dezvoltarea unui nou sistem de evidenta al clientilor integrat cu celelalte subsisteme componente ale sistemului informational al societatii. De asemenea, prin noul sistem de evidenta al clientilor se urmareste trecerea la un sistem de prelucrare a datelor conform noilor cerinte de modernizare, care sa ofere informatii oportune privind furnizorii si legaturile lor cu celelalte sisteme informationale. Acest program urmeaza sa integreze aplicatiile vechi, precum si a acestora cu cele noi intr-un sistem integrat.

Servicii solicitate

Analiza sistemului informational existent, determinarea noilor cerinte informationale, stabilirea necesarului de resurse fizice pentru noul sistem, determinarea beneficiilor pe care le poate aduce noul sistem si a avantajelor competitive, proiectarea si implementarea sistemului.

Persoana de cotact din cadrul SC 'Informatica feroviara' SA : Cornea Sorina,Tel./fax 0236/123516

---DE COMPLETAT DE COMITETUL COORDONATOR AL SISTEMULUI---

[ ]Cerere aprobata  Semnat de ..

[ ]De revizuit Data de incepere:.

[ ]De dezvoltat de catre utilizatori

[ ]Respins din urmatoarele motive:.

1. Identificarea proiectului

1.1. Definirea misiunii, obiectivelor si strategiei organizationale la S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A. Iasi

1.1.1. Misiunea

Intr-o lume in care circula milioane de biti pe secunda, comunicarea rapida si eficienta este vitala pentru a face fata schimbarilor continue. Astfel, firma S.C. 'Telecomunicatii CFR' S.A. Iasi asigura suportul necesar de telecomunicatii si transport voce-date pentru Compania Nationala de Cai Ferate si pentru celelalte societati comerciale din domeniul transportului feroviar din Romania, utilizand echipamente de ultima generatie si retele performante care ajuta la transmiterea informatiilor in timp real.

1.1.2. Obiective

Obiectivele strategice ale S.C. 'Telecomunicatii CFR' S.A. Iasi sunt urmatoarele:

modernizarea retelei de telecomunicatii a CFR avand in vedere asigurarea tuturor sistemelor de comunicatie necesare unei infrastructuri feroviare moderne;

asigurarea suportului de transmisie de date la viteza, calitatea si punctele solicitate de implementarea sistemului informatic ce urmeaza a se introduce la CFR;

interconectarea retelei de telecomunicatii CFR cu retele de telecomunicatii ale administratiilor feroviare vecine la nivelul, calitatea si volumul de servicii recomandate de UIC, in scopul realizarii unei retele integrate europene;

valorificarea pe piata de telecomunicatii a surplusului de capacitate ce se poate constitui intr-o sursa importanta de venituri care sa asigure si sa ramburseze in termen scurt costurile programelor de modernizare;

asigurarea serviciilor de comunicatii solicitate de operatorii feroviari si de transport marfa si calatori;

asigurarea comunicatiilor radio tren-sol tip GSM Railway conform directivelor UIC de alioniere la prevederile UE;

organizarea si desfasurarea in conditii de maxima eficienta a activitatilor de intermedieri si comercilizarea serviciilor de telecomunicatii;

organizarea si acordarea de servicii de consultanta in domeniul telecomunicatiilor;

exploatarea in conditii de eficienta economica a patrimoniului propriu .

Ca obiective de scurta durata putem mentiona:

reducerea efortului manual in ceea ce priveste transmiterea informatiilor;

cresterea calitatii serviciilor de telecomunicatii prin modernizarea retelei existente si achizitionarea de echipamente informatice performante;

interconectarea retelei de telecomunicatii CFR cu alte retele de comunicatii;

asigurarea comunicatiilor radio pentru circulatia trenurilor, manevra trenurilor, activitatile de intretinere si reparare a infrastructurii feroviare;

realizarea unui sistem simplu, fiabil si eficient.

1.1.3. Strategii

Pentru punerea in aplicare a strategiei generale vom avea in vedere urmatoarele:

programul de modernizare tehnica al telecomunicatiilor de pe reteaua CFR;

strategia intrarii pe piata de telecomunicatii;

directii pentru extinderea retelei de telecomunicatii digitale CFR.

Programul de modernizare al telecomunicatiilor feroviare se va desfasura pe baza proiectelor finantate de:

BIRD (Banca Internationala pentru Reconstructie si Dezvoltare) prin credit pentru achizitia de componente, echipamente si materiale;

Guvernul Romaniei pentru plata lucrarilor de constructii, montaj si altor taxe prevazute de legile in vigoare.

Proiectele de modernizare a telecomunicatiilor feroviare constau in realizarea urmatoarelor retele:

a.      reteaua magistrala de cabluri cu fibre optice a CFR pe distanta de 1200 Km, cu termen de finalizare la 30.06.2005;

b.      reteaua magistrala de transmisii digitale a CFR, cu termen de finalizare la 30.06.2005;

c.       reteaua telefonica digitala cu servicii integrate a CFR, cu termen de finalizare la 31.12.2005;

Realizarea celor trei retele de telecomunicatii digitale va permite in viitor obtinerea unor performante tehnice care vor face posibila largirea ariei de servicii.

Se va realiza modernizarea intrgrala a instalatiilor de telecomunicatii de informare si avizare a publicului calator, pe magistrale feroviare importante si in principalele statii de cale ferata ale CFR.

Strategia intrarii pe piata de telecomunicatii consta in modernizarea si dezvoltarea retelei de telecomunicatii CFR, largindu-se astfel actuala arie de servicii.

Aria serviciilor in urma modernizarii:

servicii voce;

servicii transmisii date;

servicii transfer imagine;

servicii cu valoare adaugata (e-mail, transferuri de fisiere de date, internet etc).

Reteaua de transmisie digitala va putea asigura:

functionarea aplicatiilor de transmisii de date de mare viteza prevazute in programul IRIS al CNCF "CFR" - S.A.

servicii de inalta calitate de comutare si transmisii voce, date si imagini;

linii pentru teleconferinta, videoconferinta, linii de dispecer, linii digitale pentru semnalizare si controlul circulatiei trenurilor;

servicii cu valoare adaugata (e-mail, internet, etc);

interconectarea cu alte retele publice sau private digitale pentru telecomunicatii si transmisii de date;

interconectarea cu retelele de telecomunicatii ale cailor ferate vecine;

integrarea tuturor serviciilor de telecomunicatii feroviare in reteaua digitala feroviara;

adaptabilitate si flexibilitate datorita structurii modulare.

Actuala retea de telefonie automata CFR se va inlocui integral cu o retea de comutatie de servicii integrate care sa preia toate serviciile si aplicatiile feroviare, sa permita utilizatorilor sa obtina servicii de buna calitate si sa realizeze interconectarea cu reteaua publica, cu cele ale administratiilor feroviare vecine si cu alte retele de telecomunicatii private.

In vederea extinderii retelei de telecomunicatii digitale a CFR, vor trebui realizate urmatoarele lucrari:

extinderea retelei magistrale de cabluri cu fibra optica cu inca 1200 Km in vederea inchiderii unor inele functionale care sa asigure rute automate de rezerva in caz de deranjamente si interconectarea restului de noduri feroviare principale si a tuturor capitalelor de judet;

modernizarea instalatiilor de avizare a publicului calator din principalele statii CFR;

asigurarea suportului de transmisii de date pentru programele de modernizare ale infrastructurii feroviare si ale operatorilor feroviari (rezervarea de locuri, ticheting);

colaborarea cu alti operatori de telecomunicatii pentru pozarea si exploatarea in comun in zona caii ferate a noi cabluri cu fibra optica pe sectiile de circulatie unde CNCF "CFR" - S.A. nu are interes si posibilitati financiare de investitii.

1.2. Descrierea organizarii societatii

1.2.1. Obiect de activitate, relatii cu partenerii de afaceri

Societatea de Telecomunicatii CFR isi are sediul in orasul Iasi, strada Garii nr.1 din regiunea Moldova, regiune cu un grad de dezvoltare economica relativ scazut. Activitatea de prestari servicii se realizeaza cu precadere pe piata interna, pe regiunea Moldova. Societatea este o filiala a Societatii Nationale de Transport Feroviar de Calatori 'CNCFR Calatori' iar ea la randul ei este impartita in 5 filiale dispuse in teritoriu.

S.C."Telecomunicatii CFR" - S.A. are ca obiect principal de activitate gestionarea infrastructurii de telecomunicatii feroviare prin conducerea, organizarea, planificarea, coordonarea si controlul activitatilor de intretinere, reparare si exploatare comerciala a acesteia.

Avand in vedere obiectul de activitate al societatii, am efectuat analiza activitatii acesteia prin urmatoarele aspecte:

Furnizorii. Principalii furnizori ai S.C. 'Telecomunicatii CFR' S.A. Iasi sunt firmele care se ocupa cu furnizarea curentului electric, a cablurilor, fibrei optice, combustibili, apa potabila, agent termic, salubrizare. De la alti furnizori se achizitioneaza materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe. Relatiile cu principalii parteneri de afaceri se realizeaza pe baza de contracte incheiate, de obicei la inceputul fiecarui an calendaristic.

Pricipalii parteneri de afaceri sunt: S.C.Shatter S.A., Electrica Moldova S.A.,Cora Compar Bucuresti,Petrom, Regnafor S.A. Vatra Dornei, Regionala CFR Iasi.

Clientii sunt reprezentati in special de persoane juridice, reprezentanti CFR, dar si de persoane fizice. Principalii clienti sunt reprezentati de firme ce activeaza in domenii comerciale, societati de transport precum si in domeniul telecomunicatiilor. Principalii clienti sunt: Orange Romania, Regionala CFR, Impregnat Transverse Lemn Suceava, SCCF Moldova SA Iasi, CFR Mesagerie SA, Fortus SA, Servtrans Invest SA, Coca-Cola HBC Romania SRL.

Bariere de intrare pe piata sunt putine deoarece societatea a reusit sa castige un segment sigur pe piata telecomunicatiilor datorita calitatii, profesionalismului, promptitudinii serviciilor, sigurantei, preturilor competitive practicate de aceasta. In analiza acestui aspect se au in vedere urmatoarele: nivelul veniturilor populatiei, al preturilor precum si calitatea serviciilor.

Concurenta este reprezentata de celelalte societati de telecomunicatii de pe plan intern cum ar fi: Romtelecom, Orange Romania, Connex, Mobifon.

1.2.2. Istoricul societatii

In conformitate cu prevederile Hotararii Adunarii Generale a Actionarilor a Companiei Nationale de Cai Ferate CFR SA nr. 12/29.03.2002 s-a aprobat infiintarea a 7 filiale, care se desprind din structura CNCF CFR SA si devin filiale ale CNCF CFR SA cu statut de societati comerciale pe actiuni cu capital initial subscris si integral varsat de CNCF CFR SA in calitate de actionar unic:

1. SC "Telecomunicatii CFR" S.A.,
2. SC 'Informatica Feroviara' SA,
3. SC 'Turism si Agrement CFR' SA,
4. SC 'Constructii' SA,
5. SC 'Grup de Exploatare si intretinere Palat CFR' SA,
6. SC 'Impregnat Transverse din Lemn' SA,
7. SC 'Interventii Feroviare'SA.

La data infiintarii, capitalul social al S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. a fost de 15.34 miliarde lei, ca in prezent sa ajunga la 24.25 miliarde lei. Evolutia veniturilor a fost una crescatoare din anul 2003 si pana astazi.

Inca de la infiintare S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. si-a atras cea mai buna forta de munca avand in total 261 de angajati, numar care s-a redus simtitor la 164 de persoane la disponibilizarea din septembrie 2003.

1.2.3. Functiile unitatii si compartimentele care le realizeaza

Datorita dezvoltarii economice continue si a evolutiei conceptiilor privind managementul, functiile intreprinderii au capatat un caracter dinamic, ele incorporand sarcini si atributii noi iar altele disparand. Asfel, putem constata ca nu exista o delimitare clara intre functiile si activitatile desfasurate in cadrul firmei deoarece o activitate poate fi cuprinsa in mai multe functii.

In cadrul S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. se regasesc urmatoarele functii: cercetare-dezvoltare, comerciala, financiar-contabila, de personal.

Functia de cercetare-dezvoltare are in vedere activitati de punere in aplicare a unor programe de modernizare, activitati de modernizare, ce se desfasoara in concordanta cu obiectivele stabilite si cu strategia societatii. Aceasta functie se realizeaza in cadrul urmatoarelor departamente:

Centrul de management retea transmisiuni digitale si analogice, care urmareste progresul echipamentelor de transmisie digitala si de comutatie si inainteaza propuneri de imbunatatire a retelelor de transmisie si comutatie digitale prin modificari de topologie, interconectari, etc.

Laborator MEDAR (masuratori echipamente analogige si transmisiuni digitale), cu atributii tehnice: coordoneaza activitatea de intretinere, reparatii si exploatare a retelei analogice de telecomunicatii a S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. Alte atributii ale acestui departament:

asigura dotarea cu aparatura necesara si mijloace fixe;

tine evidenta instalatiilor si a retelelor interurbane de telecomunicatii din reteaua CFR;

participa la elaborarea proiectelor de instructii indrumatoare, reglementari pentru intretinerea, repararea, exploatarea si functionarea echipamentelor si instalatiilor analogice de telecomunicatii;

trateaza problemele de asimilare de aparatura si echipamente noi, participa la omologarea acestora in vederea introducerii in retea.

Obiectivele acestei functii sunt urmatoarele:

stabilirea volumului de munca necesar in procesul de intretinere pentru fiecare tip de instalatii analogice;

imbunatatirea calitatii lucrarilor de intretinere si reparatii si a serviciilor oferite beneficiarior;

mentinerea de bune relatii cu clientii si ceilalti parteneri de afaceri.

Functia comerciala asigura integrarea societatii in mediul economic, in care sunt cuprinsi partenerii de afaceri: furnizorii, de la care S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A. se aprovizioneaza cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare functionarii si clientii carora societatea isi adreseaza serviciile de telecomunicatii.

In cadrul S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A. functia comerciala este indeplinita de urmatoarele doua compartimente:

Compartimentul marketing, care coordoneaza activitatea de studiere a evolutiei pietei de telecomunicatii si de prospectare a segmentului de piata. Totodata, coordoneaza activitatea de prestari servicii de telecomunicatii si activitatea de publicitate. Evidenta elaborarii contractelor de colaborare, a conventiilor si a reglementarilor cu alti operatori de telecomunicatii sau terti reprezinta tot o activitate desfasurata de compartimentul marketing.

Serviciul aprivizionare asigura aprovizionarea cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare desfasurarii activitatii unitatii, urmareste permanent aprovizionarea la timp a tuturor pieselor de schimb si componentelor necesare interventiilor la masini si instalatii. Tot serviciul aprovizionare rezolva cererile de suplimentari, renuntari sau anulari de fise tehnice, precum si schimbarea relatiei, pastrand permanent legatura cu furnizorii de materiale, echipamente si utilaje, in vederea respectarii termenelor de livrare, a ordinii prioritatilor si modul de livrare.

Obiectivele functiei comerciale:

mentinerea de bune relatii cu clientii si ceilalti parteneri de afaceri;

extinderea segmentului de piata;

onorarea la timp si cu profesionalism a comenzilor;

asigurarea comenzilor si a contractelor unitatii.

Functia financiar-contabila cuprinde activitati referitoare la modalitatile de finantare a activitatilor unitatilor, avand in vedere si rezultatele obtinute. Functia se mai refera la pastrarea integritatii patrimoniului si la cunoasterea in orice moment a modului in care sunt gospodarite fondurile banesti, dar si cele materiale ale unitatii.

In cadrul S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A., activitatile specifice functiei financiar-contabile se realizeaza de urmatoarele departamente: financiar, gospodarire fonduri; contabil; salarizare; aprovizionare; casierie.

Compartimentul financiar-contabil, cu urmatoarele atributii principale:

organizeaza si controleaza platile, cu si fara numerar, privind datoriile si drepturile banesti ale filialei;

intocmeste si ordonanteaza documentele de incasari si plati, in numerar si prin virament;

intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli in corelatie cu strategia de dezvoltare a filialei;

urmareste realizarea executiei bugetare;

asigura si furnizeaza in timp optim informatiile financiare necesare fundamentarii indicatorilor tehnico-economici intocmiti de celelalte servicii in masura in care documentele respective angajeaza patrimoniul filialei;

initiaza masuri care sa previna si eventual sa elimine imobilizarile de fonduri financiare;

elaboreaza documentele financiare ale bilantului contabil;

raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii societatii privind fondurile fixe, calculul mijloacelor circulante, cheltuieli de amortizare pentru valoarea ramasa, cheltuieli de circulatie si calculul costurilor;

asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile;

asigura respectarea cu strictete a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului si ia masuri legale pentru reintregirea acestuia in cazul in care a fost pagubit;

organizeaza invemtarierea periodica a patrimoniului si urmareste definitivarea potrivit legii, a rezultatelor inventarierii;

intocmeste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice si urmareste concordante dintre acestea;

intocmeste situatia principalilor indicatori economico-financiari lunari.

Compartimentul salarizare, care:

asigura si raspunde de efectuarea corecta si la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturi banesti lunare si alte drepturi banesti, intocmind listele si statele de plata;

calculeaza, retine si varsa obligatiile financiare ale personalului si societatii, cu privire la fondul de salarii (impozit pe salarii, CASS, ajutor de somaj).

Compartimentul aprovizionare, care are urmatoarele atributii principale:

determina necesarul de fonduri valutare, planifica folosirea lui pe surse si destinatii, tine evidenta folosirii si incadrarii in aceste fonduri pe relatii;

tine evidenta preturilor de aprovizionare, intocmeste listele de preturi, le pune la dispozitia serviciilor functionale in vederea calcularii indicatorilor;

urmareste si ia masuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare, prin cautarea celor mai apropiate surse de aprovizionare si cu mijloace cat mai ieftine.

Casieria. Atributii:

raspunde de gestionarea numerarului primit;

efectueaza incasarile si platile in numerar si tine corect si la zi registrul de casa;

ridica de la banca sumele pentru plata salariilor, acordarea si decontarea avansurilor, depuneri si retrageri de garantii;

pastreaza in siguranta numerarul si celelalte documente de valoare pe care le gestioneaza;

tine legatura cu unitatea bancara la care societatea are deschis contul curent.

Principalele obiective ale acestei functii sunt:

furnizarea de date utile necesare procesului decizional;

majorarea profitului unitatii;

simplificarea lucrarilor de evidenta contabila si prelucrare automata a datelor;

asigurarea capacitatii de plata a firmei.

Functia de personal integreaza toate activitatile desfasurate in vederea asigurarii si dezvoltarii potentialului uman necesar. Aceasta functie este indeplinita de Compartimentul resurse umane, care realizeaza urmatoarele activitati:

tine pentru personalul societatii evidentele: calificativele din fisele de apreciere anuala si a examinarilor profesionale; autorizatiile de calatorie si permisele CFR; efectuarilor examenelor medicale periodice si a certificatelor de cazier judiciar; datelor specifice de personal; actelor normative referitoare la personal; personalului pe locuri de munca, functii, incadrare;

intocmeste periodic situatiile statistice privind resursele umane si le inainteaza organelor superioare;

verifica autenticitatea documentelor de personal prezentate;

gestioneaza evidenta concediilor de odihna, a concediilor medicale, CFS-urilor, absentelor nemotivate;

efectueaza toate operatiile privind intocmirea, completarea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca, pentru intregul personal din central, in conformitate cu reglementarile in vigoare;

intocmeste decizii de incadrare, promovare, miscarile de personal in interiorul societatii, de sanctionare, de desfacere a contractului individual de munca si tine evidenta acestora;

coordoneaza activitatea de pregatire si perfectionare profesionala a personalului si acorda asistenta metodologica;

elaboreaza studii si propuneri de imbunatatire a activitatii de calificare, reconversie a fortei de munca si perfectionare a pregatirii profesionale a personalului (in colaborare cu Centrul Management retea telecomunicatii digitale si Serviciul Tehnic).

Ca obiective ale functiei de personal se pot enumera urmatoarele:

imbunatatirea pregatirii profesionale a angajatilor prin cursuri de specializare;

imbunatatirea conditiilor de munca ale salariatilor;

stimularea salariatilor in ceea ce priveste realizarea unor planuri de imbunatatire a sistemului.

1.2.4. Organizarea unitatii

Structura organizatorica a S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A. este de tip geografic-functionala si este prezentata in organigrama din Anexa 1.

Organigrama subunitatilor la nivel local se face de catre unitatile regionale, pe baza organigramelor-cadru, aprobate de directorul S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A.

Structura organizatorica a zonelor de telecomunicatii este construita pe mai multe nivele: conducerea zonei, nivelul de coordonare zonal si nivelul teritorial.

In cadrul nivelului de coordonare zonal sunt construite ateliere conduse de sefi de ateliere si compartimente de activitate.

Nivelul I de conducere a unitatii este reprezentat de seful zonei de telecomunicatii, care:

organizeaza, conduce, coordoneaza si indruma intreaga activitate a zonei  de telecomunicatii cu respectarea reglementarilor legale, instructiilor de serviciu, dispozitiilor si ordinelor in vigoare;

stabileste atributii concrete pentru seful adjunct de zona, sefii de ateliere si sefii de compartimente;

aproba atributiile stabilite de seful adjunct de zona si contabilul sef pentru personalul din subordine si urmareste modul de realizare a acestora;

raspunde de buna gospodarire a patrimoniului ce a fost incredintat unitatii pe care o conduce;

are relatii functionale cu directorii executivi, sefii de servicii din S.C. "Telecomunicatii CFR" - S.A. si sefii zonelor de telecomunicatii din toata tara;

are relatii de colaborare cu directorii Regionalelor CFR, ai Agentiilor regionale de marfa, Zonelor de calatori;

reprezinta S.C."Telecomunicatii CFR" S.A. in relatiile cu beneficiarii serviciilor de telecomunicatii CFR in teritoriu, cu alti operatori zonali de servicii de telecomunicatii, cu producatori de echipamente de telecomunicatii, subansamble si piese de schimb pentru instalatii de telecomunicatii.

Urmatorul nivel de conducere este reprezentat de seful adjunct al zonei de telecomunicatii. El preia atributiile sefului zonei de telecomunicatii de durata deplasarilor acestuia in tara sau in strainatate. El are in subordine personalul din cadrul zonei de telecomunicatii si direct compartimentele, are relatii functionale cu contabilul sef al zonei, cu sefii de servicii din S.C. "Telecomunicatii CFR" - S.A. si sefii adjuncti ai  zonelor de telecomunicatii din toata tara si relatii de colaborare cu sefii adjuncti (sefii diviziilor tehnice, directori adjuncti ) din regionala CFR.

Nivelul III este condus de sefii departamentelor, care iau decizii de nivel operational si asigura activitatea curenta in unitate, incadrandu-se in una sau mai multe dintre functiile intreprinderii prezentate anterior.

Activitatile ce se desfasoara in cadrul departamentelor au fost prezentate anterior, in cadrul functiilor intreprinderii. Aceste departamente sunt:

Laborator MEDAR (Centrul management retea transmisiuni digitale si analogice)

Compartiment resurse umane si secretariat

Compartiment manketing

Compartiment financiar, gospodarire fonduri

Compartiment contabilitate, salarizare, aprovizionare

Casierie

Seful Agentiei Regionale de telecomunicatii Iasi are in subordine sefii urmatoarelor subunitati din zona Moldovei:

Centrul de telecomunicatii 1 - Vaslui

Centrul de telecomunicatii 2 - Bacau

Centrul de telecomunicatii 3 - Pascani

Centrul de telecomunicatii 4 - Suceava

Centrul de telecomunicatii 5 - Campulung.

La nivel national conducerea este asigurata de:

Adunarea Generala a Actionarilor

Consiliul de administratie

Directorul societatii

Directori adjuncti executivi.

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

1.3.1. Resursele hardware

S.C. "Telecomunicatii CFR" S.A. dispune de o retea formata din 19 calculatoare, sistem creat astfel incat sa asigure indeplinirea sigura si eficienta a obiectivelor pe care si le propune societatea.

Fiecare statie de lucru poate functiona individual si poate comunica si cu celelalte statii. Topologia retelei este de tip arbore, fiind realizata pe mai multe niveluri si pornind de la cel al procesorului central, aflat la SC 'Informatica Feroviara' SA spre sistemele periferice.

Reteaua si aplicatiile sunt accesate doar de cei care au dreptul sa le foloseasca. Fiecare utilizator detine un nume si o parola la intrarea in retea.

Informatiile cu privire la configuratia de baza, localizarea si arhitectura sistemelor electronice de calcul din unitate este prezentata in tebelul urmator:

1.3.2. Resursele software

Aplicatiile din cadrul Sistemului informatic al societatii sunt urmatoarele:

SIGMA. Aplicatia se realizeaza prin 1 statie si se utilizeaza FoxPro 2.6 sub DOS. Se preia in sistem si se prelucreaza tranzactiile privind stocurile de materiale, piese de schimb, combustibil, uniforme, obiecte sanitare, materiale refolosibile, obiecte de inventar, echipamente de protectie, ambalaje, se actualizeaza datele privind elementele de stoc si se intocmesc balantele analitice si se furnizeaza alte elemente relative la stocuri.

MijFix. Se realizeaza cu ajutorul unei statii de lucru cu FoxPro 2.6 sub DOS si asigura preluarea si inregistrarea tranzactiilor privind mijloacele fixe, calculul amortizarii lunare pe conturi si pe sectii de circulatie, actualizarea bazei de date, intocmirea balantei mijloacelor fixe, a listelor de inventariere si a altor rapoarte. Aplicatia nu ofera informatii privind starea mijloacelor fixe, a lucrarilor de reparatii capitale efectuate.

Salarii 2000. Se realizeaza prin Visual FoxPro si este orientata pe problemele de salarizare asigurand prelucrarea pontajelor, calculul salariilor, evidenta concediilor de odihna si a altor drepturi ale personalului, se inregistreaza diverse retineri, se intocmesc listele de plata si a altor situatii, se actualizeaza datele din baza de date privind salariatii, se furnizeaza informatii privind personalul angajat.

WinMentor. Aplicatia se realizeaza prin intermediul unei statii de lucru si tine evidenta clientilor, a furnizorilor, banca si casa. Permite preluarea notelor contabile si prelucrarea lor, intocmirea fisei conturilor, Cartea Mare, balantele de verificare si bilantul, adaugarea, modificarea sau stergere conturilor din planul de conturi.

Ebank permite transmiterea electronica a ordinelor de plata, vizualizarea soldului si a platilor.

SC 'Telecomunicatii CFR' SA utilizeaza ca sistem antivirus BitDefender UpDate & UpGrade, achizitionat de la firma SOFTWIN.

1.3.3. Resurse umane specializate

SC 'Telecomunicatii CFR' SA nu dispune de personal specializat, serviciile informatice fiindu-i oferite de SC 'Informatica Feroviara' SA, cu care are incheiat un contract de prestari-servicii.

1.4. Proiecte informatice

Planul de dezvoltare al sistemului informatic cuprinde urmatoarele proiecte:

Proiectul IRIS

A inceput in 1996, ca parte a programului de reabilitare a Cailor Ferate Romane, urmand strategia IT aprobata de Consiliul Director al Companiei in 1995.

In perioada 1996-1999 s-au urmarit ofertele de pret pentru contractul de reabilitare, urmand regulile Bancii Mondiale pentru acordarea imprumutului, contract castigat de International Computers Limited, UK, actualmente Fujitsu Services.

Lucrul a inceput in iunie 1999 si partenerii CFR din contract sunt:

• Fujitsu Services, prim contractor si sistem integrator;
• Sun Systems;
• Hewlett Packard, furnizori de hardware;
• Cisco;
• RAD, furnizori de echipamente de comunicatii;
• Oracle;
• Microsoft, furnizori de sofware standard;
• Datastream;
• Intergraph;
• Spear Technologies;
• SchlumbergerSema, furnizori de servicii pentru aplicatii software.

Proiectul IRIS furnizeaza o solutie integrata cuprinzand hardware, retea, software de sistem si aplicatii. Aplicatiile sunt o imbinare intre aplicatiile la cheie si cele dezvoltate conform cerintelor utilizatorilor.'Model Systems' este numele dat aplicatiei dezvoltate conform cerintelor utilizatorilor.

IRIS Model Systems realizat pentru CFR cuprinde dezvoltarea si integrarea unui numar de subsisteme legate intre ele prin interfete. O parte din sisteme sunt dezvoltari ale unor sisteme existente utilizate in Romania, iar altele sunt sisteme complet noi.

Avantajul IRIS Model System consta in faptul ca se bazeaza pe produse sisteme sau procese logice existente.

Aceste produse, aplicatii si legaturile logice dintre ele au fost deja probate prin utilizarea lor de-a lungul mai multor ani, in UK sau Romania. Perioada necesara pentru dezvoltare si testare a fost din aceasta cauza mult scurtata, in comparatie cu o solutie complet noua.

Toate sistemele sunt de tipul Client-Server, cu o baza de date Oracle. Sunt utilizate si baze de date de diferite pentru bunul mers al exploatarii, pentru a permite ca un sistem sa fie intrerupt pentru intretinere sau actualizare fara sa le afecteze pe celelalte.

Pachetul software IBM MQ Series realizeaza gestiunea transmiterii mesajelor intre diversele sisteme.

2.Sistemul XSell

Este un proiect in curs de desfasurare. In Bucuresti exista un sistem pilot care ajuta la implementarea acestuia intr-o perioada cat mai scurta de timp. Acesta este:

• Conceptie si realizare 100% a unei echipe de specialisti apartinand S.C. 'Informatica Feroviara' S.A.;
• Solutie moderna bazata pe tehnologiile la zi;
• Arhitectura hardware, software asigura o disponibilitate de peste 99.3% a sistemului;
• Peste 80% din biletele emise in complex;
• Timpul mediu de deservire al unei cereri: 40 secunde;
• In prezent sistemul functioneaza cu 40 de posturi de lucru dintre care 34 sunt puncte de vanzare.

Avantajele sistemului:

• Dublarea numarului de calatori expediati;
• Calitate superioara a serviciului prestat catre calatori;
• Tarifare corecta;
• Rezervare sigura;
• Bilet standardizat pe plan european, cu informatii clare;
• Gestiune financiara, sigura si rapida;
• Reducerea majora a efortului manual;
• Statistici diverse ca suport decizional eficient;
• Modeleaza procesele tehnologice specifice C.F.R.;
• Confortabil de utilizat, asigura 100% disponibilitatea, siguranta si confidentialitatea datelor din sistem.

Arhitectura software

xSellTicketing

Sistemul local de emitere electronica a legitimattiilor de calatorie. Este unul din sistemele cheie si poate fi considerat atat prin perspectiva geografica cat si cea functionala intr-unul din urmatoarele scenarii de lucru: puncte de vanzare independente, puncte de vanzare conectate la nivelul unei unitati care la randul ei poate sa fie conectata sau nu in reteaua CFR.

xSellLocalSeats  

Sistemul local de rezervare electronica a locurilor.

Reprezinta o solutie tranzitorie sau alternativa la rezervarea centrala atunci cand Sistemul Central de Rezervare este in dezvoltare sau temporar nu este in uz.

xSellData

Sistemul central de intretinerea al datelor. Este esential pentru intretinerea si versionarea diferitelor categorii de date cum ar fi: tarife si reguli comerciale, machete de bilete, informatii trenuri si rute compuneri de trenuri si imagini de vagoane de calatori.

xSellDistribution

xSellWarehouse

xSellOrders

xSellCentralSeats

xSellExchange

xSellHelpDesk

Arhitectura hardware

Statii de lucru: puncte de vanzare, statii de intretinere date, puncte de interogare puncte de scolarizare, statii de helpdesk si de monitorizare a retelei.

Servere Server de baze de date local, server local de rezervare, server local de informare, server central de concentrare si distributie a datelor, server de warehouse, server central de rezervare.

Partenerii care lucreaza la acest proiect sunt:

• S.C. 'Informatica Feroviara' S.A. ca proiectant si integrator de sistem;
• Hewlett Packard and Practical Automation ca furnizori de tehnologie;
• Oracle si Microsoft ca furnizori de software standard.

2. Initierea si planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informational al evidentei clientilor

2.1. Identificarea principalelor sisteme informationale financiar-contabile

Sistemele informationale care se regasesc in cadrul unitatii se identifica in functie de tipul activitatii desfasurate.

Fiind o societate de prestari-servicii, sistemul de productie si cel al marfurilor nu se regasesc printre celelalte sisteme informationale.

Intrucat SC 'Telecomunicatii CFR' SA este o filiala a CNCFR Telecomunicatii, sistemul contabilitatii generale exista doar la nivelul companiei.

Tot intr-un singur sistem informational sunt cuprinse si obiectele de inventar si materialele, alcatuind astfel sistemul stocurilor (fara marfuri).

Sistemele informationale identificate in cadrul unitatii sunt:

Sistemul informational de gestiune a  imobilizarilor;

Sistemul informational al stocurilor;

Sistemul informational al evidentei furnizorilor;

Sistemul informational al evidentei clientilor;

Sistemul informational de evidenta a personalului;

Sistemul informational de salarizare;

Sistemul informational de gestiune a trezoreriei.

Sistemul informational de gestiune a  imobilizarilor

a) intrari in sistem:

avizul de insotire a marfii - se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare (document de insotire pe timpul transportului, ce ajuta la intocmirea facturii si la transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta), la livrarea lucrarilor si serviciior, atunci cand, din motive obiective (cu totul exceptionale) nu se poate intocmi factura, cu mentiunea "urmeaza factura".

bon de trecere in folosinta - se intocmeste in cazul trecerii din depozit la inventar, se foloseste pentru darea in folosinta a obiectelor de inventar;

proces verbal de receptie a mijlocului fix - se intocmeste in trei exemplare, este primit de la serviciul administrativ (cuprinde: numarul documentului, denumire mijloc fix, numele celui care il primeste) si este utilizat pentru:

receptia mijloacelor fixe care nu necesita un montaj sau probe tehnologice (sunt considerate puse in functiune la data achizitionarii);

receptia provizorie a utilajelor care necesita montaj (nu si probe tehnologice) si a constructiilor care nu deservesc procese tehnologice;

punerea in functiune a utilajelor si instalatiilor care necesita montaj si probe tehnologice, si a constructiilor care deservesc procese tehnologice.

deviz de calcul - se intocmeste cand vin parti componente ale unui mijloc fix care se asambleaza si rezulta un mijloc fix integral;

bon de miscare a mijlocului fix

proces verbal de casare sau transfer de la o gestiune la alta - se intocmeste in doua exemplare, separat pentru mijloacele fixe si bunurile materiale aflate in gestiunea unui singur gestionar.

b) iesiri din sistem:

situatia privind determinarea valorii ramase actualizate a imobilizarilor corporale - se intocmeste la reevaluare pe baza Hotararii Generale;

registrul numerelor de inventar al mijloacelor  fixe - se intocmeste intr-un singur exemplar de catre Departamentul Financiar-Contabil. Prin intermediul acestui document se atribuie numere imobilizarilor intrate in gestiune;

fisa mijlocului fix - se intocmeste intr-un singur exemplarde catre Departamentul Financiar-Contabil pentru un mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe (de acelasi fel si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna) si se completeaza pe baza proceselor verbale de receptie, de punere in functiune, a bonului de miscare si a procesului verbal de scoatere din functiune. Cuprinde: denumirea mijlocului fix, durata normala de functionare, numar inventar, cota de amortizare, valoare de inventar);

nota contabila se intocmeste lunar cu amortizarea mijlocului fix.

Sistemul informational al materiilor prime si materialelor

a) intrari in sistem:

factura

avizul de insotire a marfii;

nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste in doua exemplare (la locul de depozitare) sau in trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita, cand la receptie se constata diferente);

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.

bon de consum - se intocmeste in doua exemplare si este utilizat pentru:

consum a unui singur material sau a mai multor materiale (document de eliberare din magazine);

scadere din gestiune;

inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate (document justificativ);

bon de transfer intre doua gestiuni - se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul intre gestiuni.

b) iesiri din sistem:

balanta lunara pe stocuri pentru fiecare subunitate in parte;

registrul stocurilor - este o lista cu stocurile existente in gestiune la sfarsitul perioadei de raportare, care va constitui stoc initial pentru luna urmatoare. Acest raport este obtinut de catre contabilitate si ajuta la verificarea concordantei inregistrarilor efectuate in fisele depozitului si in contabilitate. Este util pentru conducere pentru cunoasterea situatiei stocurilor;

situatia consumurilor pe conturi - este un document justificativ de inregistrare si de scadere din gestiune, intocmindu-se pe formulare separate;

concentrator treceri din depozit in folosinta

nota contabila - se intocmeste in cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzand inregistrarea intrarilor si iesirilor de materii prime si produse finite, serveste la intocmirea registrului jurnal si a situatiilor anuale.

Sistemul obiectelor de inventar

a) intrari in sistem:

factura

nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste in doua exemplare (la locul de depozitare) sau in trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita, cand la receptie se constata diferente);

bon de predare

b)iesiri din sistem:

registrul obiectelor de inventar - este o lista cu obiectele de inventar existente in gestiune la sfarsitul perioadei de raportare, care va constitui stoc initial pentru luna urmatoare. Acest raport este obtinut de catre contabilitate si ajuta la verificarea concordantei inregistrarilor efectuate in fisele depozitului si in contabilitate. Este util pentru conducere pentru cunoasterea situatiei obiectelor de inventar;

proces verbal de casare, in cazul unor propuneri de casare aprobate de Bucuresti;

concentrator treceri din depozit in folosinta

nota contabila - se intocmeste in cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzand inregistrarea intrarilor si iesirilor de obiecte de inventar; serveste la intocmirea registrului jurnal si a situatiilor anuale.

Sistemul informational al evidentei furnizorilor

a) intrari in sistem:

aviz de insotire a marfii;

raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme;

analiza de oferte - se realizeaza de catre compartimentul de aprovizionare de la sediul central al CNCFR Telecomunicatii si este aprobata de directorul general si de directorul economic;

comanda catre furnizori;

factura fiscala - se intocmeste in trei exemplare, la livrarea produselor, executia lucrarilor si prestarea serviciilor ( pe baza dispozitiei de plata, a avizului de insotire a marfii si a altor documente);

Nota de receptie si constatare de diferente;

chitanta - se intocmeste in doua exemplare la departamentul de trezorerie, unde se semneaza pentru primirea sumei; primul exemplar circula la platitor, iar exemplarul al 2-lea ramane la primitor in carnet;

ordinul de plata - este emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de furnizor. El da dispozitie bancii cu care colaboreaza sa plateasca suma inscrisa pe formularul intocmit in trei exemplare. Acesta va ajunge ulterior la banca beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia sa.

b) iesiri din sistem:

note contabile;

lista furnizorilor - este o lista care este destinata conducerii; este trimisa catre Departamentul Financiar-Contabil de la Bucuresti;

jurnalul de cumparari -se intocmeste la nivelul departamentului financiar-contabil intr-un singur exemplar, in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA deductibila.

lista furnizorilor care nu si-au indeplinit la termen obligatiile contractuale

Sistemul informational al evidentei clientilor

a) intrari in sistem:

raport de necesitate (echivalentul comenzii) - este emis de catre unitatea care are nevoie de prestarea anumitor lucrari sau servicii, cu aprobarea sefului unitatii;

contractul - este intocmit pentru furnizarea de servicii de telecomunicatii si este trimis spre aprobare de catre conducere;

ordinul de executie - prezinta materialele necesare realizarii serviciului solicitat si este intocmit de Departamentul de Marketing; se trimite catre organul tehnic de specialitate;

deviz de lucrari - in care sunt inregistrate lucrarile suplimentare;

anexa la contract - se realizeaza conform Foii Oficiale CFR nr. 1/2002, care contine listele cu tarifele practicate de unitate;

ordinul de plata - se intocmeste in trei exemplare de Departamentul Financiar-Contabil al clientului (pe baza datelor din contabilitatea analitica), este semnat de directorul si de conducatorul unitatii emitente;

extras de cont - reprezinta un document emis de banca prin care aceasta informeaza unitatea referitor la incasarile efectuate de aceasta prin cont, soldul contului, comisioanele bancare etc;

factura catre clienti - se intocmeste automat in trei exemplare(primul exemplar pleaca la client,cel de-al doilea exemplar se arhiveaza la departamentul financiar-contabil si al treilea ramane la cotor.

b) iesiri din sistem:

proces verbal de conciliere pentru Oficiul Juridic, cand se intocmeste dosarul pentru clientii incerti;

fisa de cont pentru operatii diverse - listeaza detaliile privind tranzactiile perioadei curente (vanzari, incasari, reglari), soldul curent, restante, data posibila de incasare;

balanta analitica a clientului - prezinta o lista cu soldul initial, soldul final pentru fiecare client. Se foloseste pentru cunoasterea situatiei fiecarui client, fiind inaintata conducerii;

jurnalul de vanzari - se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA colectata;

note contabile - se listeaza lunar pe conturi analitice;

Sistemul informational de evidenta a personalului

a) intrari in sistem:

contractul colectiv de munca - este incheiat intre sindicat si patronatul societatii si cuprinde date de identificare a persoanelor angajate, salariul de incadrare, profesia etc;

contractul individual de munca - este incheiat intre viitorul angajat si patronatul societatii angajatoare la Departamentul Resurse Umane;

actele necesare pentru incadrarea, transferarea, detasarea, suspendarea si desfacerea contractului individual de munca pentru personalul regionalei intocmite de Departamentul Resurse Umane.

b) iesiri din sistem:

rapoartele statistice specifice activitatii de personal (sunt intocmite de Departamentul Resurse Umane si asigura gestiunea personalului). Acestea sunt: situatia nominala a statului de functii, fluctuatia de personal, situatia lunara a concediilor de odihna, situatia realizarii concediilor de odihna pe centre de telecomunicatii, situatia lunara a folosirii timpului de lucru;

evidenta personalului sanctionat - este trimisa la Departamentul Financiar-Contabil.

Sistemul informational de salarizare

a) intrari in sistem:

necesarul de personal din toate departamentele;

pontajele primite de la fiecare compartiment se realizeaza de catre Departamentul Resurse Umane si contine urmatoarele date: luna, anul, numele si prenumele salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odihna;

certificatele medicale primite de la salariatii aflati in concediul medical (cuprinde: numarul certificatului, numele si prenumele angajatului aflat in concediu medical, data intocmirii certificatului, perioada acordarii concediului, felul bolii) sau in concediul de maternitate;

retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la biroul de contabilitate, lista care se intocmeste lunar (pentru chenzina a II-a) si cuprinde datele: numele si prenumele salariatului, felul retinerii (rata casei, imputatii etc.), data cand se incepe retinerea, data ultimei imputatii, suma ce trebuie retinuta;

statul de functii efectuat de Departamentul Resurse Umane;

sanctiunile ce vin de la Departamentul Resurse Umane.

b) iesiri din sistem:

statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor si a contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii;

Se intocmesc in doua exemplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe baza fiselor de evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale. Acestea sunt semnate de catre seful agentiei si contabilul sef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea platilor cu salarii.

lista de avans chenzinal este folosita pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite.

Este totodata un document justifiactiv de inregistrare in contabilitate, care se intocmeste lunar pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate.

lista de indemnizatii pentru concediul de odihna se utilizeaza ca document pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul efectuarii concediului de odihna, si se intocmeste in doua exemplare pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor fiind trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la seful agentiei si la casierie pentru efectuarea platii, fiind inregistrata in contabilitate de catre Departamentul Financiar-Contabil.

situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului financiar-contabil in vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la banca.

Sistemul informational de gestiune a trezoreriei

a) intrari in sistem:

ordine de plata pentru plata angajatilor (reprezinta o alta forma de plata a furnizorilor, in cazul in care angajatii au platit furnizorii din banii lui);

foaie de varsamant - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la clienti la banca;

chitanta

b) iesiri din sistem:

registrul de casa - se intocmeste zilnic in doua exemplare de casier (pe baza documentelor justificative de incasari si plati), se semneaza de catre acesta si de catre persoana din Departamentul Financiar-Contabil desemnata pentru primirea exemplarului doi si a documentelor justificative anexate si este utilizat pentru:

inregistrarea operatiilor de incasari si plati in numerar efectuate prin caseria unitatii pe baza documentelor justficative;

stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;

inregistrarea zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

lista clientilor rau platnici

cec-ul, bilet la ordin

2.2. Definirea ariei de intindere a sistemului informational al evidentei creantelor

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilitati in cadrul sistemului informational al evidentei creantelor

CONDUCERE

semneaza contractele de prestari servicii cu clientii si anexele acestora;

decide termenul care i se mai poate acorda clientului incepand cu data scadenta.

DEPARTAMENTUL FINANCIAR - CONTABIL

introduce date in sistem pe baza documentelor justificative;

emite lunar facturi catre clientii sai;

urmareste incasarea facturilor emise catre clientii sai;

tine evidenta contractelor incheiate cu clientii;

intocmeste urmatoarele rapoarte: situatia contului clientului, balanta analitica a clientului, jurnalul de vanzari.

DEPARTAMENTUL MARKETING

participa la actiunile de negociere a clauzelor contractuale cu clientii;

emite ordinele de executie privind prestarea de lucrari si servicii la clienti;

decide, in baza raportului de necesitate, daca lucrarea poate fi sau nu executata.

TREZORERIE

inregistreaza, pe baza de chitante, incasarea facturilor emise catre clienti.

Entitatile externe cu care intra in contact sistemul informational al evidentei creantelor sunt:

BANCA

primeste prin intermediul bancii clientului ordinele de plata emise de acesta, si le trimite unitatii;

zilnic, emite un extras de cont cu lista clientilor, prin care informeaza unitatea referitor le incasarile efectuate.

CLIENTI

emite un raport de necesitate in care solicita un serviciu unitatii.

2.2.2. Clasele de operatii economice reflectate in sistemul creante:

Contractarea clientilor - clientul emite un raport de necesitate in care solicita un serviciu SC 'Telecomunicatii CFR' SA (de exemplu, poate solicita un post telefonic, o legatura telefonica, etc.). Acest raport de necesitate ajunge in cadrul SC 'Telecomunicatii CFR' SA la departamentul de marketing, unde se inregistreaza si este trimisa sefului agentiei de telecomunicatii pentru a fi semnat.

Raportul de necesitate este trimis apoi la organul tehnic de specialitate, care il analizeaza si da solutia tehnica. Aceasta consta in acceptarea sau neacceptarea lucrarii.

Daca solutia tehnica este 'ACCEPTAT', in baza raportului de necesitate se emite un ordin de executie si se dispune incheierea, la compartimentul de marketing, a unui contract intre cele doua parti. Contractul poate avea atasata o anexa, care se intocmeste dupa primirea unui deviz de lucrari suplimentare de la clientul cu care s-a incheiat contractul. Acest deviz de lucrari suplimentare se elibereaza de beneficiar pentru serviciile care nu au fost prevazute in contract.

Daca solutia tehnica este 'RESPINS', se emite un act de raspuns catre client, prin care i se comunica faptul ca nu se poate efectua lucrarea, daca poate reveni si cand poate reveni.

Facturarea - in baza contractului se emite lunar cate o factura pentru serviciile prestate clientului. In cazul in care clientul doreste executarea unei lucrari de reparatii sau intretinere, se poate elibera direct factura, fara a se mai incheia contractul.

Decontarea facturilor - plata se efectueaza pe baza ordinului de plata sau pe baza de chitanta (la departamentul trezorerie). Ordinul de plata este emis de unitatea beneficiara si este primit la SC 'Telecomunicatii CFR' SA prin intermediul bancii. Factura se emite in 3 exemplare (un exemplar pentru client, iar celelalte doua raman la unitate).Departamentul financiar-contabil introduce datele in sistem pe baza acestor documente justificative.

Clienti incerti sau in litigiu - in cazul neplatii la timp a facturilor pentru serviciile prestate, se emite un proces verbal ce conciliere. Seful agentiei si seful contabil decid, in aceasta situatie, care este perioada de timp care i se mai poate acorda clientului pana la plata.

Intocmirea rapoartelor - lunar se elibereaza de la departamentul financiar-contabil situatia contului clientului, care listeaza detaliile privind tranzactiile perioadei curente (vanzari, incasari, reglari), soldul curent, restante, data posibila de incasare, balanta analitica a clientului, ce prezinta o lista cu soldul initial, soldul final pentru fiecare client si jurnalul de vanzari, unde se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA colectata.

3. Descrierea detaliata a sistemului informational existent

In urma studierii documentatiei firmei s-au obtinut informatii suplimentare privind procesele de prelucrare care au loc in cadrul sistemului de evidenta al clientilor, grupate in functie de principalele operatiuni economice si transformari:

a)      Contractarea clientilor, care urmareste prelucrarea datelor privind rapoartele de necesitate, plecand de la urmatoarele tranzactii:

Primirea rapoartelor de necesitate;

Incheierea contractelor.

b)      Evidenta vanzarii serviciilor, prin care se culeg si se prelucreaza datele generate de urmatoarele tranzactii:

Prestarea serviciilor;

Emiterea facturilor.

c)      Urmarirea platilor, prin care se preiau si se prelucreaza datele din procesul de vanzare:

Receptionarea documentelor de plata;

Identificarea clientilor incerti sau in litigiu.

d)      Compensarea datoriilor , care urmareste prelucrarea informatiilor din ordinele de compensare.

In continuare vom analiza pe rand urmatoarele aspecte:

• Descrierea intrarilor (a documentelor justificative);
• Descrierea prelucrarilor;
• Descrierea iesirilor din sistemul de evidenta al clientilor.

Contractarea clientilor

Primirea rapoartelor de necesitate

a)      Descrierea documentelor primare:

• Raportul de necesitate (anexa 3) - este intocmit de catre client in doua exemplare, avand urmatoarele destinatii:

un exemplar ramane la client;

un exemplar este trimis la departamentul de marketing in vederea studierii de catre organul tehnic de specialitate.

b) Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

Clientul emite un raport de necesitate, in care solicita un serviciu SC "Telecomunicatii CFR" SA (de exemplu, poate solicita montarea unui post telefonic, stabilirea unei legaturi telefonice, etc.). Acest raport de necesitate ajunge la departamentul de marketing, apoi este trimis sefului agentiei de telecomunicatii pentru verificare si semnare, dupa care este inregistrat in contabilitate.

Pe baza datelor despre rapoartele de necesitate inregistrate in contabilitate se listeaza lunar centralizatorul rapoartelor de necesitate.

c) Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

• Centralizator rapoarte de necesitate (anexa 4) - se listeaza lunar si contine toate rapoartele de necesitate primite intr-o luna, in ordine cronologica. Se arhiveaza la departamentul de marketing;

Incheierea contractelor

a) Descrierea documentelor primare:

Raport de necesitate inregistrat (anexa 5) - reprezinta raportul de necesitate inregistrat anterior in contabilitate;

Contractul (anexa 6) - este intocmit in cadrul departamentului de marketing, intre reprezentantii legali sau imputerniciti ai partilor contractante. Serveste la transferul dreptului de proprietate asupra unor servicii in schimbul unui pret exprimat in bani. Se intocmeste in doua exemplare (unul ramane la client, iar celalalt la furnizor), dupa care este trimis la seful agentiei teritoriale pentru semnare si pentru confirmarea legalitatii. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.

Contractul cuprinde:

- partile contractante;

obiectul contractului;

data intrarii in vigoare si durata contractului;

obligatiile furnizorului;

obligatiile beneficiarului;

valoarea contractului, modalitatile de plata si penalitati;

incetarea si rezilierea contractului;

rezolvarea litigiilor;

dispozitii finale;

semnaturile avizate ale partilor contractante si parafele acestora.

Devizul de lucrari suplimentare (anexa ) - se intocmeste de catre departamentul de marketing pentru servicii care nu sunt prevazute in contract. Se intocmeste intr-un singur exemplar si cuprinde diferite parti in functie de serviciile solicitate (materialele utilizate, manopera, salarii si retinerile aferente).

Anexa la contract (anexa 7) - se intocmeste pe baza devizului de lucrari suplimentare si cuprinde servicii suplimentare care se vor efectua si care nu au fost prevazute in contract. Se arhiveaza la departamentul de marketing;

Cerere de suplimentare a anexei (anexa 8) - se intocmeste de catre client cu privire la efectuarea unor servicii care nu sunt incluse nici in contract, nici in anexa. Se intocmeste in doua exemplare, dintre care unul este trimis la departamentul de marketing si unul ramane la client.

Cerere de reziliere a unui contract sau de reziliere a unor servicii prevazute in contract (anexa 9)- se intocmeste in doua exemplare, unul fiind trimis la departamentul de marketing, iar celalalt ramanand la client. Este intocmita de catre client in vederea incetarii furnizarii serviciilor.

b)      Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

In cadrul incheierii contractelor au loc urmatoarele operatii:

Raportul de necesitate inregistrat in contabilitate este trimis la organul tehnic de specialitate, care il analizeaza si da solutia tehnica. Aceasta consta in acceptarea sau neacceptarea proiectului.

Daca solutia tehnica este "acceptat", in baza raportului de necesitate se dispune incheierea, la departamentul de marketing, a unui contract intre cele doua parti, dupa care este trimis la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse in sistem.

In cazul in care clientul doreste executarea unei lucrari neprevazute in contract, se intocmeste un deviz de lucrari suplimentare la departamentul de marketing, pe baza caruia se va atasa la contract o anexa cu lucrarile suplimentare efectuate, care se trimite de asemenea la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse in baza de date.

Atat intre raportul de necesitate si contract, cat si intre devizul de lucrari suplimentare si anexa la contract exista o relatie de 1 la 1.

In cazul in care clientul doreste sistarea anumitor servicii, intocmeste o cerere de reziliere a unor servicii prevazute in contract sau de reziliere a contractului, care va fi trimisa mai intai spre aprobare sefului agentiei de telecomunicatii, iar apoi, la departamentul financiar-contabil, unde se va inregistra, actualizandu-se astfel datele despre clientul respectiv.

Daca solutia tehnica este "respins" se emite un act de raspuns catre client, prin care i se comunica faptul ca nu se poate efectua lucrarea, daca poate reveni si cand poate reveni.

c)      Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

Pe baza intrarilor in sistem si a prelucrarii acestora la sfarsitul fiecarei luni se vor intocmi rapoarte, care vor fi generate automat.

• Lista alfabetica a clientilor (anexa 11) - este obtinuta pe baza contractelor noi incheiate, atat cu clienti noi, cat si cu cei cu care exista alte contracte deja incheiate (listata lunar).
• Lista contractelor reziliate (anexa 12) - sintetizeaza datele cu privire la clientii care au cerut rezilierea contractelor. Datele despre clientii care au cerut rezilierea contractelor se pastreaza in sistem, iar lunar se actualizeaza aceasta lista.
• Lista clientilor in ordinea codurilor (anexa 13) - fiecarui client ii este atribuit un cod intern, prin care se face diferentierea intre clienti. Aceasta cuprinde atat clientii din luna respectiva, cat si clientii mai vechi.

Evidenta vanzarii serviciilor

a)      Descrierea documentelor primare:

Ordinul de executie (anexa 14) - este intocmit intr-un singur exemplar in cadrul departamentului de marketing. Este trimis spre semnare sefului agentiei, iar apoi departamentului financiar-contabil.

Deviz calcul de asistenta (anexa 15) - se intocmeste intr-un singur exemplar de catre comisia tehnica (laborator MEDAR), continand numarul de ore lucrate pentru analiza spatiilor unde se vor efectua lucrarile, salariul pe ora, valoarea totala si retinerile aferente.

Procesul verbal (anexa 16) - este intocmit de catre angajatul care executa lucrarea, in doua exemplare, unul ramanand la client, iar celalalt la departamentul de marketing, fiind arhivat la dosar.

b)      Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

In baza raportului de necesitate emis de client in vederea prestarii de servicii suplimentare celor prevazute in contract, se emite un ordin de executie la departamentul de marketing.

Comisia tehnica intocmeste un deviz calcul de asistenta dupa analiza terenului unde se va efectua lucrarea.

Pe baza ordinului de executie, angajatul presteaza serviciul si intocmeste un proces verbal in care specifica lucrarile efectuate, materialele consumate si aparatele folosite.

Procesul verbal este semnat de ambele parti, dupa care se inregistreaza la departamentul financiar-contabil.

Atat intre ordinul de executie si devizul calcul de asistenta cat si intre ordinul de executie si procesul verbal exista o relatie de 1 la 1.

Consemnarea platii lucrarilor suplimentare neprevazute in contract se va face odata cu emiterea facturilor lunare catre client. Aceste facturi se inregistreaza la departamentul financiar-contabil, unde sunt transcrise in jurnalul pentru vanzari.

Intre raportul de necesitate si factura exista o relatie de 1 la 1.

In vederea intocmirii decontului TVA, se preiau sumele din jurnalul de vanzari si de cumparari aferente unei luni.

Inregistrarea operatiunilor:

4111.xxxx = %

704.xxx

703.x

758.xxx

4427

Inregistrat vanzarea de servicii si lucrari,

produse reziduale si veniturile din exploatare.

c)      Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

Factura (anexa 17) - se intocmeste manual, in trei exemplare, la livrarea serviciilor si a lucrarilor. Primul exemplar se expediaza clientului, celelalte doua ramanand la serviciul financiar-contabil al furnizorului, unde se arhiveaza.

Factura serveste ca:

document pe baza caruia se deconteaza lucrarile si serviciile prestate;

document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si cumparatorului.

• Jurnalul de vanzari (anexa 18) - in care se inregistreaza zilnic veniturile obtinute din vanzarea serviciilor si elementele necesare pentru determinarea corecta a TVA colectata. Este obtinut pe baza prelucrarii facturilor. Se listeaza lunar de la departamentul financiar-contabil si este folosit ca document justificativ la nota contabila.
• Nota de contabilitate (anexa 19) - este un document justificativ de inregistrare in contabilitatea analitica si sintetica. Se listeaza lunar, cuprinde inregistrarile contabile preluate din jurnalul de vanzari, cumuland sumele pe conturi analitice de clienti.
• Registrul creantelor (anexa 20) - listeaza lunar toti clientii care au soldul diferit de zero, cu suma aferenta. Se obtine pe baza prelucrarii facturilor dintr-o luna. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil.

Urmarirea platilor

Receptionarea documentelor de plata

a)     Descrierea documentelor primare:

Chitanta (anexa 22) - se intocmeste in trei exemplare si serveste ca document justificativ privind incasarea unei sume in numerar de catre departamentul trezorerie. Se inregistreaza in contabilitate. Circula la platitor (primul exemplar), al doilea exemplar ramane in carnet, folosind ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa, iar al treilea exemplar ramane la contabilitate.

Ordinul de plata (anexa 23) - este un document emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de beneficiar, dand dispozitie unei banci sa plateasca suma inscrisa pe formularul intocmit in trei exemplare. El va ajunge ulterior la banca beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia acestuia.

Extras de cont (anexa 24) - reprezinta un document emis de banca prin care aceasta informeaza unitatea referitor la incasarile efectuate de aceasta prin cont, soldul contului, comisioanele bancare etc.

Nota de creditare (anexa 25) - este un document de comunicare a operatiilor de decontare intre unitati, servind la confirmarea virarii sumelor datorate de clienti platite unitatii centrale. Se completeaza in doua exemplare impreuna cu anexa la nota de creditare, in care sunt prezentate detaliat incasarile pe baza facturilor emise. Un exemplar ramane la emitent, celalalt se arhiveaza la departamentul financiar-contabil al unitatii destinatare.

b)      Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

In cadrul acestei tranzactii exista doua posibilitati:

• Plata prin intermediul ordinului de plata, aceasta realizandu-se prin intermediul bancii;
• Plata prin intermediul trezoreriei, efectuandu-se pe baza de chitanta.

Clientul completeaza OP in trei exemplare, dintre care primele doua sunt trimise bancii beneficiarului (alb si roz), cel in original ramanand la banca, iar cel roz este trimis la departamentul financiar-contabil al furnizorului.

Pe baza ordinelor de plata retinute la banca, aceasta emite zilnic catre furnizor un extras de cont cu operatiunile din ziua respectiva. Deci, intre OP si extras exista o relatie:

de 1 la 1, in cazul in care un extras de cont este intocmit pe baza unui singur OP;

de mai multe la unu, in cazul in care extrasul de cont se intocmeste pe baza operatiilor din mai multe OP.

In cazul in care plata serviciilor se face in numerar, se elibereaza o chitanta.

Exista situatii in care decontarea facturilor nu se efectueaza la nivel local, ci prin intermediul unitatii centrale. In acest caz se foloseste nota de creditare. Nota de creditare serveste corectarii soldurilor din balanta analitica.

Sumele virate din contul unitatii centrale sunt evidentiate in extrasul de cont emis zilnic. Intre extrasul de cont si nota de creditare exista o relatie de 1 la 1, avand in vedere ca nota de creditare se emite lunar, iar extrasul de cont zilnic.

Inregistrarea operatiunilor:

5121 (5311) = 4111.xxxx

Incasare client

5121 (5311) = 461.xxxx

Incasarea clientilor incerti

c) Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

• Fisa analitica partener(client) (anexa 26) - listeaza detaliile privind tranzactiile perioadei curente (vanzari, incasari, reglari), soldul curent, restante, data posibila de incasare.
• Balanta analitica partener (4111.xxx) (anexa 27) - se listeaza lunar si prezinta, in ordinea alfabetica a clientilor, soldul initial, rulajele, total sume si soldul final;
• Situatia incasarii facturilor (anexa 28) - se listeaza lunar si serveste ca jurnal auxiliar pentru tinerea contabilitatii analitice a clientilor si ca o situatie a soldurilor contului 4111 "Clienti". Se completeaza zilnic, in cadrul departamentului financiar-contabil, pe baza documentelor justificative privind serviciile prestate, respectiv incasarea de la clienti.
• Nota de contabilitate (anexa 29).

Identificarea clientilor incerti sau in litigiu

a)     Descrierea documentelor primare:

Facturi ajunse la scadenta neincasate - reprezinta facturile care nu au fost achitate in termen, pe baza carora se calculeaza penalitati pentru fiecare zi de intarziere.

b)      Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

In cadrul departamentului financiar-contabil, prin operatiunea de cumulare a soldurilor tuturor facturilor ajunse la scadenta si neachitate, se listeaza lunar penalitatile calculate pentru fiecare zi de intarziere, pe fiecare client in parte. Operatiunea se efectueaza lunar, evidentiind astfel creanta totala a unitatii asupra clientilor incerti.

Tot pe baza facturilor neachitate pana la data scadentei se listeaza lunar "Obligatiile de plata clienti scadente pana la", care nu contine penalitatile calculate pentru fiecare factura neincasata.

In situatia in care clientul nu a platit la timp, la data scadentei unitatea emite un extras de cont intocmit la departamentul financiar-contabil, care cuprinde lista facturilor neachitate pana la aceasta data. Unitatea trimite clientului un exemplar, iar celalalt va fi inregistrat in contabilitate. In termen de cinci zile de la primirea extrasului de cont, clientul trebuie sa-l restituie, confirmat, pentru suma acceptata, iar in caz de refuz total sau partial, trebuie sa anexeze nota explicativa care cuprinde obiectiile sale. Acest extras de cont tine loc de conciliere.

In cazul in care, in termen de cinci zile, clientul nu achita suma datorata, se emite de catre departamentul marketing un proces verbal de conciliere, care va fi trimis spre semnare sefului agentiei de telecomunicatii. Acest proces verbal este intocmit pe baza datelor din extrasul de cont refuzat de client. Se emite in trei exemplare, dintre care unul este trimis la client, unul la oficiul juridic al unitatii centrale, iar al treilea este arhivat la departamentul financiar-contabil.

Inregistrarea operatiunilor:

% = 704.xxx

4111.xxxx (in rosu)

4118.xxxx

Trecerea clientilor la clienti incerti.

% = 704.xxx

41118.xxxx(in rosu)

461.xxxx

Trecerea clientilor incerti la debitori diversi

c) Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

Obligatii plata clienti scadente pana la (anexa 30) - se listeaza lunar, prezentand situatia facturilor neincasate pana la termen. Nu precizeaza penalitatile calculate pentru facturile neincasate;

Calcul penalitati la data de (anexa 31) - se listeaza lunar, pentru fiecare client in parte. Se calculeaza pentru facturile care au depasit termenul;

Fisa de cont pentru operatii diverse (anexa 32) - se completeaza lunar, cuprinzand operatiuni efectuate in conturi analitice pe fiecare client si se listeaza la sfarsitul anului. Se intocmeste pe baza notelor contabile.

Extras de cont emis de unitate (anexa 33) - se emite de catre departamentul financiar-contabil, in cazul in care factura a ajuns la scadenta si nu a fost achitata, in doua exemplare pentru fiecare client care a devenit incert (un exemplar este trimis la client, iar celalalt este arhivat la departamentul de marketing);

Proces verbal de conciliere (anexa 34) - este emis in trei exemplare de catre departamentul de marketing, pe baza datelor din extrasele de cont. Este semnat de seful de agentie, de unde un exemplar pleaca spre client, unul la oficiul juridic al unitatii centrale, iar ultimul fiind arhivat la departamentul de marketing.

Nota contabila (anexa 29).

Compensarea datoriilor

a)      Descrierea documentelor primare:

Facturi ce urmeaza a fi compensate (anexa 35) - reprezinta facturile pentru care s-a acceptat compensarea, ca urmare a intelegerii dintre cele doua unitati. Acestea se anexeaza la ordinul de compensare primit de la client (roz), iar facturile emise de catre client (care, in acelasi timp, este un furnizor pentru SC "Telecomunicatii CFR"SA) sunt centralizate intr-o singura factura care se anexeaza la ordinul de compensare destinat clientului.

Ordinul de compensare (anexa 36) - este un document intocmit de unitate in cadrul departamentului financiar-contabil, in doua exemplare (albastru si roz), fiind semnat de ambele parti. Persoana din cadrul unitatii care semneaza acest document este seful agentiei. Pe verso se afla "borderoul datoriilor stinse pentru justificarea prin ordinul de compensare"

Protocolul de compensare (anexa 37) - se intocmeste in doua exemplare de catre agentii economici ai unitatilor care au convenit efectuarea decontarii prin compensarea unei sume de bani. Protocolul de compensare serveste ca document de inregistrare operativa si in contabilitate si, in acelasi timp, ca document de confirmare a compensarii. Circula la seful agentiei si la contabilul sef pentru semnare si la serviciul financiar-contabil pentru verificarea si inregistrarea procesului de compensare. Se arhiveaza atat la furnizor, cat si la client.

Proces verbal de compensare (anexa 38) - cuprinde lista persoanelor juridice care intra in compensare, cu codul fiscal, numele reprezentantilor, seria si numarul ordinului de compensare si suma compensata.

b)      Descrierea fluxurilor informationale si a procedurilor de prelucrare:

In cadrul operatiunii de compensare a datoriilor se face initial un punctaj intre cele doua unitati care sunt de acord cu efectuarea compensarii. Dupa ce au ajuns la o intelegere in privinta sumei ce va fi compensata, se incheie doua ordine intre agentii economici: cel initiator si cel destinatar.

Dupa semnarea ordinelor de compensare se trece la intocmirea protocolului de compensare a datoriilor reciproce. In vederea atenuarii blocajului financiar, reprezentantii celor doua firme convin la efectuarea decontarii prin compensare a unei anumite sume.

Fiecare partener inscrie in protocol facturile si sumele pe care le achita creditorului si il transmite prin delegatie sau corespondenta dupa ce a fost certificat sub semnatura si stampila. Protocolul devine operational in momentul primirii lui de catre initiatorul actiunii, certificate de catre toti partenerii si aprobat de catre destinatarul actiunii.

Dupa intocmirea ordinului de compensare si a protocolului de compensare, datele din aceste doua documente vor fi trecute si in procesul verbal de compensare.

Inregistrarea operatiunii de compensare:

401.xxxx = 4111.xxxx

c) Descrierea listelor, situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem:

• Centralizator lunar de compensare pentru ordine de compensare emise/primite (anexa 39) - este obtinut prin centralizarea ordinelor de compensare si evidentiaza totalul compensarilor din cursul lunii. Este folosit ca document justificativ la nota contabila.
• Nota contabila (anexa 29).

Cap.5 Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem

1. Cerinte functionale

Din analiza efectuata se observa o descentralizare totala a functiei contabile care are in vedere inregistrarea in contabilitate si evidenta analitica a lucrarilor si serviciilor, pe de o parte, si centralizarea totala a inregistrarii si evidentei analitice a clientilor, pe de alta parte.

Evidentiem urmatoarele deficiente care se constituie ca cerinte functionale ale noii aplicatii:

Problema modificarii tarifelor - preturile specificate in contract sunt preluate din Foaia Oficiala din anul curent. Din cauze obiective (cum ar fi diferente de curs valutar, inflatia, cresterea preturilor etc.) tarifele, respectiv preturile pentru serviciile prestate si lucrarile executate se pot modifica. Prin urmare este necesara inlocuirea contractului existent cu unul actualizat care sa contina modificarile din Foaia Oficiala. Solutionarea acestei probleme are in vedere urmatoarele aspecte:

modificarea tarifelor atrage dupa sine inlocuirea contractelor ceea ce determina un volum mare de munca pentru angajati si duce la reducerea timpului de indeplinire a sarcinilor zilnice a fiecaruia dintre angajatii care opereaza cu aceste contracte.

odata cu modificarea tarifelor se modifica si valoarea facturilor emise. In cazul in care cresterea preturilor are loc in cursul lunii atunci calculul valorii totale din factura trebuie sa aiba in vedere atat tarifele vechi cat si cele noi.

Problema fisei analitice partener - fisa analitica a clientului se intocmeste de doua ori pe an. Este necesara listarea acesteia lunar pentru cunoasterea situatiei lunare a clientilor in vederea intocmirii diferitelor rapoarte cerute de unitatea centrala ori de cate ori este nevoie.

2. Cerinte nefunctionale

Printre cerintele nefunctionale ale noului sistem regasim:

Realizarea unei aplicatii noi in regim distribuit, ceea ce presupune conectarea tuturor entitatilor din cadrul agentiei la reteaua unitatii centrale. Aceasta presupune existenta unui server de aplicatii si a unui server de baze de date. Este necesara dezvoltarea infrastructurii fizice utila comunicarii datelor in timp real de la si spre entitatile externe din cadrul unitatii centrale, care solicita sau trebuie sa puna la dispozitie fluxuri de date.

Dezvoltarea unui program care sa contina tarifele practicate de agentie, iar in momentul in care se modifica preturile serviciilor prestate, prin intermediul acestui program sa se actualizeze automat contractele cu noile tarife si implicit facturile lunare. Aceasta presupune si legatura acestui program cu programul de intocmire a facturilor.

Realizarea unei legaturi intre programul de intocmire a facturilor si aplicatia WinMentor, pentru a evita introducerea acelorasi date de mai multe ori. Introducerea datelor din facturi este necesara pentru obtinerea mai multor rapoarte.

Dezvoltarea unui program care sa asigure securitatea datelor prin stabilirea de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori din interiorul agentiei.

Este necesara utilizarea unei aplicatii care sa genereze automat periodic  penalitatile calculate (in vederea usurarii muncii fizice) fara a mai fi nevoie de calculul manual care necesita mult timp pierdut de catre angajati .