Structura generala a unei societati comerciale

Structura generala a unei societati comerciale

Societatile comerciale prevazute in Legea 31[1], sunt similare cu cele existente in aproape toate statele lumii, deci modelul de organizare a societatii comerciale este in consecinta a unei activitati comerciale foarte indelungate. Cea mai mare parte a firmelor de stat se constituie in societati comerciale. Acestea se infiinteaza in vederea efectuarii de acte de comert, in sensul larg al cuvantului, fiind persoane juridice si imbracand anumite forme:

societatea cu nume colectiv, ale carei obligatii sociale sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata si solidara a tuturor asociatilor;

societatea in comandita simpla, ale carei obligatii sociale sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata si solidara a asociatilor comanditati; comanditarii raspund numai pana la concurenta aportului lor;

societatea in comandita pe actiuni, al carei capital social este impartit pe actiuni, iar obligatiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata a asociatilor comanditati; comanditarii sunt obligati numai la plata actiunilor lor;

societatea cu raspundere limitata, ale carei obligatii sunt garantate social; asociatii sunt obligati numai la plata partilor sociale.

Legea prevede pentru fiecare tip de societate comerciala modalitatile de constituire: numai prin contract de societate[2], pentru primele doua categorii la care se adauga si statutul pentru celelalte.

Indiferent de forma societatii comerciale, contractul de societate reprezinta actul constitutiv al acesteia. In plus, pentru societatile pe actiuni, societatile in comandita pe actiuni si S.R.L-urile, este necesar si statutul societatii. Mentionez ca in privinta constituirii societatii comerciale, sediul materiei il reprezinta L

Statutul societatii este un act suplimentar impus de specificul societatii respective (de fapt el completeaza contractul de societate). Astfel statutul desemneaza un act juridic de natura contractuala, ce are ca obiectiv stabilirea regulilor de organizare, conducere si functionare a societatii. De aceea, pentru a fi valid, statutul trebuie sa indeplineasca aceleasi conditii de fond si de forma ca ale oricarui contract.

Precizez ca in pofida asemanarilor cu contractul de societate, statutul reprezinta unele deosebiri, mai cu seama in sensul ca dezvolta unele elemente ale contractului de societate, care se refera la organizarea, conducerea si functionarea ei.

Pentru societatile comerciale si regiile autonome, proiectarea structurilor organizatorice ale acestora este o necesitate, mai ales pentru a putea avea o functionare rentabila. Cu toate ca exista o varietate de puncte de vedere, in ceea ce priveste definirea structurii organizatorice, majoritatea specialistilor sunt de acord cu elementele de baza ale definitiei urmatoare: "ansamblul persoanelor si subdiviziunilor organizatorice astfel constituite incat sa asigure premisele organizatorice necesare realizarii obiectivelor previzionate".

In scopul stabilirii raspunderilor in desfasurarea diverselor activitati, precum si pentru realizarea unei conduceri eficiente, orice unitate este organizata intr-un ansamblu de compartimente de munca, functii de conducere si relatii, acestea constituind structura de organizare. Structura de organizare a unitatilor portuare si construirea compartimentelor de munca se stabilesc de catre conducere si se aproba de Adunarea Generala a Actionarilor potrivit principiilor de organizare a fiecarei societati, atunci cand prin lege nu se prevede altfel.

In structura de organizare se concretizeaza in mod distinct functiile unitatii: serviciul de cercetare - dezvoltare, productie, comercial, financiar - bancar, informational - informatii, aprovizionare, administrativ si de personal. Aceste functii asigura realizarea obiectivelor unitatii portuare si fiecare in parte constituie obiectul de activitate a cel putin unui compartiment specializat.

Structura organizatorica trebuie sa fie constituita dintr-un numar cat mai redus de trepte ierarhice, care sa permita transmiterea rapida si nedistorsionata a sarcinilor in sens descendent si a informatiilor necesare controlului la diferite nivele ierarhice in sens ascendent. Pentru definitivarea structurii organizatorice trebuie sa se ia in vedere economia de personal prin asigurarea unui grad rational de ocupare a tuturor salariatilor. De asemenea, trebuie luata in considerare capacitatea si modul de integrare a salariatilor, comportamentul acestora fata de atributiile si responsabilitatile primite.

Principalele elemente componente ale structurii de organizare sunt: functia (postul), norma de conducere, compartimentele, nivelele ierarhice, relatiile organizatorice.

Functia (postul), reprezinta cea mai simpla subdiviziune a unei societati, ea fiind formata din totalitatea sarcinilor de serviciu care sunt realizate de un salariat. Aceste functii se vor delimita prin anumite competente, prin autoritatea si responsabilitatea salariatului care le realizeaza si care trebuie sa fie exprimate prin denumirea functiei respective.

Pentru ca fiecare salariat sa isi poata puna in valoare cunostintele profesionale si sa coopereze fructuos cu alte compartimente din societate, aceasta trebuie sa aiba o structura de organizare bine structurata. In vederea organizarii eficiente a productiei si a muncii, utilizarii rationale a personalului si a timpului de munca, se vor preciza atributiile si obligatiile fiecarei functii si loc de munca; conducerile unitatilor avand obligatia sa stabileasca sarcinile concrete ce revin fiecarui salariat.

In fisa de descriere a functiei (postului) se descriu atributiile si indatoririle raporturilor ierarhice, conditiile de studii, precum si alte cerinte si calitati necesare executarii functiei in cele mai bune conditii. Pe langa competenta profesionala trebuie sa se verifice ca salariatii care se vor ocupa de functii de conducere sa aiba capacitatea de a conduce, de a indeplini sau executa lucrari administrative si de a coopera cu alte compartimente.

De asemenea, pentru fiecare salariat se vor intocmi periodic de seful direct fise de apreciere sau rapoarte de activitate in legatura cu activitatea si conduita lui. Productivitatea va fi apreciata pe grade: excelenta, foarte buna, buna, satisfacatoare, slaba.

Norma de conducere sau ponderea ierarhica reprezinta numarul de salariati sau de compartimente care se afla in subordinea nemijlocita a unei functii de conducere. In cazul activitatilor de baza sau auxiliare norma de conducere considerata rationala la treptele ierarhice, este in medie de 20 - 30 de persoane, iar la cele superioare este in medie de 4 - 6 persoane sau compartimente (cand acestea din urma au maximum doua persoane).

Norma de conducere pe ansamblul structurii functionale este considerata optima daca la o functie revin, in medie 4 pana la 7 executanti.

Compartimentele de munca, reprezinta subdiviziunea organizatorica formata dintr-un numar de salariati unei autoritati unice care realizeaza in mod permanent un ansamblu relativ omogen de sarcini sau lucrari. Structura organizatorica a unitatilor economice cuprinde trei tipuri de compartimente:

a.      pentru realizarea activitatilor de baza;

b.     auxiliare activitatilor de baza;

c.      functionare.

Compartimentele activitatii de baza se pot constitui pe urmatoarele verigi organizatorice:

a.      formatia de lucru;

b.     atelierul;

c.      sectia;

d.     uzina, fabrica, exploatarea sau alte unitati similare.

Formatia de lucru este veriga organizatorica de baza a activitatii de productie si este condusa de regula de maistru. In cazul unor procese de productie de complexitate deosebita formatiile de lucru pot fi conduse de subingineri sau ingineri. Marimea unor asemenea formatii de lucru se stabileste in functie de natura si specificul procesului de productie, precum si de diviziunea muncii corespunzatoare acestuia - este apreciata ca rationala daca la o functie de conducere revin in medie 10 pana la 40 de executanti.

Pentru desfasurarea unor activitati productive similare sau omogene si a caror realizare necesita o conducere unitara si volum de munca a mai multor formatii de lucru, se vor constitui atelierele de productie, montaj si service. Atelierul se poate constitui, in functie de natura proceselor de productie, pe orizontala, respectiv pe fiecare schimb, cu acelasi numar de formatii de lucru coordonate de un sef de atelier, sau pe verticala, in cazul proceselor de productie desfasurate in foc continuu, seful de atelier coordonand formatiile de lucru organizate pe mai multe schimburi.

Sectia de productie, montaj, service sau pentru alte activitati productive se poate organiza pentru conducerea unitara a activitatilor legate intre ele din punct de vedere tehnologic. Sectia se poate constitui din ateliere, formatii de lucru sau mixt.

Structura de organizare a unitatilor economice poate cuprinde, in functie de volumul, de complexitatea, importanta si specificul activitatii, urmatoarele tipuri de compartimente functionale:

a.      birouri;

b.     servicii;

c.      directii sau divizii.

Astfel biroul este compartimentul functional care se poate constitui daca pentru indeplinirea unor lucrari sau activitati omogene, este necesara o delimitare organizatorica distincta.

Serviciul este un compartiment functional care se poate organiza pentru indeplinirea unor activitati importante sau complementare ce necesita conducere unitara. Directia sau divizia cuprinde, de regula, mai multe servicii si birouri care indeplinesc activitati complementare.

Treptele ierarhice pot fi considerate eficiente daca structura organizatorica edificata pe 4 pana la maxim 6 trepte ierarhice de la directorul sau directorul general pana la compartimentul de nivel cel mai scazut, in functie de marimea si complexitatea unitatii.

Reducerea numarului de niveluri ierarhice asigura apropierea conducerii de executie si scurtarea circuitelor informationale, cu efecte pozitive asupra fluentei si vitezei de circulatie a informatiilor, cresterii ritmului luarii deciziilor si desfasurarii activitatilor, micsorarii posibilitatii de deformare a continutului informatiilor.

Relatiile organizatorice - in acest caz, legatura intre compartimente trebuie sa se stabileasca in functie de importanta, frecventa legaturilor dintre ele, competenta sefilor acestora si nivelul de specializare a limbajului folosit in realizarea obiectivelor si atributiilor. In cazul problemelor curente, de rutina, puterea de decizie si responsabilitatea trebuie sa fie descentralizate cat mai aproape de cei care le executa.

Astfel daca se reduce numarul de compartimente se simplifica sistemul de legaturi, dar conduce la cresterea importantei celor mentinute. Indiferent de volumul de lucrari care se executa intr-un compartiment, subordonarea lui trebuie sa se faca potrivit importantei activitatilor ce le desfasoara.

4.1.1 Regulamentul de organizare si functionare

Obiectivele fiecarei functii a unitatii, atributiile compartimentelor, sarcinile si responsabilitatile diferitelor functii (posturi), gradul de extindere a autoritatii si relatiile dintre lucratori de pe diverse nivele ierarhice, se gasesc in regulamentul de organizare si functionare, structurat in mai multe capitole:

dispozitii generale, referitoare la actul de infiintare a unitatii, denumirea, sediul, statutul juridic, obiectul de activitate, elemente privind regimul de proprietate;

structura organizatorica: compartimente de munca, unitati subordonate (sucursale, filiale, agentii, exploatari, etc.), organigrama unitatii;

atributiile pe ansamblul unitatii si pe fiecare compartiment de munca in parte, diagrama de relatii prin care se pot reprezenta legaturile de colaborare intre diferitele compartimente ti subunitati in procesul de efectuare a atributiilor, fisele posturilor grupate pe compartimente;

dispozitii finale: dispozitii privind aplicarea prevederilor regulamentului; modalitati de completari sau modificari a lor; dispozitii privind corelarea prevederilor regulamentului de organizare si functionare cu cele din statut si regulament de ordine interioara; modul de aprobare si data intrarii in vigoare a regulamentului.

Pot exista mai multe variante ale structurilor de organizare ale societatilor comerciale, in functie de marimea si modul de organizare a societatii.