Sistemul organizatoric al firmei

Sistemul organizatoric al firmei

Organizarea  formala a unei firme este bazata pe acte normative si dispozitii manageriale interne si cuprinde:

organizarea procesuala, prin care se asigura delimitarea si dimensionarea functiunilor, respectiv corelarea lor cu obiectivele asumate si componentele structural-organizatorice ale firmei;

organizarea structurala, prin care se asigura coroborarea diferitelor subdiviziuni organizatorice (posturi de munca, compartimente de munca etc.) intr-o anumita configuratie, adecvata realizarii obiectivelor firmei.

Ca expresie a organizarii formale, respectiv a organizarii structurale, structura

organizatorica a unei intreprinderi se proiecteaza pe baza unor norme, reguli, principii si documente oficiale.

Structura organizatorica - componenta a structurii generale a firmei - reflecta "anatomia intreprinderii". Modul de concepere, detaliere si implementare a acesteia influenteaza nemijlocit asupra activitatilor impuse de realizarea obiectivelor firmei.

Structura organizatorica poate fi definita ca reprezentand ansamblul persoanelor, subdiviziunilor si al relatiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale firmei.

Structura organizatorica creeaza cadrul pentru:

stabilirea si distribuirea sarcinilor si/sau activitatilor;

planificarea activitatilor la toate nivelurile organizationale;

monitorizarea rezultatelor.

Componentele primare ale structurii organizatorice sunt:

1. Postul de munca reprezinta cea mai simpla subdiviziune organizatorica, fiind definit, prin ansamblul obiectivelor, cu sarcinile, competentele, responsabilitatile asociate, care revin spre exercitare, in mod regulat, unei persoane angajate in intreprindere.

Obiectivele individuale ale postului de munca justifica ratiunea infiintarii si functionarii lui. Pentru realizarea lor, titularului postului ii sunt conferite sarcini si responsabilitati adecvate.

2. Functia reprezinta ansamblul atributiilor si sarcinilor, omogene din punct de vedere al naturii si complexitatii lor, desemnate in mod regulat si organizat unui angajat al firmei.

Functia unei persoane este definita prin:

atributiile si sarcinile de indeplinit;

responsabilitatile si sarcinile de indeplinit;

competentele si relatiile pe care salariul trebuie sa le manifeste.

Una dintre  caracteristicile functionarii unei firme o reprezinta marea complexitate a activitatilor economico-sociale ocazionate de realizarea proceselor de productie specifice, pentru asigurarea competitivitatii si adaptabilitatii la cerintele pietei interne si externe, pentru folosirea eficienta a factorilor de productie atrasi. Pentru realizarea acestor obiective, procesul de management ocazioneaza exercitarea - in majoritatea cazurilor - a unui ansamblu de functii (atribute) manageriale.

Prin functii (atribute) manageriale se inteleg anumite grupe omogene activitati, ce trebuie efectuate de manageri, in scopul realizarii functiunilor de baza specifice fiecarei firme.

Conducerea unei firme presupune exercitarea urmatoarelor functii: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul.

Functia de previziune este prioritara intr-un ciclu managerial, deoarece cuprinde totalitatea deciziilor si activitatilor prin care se stabilesc conditiile viitoare de actiune, se fixeaza obiectivele ce trebuie urmarite, se evalueaza dimensiunea mijloacelor materiale, financiare Si umane ce trebuie folosite pentru realizarea obiectivelor fixate.

Functia de organizare cuprinde activitatile ce trebuie efectuate pentru realizarea cadrului organizatoric optim in vederea obtinerii eficientei economico-­sociale maxime.

In prezent, se considera ca organizarea, ca functie manageriala, cuprinde:

- organizarea manageriala;

organizarea productiei;

organizarea muncii.

Functia de coordonare cuprinde totalitatea procedeelor si activitatilor, prin care conducerea unei firme declanseaza actiunile diferitelor verigi functionale, de productie si conceptie in vederea indeplinirii la timp si in conditii optime a obiectivelor stabilite.

Functia de comanda (Decizie - antrenare) include totalitatea deciziilor, dispozitiilor, hotararilor, precum si a altor masuri luate de manageri in vederea indeplinirii de catre subordonati a atributiilor ce le revin pentru realizarea obiectivelor asumate.

Functia de control - evaluare - reglare presupune  verificarea permanenta si completa a modului in care se desfasoara diferitele activitati in raport cu programele fixate, evidentierea abaterilor ce apar si luarea unor masuri corective.

In functie de momentul exercitarii, actiunile de control-reglare pot fi: preventive,operative, postoperative.

In functie de natura si modul de manifestare a competentelor si responsabilitatilor se disting mai multe tipuri de relatii, respectiv:

A. Relatii de autoritate, instituite prin reglementari oficiale, a caror manifestare este deci obligatorie. In aceasta categorie se includ:

- relatiile ierarhice, care exprima raportul intre titularul postului de conducere si cei ce detin posturi de executie;

- relatiile functionale, care reprezinta o expresie a exercitarii autoritatii functionale de catre compartimente specializate care pot emite o serie de indicatii metodologice, recomandari, studii etc.;

- relatiile de stat major pot lua nastere ca urmare a delegarii sarcinilor, responsabilitatii si competentelor de catre conducere anumitor persoane inalt calificate in vederea solutionarii unor probleme complexe.

B. Relatii de cooperare care se stabilesc intre titularul unui post situat pe     acelasi nivel ierarhic cu titularul altui post, dar apartinand unui compartiment diferit, in scopul realizarii in comun a anumitor obiective.

C. Relatii de control.

D. Relatii de reprezentare. Acestea reprezinta legaturile dintre reprezen­tantii imputerniciti ai firmei (manageri) si reprezentantii diferitelor organizatii profesionale, sindicale din interiorul firmei sau persoane fizice sau juridice din afara acesteia.

E. Ordinea componentelor organizatorice este exprimata prin:

· Nivelul (treapta) ierarhic, reprezentat de ansamblul subdiviziunilor plasate la aceeasi distanta de conducerea superioara a firmei.

· Ponderea ierarhica (aria de control sau norma de conducere), reprezentata de numarul de persoane subordonate nemijlocit unui cadru de conducere. Numarul persoanelor ce pot fi coordonate eficient de un cadru de conducere este determinat in functie de o serie de factori, ca: natura si gradul de complexitate a activitatilor; volumul de informatii, metodele obtinerii, prelucrarii si transmiterii lor; dispersia teritoriala a unitatilor conduse; capacitatea organizatorica si motivarea conducato­rului si executantilor etc.

Tipuri de structuri organizatorice

a. Tipul de structura ierarhica (liniara) este una dintre cele mai simple structuri organizationale, fiind utilizata frecvent.

Aceasta structura reprezinta linia de comanda care defineste directia in care autoritatea si deciziile pornesc de sus in jos, iar raportarile urmeaza aceleasi trasee, dar de jos in sus.

b. Tipul de structura functionala

Termenul de 'functionala' face legatura cu functiunile exercitate intr-o firma. Acestea sunt integrate de conducerea strategica, iar autoritatea de specialitate este delegata specialistilor.

c. Tipul de structura liniar (ierarhic) - functionala

Imbina cele doua tipuri prezentate anterior, astfel incat activitatile executive sunt grupate intr-un mod similar cu structurile liniare, iar functiunile sunt grupate ca in structura functionala.

d. Tipul de structura divizionala

In cazul organizatiilor mari, activitatile se grupeaza in structuri de autoritate si decizie mai mici (divizii), pentru a putea fi mai usor de condus. Gruparea in divizii are in vedere diferite criterii:

familia de produse;

tipurile de clienti;

· procesele si tipurile de echipamente utilizate;

zona geografica etc.

e.Tipul de structura matriceala este reprezentata de o retea de relatii cu autoritate intersectata, similar intersectiei coloanelor cu liniile unei matrice. In aceasta structura coloanele reprezinta liniile de autoritate din structura formala, iar liniile cele din structura informala. Acest tip de structura a fost conceput pentru managementul prin proiecte.

f.Tipul de 'structura pe 5 niveluri' propus de H. Mintzberg este un model mai dinamic al structurii organizationale. Acest model este capabil sa explice tensiunile si interactiunile dintre diferite grupuri de interes ale unei organizatii, care au scopuri si activitati diferite.