Etapele de elaborare a unui proces de formare

Etapele de elaborare a unui proces de formare

In general, pentru un stagiu de formare profesionala sau de perfectionare procesul de formare se elaboreaza in cadrul organizatiei. Astfel, cursantii nu participa efectiv la elaborarea procesului de formare deoarece acesta le este propus de catre traineri.Implicarea directa a cursantilor se realizeaza in decurs uf etapelor de derulare a procesului de formare, respectiv:

prezentarea procesului de formare, ceea ce permite cursantilor sa cunoasca principiile si conceptia trainerilor, precum si scopul formarii;

urmarirea permanenta a feedback-ului, respectiv a adecvarii procesului de formare la obiectivele cursantilor;

organizarea metodica si periodica a unor reuniuni avand ca scop evaluarea cunostintelor acumulate de cursanti;

participarea cursantilor la reuniuni de analiza detaliata a anumitor faze ale
procesului de formare.

Elaborarea procesului de formare se realizeaza in patru etape, astfel: determinarea scopului si a cerintelor formarii; elaborarea programei analitice; alegerea metodei de formare, stabilirea orarului si desfasurarea propriu-zisa a procesului de formare; evaluarea procesului de formare.

Determinarea scopului si a cerintelor formarii

Determinarea scopului formarii presupune stabilirea nivelului cunostintelor sau a comportamentelor pe care cursantii le vor avea si le vor putea aplica la finalul procesului de formare. Precizam ca realizarea acestei etape elimina neconcordantele dintre continutul formarii si caracteristicile activitatii profesionale.

Determinarea scopului formarii se realizeaza direct in cadrul organizatiei din cadrul careia fac parte cursantii si presupune parcurgerea urmatoarelor faze:

Faza 1: analiza posturilor cursantilor, activitate care vizeaza trei directii:

a) analiza posturilor care vor fi ocupate de cursanti, la finalul perioadei de formare.

Aceasta analiza permite realizarea unei imagini de ansamblu asupra caracteristicilor activitatii titularilor posturilor

b) analiza posturilor ocupate de absolventii cursurilor anterioare de formare in acelasi domeniu. In situatia in care aceasta analiza este posibila, ea permite definirea imaginii procesului de formare in cadrul angajatilor organizatiei.De asemenea, interviurile cu acestia pot releva deficientele pe care le-au constatat in pregatirea lor. Printre intrebarile care pot fi utilizate mentionam: "formarea dumneavoastra v-a ajutat in indeplinirea sarcinilor profesionale?'; "care sunt cunostintele care v-au fost cel mai mult si/sau cel mai putin folositoare?'; "care sunt criticile pe care le aduceti formarii de care ati beneficiat anterior?' etc.

c) analiza "posturilor-pilot'. Analizele precedente nu sunt suficiente pentru determinarea scopului concret al formarii deoarece, in orice domeniu, profesiile evolueaza in timp. De aceea, este foarte important ca analiza sa se proiecteze in viitor si sa vizeze "posturi-pilot' sau posturi viitoare care corespund posturilor cursantilor actuali.

Faza 2: determinarea "factorului X' al formarii

Factorul X al formarii este reprezentat de acele caracteristici ale posturilor care nu fac parte din cerintele actuale ale posturilor, dar care sunt importante in viitor pentru titularul lor din cunctul de vedere al capacitatii de dezvoltare personala, al creativitatii, al capacitatii de auto-perfectionare. Spre exemplificare, pentru o formare in domeniul audio-vizualului, factorul X pentru postul "prezentator TV' poate avea urmatoarele componente: psihologia culorilor si a spatiului; creatie artistica; tehnici audio­vizuale pentru relatii publice etc.

Faza 3: determinarea nivelului cunostintelor, abilitatilor si calitatilor pe care cursantii le vor avea la finalul procesului de formare

Sinteza rezultatelor celor doua faze anterioare se concretizeaza in definirea exacta a nivelului cunostintelor, comportamentelor, atitudinilor pe care cursantii le vor avea la finalul procesului de formare, in termeni de "a sti'; "a face'; "a fi'.

Transformarea rezultatelor analizelor precedente in nivele de cunoastere intr-un anumit domeniu de studiu necesita, din partea grupului interdisciplinar decizional, anumite cunostinte in domeniu, respectiv: stadiul de dezvoltare si perspectivele stiintei de referinta pentru procesul de formare; cele mai noi activitati ale institutelor de cercetare din domeniul respectiv. De asemenea, acest grup trebuie sa pondereze elementele procesului de formare, respectiv sa determine elementele esentiale, cele importante, cele inutile etc.

Concluzionand, putem afirma ca, inca de la inceput, este necesara fundamentarea procesului de formare pe bazele unei interactiuni intre "actorii' procesului de formare.

Elaborarea programei analitice

Elaborarea programei analitice raspunde la intrebarea: "cum se parcurge procesul de formare a cursantilor?', respectiv modalitatile prin care cursantii trec de la nivelul initial (N_i) al cunostintelor, abilitatilor si experientei lor (reprezentat prin conditiile impuse de organizatori cursantilor pentru a participa la stagiul ce formare) la nivelul final al acestora (N_f). Stabilirea nivelului final al cunostintelor, abilitatilor si experientei cursantilor se realizeaza prin intermediul participarii active a trainerilor. {n situatia in care procesul de formare se implica mai multi traineri este deosebit de utila realizarea unei reuniuni interdisciplinare a acestora pentru a realiza o sincronizare a obiectivelor pedagogice si a elabora cat mai exact si eficient programa analitica a cursurilor.

Principiile redactarii programei analitice sau a procesului unui curs sunt urmatoarele:

1.    evidentierea ideilor principale ale cursului si determinarea obiectivelor formarii;

2.    determinarea modalitatilor de realizare a obiectivelor propuse sau a sarcinilor de lucru a cursantilor;

3.    identificarea domeniului de invatare specific fiecarei sarcini de lucru;

4.    selectionarea metodei de formareiin functie de obiectivele formarii;

5.    identificarea resurselor materiale si stabilirea timpului destinat indeplinirii fiecarei sarcini de lucru;

6.    determinarea modalitatilor de evaluare a activitatii cursantilor.

Aceste principii de redactare se regasesc in cadrul programelor analitice concepute atat pentru derularea unui stagiu practic de formare, cat si pentru sustinerea unui curs teoretic (tabelele 6.1 si 6.2).

Tabelul 6.1

Tabel 6.2

GHID DE ELABORARE A PROGRAMEI ANALITICE PENTRU SUSTINEREA UNUI CURS TEORETIC
ETAPE:	MODALITATI DE REALIZARE:
1. stabilirea unui climat pozitiv cu interlocutorii	prezentarea trainerului si a cursantilor; antrenarea cursantilor in mici discutii; incitarea interesului cursantilor pentru subiectul abordat; manifestarea increderii fata de cunostintele cursantilor.
2. prezentarea generala a cursului	captarea atentiei si a interesului cursantilor; stabilirea obiectivelor cursului si a modalitatilor de evaluare a cursantilor; reluarea ideilor principale ale cursului anterior si realizarea legaturilor cu cel prezent. explicarea importantei cunoasterii domeniului abordat; verificarea cunostintelor cursantilor in acest domeniu; definirea termenilor noi (daca este cazul).
3. prezentarea ideilor principale ale cursului	prezentarea ideilor principale ale cursului; explicarea detaliata a fiecarui capitol al cursului; utilizarea exemplelor, diagramelor, ilustratiilor etc; rezumarea fiecarui capitol, la finalul prezentarii lui; rezumarea intregului curs.
4. indrumarea cursantilor sa aplice cunostintele dobandite	rezolvarea unor exercitii sau studii de caz, prin intermediul carora cursantii sa aplice cunostintele dobandite; acordarea asistentei pentru rezolvarea lor; incurajarea cursantilor pentru rezolvarea exercitiilor.
5. testarea cunostintelor cursantilor	testarea, orala sau scrisa, a cunostintelor cursantilor; corectarea raspunsurilor cursantilor.
6. evaluarea rezultatelor obtinute	. informarea cursantilor despre rezultatele obtinute; daca exista cursanti care nu au obtinut rezultate satisfacatoare, este recomandabila explicarea ideilor din curs asupra carora sa se concentreze; corectarea oricarei neintelegeri asupra continutului cursului predat;

Precizam faptul ca la finalul acestei etape vom putea cunoaste cu exactitate continutul, derularea in timp si relatiile dintre elementele programei analitice in functie de obiectivele cursantilor.

Alegerea metodei de formare, stabilirea orarului si desfasurarea propriu-zisa a rocesului de formare

In cadrul acestei etape trebuie luate in considerare anumite influente negative pe care "actorii' procesului de formare (organizatie,traineri, continutul procesului de formare) le pot manifesta, influente care se manifesta asupra urmatoarelor elemente:

bugetul alocat formarii de catre organizatie. Trainerii, in demersul lor pedagogic, au tendinta de a-l ignora sau de a-l revendica in momentul in care afla valoarea lui. Pentru organizatie, formarea reprezinta o investitie. De aceea, trebuie luat in considerare aspectul economico-financiar al formarii.

timpul alocat formarii reprezinta, de asemenea, o constrangere din partea organizatiei. Desfasurarea propriu-zisa a stagiului de formare se realizeaza diferit, in functie de durata acestuia (cateva zile, una sau mai multe saptamani, cateva luni, cativa ani).

cultura organizatiei intervine asupra procesului de formare nu numai prin politica de formare adoptata, ci si prin regulile generale existente in cadrul ei (orar, concedii, grade si criterii de promovare, norme formare si informare existente etc). De asemenea, modalitatea de participare la stagiul de formare (voluntar sau desemnat de organizatie) constituie un parametru important pentru desfasurarea formarii.

numarul, specializarea, statusul, programul de lucru al trainerilor Organizarea orarului de desfasurare a procesului de formare se realizeaza in functie de numarul maxim de ore prevazut in statutul profesional al trainerilor, contractul de munca al acestora, posibilitatea de utilizare a colaboratorilor sau asistentilor etc.

dotarea organizatiei Salile de desfasurare a reuniunilor de formare, instalatiile si mijloacele materiale de care dispune organizatia pot determina aparitia unor probleme de tipul: "exista posibilitatea de a utiliza diverse ateliere, instrumente, materiale, mijloace audio-vizuale pentru desfasurarea activitatilor practice?'

nivelul formarii pedagogice a trainerilor Este recomandabil ca procesul de formare sa nu fie perturbat de prejudecata "cei mai buni traineri sunt cei care au atins nivelul maxim al pregatirii in domeniul pedagogic'. Trainerii din cadrul organizatiei percep diferit conditiile de realizare a procesului de formare in functie de modalitatile de recrutare, formare si perfectionare a lor.

Ei sunt, de asemenea, influentati de relatiile profesionale-pedagogice care s-au creat intre ei. Asupra acestui element se poate actiona prin organizarea unor reuniuni de evaluare-formare a trainerilor.

continutul programului de formare genereaza anumite probleme referitoare la metodele pedagogice utilizate. Astfel, formarea in domeniul comunicarii interpersonale nu se poate realiza decat prin intermediul metodelor active, in timp ce formarea in domeniu chimiei nu se poate face decat in cadrul unui laborator specializat. Precizam ca formarea pedagogica a trainerilor are un rol deosebit de important pentru continutul programului deoarece cunoasterea unei diversitati de metode le confera un grad mare de libertate si de adaptare la acesta.

Pentrucrestereaeficienteielaborariiprocesuluideformareeste recomandabil ca la reuniunile interdisciplinare sa participe si reprezentanti ai organizatieisiaicursantilor.Participarealorpresupuneacceptarea responsabilitatilor ce li se atribuie, in functie de atributiile ce li se cuvin.

Elaborarea procesului de formare se finalizeaza in cadrul acestei etape, sub forma urmatoare (tabelul 6.3):

Tabelul 6.3

Feedback-ul procesului de formare

La finalul celei de-a treia etape de elaborare, procesul de formare poate fi aplicat. Este recomandabila realizarea procesului formativ in forma in care a fost elaborat si chiar este necesara stabilirea unei anumite modalitati de control a executiei acestuia.

In cazul in care formarea este de lunga durata (pe parcursul mai multor luni sau ani), este necesara organizarea unor reuniuni mixte de evaluare, la care sa participe reprezentantii organizatiei, cursantii si trainerii.

Aceste reuniuni vizeaza:

gradul in care procesul de formare a fost realizat asa cum a fost proiectat;

modificarile care trebuie realizate pentru spatiile de desfasurare si mijloacele utilizate in cadrul desfasurarii procesului de formare;

recomandarile propuse de cursanti prin intermediul chestionarului anonim de evaluare administrat la finalul perioadei de formare.

Precizam ca in cazul in care formarea este de scurta durata, este suficienta administrarea chestionarelor de evaluare.

Feedback-ul procesului formare are doua forme:

1.   feedback imediat ce se realizeaza de catre cursanti si ofera trainerilor informatii atat despre modul de desfasurare a sesiunilor de formare, cat si despre evaluarea continutului si a metodelor de formare utilizate. In cazul sesiunilor de formare de scurta durata, pentru obtinerea feedback-ului imediat se pot utiliza chestionarele de evaluare (un astfel de model este redat in anexa nr.3) sau se pot constitui grupuri de evaluare. Pentru sesiunile de formare de lunga durata experienta demonstreaza ca feedback-ul se poate obtine prin organizarea unor reuniuni de evaluare saptamanale la care participa atat trainerii, cat si cursantii.

2.   feedback viitor, prezinta importanta pentru organizarea sesiunilor viitoare de formare. Acesta presupune intocmirea sistematica a unor dosare de evaluare, care contin elemente despre organizarea generala a formarii, precum si critica si propunerile de imbunatatire a structurii acestora.

Pentru a obtine un feedback eficient este recomandabil sa:

evidentiati aspectele pozitive ale activitatii cursantilor;

descrieti comportamentul observabil al cursantilor si sa nu explicati cauzele care l-au determinat. Evaluarea, pozitiva sau negativa, determina aparitia anumitor blocaje in comunicarea trainer-cursant. Spre exemplificare, utilizati formulari de tipul: "am observat ca domnul Popa a devenit foarte nelinistit fata de remarca adresata de dumneavoastra' in locul celor de genul: "ati criticat foarte dur ideile exprimate de domnul Popa! Aproape l-ati jignit'

nu folositi aprecieri generale. Daca un trainer in domeniul informaticii se adreseaza unuia dintre cursanti astfel: "programul redactat contine trei erori', atunci acesta nu are posibilitatea de a-si corecta greselile. Daca insa va afirma: "in programul redactat ati uitat sa folositi comanda , ati utilizat a!te caractere etc', atunci, prin descrierea erorilor, trainerul ofera posibilitatea corectarii lor de catre cursanti.

utilizati feedback-ul de fiecare data cand cursantii au nevoie de el. Activitatea unui trainer este cu atat mai dificila si delicata, cu cat cursantii nu manifesta dorinta de a avea o reactie la comportamentele lor. {n aceste situatii este recomandabil sa analizati motivele pentru care acestia nu doresc sa aiba asemenea reactii.

fiti empatic. Transpunerea in locul interlocutorului constituie "oglinda' propriului comportament.

solicitati cursantilor sa faca ceva si nu le impuneti.

asigurati-va ca aprecierile dumneavoastra au fost intelese deplin de cei carora le-au fost adresate.

fiti receptiv la feedback-ul cursantilor. Fiecaruia dintre noi ne place sa ne fie apreciate trasaturile pozitive si sa nu fie observate cele negative. De aceea, modalitatea de transmitere a informatiilor este deosebit de importanta atat pentru trainer, cat si pentru cursant. Concret, aceasta se materializeaza in urmatoarele atitudini: ascultarea activa a interlocutorului; reformularea ideilor afirmate de interlocutor.

Mentionam ca recomandarile pentru elaborarea procedurilor viitoarelor sesiuni de formare se realizeaza in cadrul reuniunilor finale de evaluare globala a formarii, pe baza unei metodologii de evaluare, in functie de natura, forma de manifestare,cronologia si consecintele feedback-ului.

Utilizarea eficienta a feedback-ului, ca si indeplinirea obiectivelor formarii, reprezinta factorul de realism si de progres al organizatiei care a solicitat pregatirea.