DiferenȚele dintre gestiunea Și direcȚiilelor

DIFERENȚELE DINTRE GESTIUNEA ȘI DIRECȚIILE PROIECTELOR

Exista o distinctie intre gestiunea unui proiect si directiile proiectului sau pilotarea proiectului . Studiile de gestionare constituie baza informativa si evaluativa a pilotarii, astfel incat prin actiuni pluridisciplinare sa se poata intervenii in problemele tehnice, economice si temporale asigurand proiectului realizarea obiectivului propus.

Dupa AFNOR ( Asociatia Franceza de Normalizare) proiectul este definit si pus in aplicare pentru a elabora un raspuns la nevoile unui utilizator, a unui client sau a unei clientele si el implica obiective, actiuni de intreprins si resurse utilizate. Gestiunea proiectului reprezinta un ansamblu de tehnici si metode de lucru pentru conceperea, analiza si conducerea activitatilor temporare ireversibile, nerepetitive, derulate sub presiunea timpului si angajand resurse limitate si deseori greu de gasit. Gestiunea proiectului integreaza activitatile intr-un ansamblu coerent conducandu-le de la idea de proiect, conceptuala, la faza de dezvoltare si in final la implementarea si reusita acestuia. Obiectivul final al gestiunii proiectelor poate fi exprimat ca o rezultanta a trei directii importante pe care le urmareste .

– Cele trei directii ale gestiunii proiectelor

A considera operatia productiva repetitiva similara cu proiectul inseamna a ignora o serie de evidente tehnice si economice relevate sintetic in tabelul alaturat (Tab. 1.1).

Teoria si metodologia in managementul proiectelor este trasata si se mentine intr-o logica de lucru deja clasica, dar oferta de mijloace prin care se poate dezvolta este din ce in ce mai larga si are tendinta de a descuraja utilizatorii nepregatiti, mai ales pe cei care au lacune in interpretarea sistemica a fenomenelor economice si tehnice.

In acest sens se pot cita, ca metode si proceduri de lucru in managementul proiectelor tehnice:

gestiunea calitatii produselor si a proceselor

analiza valorii produselor

analiza functionala a produselor

managementul riscurilor

tehnici de estimare, previziune, planificare

managementul echipelor de lucru etc.

Nu trebuie facuta diferenta intre un proiect de mari dimensiuni si un proiect mic, ele difera prin pret, durata in timp si resursele utilizate si mai putin ca organisme sau metode de actiune.

Exista in managementul proiectelor o multitudine de capcane si dificultati, generate in primul rand de caracterul de unicitate al demersului, iar tehnicile si metodele pot deruta in conditiile in care :

nu se cunosc exact cerintele si dorintele reale ale clientilor;

exista dispret fata de dimensiunea marketingului;

se manifesta o pozitie putin concilianta, refuz de negociere;

neglijarea detaliilor care favorizeaza aproximarile;

cultura egocentrista, centrata pe o singura dimensiune;

hiperbolizarea dimensiunilor tehnice in defavoarea factorilor de pret, termene etc.

Avantajele si limitele managementului pe baza de proiecte Aplicarea managementului proiectelor comporta numeroase avantaje, dintre care merita mentionate:

rezolva eficient si in timp relativ scurt (la termenul, nivelul de calitate si de cheltuieli prestabilite) o sarcina complexa care in mod obisnuit ar fi finalizata cu apreciabile probleme de organizare si finantare cu consecinte majore asupra activitatilor curente;

permite dinamizarea managementului, prin glisarea de la o sarcina la alta, de la un proiect la altul;

dezvolta caracterul interdisciplinar si conceptia sistemica in rezolvarea unor probleme complexe prin impunerea unor echipe de lucru pluridisciplinare;

asigura specializarea si diviziunea rationala a activitatilor manageriale, prin crearea conditiilor pentru selectia si folosirea rationala (dupa nevoi) a personalului salariat al organizatiei;

prin delegarea de competente si atributii asupra sefului de proiect, echipa manageriala de varf  a intreprinderii se poate ocupa de problemele generale ale organizatiei;

prin coordonarea realizarii unui proiect, se invata si acumuleaza experienta necesara unui viitor manager.

Pe langa avantajele mentionate, managementul proiectelor prezinta si o serie de dezavantaje legate in special de suprapunerea organizatorica a structurii organizatiei cu structura colectivului de proiect. In general, in cazul managementului de proiecte se utilizeaza o structura matriciala care permite cooperarea in colectivul de lucru al proiectului a unor specialisti din diferite compartimente functionale ale organizatiei. Prin aceasta structura specifica poate produce o serie de perturbatii interne: de comportament, stari conflictuale, slabirea coeziunii in functionarea compartimentelor etc.

Alte dezavantaje rezida din caracterul de unicitate a demersului realizat:

mediul extern este prea putin cunoscut

resursele previzionate sunt inferioare celor necesare sau nu sunt optenabile la timpul planificat

nu exista referinte sau modele care sa jaloneze demersurile planificate

Metoda poate avea o aplicabilitate foarte mare in intreprinderile industriale cu productia profilata pe unicate si mai restransa la cele cu productie de serie si de masa.

Regulile de baza mentionate in lucrarile de specialitate fixeaza continutul si momentul intalnirilor de lucru intre seful de proiect si client si stabilesc cat timp este necesar de luat in considerare pentru perioada de proiectare. Aceste reguli pot fi utilizate si in timpul desfasurarii proiectului, primul lor scop fiind de a clarifica instructiunile clientului si de a elimina orice ambiguitate in interpretarea unor rezultate finale sau intermediare.

Regula nr. 1 - Analiza sistemica a datelor proiectului

Prezentam cateva intrebari pe care trebuie sa si le puna fiecare manager de proiect initial si la diferite stadii ale proiectului:

cat de clare sunt instructiunile clientului?

de ce este necesar proiectul si care este obiectivul acestuia?

este fezabil proiectul?

cine, ce face si cand face?

care sunt probabilitatile ca anumite efecte sa se intample?

cat va dura activitatea si de ce atata?

cine are autoritatea sa aleaga personalul si sa administreze resursele financiare?

are managerul aceasta autoritate?

cat buget se aloca proiectului?

ce este mai important, timpul sau banii?

Aceasta ultima intrebare poate afecta modul in care decurge munca. Daca banii sunt problema esentiala atunci poate fi necesar mai mult timp pentru a duce la sfarsit proiectul. Daca timpul este factorul critic, atunci s-ar putea sa avem nevoie de mai mult personal pentru a termina proiectul in timpul stabilit, ceea ce implica cresterea costurilor cu salarii.

Regula nr. 2 - Responsabilitatile se asuma din momentul in care problemele contractuale sunt finalizate.

Facand consideratii gresite, se pierde timp, bani si efort. Nu este loc pentru afirmatii de genul:     “am crezut ca ati sugerat altceva”

“am crezut ca acesta este inclus in pret”

Regula nr. 3 - Obiectivul proiectului poate fi perfectionat continuu.

Analiza si schimbul de idei intre diferite persoane implicate in realizarea proiectului determina o continua dezvoltare si imbunatatire a proiectului.

Regula nr. 4 - Identifica consecintele interne si externe.

Daca proiectul afecteaza alti oameni, complecteaza alte proiecte, afecteaza alte munci in organizatie, afecteaza mediul extern si este in concordanta cu legislatia, atunci se iau urmatoarele decizii:

informarea oamenilor afectati de proiect;

informarea oamenilor care iau decizii;

informarea oamenilor din exterior.

Programe si proiecte

Functia manageriala de programare are un continut bine specificat si este materializata prin metode si proceduri deja arhicunoscute  Logic, consecinta unor demersuri de programare se materializeaza in programe, instrumente de transpune in practica a politicilor adoptate avand ca obiectiv primordial rezolvarea problemei care a generat programarea. Durata programelor, de cele mai multe ori, depaseste un an unele nu pot fi limitate in timp si obiectivele finale pot fi reajustate in functie de evaluarile facute pe parcurs, unele chiar putand fi finalizate neexplicit, partial reusite.

In conditiile unor programe de asistenta internationale  scopul cel mai utilizat este de a contribui la atingerea unei directii de dezvoltare si nu de a rezolva problema respectiva.

Proiectele reprezinta actiuni mult mai punctuale cu obiective bine precizate, resurse (buget) special alocate, activitati planificate, echipa de lucru, durata determinata.

Comisia Europeana (1994)  da proiectului urmatoarea interpretare „un grup de activitati care trebuie realizate intr-o secventa logica, pentru a atinge un set de obiective prestabilite formulate de client; proiectul este prima subdiviziune a programului”.

Elementele distinctive ale programelor si proiectelor au fost sintetizate de G. Matauan , cu sublinierea ca „nici una dintre considerentele enuntate nu trebuie luata in mod absolut, ci doar ca o regula cu caracter general”.

Ceea ce cu siguranta au in comun programele si proiectele formeaza elementele structurale ale acestora: componentele, obiectivele, rezultatele, efectele si legaturile dintre acestea mentionate anterior intr-un subcapitol.

Intrebari recapitulative:

1.     Descrieți regulile de baza in managementul proiectelor de afaceri?

2.     Care sunt elementele distinctive ale programelor si proiectelor?

3.     Prezentați schema celor trei direcții ale gestiunii proiectelor.