Home - Rasfoiesc.com
Educatie Sanatate Inginerie Business Familie Hobby Legal
Idei bun pentru succesul afacerii tale.producerea de hrana, vegetala si animala, fibre, cultivarea plantelor, cresterea animalelor




Afaceri Agricultura Economie Management Marketing Protectia muncii
Transporturi

Economie


Index » business » Economie
SISTEME INFORMAȚIONALE CONTABILE - STUDIU DE CAZ


SISTEME INFORMAȚIONALE CONTABILE - STUDIU DE CAZ


FEAA

FACULTATEA DE ECONOMIE

ȘI ADMINISTRAREA AFACERILOR

UNIVERSITATEA "AL.I.CUZA" IAȘI



SISTEME INFORMAȚIONALE CONTABILE

STUDIU DE CAZ

CAPITOLUL 1. PREZENTAREA ORGANIZATIEI SI A APLICATIILOR INFORMATICE ECONOMICE EXISTENTE

1.1.DESCRIEREA ORGANIZATIEI S.C. "MELISSA PROD" S.R.L. IASI

S.C. "Melissa" S.R.L. a fost infiintatǎ in anul 2001 cu sediul in Bucuresti. Societatea constituitǎ cu capital privat romano-turcǎ si-a deschis la Iasi un punct de lucru, cu sediul in bulevardul Socola nr. 51-53[1].

Activitatea desfǎsuratǎ in prezent este de productie, distributie si comercializare a produselor de panificatie. Produsele se distribuie atat in varianta neambalatǎ cat si in varianta ambalatǎ. Prevederile Sistemului Calitǎtii, asigurǎ realizarea obiectivelor incepand cu identificarea nevoilor pietei inclusiv vanzarea produselor, continuand cu urmǎrirea acestora la consumatori in scopul satisfacerii cerintelor si asteptǎrilor clientilor.

1.1.1Obiect de activitate

Activitatea principalǎ a societǎtii conform C.A.E.N este: Fabricarea painii; fabricarea produselor proaspete de patiserie .

Activitǎtile secundare ale societǎtii sunt: comert cu ridicata cu cafea, ceai, cacao si condimente; comert cu amǎnuntul in magazine nespecializate, cu vanzarea predominantǎ de produse alimentare, bǎuturi si tutun; comert cu amǎnuntul al painii, produselor de patiserie si produselor zaharoase; comert cu amǎnuntul prin standuri si piete; comert cu amǎnuntul care nu se efectueazǎ prin magazine.

Prin vointa asociatului unic, obiectul de activitate al societǎtii poate fi modificat prin restrangerea sau extinderea sa, cu respectarea prevederilor legale.

Sediul social este in Com. Ciurea, Sat Lunca Cetǎtuii. El va putea fi schimbat, prin hotǎrarea asociatului unic, in alt loc, cu respectarea prevederilor legale privind inscrierea modificǎrilor la Registrul Comertului. Societatea isi va putea infiinta puncte de lucru pe intreg teritoriul tǎrii.

Capitalul social total subscris este in valoare de 1500 RON, in numerar, repartizat in 150 pǎrti sociale a cate 10 RON fiecare, eliberate si atribuite asociatului unic Zenovei Rodica. Capitalul social a fost depus in bancǎ in numele societǎtii in curs de constituire. Societatea nu a fost constituitǎ prin aport in naturǎ[2].

1.1.2. Structura organizatoricǎ

Organizarea si functionarea intreprinderii este orientatǎ spre realizarea obiectivelor sale, in sensul cǎ fiecare componentǎ organizatoricǎ sau actiune trebuie sǎ corespundǎ unor cerinte clar definite, reiesite din obiectivele acesteia. Structura intreprinderii depinde de numerosi factori ca: istoria si evolutia sa, talia, sectorul de activitate, tipul de management[3].

Organizarea formalǎ a unei intreprinderi, bazatǎ pe acte normative si dispozitii manageriale interne, cuprinde:

-organizarea procesualǎ, prin care se asigurǎ delimitarea si dimensionarea functiunilor, respectiv corelarea lor cu obiectivele asumate si componentele structural-organizatorice ale firmei;

-organizarea structuralǎ, prin care se asigurǎ coroborarea diferitelor subdiviziuni organizatorice (posturi de muncǎ, compartimente de muncǎ etc.) intr-o anumitǎ configuratie, adecvatǎ realizǎrii obiectivelor firmei.

S.C. "Melissa Prod" S.R.L. este organizatǎ conform organigramei din figura nr. 1.1[4].

Managerul general al SC "Melissa Prod" SRL   acordǎ o importantǎ cel putin egalǎ politicii domeniului calitǎtii ca si celorlalte politici de dezvoltare a societǎtii. Aceastǎ politicǎ este orientatǎ catre satisfacerea deplinǎ a cerintelor clientului si cresterea prestigiului firmei.

SC "Melissa Prod" SRL isi propune sǎ implementeze si sǎ mentinǎ un sistem de management al calitǎtii in conformitate cu cerintele ISO 9001/2001.

Acest sistem imbunǎtǎteste performantele organizatiei si dǎ incredere clientilor si pǎrtilor interesate in organizatia noastrǎ.

Aprobat

Manager General

 

Fig. 1.1 Organigrama SC "MELISSA PROD " SRL valabilǎ incepand cu data de 1.08.2006

 

1.1.3. Functiile unitatii si compartimentele care le realizeaza

In cadrul S.C."Melissa Prod" S.R.L. se regasesc urmatoarele functii: comerciala, financiar-contabila, de personal.

Functia comerciala cuprinde activitatile de aprovizionare, de desfacere, de promovare, de studiere a pietei de profil si a noilor posibilitati de dezvoltare a business-ului, stabilindu-se astfel obiectivele strategice ale firmei. Functia comerciala este realizata in cadrul Compartimentului Comercial ce are in subordine:

Birou Aprovizionare

Birou Desfacere

Birou Marketing

Birou Cercetare-Dezvoltare

Departament Educatie

Biroul marketing, care coordoneaza activitatea de studiere a evolutiei pietei produselor de patiserie si de prospectare a segmentului de piata. Totodata, coordoneaza activitatea de distributie a produselor de patiserie   si activitatea de publicitate. Evidenta elaborarii contractelor de distributie, a conventiilor si a reglementarilor cu alti producatorii de paine.

In cadrul biroului aprovizionare, gestionarul aprovizonare rǎspunde de coordonarea procesului de aprovizionare:

intocmeste necesarul de materii prime, comenzile, contractele;

evaluarea furnizorilor si tinerea in evidentǎ a acestora;

solicitǎ efectuarea inspectiei la primirea materiilor prime si a materialelor;

izoleazǎ si marcheazǎ produsele neconforme aprovizionate;

rǎspunde de manipularea, conservarea si pǎstrarea materiilor prime aprovizionate;

elibereazǎ produsele numai dupǎ rezolvarea neconformitǎtilor sau aprobarea derogǎrilor.

Coordoneazǎ si rǎspunde de respectarea cerintelor sistemului de managemet al calitǎtii in activitatea de procurare de la furnizori a materialelor, produselor/serviciilor, etc.

Functia economica cuprinde activitati referitoare la modalitatile de finantare a activitatii unitati, avand in vedere si rezultatele obtinute, asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, stabilirea preturilor in functie de costurile de productie, calculul indicatorilor economici, utilizarea fondurilor, repartizarea profitului, urmarirea incasarii creantelor si a platilor datoriilor unitatii.

Functia se mai refera la pastrarea integritatii patrimoniului si la cunoasterea in orice moment a modului in care sunt gospodarite fondurile banesti, dar si cele materiale ale unitatii.

In cadrul S.C. "Melissa Prod " S.R.L., activitatile specifice functiei financiar-contabile se realizeaza de urmatoarele departamente: financiar; contabil; salarizare; casierie.

Compartimentul financiar-contabil, cu urmatoarele atributii principale:

organizeaza si controleaza platile, cu si fara numerar, privind datoriile si drepturile banesti ale societati;

intocmeste si ordoneaza documentele de incasari si plati, in numerar si prin virament;

intocmeste bugetul de venituri si cheltuieli in corelatie cu strategia de dezvoltare a filialei;

urmareste realizarea executiei bugetare;

asigura si furnizeaza in timp optim informatiile financiare necesare fundamentarii indicatorilor tehnico-economici intocmiti de celelalte servicii in masura in care documentele respective angajeaza patrimoniul filialei;

initiaza masuri care sa previna si eventual sa elimine imobilizarile de fonduri financiare;

elaboreaza documentele financiare ale bilantului contabil;

raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii societatii privind fondurile fixe, calculul mijloacelor circulante, cheltuieli de amortizare pentru valoarea ramasa, cheltuieli de circulatie si calculul costurilor;

asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile;

asigura respectarea cu strictete a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului si ia masuri legale pentru reintregirea acestuia in cazul in care a fost pagubit;

organizeaza invemtarierea periodica a patrimoniului si urmareste definitivarea potrivit legii, a rezultatelor inventarierii;

intocmeste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice si urmareste concordante dintre acestea;

intocmeste situatia principalilor indicatori economico-financiari lunari.

Compartimentul salarizare, care:

asigura si raspunde de efectuarea corecta si la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturi banesti lunare si alte drepturi banesti, intocmind listele si statele de plata;

calculeaza, retine si varsa obligatiile financiare ale personalului si societatii, cu privire la fondul de salarii (impozit pe salarii, CASS, ajutor de somaj).

Casieria. Atributii:

raspunde de gestionarea numerarului primit;

efectueaza incasarile si platile in numerar si tine corect si la zi registrul de casa;

ridica de la banca sumele pentru plata salariilor, acordarea si decontarea avansurilor, depuneri si retrageri de garantii;

pastreaza in siguranta numerarul si celelalte documente de valoare pe care le gestioneaza;

tine legatura cu unitatea bancara la care societatea are deschis contul curent.

Principalele obiective ale acestei functii sunt

furnizarea de date utile necesare procesului decizional;

majorarea profitului unitatii;

simplificarea lucrarilor de evidenta contabila si prelucrare automata a datelor;

asigurarea capacitatii de plata a firmei.

Functia de personal integreaza toate activitatile desfasurate in vederea asigurarii si dezvoltarii potentialului uman necesar.

Urmareste determinarea necesarului de forta de munca, precum si specializarea personalului, intocmirea fiselor de post de munca (fisa postului). Tot in cadrul acestei functii vom regasi si urmarirea personalului in procesul de productie, precum si stabilirea modului de salarizare

Aceasta functie este indeplinita de Compartimentul resurse umane, care realizeaza urmatoarele activitati:

controlarea necesarului de forta de munca calificata;

angajari de personal;

stabilirea remuneratiilor conform fiecarui post;

asigurarea de conditii optime de munca;

intocmeste periodic situatiile statistice privind resursele umane si le inainteaza organelor superioare;

verifica autenticitatea documentelor de personal prezentate;

gestioneaza evidenta concediilor de odihna, a concediilor medicale, absentelor nemotivate;

efectueaza toate operatiile privind intocmirea, completarea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca, in conformitate cu reglementarile in vigoare;

intocmeste decizii de incadrare, promovare, miscarile de personal in interiorul societatii, de sanctionare, de desfacere a contractului individual de munca si tine evidenta acestora;

rǎspunde de evidenta personalului pe competente si calificare; rǎspunde de arhiva de personal.

Ca obiective ale functiei de personal se pot enumera urmatoarele:

imbunatatirea pregatirii profesionale a angajatilor prin cursuri de specializare;

imbunatatirea conditiilor de munca ale salariatilor;

stimularea salariatilor in ceea ce priveste realizarea unor planuri de imbunatatire a performantelor.

Functia de productie asigurǎ conditiile materiale, tehnice si organizatorice pentru desfǎsurarea proceselor tehnice si a procedurilor aferente.

Aceasta functie este indeplinita de directorul tehnic, care realizeaza urmatoarele activitati:

Analizeazǎ si aprobǎ procedurile si instructiunile de lucru elaborate de compartimentele din subordine si urmǎreste respectarea acestora;

Coordoneazǎ activitatea de productie si planificǎ procesul de productie;

Rǎspunde de realizarea controlului prealabil al comenzilor ferme si al contractelor, precum si de realizarea lor in conformitate cu reglementǎrile tehnice in vigoare in scopul satisfacerii cerintelor si asteptǎrilor clentilor in conditii de eficientǎ.

Lansarea efectiva in productie a produselor si controlarea acestei activitati;

Intretinerea si repararea echipamentelor de productie;

Aplicarea normelor de protectia muncii;

Alimentarea cu combustibili si energie a echipamentelor;

Obtinerea de produse finite de calitate spre a satisface exigentele clientilor;

In cadru productiei se grupeaza toate actiunile ce au loc din momentul intrarii unei comenzi in circuitul informational al firmei, moment in care incepe productia, si pana in momentul in care produsul finit este stocat in magazia unitatii, de unde va fi ridicat de catre client.

Coordoneazǎ procesul de aprovizionare, intocmeste necesarul de materii prime, coenzile, contractele, evaluarea furnizorilor si tinerea in evidentǎ a acestora. Directorul tehnic intocmeste necesarul de materii prime, intocmeste comenzile, contractele de aprovizionare, evalueazǎ furnizorii, tine evidenta furnizorilor, gestioneazǎ documentele si inregistrǎrile de aprovizionare.

Asigurǎ ridicarea nivelului de pregǎtire si instruire a personalului din subordinea sa. Coordoneazǎ procesul relatia cu clientii.

Directorul tehnic are in subordine cele trei sectii de productie: sectie de framantare, modelare si cea de coacere. Acesta are in subordine un numǎr de 18 angajati impǎrtiti in trei echipe de lucru: trei frǎmantǎtori, sapte modelatoare, patru cocǎtori, un sef sectie productie, trei gestionari produs finit.

1.2. Descrierea principalelor aplicatii informatice economice existente in firma analizata

1.2.1. Tipul aplicatiilor

Resurse software - de baza, sistem de operare: Windows XP, Office 2000

-aplicații economice: se utilizeaza un program financiar-contabil, folosit pentru desfasurarea activitatii financiar contabile.(Mentor)

Resursele hardware

Unitatea dispune de 3 calculatoare pe care le intrebuinteaza astfel: 2 dintre ele pentru activitati ce tin de stocarea preralucarea si distribuirea informatiilor financiar contabile iar 1 pentru supravegherea activitatii personalului si miscarilor din cadrul firmei fiind conectat la un sistem de monitorizare format din 16 camere video. Pe langa aceste calculatoare pe birou mai sunt 2 imprimante 1 scaner si un fax.

Calculatoarele sunt legate in retea la internet, iar doua sunt legate printr-un modul "Satelit" atasat executabilului Mentor.exe. Fiecare statie de lucru poate functiona individual si poate comunica si cu celelalte statii

Informatiile cu privire la configuratia de baza, localizarea si arhitectura statiilor de lucru din unitate este prezentata in tebelul urmator:

Nr.

crt.

Departament

Arhitectura calculator

Sistem operare

Aplicatii software

Contabil sef

PC PENTIUM 800 MHZ;128 MB RAM;MONITOR DTK 15";HDD 20 GB;PLACAVIDEO S3 SAVAGE 4-32BIT;PLACA DE RETEA PCI FAST ETHERNET NIC,PLACA SUNET ONBORD;UPS;IMPRIMANTA LEXMARK OPTRA 312.

Windows 2000

Office 2000

WinMentor

Compartiment comercial

PC PII 400 MHZ;64 MB RAM;FDD 1,44 MB;P.V. ATI RAGE 128 VR AGP(ONBOARD);PLACA DE RETEA REALTEK RTL 8029; PLACA DE SUNET YAMAHA DS-XG;UPS;HDD 600GB;CDROM SONY; CD-RW SONY;IMPRIMANTA EPSON LX300;SCANNER HP SCANJET 4C.

Windows 2000

Office 2000

Compartiment contabilitate - salarii

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO SAVAGE;PLACA SUNET CRYSTAL;MONITOR HP; PLACA RETEA HP 100MB;UPS.

Windows 98

Office 98

WinMentor

Compartiment contabilitate - aprovizionare, stocuri

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACA VIDEO S3 PRO SAVAGE;PLACA SUNET CRYSTAL;MONITOR HP; PLACA RETEA HP 100MB;UPS.

Windows 98

Office 98

WinMentor

Managerii "Melissa Prod" au ales programul WinMentor, destinat rezolvǎrii cerintelor, atat la nivelul sistemului informational contabil, cat si financiar. Produsul informatic ales este un program de gestiune si contabilitate de tip ERP ce asigurǎ un set de functii generale in care sunt incluse operatiile de:

1. Introducere date. Prin optiunile specifice operatiilor de introducere date se permite incǎrcarea cu date zilnice a bazei de date specifice aplicatiei, spre exemplu pentru modulul salarii introducerea zilnicǎ a pontajelor.

2. Actualizare, care se referǎ la adǎugarea de inregistrǎri, la modificarea unei inregistrǎri si la stergerea unei inregistrǎri.

3. Consultare. In aceastǎ categorie intrǎ operatiile de listare (pe ecran, la imprimantǎ sau intr-un fisier) a unor situatii centralizatoare, a unor fise, a unor liste particularizate si operatiile de interogare a bazelor de date din compunerea aplicatiei.

4. Controlul aplicatiei. Intrǎ in aceastǎ categorie operatii cum sunt: initializarea datelor de lucru din perioada de gestiune (luna de lucru curentǎ, curǎtare tabele de lucru), parametrizarea aplicatiei, operatii de salvare, operatii de securizare a accesului la date.

1.2.2. Principalele functionalitati economice pe care le acopera aplicatia

Cerintele functionale la care rǎspunde produsul informatic ales, in ordinea fireascǎ a circuitelor contabile, sunt:

A. Contabilitate intrǎri cuprinde urmǎtoarele functii:

o      receptii stocuri;

o      receptii servicii;

o      creare jurnal de cumpǎrǎri;

o      creare registru jurnal;

o      rapoarte pe tipuri de stocuri.

Facilitǎtile informatice oferite:

diferentiere intre "Furnizori" si "Furnizori de imobilizǎri";

posibilitatea realizǎrii de receptii si pentru aporturi in naturǎ, pentru donatiile primite, pentru intrǎri de la creditori diversi si de la terti;

lucrul cu analitice la conturi de stocuri si parteneri;

vizualizǎri de liste pe ecran.

B. Contabilitate iesiri cuprinde urmǎtoarele functii:

o      consumuri de stocuri;

o      transferuri de stocuri;

o      vanzǎri de stocuri;

o      prestǎri/facturǎri de servicii;

o      creare jurnal de vanzǎri;

o      creare registru jurnal.

Facilitǎti informatice existente:

diferentiere intre "cheltuieli" si "venituri";

diferentiere intre "consumuri", "transferuri" si "vanzǎri";

lucrul cu analitice la conturi de stocuri si parteneri;

vizualizǎri de liste pe ecran.

C. Contabilitate incasǎri-plǎti:

o      incasǎri;

o      plǎti;

o      justificǎri avansuri;

o      creare jurnal de bancǎ si registru de casǎ;

o      creare registru jurnal;

o      diverse rapoarte.

Facilitǎti informatice oferite:

diferentiere intre "bǎnci" si "conturi";

diferentiere intre "plǎti" si "incasǎri";

lucrul cu analitice la conturi de parteneri;

vizualizǎri de liste pe ecran.

D. Contabilitate operatii diverse

o      salarii;

o      imobilizǎri;

o      operatii de inchidere perioadǎ de gestiune;

o      creare registru jurnal;

o      creare fise de cont;

o      creare balantǎ de verificare;

o      diverse alte rapoarte.

Facilitǎti informatice oferite:

diferentiere intre tipuri de operatii;

lucrul cu analitice;

vizualizǎri de liste pe ecran.

Forma de contabilitate informaticǎ reprezintǎ rezultatul procesului de adaptare a formelor de contabilitate pe jurnale, maestru-sah, Jurnal Cartea-mare la nevoile de obtinere a informatiei contabile in timp real.

1.1.3. Proiecte informatice

In cadrul firmei Melissa Prod planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse urmatoarele proiecte:

- Proiecte in curs de finalizare :

realizarea unei aplicatii care sa acopere intregul domeniu vanzari, prin introducerea uni program informatizat de facturare .

sisteme informationale de analiza si proiectare a posturilor

sisteme informationale de selectie a candidatilor

- Proiecte propuse si acceptate:

Sisteme informationale de evidenta a personalului

Sisteme informationale de evidenta a locurilor de munca

Sisteme informationale de managementul performantei

Sisteme informationale de evidenta a timpului de munca

Sisteme informationale de calcul al retributiilor

CAPITOLUL 2. IDENTIFICAREA SI SELECTIA PROIECTULUI CE VA FACE OBIECTUL ANALIZEI

2.1. Sisteme informationale functionale din cadrul SC "Melissa Prod" SRL

Principalele sisteme informationale utilizate in cadrul firmei firmei sunt:

1. Sistemul informational financair contabil

A) intrari in sistem:

de la conducerea societatii

o      ordine sau cerinte de a lista sau prezenta anumite situatii si rapoarte.

o      hotarii si decizii.

de la sectia productie

o      bonul de consum materii prime,

o      fisele de productie,

o      Bonuri de miscare a mijloacelor fixe;

o      Note de predare produse finite.

de la compartimentul aprovizionare

o      Informatii privind caracteristicile materialelor aprovizionate.

o      Facturi fiscale pentru produsele achizitionate.

o      Note de intrare-receptie si constatare de diferente,.

o      Aviz de insotire a marfii.

o      Facturi pentru produsele livrate, dispozitie de livrare, aviz de expeditie.

de la casierie

o      documnete de incasari si plati prin viramnet si in numerar;

o      extrasele de cont si depunerile.

de la compartimentul marketing-vanzari

o      facturile fiscale pentru produsele vandute;

o      contractele cu noii clienti.

b) iesiri din sistem

spre conducerea societati

o      Bilantul semestrial si anual;

o      Situatia stocului de materiale si produse finite,primind de la aceasta hotarari, decizii, indicatii specifice acestei activitati.

o      Balanta lunara de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice si situatia principalilor indicatori economico-financiari lunari.

o      Bugetul de venituri si cheltuieli in corelatie cu strategia de dezvoltare a filialei;

spre sectia productie

o      Lista consumurilor pe conturi, comenzi;

o      Lista de inventar a mijloacelor fixe;

o      Situatia stocurilor de materiale;

o      Decizii de inventariere.

spre compartimentul aprovizionare

o      Lista stocuri pe gestiuni;

o      Situatia stocurilor de produse finite.

o      Fise analitice parteneri.

o      Rapoarte privind datoriile banesti ale societati catre furnizori.

spre compartimentul financiar

o      Situatia stocurilor;

o      Balanta analitica, balanta de verificare;

o      Informatii referitoare la activele corporale;

2. Sistemul informatinal de gestiune a resurselor umane - acoperǎ, ca arie, salarizarea si politica de personal a firmei "Melissa Prod". Evidenta operatiunilor legate de resursele umane dintr-o firmǎ este deosebit de complexǎ.

a) intrari in sistem

contractul individual de munca - este incheiat intre viitorul angajat si unitateai angajatoare la Departamentul Juridic;

documnete de incadrarea, transferarea, detasarea, suspendarea si desfacerea contractului individual de munca pentru personalul societati;

liste cu necesarul de personal din toate departamentele;

pontajele primite de la fiecare compartiment, care contin urmatoarele date: luna, anul, numele si prenumele salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odihna;

certificatele medicale primite de la salariatii aflati in concediul medical (cuprinde: numarul certificatului, numele si prenumele angajatului aflat in concediu medical, data intocmirii certificatului, perioada acordarii concediului, felul bolii) sau in concediul de maternitate;

procese verbale de retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la seful de sectie;

statul de functii

sanctiunile, liste imputare ce vin de la comisia de inventariere.

b) iesiri din sistem:

rapoartele statistice specifice activitatii de personal.

o      situatia nominala a statului de functii;

o      fluctuatia de personal, situatia lunara a concediilor de odihna,

o      situatia realizarii concediilor de odihna pe sectii de productie sau pe echipe de lucru, situatia lunara a folosirii timpului de lucru;

evidenta personalului sanctionat - este trimisa la Departamentul Financiar-Contabil.

statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor si a contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii;

Se intocmesc in doua exemplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe baza fiselor de evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale. Acestea sunt semnate de catre seful agentiei si contabilul sef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea platilor cu salarii.

lista de avans chenzinal este folosita pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite.

Este totodata un document justifiactiv de inregistrare in contabilitate, care se intocmeste lunar pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate.

lista de indemnizatii pentru concediul de odihna se utilizeaza ca document pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul efectuarii concediului de odihna, si se intocmeste in doua exemplare pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor fiind trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la seful agentiei si la casierie pentru efectuarea platii, fiind inregistrata in contabilitate de catre Departamentul Financiar-Contabil.

situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului financiar-contabil in vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la banca.

Adeverinte de salariat;

Fluturasi salarii;

Note contabile.

3.Sistemul de gestiune a Mijloacelor Fixe

a) intrari in sistem

Sistemul contabilitate generala furnizeaza listele de amortizare intr-un singur exemplar;

Sistemul furnizori, pe baza facturilor intocmite in 3 exemplare, ne ofera informatii cu privire la achizitionarea de mijloace fixe;

Sistemul de incasari si plati ofera informatii cu privire la achitarea valorii mijloacelor fixe achizitionate pe baza chitantelor intocmite in 2 exemplare si a ordinelor de plata intocmite in 2 sau 3 exemplare;

Sistemul dezvoltare aplicatii ne ofera informatii privind necesarul de mijloace fixe pe baza rapoartelor;

b) iesiri din sistem

Sistemului contabilitate generala ii trimite informatii cu privire la receptia mijloacelor fixe pe baza facturilor

Sistemului vanzari ii trimite o lista cu mijloacele fixe scoase din uz;

Sistemului de analiza financiara ii trimite rapoarte si liste de amortizare pentru calculul indicatorilor de analiza financiara;

Sistemului furnizori ii sunt trimise comenzi cu referire la necesarul de mijloace fixe.

4. Sistemul informational de gestiune a aprovizionari

a) intrari in sistem:

comenzi privind necesarul de materii prime;

raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme;

analiza de oferte;

comanda catre furnizori;

factura de la furnizor;

avizul de insotire a marfii;

nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste in doua exemplare (la locul de depozitare) sau in trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita, cand la receptie se constata diferente);

ordinul d eplata

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza la factura sau la avizul de insotire a marfii.

b) iesiri din sitem

note contabile;

lista furnizorilor - este o lista care este destinata conducerii;

rapoarte prinvind furnizori

jurnalul de cumparari ;

situatii privind termenle de plata a furnizorilor

balanta lunara pe stocuri pentru fiecare produs in parte;

5. Sistemul informational de gestiune a   productie

a) intrari in sistem

comenzi de productie pe sortimente de produs;

bonurile de predare primire de materii prime;

fisele de post a angajatilor;

b) iesiri din sitem

bon de consum - se intocmeste in doua exemplare si este utilizat pentru:

o      consum a unui singur material sau a mai multor materiale (document de eliberare din magazine);

o      scadere din gestiune;

o      inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate (document justificativ);

bon de transfer intre doua gestiuni - se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferul intre gestiuni.

fisele de productie care cuprin cantitatile de produse fabricate si care merg catre biroul contabilitate.

6.Sistemul informational de gestiune a incasarilor/platilor

a) intrari in sistem:

ordine de plata pentru plata angajatilor (reprezinta o alta forma de plata a furnizorilor, in cazul in care angajatii au platit furnizorii din banii lui);

foaie de varsamant - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la clienti la banca;

chitanta;

b) iesiri din sistem:

registrul de casa - se intocmeste zilnic in doua exemplare de casier (pe baza documentelor justificative de incasari si plati), se semneaza de catre acesta si de catre persoana din Departamentul Financiar-Contabil desemnata pentru primirea exemplarului doi si a documentelor justificative anexate si este utilizat pentru:

o      inregistrarea operatiilor de incasari si plati in numerar efectuate prin caseria unitatii pe baza documentelor justficative;

o      stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;

o      inregistrarea zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

lista clientilor rau platnici;

cec-ul, bilet la ordin.

7.Sistemul informational de gestiune a vanzarilor

Intrari:

  • Sistemul incasari si plati ii trimite o situatie a incasarilor;
  • Conducerea trimite contractele aprobate;
  • Sistemul dezvoltare aplicatii trimite o lista cu produsele si serviciile supuse comercializarii;
  • Sistemul mijloace fixe ii trimite o situatie a utilajelor scoase din uz;

Iesiri:

  • Sistemului contabilitate generala ii trimite informatii cu privire la conturi;
  • Clintului ii trimite factura pentru produsele achizitionate, precum si certificatele de garantie;
  • Conducerii ii trimite rapoarte privind situatia vanzarilor;
  • Sistemului dezvoltare aplicatii ii trimite o lista cu necesarul de produse;
  • Sistemului incasari si plati ii trimite o situatie a vanzarilor.

2.2. Definirea ariei de intindere a sistemului informational al evidentei resurselor umane

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilitati in cadrul sistemului informational de gestiune a resurselor uamne

DEPARTAMENTUL JURIDIC

o      avizeaza contractele individuale de munca;

o      avizarea deciziilor de imputare, documnete de incadrarea, transferarea, detasarea, suspendarea si desfacerea contractului individual de munca,

o      rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea drepturilor si obligatiilor contractuale.

DEPARTAMENTUL FINANCIAR - CONTABIL

o inregistreaza lunar fluturase si state de salarii;

o urmareste incasarea drepturilor salariale;

SECTIA DE PRODUCTIE

o      Trimite situatii cu necesarul de personal;

o      Fise pontaj.

TREZORERIE

Inregistreaza salariile platite catre angajati si drepurile salariale ne ridicat einca.

COMISIA DE INVENTARIERE emite listele de imputare conform proceselor verbale de invenariere.

CONDUCERE

o      inregistreaza si analizeaza cererile de angajare , cererile de concedii si avizeaza statele de plata;

o      comunica deciziile de aprobare a cererilor, statelor de plata, decizii de angajare.

SI

Compartiment

Sistemul financiar-contabil

Sistemul resurse umane

Sistemul mijloace fixe

Sistemul productie

Sistemul aprovi-zionare

Sistemul

vanzari

Sistemul

Gest. trezorerie

Birou aprovizionare

X

X

X

X

X

Birou vanzari

X

X

X

X

Sectii

productie

X

X

X

X

X

X

Caserie

X

X

X

X

X

Conducere

X

X

X

X

X

Birou juridic

X

X

X

X

Birou PM si PSI

X

X

X

X

Resurse umane

X

X

X

X

Birou tehnic

X

X

X

2.2.2. Operatiunile economice reflectate in gestiunea resurselor umane

planificarea necesarului de personal;

asigurarea cu personalul prin procesul de recrutare;

incadrarea personalului si integrarea celor noi;

mentinerea si dezvoltarea personalului;

evaluarea performantelor profesionale;

evaluarea posturilor;

remunerearea personalului.

Capitolul. 3Analiza sistemului de gestiune a resurselor umane

3.1 Descrierea iesirilor (se vor ordona in functie de procesul din care rezulta)

Denumire

iesire

Proces/subproces de prelucrare din care se obtine1

Tipul iesirii si momentul obtinerii

Destinatia iesirii, nr. exemplare

Structura iesirii2

Documentul/ documentele pe baza caruia se obtine3

Loc stocare (tabele ale bd, fisiere sau dosare) de unde se obtin datele4

Observatii5

Cereri de angajare

Angajare personal

Neprogramata

2 exemplare:

- 1 ramane al solicitant,

-1 la unitate

Continut (caracter 1000)

Date de identificare solicitant

Dosar cerei angajare

Modificari date angajati

Actualizare date anagajati

Neprogramata

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Date privind modificarile survenite in datele de identificare a angajatilor, a contractelor de munca.

In locul de sticare a documentelor care sufera modificari

Cereri de concediu

Verificare situatie personal

Programate in momentul cand angajatul are dreptul la concediu, sau cand solicita concediu

1 exemplar care ramame la unitate

Continut (caracter 1000)

Contrac de munca,

Documente de evidenta a angajatilor

Tabela cereri concediu, dosar cereri.

Stat de plata

Calcul salarii

Programat, la sfarsitul fiecarei luni

1 Exemplare la contabilitate

1 Exemplat la conducere

Nr.crt.- (N,3)

Nume si prenume - (afb, 30);

Salar tarifar-(N, 6);

Ore lucrate (din care de zi sau noapte)- (N 5);

Zile intreruperi (N, 8);

Salariu de baza pentru ore lucrate - (N, 7);

Spor (zi , noapte) (N, 4);

Spor vechime (N, 4);

Total salariu = Salar baza ore lucrate + Sporuri (N, 7);

Venit brut = Total salariu (N, 7);

Somaj = 0,5%*Venit brut (N, 4);

CAS= 10,5%*Venit brut ( N, 4);

Sanatate=5,5%*Venit brut (N,4);

Venit net = Venit brut - Contributii (N, 5);

Deduceri de baza (N, 4);

Venit baza de calcul impozit = Venit net - Deduceri (N, 5);

Impozit = 16% *Venit baza de calcul (N, 4);

Salariu net= Venit net - Impozit (N, 4);

Sume in avans (N, 5);

Rest  plata (N, 4).

- Documente de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv;

- Documentele de centralizare a salariilor individuale;

- Fiselor de evidenta a salariilor,

- Documentele privind retinerile legale a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale

Registru salarii,

Nomenclator salarii

Trebuie completate manual, nu se preiau datele audomat de pe fisele de pontaje.

Fluturas salarii

Plata salarii

Generare raport

Programat in momentul plati salariului, sau la cererea angajatului.

Catre angajat un exemplar,

Si un exemplar ramane la unitate dup ace a fost semnat de angajat.

Den compartiment (afb. 20);

Luna de plata (afb. 20);

Nume salariat (afb,30);

Marca (N, 3)

Salar tarifar -(N, 6);

Salar realizat (N, 6);

Salar orar (N, 2);

Spor Noapte (N, 3);

Alte sporuri ocazionale (N,3);

Sporuri permanente (N,4);

Premii/ Regularizari (N, 3);

Penalizari/ Regularizari (N, 3);

Adaos depasire sarcini (N, 4);

Concediu odihna (N, 2);

Zile invoire (N,2);

Venit brut = salar tarifar + sporuri+ premii + adaos (N, 4);

Fond somaj angajat (N,3);

Fond sanatate asigurat (N, 3);

CAS angajat (N,3);

Venit Net= Venit Brut- contributii (N,4);

Deducere de baza (N,3);

Venit baza de calcul= Venit Net - Deduceri (N,3);

Impozit = Venit baza de calcul * 16%(N,3);

Salar net (N,3);

Avans decontare restant (N,3);

Total retineri (N,3);

Avans (N,3);

Rest de plata (N,4);

Semnatura (sfb. 20)

Statul de salatii

Documentele de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv.

Nomenclator salarii,

Registru de casa

Pot fi generate doar pe baza statului de salarii si doar cand acestea sunt calculate

Fluctuatia de personal

Verificare situatie personal

Neprogramata

1 exemplar

Personal existent la inceputul perioadei (N, 3);

Personal angajat intre timp (N,3);

Personal plecat (N, 3)

Personal concediat (N, 3);

Personal actual (N, 3)

Documnete de evidenta a angajatiilor : - contracte de munca, decizii de incetare a contractului de munca, decizii de concediere.

Dosar personal

Situatia lunara a concediilor medicale si de odihna

Generarea  raport

Programat, la sfarsitul fiecarei luni.

Catre compartimentul financiar contabil- un exemplar, catre conducere- un exemplar

Nr.crt. (N, 3);

Denumire concediu (afb, 30),

Durata concediu (N, 2),

Denumire beneficiar (afb, 25),

Functie (afb, 15),

Marca (N, 3)

Observatii (afb, 40)

Certificate medicale

Contract de munca

Fisier personal

Indosariere;

Fise fiscale

Generare raport

Programat lunar , anual, sau la cerere

3 exemplare:

Fisei fiscale 1 cu specificatia 'original pentru angajator';

- exemplarul Fisei fiscale 1 cu specificatia 'copie pentru unitatea fiscala';

- exemplarul Fisei fiscale 1 cu specificatia 'copie pentru angajat'.

Denumire doc. (afb, 30);

Anul (N,4);

Date de identificare angajator (afb 40 si N, 5);

Date de indentificare angajat (afb 40 si N, 5);

Date privind indeplinirea conditiilor pentru

calculul impozitului anual si pentru regularizarea acestuia (N,10);

Deduceri personale (N,50);

Calculul impozitului pe veniturile din salarii (N, 30);

Date referitoare la regularizarea impozitului (N,30);

Calculul impozitului pe veniturile din salarii cu impunere finala (N,20);

Venit net din salarii scutit de impozitul pe venit (N,20)

Statut societate, acte de infiintare;

Documnete de evidenta a angajatiilor;

Stat de salarii,

Declaratii privind contributiile.

Indosariere

Se inscriu sumele cuprinse in statele de salarii aferente perioadei impozabile si platite

salariatilor pana la data limita de depunere a fiselor fiscale.

Cereri aprobate

Solicitare informatii

La cerere

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Documnete de evidenta a angajatiilor

Tabele cereri

Proces verval de imputare

Sanctiune personal

Neprogramat

2 exemplare

- 1 la SGRU

- 1 la persoana sanctionata

Continut (caracter 1000)

Listele de inventariere

Liste de imputare

Dosara inventariere

Adeverinte aprobate

Solicitare informatii

La cerere

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Contract de munca, stat salarii.

Fisier adeverinte , table adeverinte date.

3.2.Descrierea intrarilor (se vor ordona in functie de procesul in care intra spre prelucrare)

Denumire intrare

Proces/ subproces/ procedura

Emitent1

Sursa de intrare in sistem2

Nr. exemplare3

Structura4

Date preluate5

Loc stocare in care se pastreaza datele6

Observatii7

Date angajati

Actualizare date angajati

Angajat

Anagajati

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Informatiile solicitate sau care necesita modificari.

In documentele si in fisierele in care se proceseaza modificarile

Necesarul de personal

Generare raport

Compartimentele care au nevoie de personal

Compartimentul care solicita

1 exemplar

Forma tabelara

- denumirea compartimentului care solicita personal;

- funtiile disponibile,

- nr. de personal necesar.

Datele necesare analizei si aprobarii solicitari

Intr-un fitier sau indosariate

Decizii de angajare

Angajare

Conducere

Conducere

1 exemplar

Continut (caracter 500)

Toate datele necesare angajarii de personal nou

Intr-un fitier sau indosariate

Contract individual de munca

Angajare

Compartimentul juridic

Compartimentul juridic

3 exemplare

- 1 angajat

- 1 angajator

-1 ITM

Continut (caracter 1000)

Nr de inregistrare si data.

Date privind identificarea angajatorului si angajatului, conditiile de desfasurare a munci, obligatii si raspunderi angajat si angajator.

Semnaturi

Datele de identificare a angajatului,

Numarul contractului,

Functia,

Salariul de baza.

Dosar contracte personal

Acte aditionale la contractul de munca

Actualizare date angajati

Compartimentul juridic

Conducere

3 exemplare, la fel ca la contract

Continut (caracter 1000)

Datele care contin modificari ale contractului

Dosar contracte personal

Cereri aprobate

Solicitare informatii

Conducere

Conducere

2 exemplare

- 1 exemplar ramane la unitate

-1 exemplar la solicitant

Continut (caracter 1000)

Date privind cine a solititat cererea si cine a aprobat-o.

Dosar cereri aprobate

Documnete de transferare , suspendare

Verificare situatie personal

Conducerea unitati

Conducerea unitati

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Datele privind motivul transferului, suspendari, precul si locul trasferului

Dosar documente personal

Fisa Pontaje

Calcul salarii

Compartimentul unde isi dasfasoara activitatea angajatul

Compartimentul unde isi dasfasoara activitatea angajatul

1 exemplar

Luna pentru care se face pontajul (afb 20),

Nr.crt (N,3);

Nume si prenume angajat (afb. 25);

Marca (N ,5);

Zilele luni impartite de la 1-15 si de 16 -31 (N, 2);

Ore lucrate  din care de zi sau de noapte(N,4);

Zile intr. din care : Co, Bo, Bp, M, I , N (N 8)

Zile lucrare, numarul de ore, zilele nelucrare,

Fisier calcul salarii,

Dosar pontaje

Liste imputare

Sanctionare personal

Comisia de inventar

Comisia de inventar

1 exempar

Continut (caracter 1000)

Denumirea sanctiunii si masurile corectoare

Dosar sanctiuni

Reclamatii

Inregistrare reclamatii

Salariat

Salariat

1 exemplar

Continut (caracter 1000)

Vor fi preluate datele care contin reclamatii pertinente

In tabela reclamatii

Situatia salariilor incasate si neincasate

Plata salarii

Compartimentul finanaciar contabil

Compartimentul finanaciar contabil

1 exemplar

Nr.crt (N,3);

Nume si prenume angajat (afb. 25);

Salariu incasat (N,5);

Salariu neincasat (N,5);

Rest de plata (N,4)

Vor fi preluate datele care ajuta la tinerea evidentei salariilor

In tabela clienti din baza de date

3.3 Descrierea proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces

Descrierea succinta a operatiunilor de prelucrare1

Iesiri din proces2

Intrari in proces3

Locuri de stocare4

Formulele sau relatiile de calcul5

Observatii6

Actualizare date angajati

Se primesc datele de la angajati se nalizeaza si se inregistreaza daca is date pe care unitatea nu le avea, sau se modifica daca is date care sau modificat.

Modificari date angajati

Date angajati

In locul in care se stocheaza datele care au suferit modificari

Angajare personal

Se face selectia cererilor de angajare sau a CV-urilor in functie de nevoile unititi

Cereri de angajare

Cereri aprobate , decizii de angajare, contract individual de munca.

Dosar necesar personal

Actualiazare contracte

Evidentiaza contractelor dupa modificarile ulterioare aparute

Modificari date angajati

Contractul de munca

Intr-un fisier si tabela contracte din baza de date

Calcul salarii

Se calculeaza orele lucrare de fiecare angajat, si pornind de la salariul de baza se calculeaza drepturile cuvenite fiecarui angajat

Stat salarii

Fise pontaj

Fisier salarii

Venit brut = salariu tarifar + sporuri + premii +adaosuri - penalizari

Venit net =venit brut - contributii sociale;

Venit baza de calcul = venit net - deduceri

Salar net = venit baza de calcul - Impozit

Plata salarii

Dupa ce au fost calculate salariile se plateste fiecarui angajat salariul net calculat, cuvenit

Fluturas salariu, salarii de platit

Situatia salariilor neincasate

Fisier salarii

Dosar salarii

Verificare situatie personal

Se verifica necesarul de personal, situatia concediilor

Lliste cu necesarul de personal,

reclamatii

Cereri de concediu, fluctuatie personal

Documnete de transferare , suspendare.

Generare rapoarte

Obtinerea in format electronic sau pe hartie a rapoartelor privind personalul

Situatia lunara a concediilor medicale si de odihna,

Fise fiscale

Necesarul de personal,

Fisiere , dosare

Solicitate informatii

Se inregistreaza cererea anagajatului prinvind eliberarea adeverintei de salariat si motivul pentru care ii trebuie

Cereri aprobate

Adeverinte aprobate

Cereri aprobate

Adeverinte aprobate

Tabel privind adeverintele eleiberate

Inregistrare reclamatii

Se inregistreaza nemultumirile salariatilor si motivele lor

Reclamatii

Solutionari ale reclamatiilor

Sanctionare personal

Se nalizeza procesele de inventariere si listele de imputare, se verifica a cui este responsabilitatea si se fac procesel de imputare

Procese cerbale de imputare

Liste de imputare

Dosar sanctiuni



Manualul calitǎtii al Societǎtii Comerciale cu Rǎspundere Limitatǎ Melissa Prod, 2006.

Act Aditional la statutul societǎtii Melissa Prod SRL, 2006.

Bǎrbulescu, C., Gavrilǎ, T., Lefter, V., Parvu, F., Badea, F., Fransua, E., Economia si gestiunea intreprinderii, editia a doua, Ed. Economicǎ, Bucuresti, 1999, p.61-64.

Manualul calitǎtii al Societǎtii Comerciale cu Rǎspundere Limitatǎ Melissa Prod, 2006.





Politica de confidentialitate





Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate

Economie


Comert
Finante banci
Merceologie


CALCULAREA VALORII FONDURILOR MUTUALE
PREVIZIUNEA,COMPONENTA ESENTIALA A CONDUCERII ECONOMICO-SOCIALE
Ciclurile situatiilor financiare
Analiza economico-sociala a regiunii Sud-Muntenia
EPOCA LUI J.M.KEYNES SI PRINCIPALELE EI - PROBLEME ECONOMICE
Imprumuturi acordate de F.M.I.
GLOBALIZAREA FINANCIARA
Relatia inarmare - dezarmare din perspectiva dezvoltarii actuale
Cererea si oferta de forta de munca. Procese si tendinte in evolutia resurselor de munca
Criterii financiare pentru evaluarea proiectelor de investitii




termeni
contact

adauga