 |
|
 |  |
|
|
| |
 | Biologie | Chimie | Didactica | Fizica | Geografie | Informatica |
| Istorie | Literatura | Matematica | Psihologie |
Un plan de lucru bine definit si stabilirea unor scopuri clare pentru fiecare etapa din dezvoltarea proiectului, nu sunt suficiente pentru reusita sigura a acestuia.
Dupa terminarea etapei de proiectare si inceperea implementarii, este necesara o activitate continua de monitorizare si control a activitatii ce consta in :
colectarea de informatii privind desfasurarea proiectului;
compararea rezultatelor obtinute la sfarsitul fiecarei etape cu scopurile prestabilite;
daca este cazul, revizuirea planului de desfasurare a proiectului pentru a-l readuce pe directia initiala sau chiar modificarea scopurilor initiale;
adaptarea planului de lucru pentru a surprinde eventualele modificari ale cerintelor;
nu in ultimul rand, documentarea concluziilor si observatiilor facute pe parcurs, pentru ca experienta dobandita sa poata fi folosita si in dezvoltarea proiectelor viitoare.
Prezentarea planului initial
Fig 1: Ciclul de control al proiectului
Responsabilitatea
Responsabilitatea asigurarii desfasurarii satisfacatoare a unui proiect revine Consiliului de conducere al proiectului
Responsabilitatea zilnica, revine managerului de proiect
Responsabilitatea pentru aspectele detaliate ale proiectului poate fi delegata liderilor de echipa
Astfel, structura de raportare a progresului realizat in cadrul proiectului este urmatoarea:
Raportarea progresului in cadrul unui proiect poate fi orala sau scrisa, formala sau informala, la date prestabilite sau ad-hoc. Fiecare sef de echipa sau manager de proiect discuta frecvant cu membrii echipei , dar aceste discutii trebuie completate cu proceduri de raportare formale.
Modalitatile de raportare:
Analizarea(aprecierea) progresului
se face pe baza informatiilor adunate la intervale regulate de timp sau cand au loc evenimente importante
informatiile trebuie sa fie cat mai obiective si mai exacte ( exp: un anumit raport a fost sau nu furnizat clientului)
aceste raportari efectuate la sfarsitul fiecarei etape importante, nu sunt suficient de dese, aprecierea progresului trebuind sa se bazeze si pe evaluarea membrilor echipei care se ocupa de activitatile respective
Stabilirea punctelor de control
este un punct important in cadrul planificarii unui proiect
punctele de control pot fi: la intervale regulate ( lunare, saptamanale, etc) sau legate de anumite evenimente importante in cadrul proiectului
frecventa cu care un manager are nevoie sa fie informat asupra progresului depinde de dimensiunea si importanta, gradul de risc al proiectului sau a acelei parti din proiect aflata sub controlul acestuia
managerii trebuie sa imparta activitatile mai lungi, in activitati mai mici, mai usor de controlat, pe durata a unei sau a doua saptamani
chiar si cu fragmentarea activitatilor, este necesara colectarea de informatii despre activitatile indeplinite partial
Raportare activitatilor realizate partial
se folosesc foi saptamanale care arata ocuparea timpului pentru fiecare angajat
nu arata insa daca angajatul respectiv chiar a realizat portiunea de proiect ce i-a fost repartizata
o imbunatatire a acestei metode este solicitarea completarii activitatii realizate in timpul corespunzator
se poate solicita si estimarea datei la care va fi finalizata activitatea repartizata angajatului respectiv; aceasta poate insa duce la distragerea atentiei de la importanta respectarii programarilor initiale
Raportarea riscului
se poate evita solicitarea datelor estimative de incheiere a anumitor activitati, solicitandu-se in schimb probabilitatea ca task-ul respectiv sa fie finalizat la data prevazuta
o metoda de realizare a acestui lucru este metoda semaforului
o se identifica elementele cheie ce trebuie realizate in cadrul respectivei parti a proiectului
o impartirea acestor elemente in elemente componente mai mici
o asocierea fiecaruia dintre aceste elemente de nivelul doi una din clasificarile:
verde - la timp
galben - in intarziere,dar recuperabil
rosu - in intarziere si greu recuperabil
analizarea elementelor de nivel 2 pt a ajunge la o concluzie asupra elementelor de nivel 1
Analizarea intrgii activitati, pornind de la analiza elementelor de nivel 1 si 2
Pe baza informatiilor adunate, managerul are nevoie de modalitati de a prezenta concluziile sale. Exista modalitati care arata starea proiectului la un moment dat, iar altele care incearca evidentierea progresului de-a lungul mai multo etape
Diagrama GANTT
este una dintre cele mai simple si mai vechi modalitati de reprezentare
este o diagrama de activitate care arata programarea activitatilorsi durata acestora
progresul este inregistrat in diagrama prin coorarea barelor de activitate
contine un cursor "ASTAZI" care ajuta la indentificare rapida a activitatilor care au depasit limita de realizare, care au fost incheiate la timp si care urmeaza
Diagrama cu bile
scoate mai mult in evidenta activitatile care nu au fost indeplinite la timp
cercurile indica punctele de start si de finalizare ale activitatilor
cercurile sunt colorate in rosu daca data depaseste data limita de realizare
un alt avantaj al acestei diagrame este faptul ca poate fi usor actualizata
Timeline
arata si inregistreaza modul in care obiectivele s-au schimbat pe durata proiectului
este utila ata pe parcursul executie proiiectului cat si in etapa post-implementare
analizarea acestei diagrame si motivele petnru modificarile survenite pot indica esecuri in procesul de estimare. Ajuta la evitarea acestor erori in dezvoltarile viitoare
monitorizare costurilor este foarte importanta
un proiect poate fi la zi, dar doar datorita unor investitii suplimentare ce depasesc bugetul initial
Diagrama din figura urmatoare ajuta la compararea costurilor plannificate si cele realizate in mod real
Timp (saptamani)
Diagrama nu este foarte clara, putand corespunde atat unui proiect care a depasit data limita, dar si un proiect realizat la timp si care a realizat economii importante fata de costul planificat.
Diagrama costurilor devine mai utila daca adaugam costurile viitoare ale proiectului calculate adunand costul estimat al activitatilor inca nerealizate si costul deja realizat
este o rafinare a metodei de monitorizare a costurilor, explicata mai sus
are la baza asocierea unei valori fiecarei activitati sau pachet de munca bazandu-se pe planificarea initiala
valaorea asociata este valoarea costului respectivei activitati,cum a fost stabilita la inceput; poarta numele de buget de initial (baseline budget)
o activitate inca neinceput are asociata valaorea 0, iar cand a fost indeplinita i se asociaza valoarea taskului
valoarea totala a proiectului,in orice moment al indeplinirii acestuia se numeste costul de buget pentru munca realizata (budgeted cost of work performes - BCWP)
acoo unde activitatile au fost incepute,dar nu terminate inca, se aplica o metoda mai complexa pt asocierea unei valori:
o tehnica 0/100: unei activitati ii este asociata o valoare intre 0 si 100 % din valoarea bugetului; 0 %-daca nu a fost inca inceputa; 100 %-a fost terminata
o tehnica 50/50: 50 %- imediat ce a inceput; 100% - cand a fost incheiata; poate da un fals sentiment de securitate, supraevaluand realizarea activitatii
o tehnica milestone: unei activitati ii este acordata o valoare bazata pe indeplinirea anumitor puncte importante din cadrul acesteia,asa cum a fost repartizat bugetul initial
prima etapa in cadrul acesei analizari a costului consta in stabilirea bugetului de inceput
se bazeaza pe planul proiectului
arata estimarea cresterii costului in timp
costul se poate masura atat in moneda, cat si in ore de munca/persoana/zi
urmatoarea etapa este monitorizarea valorii castigate pe parcursul dezvoltarii proiectului;se face prin monitorizarea datelor la care ar trebui finalizate activitatile
nu toate activitatile din cadrul proiectului au aceeasi importanta si trebuiesc monitorizate la fel de atent
exista mai multe nivele de monitorizare:
a. activitati critice pt desfasurarea proiectului (critical path): orice intarziere va cauza intarzierea altor activitati
b. activitati fara "free float": orice intarziere duce la intarzierea unei alte activitati, dar este posibil sa nu provoace intarzierea intregului proiect
c. activitati cu mai putin decat o valoare specificata de plutire (less than a specifeid float) -activitate are o marja de timp care poayte fi folosita pentru a nu duce la intarzierea altor activitati inainte de a prezenta situatia managerulu de proiect
d. activitati cu risc ridicat - au nevoie de supraveghere detaliata, fiind foarte mare probabilitatea de intarziere sau depasire a costului anticipat
e. activitati care folosesc resurse critice - activitati faorte costisitoare
in cazul intarzierii unei activitati , pentru a nu duce la intarzierea intregului proiect se poate recurge la micsorarea duratei de executie a altor componente ale proiectului; nu este recomandata ca find cea mai potrivita metoda
fortarea angajatilor pentru a lucra mai mult si peste program poate avea un oarecare efect , dar nu pe durata lunga de timp
micsorarea activitatilor "critical path": se aloca mai multe resurse activitatilor critice, se scurteaza durata activitatilor critice; aceasta insa poate duce la transformarea altor obective in obiective critice
reanalizarea cerintelor de precedenta: renuntarea la anumite constrangeri ce prevad realizarea unor activitati doar in cazul finalizarii unor alte acitivitati precedente; se poate face prin impartirea unei activitati in 2 sub activitati componente,una care poate incepe imediat,si alta care trebuie sa astepte finalizarea taskului aflat in intarziere
planificarea nu este eficienta daca nu are loc o monitorizare a procesului de realizare a proiectului
activitatile care dureaza prea mult trebuie subdivizate pentru a le face mai controlabileprogrsul trebuie arata intr-o maniera vizuala care sa atraga atentia petnru a comunica eficient informatia
costurile trebuie monitorizate la fel de atent ca evolutia in timp a proiectului
proiecytele aflate in intarziere pot fi readuse in limitele prestabilite prin micosrarea activitatilor critice sau prin renuntarea la constrangeri de precedenta
Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate
