Instrumente de RP utilizate in relatia cu presa

Instrumente de RP utilizate in relatia cu presa

Cateva tehnici si instrumente concrete de RP utile in relatia cu presa se refera la: comunicatul de presa, dosarul de presa si conferinta de presa.

Comunicatul de presa

Comunicatul de presa reprezinta o informatie, un punct de vedere, o luare de pozitie sau un document oficial transmis de o organizatie sau persoana pentru a fi date publicitatii.

In principiu, presa scrisa si audio-vizuala constituie doar canalul prin care comunicatul este dat publicitatii, dar compania care l-a redactat si trimis presei nu are nici o putere asupra acesteia, nu poate impune publicarea lui, nici forma in care va fi reprodus, nici momentul difuzarii. Presa decide daca textul va fi difuzat integral, trunchiat sau nu va fi difuzat deloc.

In raport cu prezenta sau absenta unei luari de pozitie, exista doua categorii de comunicate: informative si persuasive.

Comunicatul informativ este acela prin intermediul caruia se fac anunturi, se transmit invitatii sau se comunica date statistice simple, fara a face comentarii si a lua o pozitie pro sau contra.

Comunicatul persuasiv este acela in care se fac comentarii, se transmit opinii pro sau contra unei cauze, se constata sau se fac dezmintiri.

Din punctul de vedere al companiei sau persoanei care redacteaza si expediaza un comunicat de presa, exista cateva elemente decisive pentru promovarea sa in presa, si anume:

1) Stirea. Pentru a fi mediatizata, aceasta trebuie sa trezeasca atentia si interesul presei si publicului; daca este anosta si neinteresanta pentru public, exista riscul de a nu fi publicata. Stirea trebuie probata sau confirmata de expeditor, chiar daca cel care poarta raspunderea este redactorul ce o pune in pagina.

2) Suportul si formatul. Ca regula generala, comunicatul se redacteaza pe format A4, hartie simpla, alba si nu neaparat pe hartie antet. Comunicatele audio sau video au ca suport inregistrari pe casete sau CD.

3) Caseta de identificare. Este plasata in stanga sus si contine: numele expeditorului comunicatului (firma, organizatia), adresa, numarul persoanei de contact (purtatorul de cuvant sau atasatul de presa), numarul de telefon „office” sau „home”.

4) Momentul difuzarii. Apare in dreapta, sus, intr-o caseta in care se specifica data si ora difuzarii, putand aparea mentiuni de genul: „Spre difuzare imediata” sau „Embargo pana la …(data, ora)”. Comunicatul poate fi retras de expeditor pana la momentul declarat „embargo”.

5) Titlul. Nu este obligatoriu sa fie legat de text; daca se rezuma doar la „Comunicat de presa” se pierde din impactul asupra redactorului, stirea aparand ca formala, birocratica; drept urmare, prima impresie data de titlu nu atrage cititorul.

6) Lead-ul. Reprezinta paragraful initial, sub-titlu, constituind replica de deschidere sau „fraza de atac”, adica cea mai semnificativa parte a textului. De regula, lead-ul de rezuma la esentialul din text.

7) Corpul comunicatului. In comunicarea publica, rolul sau nu este doar acela de a informa intr-o maniera care sa aduca avantaje, sa castige simpatii, sa demonteze crize, sa atraga fonduri, sponsori etc. La sfarsitul comunicatului apar numele, prenumele, semnatura managerului care autorizeaza transmiterea comunicatului, eventual si stampila organizatiei.

8) Stilul si limbajul. Comunicatul de presa se redacteaza in formatul , stilul si limbajul jurnalistic, specific stirilor. Limbajul este simplu si accesibil, fara academisme, excese de jargon sau termeni prea tehnici.

Dosarul de presa

Nu este altceva decat un pachet compact de informatii destinate publicitatii (comunicate, discursuri ale managerilor sau purtatorilor de cuvant, brosuri de prezentare, rapoarte, fise tehnice, prospecte, oferte etc.) ansamblate unitar si legate, continand eventual fotografii, dischete, CD-uri, ori mici daruri promotionale etc.

Informatiile „la pachet” ca atare sunt expediate prin posta sau inmanate direct ziaristilor acreditati, la intrarea in sala in care se va desfasura o conferinta se presa sau o prezentare de produs ori alt gen de eveniment cu public.

Se poate face oarecare distinctii intre trei categorii de dosare de presa:

a) Dosarul de presa eveniment – este cel special elaborat cu ocazia unei actiuni sau a unui eveniment creat de organizatie (targ, salon, lansare, prezentare). El prezinta evenimentul si mesajul organizatiei in legatura cu evenimentul.

b) Dosarul de presa-carte de vizita – este cel care ofera jurnalistilor un set de informatii generale despre viata organizatiei, despre realizarile sau problemele sale.

c) Dosarul de presa suport – pentru comunicatul de presa, este acela care insoteste comunicatul, pentru a aduce date si referinte suplimentare, pentru a inlesni o documentare mai simpla si a oferi argumente si probe, dincolo de informatiile precise din comunicat.

Conferinta de presa

Reprezinta o formula oficiala, protocolara, simpla, riscanta, dar interactiva si deschisa de comunicare cu mass-media, oferind un spatiu si un moment privilegiat pentru difuzarea unor mesaje de maxima importanta pentru organizatie.

O conferinta de presa se lanseaza in situatii deosebite si se justifica atunci cand organizatia are de comunicat ceva deosebit de important, ceva ce prezinta importanta pentru un segment larg de public, ca si atunci cand firma propune un eveniment important sau se confrunta cu o criza grava.

O conferinta de presa, indiferent de marimea organizatiei care o lanseaza, trebuie conceputa, pregatita si programata pana in cele mai mici amanunte, in trei etape: pregatirea, desfasurarea propriu-zisa si evaluarea.

1) Pregatirea conferintei – incepe, de regula, cu 3-4 saptamani inainte, tinand seama de urmatoarele elemente:

o      alegerea momentului (data, ziua, ora, durata);

o      alegerea locului de desfasurare a conferintei;

o      redactarea si expedierea invitatiilor;

o      pregatirea discursului reprezentantului, cu specificarea obiectivelor discursului, a persoanei care va prezenta discursul, precum si a celei care il va redacta;

o      documentatia de sprijin ce va insoti invitatia;

o      dialogul cu presa.

2) Desfasurarea conferintei – comporta mai multe secvente:

primirea jurnalistilor,

deschiderea discursului reprezentantului sau purtatorului de cuvant al organizatiei;

dialogul cu presa si depasirea tirului de intrebari;

inchiderea conferintei;

cocktail-ul, gustarea si dialogul informal.

3) Evaluarea conferintei – se trag concluziile practice in urma consemnarii intr-un fisier de presa a tipurilor de intrebari si interpelari la care au recurs jurnalistii, iar in zilele urmatoare se consemneaza ecoul din presa si se completeaza fisierul de presa cu noi nume, opinii si atitudini fata de organizatie.