PROCES - VERBAL

DIN ANALIZA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII REALIZATA DE CATRE CONDUCERE

PENTRU PERIOADA I - XII 2006

efectuata in data

La analiza sistemului de management al calitatii au participat Inalta Conducere, Directorii si Sefii unitatilor organizatorice si Liderul grupei HACCP, conform listei de prezenta anexate (Anexa nr. 1).

In scopul declararii dispozitiei intreprinderii pentru realizarea auditului de certificare, s-a apreciat implementarea sistemului de management al calitatii din punct de vedere al cerintelor normei SR EN ISO 9001:2001 oraz HACCP Codex Alimentarius.

Analiza sistemului calitatii s-a desfasurat conform procedurii sistemului
de management al calitatii

Analiza Sistemului de Management al Calitatii de catre conducere PS.02.01

Analiza elementului 4 " SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITATII"

Cerinte generale

In baza indicatiilor normei SR EN ISO 9001:2001 privind modul de procedare, au fost identificate si documentate urmatoarele procese realizate in organizatie:

4.1.1 Procese principale adica cele care creeaza valoarea pozitiva, in urma carora rezulta produsele sau serviciile care au ca scop indeplinirea cerintelor clientilor din exterior, au fost descrise in tabelul cu procedurile de sistem:

4.1.2 Procesele ajutatoare, care cuprind toate activitatile destinate mentinerii sistemului au fost descrise
in tabelul de mai jos urmate de procedurile corespunzatoare acestora

4.1.3 Procesele de gestionare, toate actiunile care au ca scop aprecierea efectivitatii sistemului, au fost descrise in tabelul de mai jos urmate de procedurile corespunzatoare acestora:

Descrierea amanuntita a fiecarui proces este inclusa in Manualul de Procese editat

in data de , care constituie o grupare ordonata a proceselor si exprima legatura reciproca dintre acestea, influenta fiecarui proces in parte asupra calitatii produselor fabricate si stabileste totodata responsabilitatile detinatorilor si participantilor la procese.

Tabelul cu indecsii identificati pentru fiecare proces cu rezultatele obtinute pe perioada anului 2006 se gasesc in anexa nr. 2.

Manualul de Procese contine indecsii fiecarui proces inclusiv informatia despre modul si frecventa de calculare a acestora, cat si limitele valorice in care trebuie sa se incadreze.

Sistemul de identificare implementat in organizatie, evaluarea si controlul pericolelor legate de siguranta alimentelor, a fost expus in Manualul HACCP. Manualul constituie un grupaj de documentatii pentru toate liniile de productie, inclusiv partea de descriere care contine regulile de creare si functionare a acestui sistem si legatura acestuia cu documentatia sistemului ISO 9001.

Manualul HACCP a fost verificat anual si modificat in conformitate cu noile produse aparute.

4.2 Cerintele referitoare la documentatie

Procedurile care functioneaza in organizatie au fost adaptate la cerintele normei SR EN-IS0 9001:2001.
In organizatie s-a aplicat modul electronic de distribuire a procedurilor.

In scopul asigurarii sistemului, au fost atribuite angajatilor anumite drepturi pentru introducerea schimbarilor si drepturi doar pentru lecturare (Anexa nr. 3).

In procedura PS.01.01 "Elaborarea, modificarea si distribuirea documentelor sistemului de management al calitatii"

este specificat ca pe fiecare exemplar tiparit trebuie sa apara data tiparirii si nota "copie nesupravegheata".

Fiecare procedura de sistem poseda o referinta la punctul corespunzator al normei SR
EN ISO 9001:2001.

In versiunea electronica sunt disponibile: procesul-verbal din Analiza sistemului de management al calitatii de catre conducere si Raportul auditurilor interne.

Dreptul de lecturare al acestora este prezentat in Anexa nr. 4.

In organizatie au fost introduse proceduri care descriu controlul documentelor PS.05.01 si controlul inregistrarilor PS.14.01.

Analiza elementului 5." Responsabilitatile managementului"

Conform cerintelor normei SR EN ISO 9001:2001, care subliniaza necesitatea cresterii continuue a satisfactiei clientului prin aplicarea efectiva a sistemului, realizarea proceselor privind continuua perfectionare a sistemului de management al calitatii si asigurarea conformitatii produselor in raport cu cerintele clientului si ale legislatiei.

Ca urmare a acceptarii structurii organizatorice pentru Tymbark Maspex Romania ,in anul 2003,Inalta Conducere a stabilit si documentat Politica de calitate tinand seama de sistemul HACCP.Pe parcursul anului 2006 Inalta conducere s-a implicat in realizarea obiectivelor propuse in Politica de Calitate prin achizitionarea de noi utilaje performante care sa asigure o calitate inalta a produselor, prin mentinerea la standarde ridicate a Regulilor de Buna Practica de Igiena si de Productie.Deasemenea s-a urmarit ridicarea standardelor de calitate pentru asigurarea sigurantei produselor alimentare.
Manualul calitatii, Manualul de procese, Manualul HACCP, procedurile si instructiunile sistemului calitatii,sunt tot atatea instrumente, prin care sunt stabilite activitatile tuturor unitatilor organizatorice.

Toate aceste documente sunt accesibile in forma electronica. In scopul asigurarii sistemului, au fost atribuite angajatilor anumite drepturi pentru introducerea schimbarilor si doar pentru lecturare anumitor persoane, Manualul calitatii, Manualul de procese, Manualul HACCP (Anexa nr. 5).

Pentru fiecare proces identificat in organizatie au fost elaborate scopurile operationale pe perioada unui an. Realizarea Scopurilor Operationale reprezinta obiectul de analiza si apreciere a atingerii scopurilor propuse conform cu instructiunea sistemului IS.MSC .Analiza scopurilor operationale propuse pe anul 2006 poate fi observata in anexa nr. 6. Pentru anul 2007 au fost propuse noi scopuri operationale ce urmeaza a fi analizate.
Sunt stabilite si documentate responsabilitatile si legaturile reciproce ale personalului.
Presedintele organizatiei a desemnat:

Reprezentantul Managementului Calitatii al organizatiei Tymbark Maspex Romania SRL, a carui sarcina este implementarea si mentinerea sistemului calitatii conform normei SR EN ISO-9001:2001 si HACCP Codex Alimentarius.

Liderul grupului HACCP al organizatiei Tymbark Maspex Romania SRL, responsabil cu supravegherea si coordonarea activitatilor legate de implementarea, mentinerea si actualizarea sistemului HACCP in conformitate cu Codex Alimentarius

Grupul HACCP al organizatiei Tymbark Maspex Romania, responsabil cu implementarea, documentarea, mentinerea si actualizarea sistemului HACCP in conformitate cu Codex Alimentarius

Grupa Auditorilor interni ai organizatiei Tymbark Maspex Romania SRL, responsabili cu efectuarea si documentarea auditurilor interne conform procedurii PS.15.01 Audituri de Calitate.

Au fost discutate modurile de comunicare interna si externa descrise in procedura PS.03.01 Sistemul de management al calitatii.

Sefii unitatilor organizatorice au subliniat inca o data domeniile de responsabilitati pentru angajatii subordonati, indicand in mod amanuntit drepturile si responsabilitatile fiecaruia pe segmentul de lucru incredintat.
In scopul analizei modului de gestionare al organizatiei a fost realizata Analiza sistemului de management al calitatii la care participa Inalta conducere, Directorii si Sefii Unitatilor Organizatorice, Liderul grupului HACCP din care a rezultat prezentul proces-verbal.

Pe parcursul analizei s-a subliniat necesitatea unei continuue cresteri a satisfactiei clientului prin perfectionarea sistematica a sistemului de management al calitatii,prin perfectionarea sigurantei alimentelor si asigurarea conformitatii produselor cu cerintele clientului si legislatia.

Analiza elementului 6 " MANAGEMENTUL RESURSELOR "

Conform cerintelor normei SR EN-ISO 9001:2001, resursele existente in organizatie au ca scop asigurarea realizarii obiectivelor rezultate din Politica de calitate adoptata.
In aceasta perioada a putut fi observata eficienta procedurii PS.16.01 care a dus la cresterea constientului. Procedura PS.16.01 " Scolarizarile" prezinta regulile de exprimare a necesarului in domeniul scolarizarilor, regimul de scolarizare si documentarea calificarilor personalului.

Conform cerintelor sistemului HACCP in aceasta perioada au fost acordate resurse pentru:

instruirea corespunzatoare a personalului,

verificarea periodica a starii de sanatate a angajatilor,

asigurarea liniilor de productie impotriva pericolelor,

dotarea cu aparatura moderna de laborator, masura si control

S-a apreciat pozitiv gestionarea resurselor prin:

v     personalul a participat la numeroase scolarizari in scopul intelegerii si punerii in practica a Regulilor de Igiena si Buna Practica in productie,precum si a folosirii substantelor pentru curatenie

v     asigurarea si modernizarea liniilor de productie,

v     firma este dotata cu echipament modern de laborator,masura si control,

v     toate departamentele sunt echipate cu calculatoare si cu sistemele de operare sau programele corespunzatoare.

v     Pe parcursul analizei s-a observat ca sistemul electronic SAP si Quguar este implementat si functioneaza ajutand la gestionarea organizatiei in diverse zone.

Analiza elementului 7. " REALIZAREA PRODUSULUI "

In cadrul implementarii sistemului de management al calitatii in organizatie a fost exclus capitolul 7.3 " Procesul de proiectare si dezvoltare" , acesta desfasurandu-se in Organizatia din Polonia.

Procesul de proiectare si dezvoltare are loc in organizatia din Polonia care transmite si furnizeaza informatii catre Organizatia din Romania referitoare la activitatile de proiectare a produselor,ambalajelor, achizitionarea materiei prime si a materialelor auxiliare, a proceselor de productie, a aspectelor tehnologice din procesele de productie, a formei standard a documentelor de sistem si stabileste criteriile de acceptare a produsului. Modul de procedare in domeniul comunicarii intre organizatii este descris in procedura PS.18.01 "Comunicarea intre organizatii".

In organizatie functioneaza procedura privind achizitionarea si comanda materialelor si semifabricatelor PS.06.01 "Aprovizionarea". Procedura descrie regulile si modul de procedare in timpul elaborarii,confirmarii si aprobarii comenzilor si realizarea receptiilor. A fost respectata procedura sistemului de management al calitatii care stabileste criteriile de selectie,evaluare si de reevaluare ale furnizorilor de materii prime si materiale pentru productie PS.06.02 "Calificarea furnizorilor". S-au reevaluat pe parcursul anului 2006 toti furnizorii calificati si au fost aduse completari la LFC prin excluderea unuia dintre furnizorii calificati si includerea in aceasta lista a unor furnizori de proba.

Indexul de masurare a eficientei functionarii procesului de aprovizionare este descris detaliat in graficul din anexa nr.7.

In organizatie s-a verificat functionarea procedurii sistemului de management al calitatii PS.08.01 "Coordonarea procesului de productie", care stabileste regulile de procedare in coordonarea cu procesele de productie din momentul planificarii productiei prin pregatirea tehnologica a acesteia, pregatirea si supravegherea procesului.
Procedura constituie implementarea in cadrul organizatiei a sistemului de identificare, apreciere si control al pericolelor legate de siguranta produselor alimentare - HACCP, documentat pentru fiecare din produsele fabricate.

Pe parcursul auditului intern au fost verificate monitorizarile punctelor critice de control precum si procedarea in cazul depasirii limitelor critice

Indexul de masurare a eficientei de functionare a proceselor de productie este detaliat

grafic in anexele 8-9

S-a verificat functionarea procedurii sistemului de management al calitatii PS.07.01 "Identificarea si trasabilitatea produsului", care stabileste regulile de marcare incepand de la receptia materiei prime in organizatie, trecand prin procesul de productie si incheind cu procesul de depozitare
a produselor finite prin auditarea departamentelor direct implicate precum si prin realizarea trasabilitatii produselor :Tedi zmeura 0,33l ;Tymbark nectar portocala 1l ;Ciocolata calda 'Hot Classic' ; cafea 3 in 1;Ciao portocala.

S-a verificat prin auditare functionarea procedurii PS.13.01 "Pastrarea produsului", care stabileste asigurarea corespunzatoare a produselor pe parcursul procesului de depozitare si functionarea corecta a transportului intern, care sa nu scada valoarea materiilor prime, materialelor si a produselor si care sa tina cont de regula FIFA,precum si conditiile impuse conform sigurantei produselor alimentare in ceea ce priveste depozitarea.

Indexul de masurare a eficientei de functionare a procesului de depozitare este descris detaliat

grafic in- anexa nr. 10.

Pe parcursul anului au fost verificate echipamentele de masurare si monitorizare in scopul realizarii de masuratori si analize corecte.Pentru indeplinirea acestui scop echipamentele de masurare si monitorizare au fost supuse verificarii,legalizarii si standardizarii in termenele stabilite.Prin aceasta s-a urmarit funtionarea procedurii PS.10.01 'Controlul dispozitivelor de masurare si monitorizare'.

Analiza elementului 8 " MASURARE,ANALIZA SI IMBUNATATIRE "

Organizatia monitorizeaza in mod curent informatiile cu privire la perceperea clientului in domeniul indeplinirii cerintelor acestuia prin intermediul:

analizelor de marketing ale pietei - efectuate in colaborare cu organizatia din Polonia;

sampling-urilor de produse efectuate de marketing;

informatiilor obtinute direct de la reprezentantii de vanzari din cadrul organizatiei,

anchetelor trimise clientilor, cu privire la produsele fabricate si colaborarea cu organizatia,

evaluarii volumului de vanzari a produselor,

numarului de reclamatii sosite de la clienti.

Ca urmare a evolutiei volumului de vanzari precum si a informatiilor primite de la reprezentantii de vanzari,pentru produsele 'Duo-Fruo'sticla si carton s-a luat decizia excluderii acestui produs din gama de bauturi racoritoare

Impreuna cu organizatia din Polonia s-a decis rebrenduirea produselor La Festa Capucino,Ciocolata Calda si Cafea 3 in 1.

Ancheta transmisa o data pe an clientilor de catre departamentul Vanzari a aratat prin raportul efectuat ca exista posibilitatea imbunatatirii satisfactiei clientilor prin reactii prompte din partea firmei in ceea ce privesc produsele neconforme precum si eficientizarea realizarii comenzilor.

In anchetele completate de clienti s-au analizat raspunsurile la intrebarile din domeniul:

reactiei clientilor la produselor noastre,

gradului in care acestia sunt multumiti de anumite produse,

factorilor care au influenta asupra satisfactiei clientului.

Suma punctelor tuturor anchetelor s-a incadrat in limitele 60 - 74 ceea ce implica satisfactia clientilor nostrii in ceea ce priveste colaborarea cu firma noastra.

In cazul anchetei clientilor externi aceasta a fost realizata cu ajutorul calificativelor,concluzia generala fiind'Bine'.

In Departamentul Vanzari a fost verificata functionarea procedurii PS.04.01"Analiza Contractului", care stabileste modul de procedare in momentul aprecierii Contractelor de distributie si totodata responsabilitatile anumitor unitati organizatorice care contribuie la desfasurarea procesului de Vanzare si distributie,prin auditarea interna facuta.

Deasemenea a fost documentata partea de livrare a produselor prin instructiunea IS.DV.02

In perioada desfasurarii auditului s-a efectuat analiza satisfactiei clientilor actuali, in baza unor criterii stabilite (sistemul de puncte),concluziile fiind ca exista metode de imbunatatire a satisfactiei clientilor.

Indexul de masurare a eficientei de functionare a procesului de vanzare si distributie este descris

detaliat grafic in - anexa nr. 11

Un alt index de masurare a eficientei procesului de vanzare este clasamentul aromelor pe fiecare tip de produs.Acesta este detaliat in anexa nr.12

Numarul clientilor externi a scazut acest lucru datorandu-se in special aderarii Romaniei la UE dar si eliminarii exportului de produs semifinit.

Fiecare cerere de oferta sau comanda provenita de la client este profund analizata in ceea ce priveste importanta acesteia si posibilitatea de realizare, conform procedurii PS.04.01 "Analiza contractului" .

In organizatie s-a verificat functionarea procedurii sistemului de management al calitatii PS. 17.01 "Masurarea Satisfactiei Clientului", care are ca scop asigurarea unei bune functionari a relatiilor cu clientii care au observatii sau reclamatii cu privire la produsele fabricate de organizatie si de asemenea asigurarea unei functionari corespunzatoare a organizatiei in situatiile de criza.

Pentru fiecare proces identificat in organizatie s-au stabilit coeficienti de masurare a efectivitatii procesului. Acesti coeficienti contribuie la stabilirea conformitatii produsului cu cerintele, asigurarea unei functionari corecte a sistemului cu norma si indicarea unei continuue perfectionari a efectivitatii acestuia.

Coeficientii de masurare ai proceselor impreuna cu descrierea modului si perioadei de calcul
a acestora, unitatile in care sunt masurati si limitele stabilite pentru acestia, au fost descrise amanuntit in Manualul de Procese.

S-a verificat functionarea procedurii sistemului calitatii PS.15.01 "Auditurile calitatii" care stabileste regulile de planificare, pregatire si efectuare a auditurilor interne, elaborarea si realizarea actiunilor corective rezultate in urma efectuarii auditelor.

Conform procedurii elaborate a fost intocmit Planul auditului intern pentru perioada ianuarie - decembrie 2006. Pe parcursul anului 2006 a-au efectuat un numar de 12 audituri interne care au cuprins toate departamentele.Au fost auditate atat procesele de productie, procesele auxiliare precum si procesul de management.In urma efectuarii auditurilor interne pentru fiecare proces nu s-au constatat neconformitati.Pentru toti cei auditati au fost facute recomandari din partea auditorilor interni.

Regulile de procedare cu produsele care nu indeplinesc cerintele stabilite au fost descrise amanuntit in procedura elaborata si implementata a sistemului calitatii PS. 11.01 "Tratarea produsului neconform".In cadrul procedurii sunt introduse informatiile legate de utilizarea sistemului Qguar. Procedura este obligatorie in toate unitatile organizatorice care participa la procesele de identificare in organizatie.

In timpul analizei SMC au fost inregistrate un numar de 3 rapoarte de neconformitate.

Au fost stabilite actiunile corective pentru fiecare raport de neconformitate in parte conform procedurii sistemului calitatii PS. 12.01. "Actiuni corective si preventive" care stabileste modul de procedare in cazul aparitiei repetate a defectelor si neconformitatilor la produse sau in procesele de productie.
Documentatia cuprinde metodele de procedare dupa aparitia neconformitatilor, modul de verificare a actiunilor corective si preventive efectuate.

Concluzii si recomandari dupa Analiza de catre Conducere a

Sistemului de Management al Calitatii

in conformitate cuSR EN ISO 9001 : 2001 si HACCP Codex Alimentarius,

1. S-a apreciat pozitiv verificarea implementarii sistemului de management al calitatii in conformitate cu norma SR EN ISO 9001:2001 si HACCP Codex Alimentarius.

2. S-a constatat ca, Politica de calitate adoptata este realizata si respectata in cadrul organizatiei de catre toate celulele organizatorice.

3. In scopul asigurarii unei continue perfectionari a efectivitatii sistemului de management al calitatii s-au recomandat urmatoarele :

- continuarea scolarizarii cadrelor de conducere in cadrul problemelor legate de tratarea procesului.

- organizarea scolarizarilor interne pentru angajatii din productie si depozit in vederea dezvoltarii si constientizarii sigurantei produselor alimentare.

- deasemenea s-a luat decizia reinoirii echipei de auditori interni si HACCP pentru anul 2007

3. Vor fi efectuate imbunatatiri in scopul perfectionarii sistemului existent prin intermediul:

imbunatatirii vizualizarii in versiunea electronica a documentatiei de sistem,

construirea unei noi zone de productie si depozitare,langa fabrica existenta

4. S-a apreciat ca, schimbul de informatii cu clientii, atat in faza de incheiere a contractelor,

a procedurii de reclamatie cat si pe parcursul colaborarii in cadrul vanzarilor si distributiei se desfasoara in mod corespunzator si contribuie la cresterea satisfactiei clientilor.

5. Pentru a putea verifica functionalitatea Sistemului de Management al Calitatii s-a efectuat simularea retragerii produselor de pe piata din ianuarie 2007.

6. In scopul unei certificarii a functionalitatii sistemului implementat s-a recomandat efectuarea urmatoarei Analizei Sistemului de Management al Calitatii la sfarsitul anului 2007.

Valenii de Munte, data 19.03.2007

A elaborat : A aprobat:

. ..

Reprezentant Management Calitate Presedinte

Anexe:

Anexa nr. 1 - Foaia de prezenta a participantilor la Analiza Sistemului de Management al Calitatii de catre conducere pe perioada ian.-dec.2006 din data 16.03.2007

Anexa nr. 2 - Tabel cu indecsi

Anexa nr. 3 - Dreptul de citire si de efectuare a schimbarilor in procedurile sistemului

Anexa nr. 4 - Dreptul de citire proces verbal de analiza a sistemului

Anexa nr. 5 - Dreptul de citire si de efectuare a schimbarilor in Manualul Calitatii, Manualul de
Procese si Manualul HACCP

Anexa nr.6 - Analiza scopurilor operationale propuse pe anul 2006

Anexa nr.7 - Livrarea la termen si procentul de reclamatii calitative

Anexa nr.8 - Masurarea pierderilor din sectia suc pentru linia de sticle si de cartoane si a pierderilor de

materii prime si ambalaje pentru sectia produse uscate

Anexa nr.9 - Masurarea eficientei functionarii proceselor de Fabricare a produselor in sticle si
de Fabricare a produselor in cutii

Anexa nr.10 - Masurarea eficientei functionarii procesului de depozitare

Anexa nr.11 - Masurarea eficientei functionarii procesului de Vanzarea si distributia

Anexa nr.12 - Clasamentul aromelor pe fiecare tip de produs

Anexa nr.13 - Masurarea eficientei functionarii procesului de Mentinerea masinilor si utilajelor in stare
buna de functionare

Anexa nr.14 - Masurarea eficientei functionarii procesului de Gestionarea personalului

Anexa nr. 1

FOAIA DE PREZENTA A PARTICIPANTILOR LA ANALIZA SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII DE CATRE CONDUCERE PE PERIOADA

Anexa nr. 2