Procesul de Managemnt Strategic

Inainte, gestiunea proiectelor se baza in mod exclusiv pe planificare. Strategia nu era o tema de interes. Astazi, se considera ca punctul culminant al gestiunii unui proiect consta in cunoasterea strategiei organizatiei si fragmentarea acesteia in operatiuni. Managerii de proiect de astazi trebuie sa puna accentul pe dimensiunea comerciala a proiectului, cu mult inainte ca acesta sa fie functional si aiba certitudinea ca proiectul contribuie la cresterea eficientei organizatiei.

Managerul de proiect de astazi trebuie sa inteleaga misiunea si strategia organizatiei din doua motive.

a) Mai intai, ei trebuie sa poata sa ia decizii in cunostinta de cauza si in caz extrem sa poata proceda la modificari esentiale.

b) Al doilea motiv al nevoi cunoasterii strategiei organizatiei consta in faptul managerul devine astfel partizanul sau promotorul eficacitatii proiectului. El va fi capabil sa explice liderilor organizatiei necesitatea introducerii proiectului in ansamlu organizatiei, pe de o parte, iar pe de alta parte sa motiveze actorii chemati sa aplice proiectul sa-si asume responsabilitatea reusitei lui.

Noua filosofie a managemntului proiectelor conduce catre doua aspecte functionale foarte importante: procesul de management strategic si procesul de selectie a proiectelor.

Exercitiul 1: Motivati daca proiectul propus de dumneavoastra la capitolul precedent corespunde sau nu tipului de managemnt actual?

Procesul de Managemnt Strategic

Managementul Strategic este un proces care consta in a evalua "cine suntem noi" si de a decide sa se puna in practica "ceea ce noi avem intentia de a fi" si cum "noi putem ajunge la acest tel".  (Fig. 2.1)

Dimnesiunile principale ale managementului strategic constau in:

a) adaptarea la schimbarile mediului extern;

b) repartizarea resursele limitate ale organizatiei pentru a face fata schimbarilor din mediul extern

Natura raspunsului la aceste doua dimensiuni rezida in cunoasterea a 4 variabile: tipul de organizatiei, instabilitatea mediului  extern, concurenta si cultura organizationala

Managementul Strategic (MS) permite sa stabilim tema si obiectivul  viitoarei orientari a organizatiei.

MS sustine coerenta activitatilor la toate nivelele organizatiei. MS incurajeaza integrarea, deoarece eforturile si resursele ce concentreaza asupra aceloarasi obiective si asupra acelorasi strategii.

Exercitiul 2

1. Definiti natura raspunsului pe care trebuie sa-l dati ca manager al proiectului dumnevaostra in functie de cele 4 variabile de mai sus.

2. Care este tema si obiectivul viitoarei orientari a organizatiei dumneavostra?

Revederea si definirea misiunei organizatiei. Misiunea consta in scopul pe care ni-l propuem. Enuntul misiunii determina anvergura organizatiei in materie de produse sau servicii. Un enunt al misiunii scris va servi ca punct de reper intre manager si personalul organizatiei in momentul luarii deciziilor. Fiecare membru al organizatiei trebuie sa fie la curent cu misiunea organizatiei. Bunaoara, intr-o mare firma de consultanta internationala, partenerii incapabili sa spuna in mod spontan enuntul misiunii trebuie sa plateasca masa. Enuntul misiunii comunica scopul organizatiei la toti actorii. El poate sa serveasca in evaluarea performantelor organizatiei.

Eelemntele care formeaza enuntul misiunii sunt principalele produse sau servicii, clientii sau pietele vizate, filosofia organizatiei sau inzestratea tehnica, imaginea publica sau contributia la evolutia societatii.

Enuntul misiunii se schimba foarte putin. Atunci cand o organizatie se schimba trebuie sa-si revada enuntul misiunii

O prima forma de a determina daca un enunt al misiunii este clar si precis consista in a stabili daca acest enunt poate sa se aplice la toata organizatia. In caz contrar el un va furniza orientarea actiunilor de viitor. Misiunea stabileste paramentrii care vor fixa obiectivele organizatiei.

Exercitiul 3

1. Care sunt elementele principale care fac parte obligatoriu din enuntul misiunii organizatiei dumneavsotra?

2. Stabilirea obiectivelor pe termen lung. Obiectivele traduc misiunea organizatiei in termeni precisi, concreti si masurabili. Obiectivele stabilesc tintele pentru ansamblul organizatiei. Ele indica orientarea pe care managerul crede ca trebuie sa o dea organizatiei. Obiectivele organizationale vizeaza piete, produse si clienti. In toate cazurile, obiectivele trebuie sa fie cat mai operationabile posibile. Caracteristicile obiectivelor trebuie sa fie urmatoarele:

Specifice = sa fie cat mai particulare

Masurabile= sa stabileasca unul sau mai multi indicatori masurabili ai evolutiei obiectivului;

Atribuabile= sa asigure ca obiectivul este atribuit unei persoane care sa raspunda pentru al tinge;

Reasliste= sa stabileasca ceea ce se poate face cu resursele disponibile;

Temporal = sa stabileasca momentul in care obiectivul poate fi atins.

Exercitiul 4. Stabiliti functie de cei cinci parametrii obiectivul sau obiectivele organizatiei in care doriti sa implementati proiectul dumneavostra?

3. Analiza si formularea strategiilor pentru atingerea obiectivelor. Formularea unei strategii raspunde la urmatoarea intrebare: "ce trebuie facut pentru a atinge obiectivele?". Strategia consista intre altele in detreminarea si evaluarea solutiilor care sunt acord cu obiectivele organizatiei si in a alegea pe cele mai bune ditre ele.

Procesul comporta doua etape:

A.Etapa evaularii realiste a pozitiei trecute si actuale a organizatiei. In aceasta etapa se evauleaza cine sunt clientii si cum percep ei nevoile lor.

B.Etapa evaularii mediului intern si extern. Care sunt punctele tari si slabe ale organizatiei? Printre punctele tari ale mediului intern pot fi : tehnologia, calitatea produsului, comptenetele de management, nivelul redus al datoriilor sau reteaua de vanzare. Mangerii pot modifica fortele si slabiciunile interne. Posibilitatile si amenintarile reprezeinta de obicei fortele externe care dicteaza schimbarile, cum ar fi tehnologia, structura concurentei, etc. Instrumentele de analiza comparativa a concurentei serveste la evaluarea actuala si viitoare a posibilitatilor organizatiei. Evaluarea mediului intern si extern este cunoscuta sub numele de Analiza Fortei, Slabiciunilor, Posibilitatilor si Amenintarilor (AFSPA).

O asemnea analiza permitre determinarea provocarilor si permite gasirea unui ansamblu de solutii strategice. Aceste solutii sunt compuse din portofoliul de proiecte si din resursele disponibile. Selectia strategiilor, care vizeaza sustinerea misiunii si a obiectivelor de baza ale organizatiei, are loc de la sine in aceste conditii. O analiza critica a strategiilor comporta intrebari de genul: Strategia ne permite sa exploatam competentele noastre fundamentale? Strategia ne permite sa exploatam avantajul nostru concurential?Strategia noastra raspunde cel mai bine nevoilor clientilor nostri? Strategia se armonizeaza cu pachetul de riscuri acceptabile pentru organizatie?

In formularea strategiei rezulta o cascada de obiective sau de activitati care sunt atribuite structurilor componente ale organizatiei, serviciilor si personalului. Gestionarea strategiei trebuie sa reprezinte 20% din eforturile managementului. Maniera in care strategia va fi pusa in aplicare trebuie sa reprezeinte 80% din activitatea de management.

Exercitiul 5:

1. Realizati o evaluare realista a trecutului si prezentului organizatiei dumneavoastra?

2. Realizati o evaluare mediului intern si extern al organizatiei folosind AFSPA?

4. Managemntul strategiilor cu ajutorul proiectelor. Punerea in aplicare (managemntul) strategiilor depinde de maniera in care acestea sunt realizate in raport cu resursele disponibile. Ele nu reclamana aceasi structura, nici aceasi disciplina ca cele utilizate in formularea strategiilor. Ele se bazeaza pe masuri si activitati complete, adica pe proiecte indispensabile. Prin urmarea punerea in aplicare a strategiilor (managemntul strategiilor) solicita existenta mai multor elemente cheie.

A.  Executia activitatilor solicita atribuirea de resurse. Resursele privesc in general capitaluri, personal, management competent, aptitudini tehnologice si echipamente. In general punerea in apliacare a proiectelor este considerata de catre manageri ca o anexa si nu ca un element constitutiv al prcoesului de gestiune strategica. Totodata, multitudinea obiectivelor provoaca anumite conflicte referitoare la dispobilitatea resurselor organizatiei.

B. Executia activitatilor solicita o organizare formala si informala pentru a putea sustinea indeplinirea strategiei si proiectelor. Austoritatea, responsabilitatea si performanta depind in intregime de structura si de cultura organizatiei.

C. Executia activitatilor solicita un sistem de planificare si de control pentru a se asigura ca responsabilitatile din cadrul proiectului sunt indeplinite de maniera eficace pentru indeplinirea strategiei.

D. Motivatia participnatilor constituie un factor esential pentru indeplinrea strategiei.

E. Stabilirea unei liste de prioritati constituie un element esential pentru punerea in aplicare a strategiei.

Cu toate ca procesul de aplicare a strategiilor (managemntul strategic) nu este atat de clara ca in perioada formularii strategiei, managerii sunt constienti ca reusita unei strategii depinde de aplicarea ei si intr-o mica masura de formularea ei.

Exercitiul 6.

1. Cum va ganditi (concret) sa puneti in aplicare strategia organizatiei dumneavostra, prin prisma celor 5 factori cheie ai managementului unuei strategii?