	Afaceri	Agricultura	Economie	Management	Marketing	Protectia muncii
	Transporturi

Management

Index » business » Management
» Managementul modern al achizitiilor si structurilor de achizitii in administratia publica bazata pe cunoastere

Managementul modern al achizitiilor si structurilor de achizitii in administratia publica bazata pe cunoastere

UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA DE MARKETING SI AFACERI ECONOMICE INTERNATIONALE, BUCURESTI

MANAGEMENTUL SERVICIILOR ADMINISTRATIEI PUBLICE

MANAGEMENTUL MODERN AL ACHIZITIILOR SI STRUCTURILOR DE ACHIZITII IN ADMINISTRATIA PUBLICA BAZATA PE CUNOASTERE

INTRODUCERE

<Institutiile confunda bunele intentii cu obiectivele. Ele spun: "sanatatea, bunastarea"; acestea sunt intentii, nu obiective.>

(Peter F. Drucker)

Utilizarea managementului bazat pe cunostinte in cadrul administratiei publice reprezinta o solutie strategica de imbunatatire a performantei, dar si a relatiilor interne si externe intre organizatiile guvernamentale.

Viabilitatea oricarei organizatii depinde de calitatea serviciilor publice prevazute de aceasta, calitate influentata de o multitudine de factori, precum: structura guvernamentala, responsabilitatile functionarilor publici, specializarea si capacitatile acestora, informatiile si cunostintele detinute.

In cadrul acestor factori, notiunea de "cunostinta" este considerata principalul promotor, precum si resursa fundamentala ce controleaza natura si directiile practicilor organizationale.

Fara un set de cunostinte adecvate, toate angajamentele unei organizatii s-ar dovedi fara succes.

"In ultimii 50 de ani societatea fiecarei tari dezvoltate a devenit o societate a institutiilor. Fiecare cerinta sociala majora; fie ca este vorba de performanta economica, sau ingrijirea sanatatii, educatie sau protectia mediului, cautarea de noi cunostinte sau de protectie este incredintata in prezent marilor corporatii, conduse de manageri proprii. Ea se bazeaza din ce in ce mai mult pe performanta acestor institutii, a societatii moderne, si chiar pe supravietuirea fiecarui individ in parte."¹

Administratia publica acceseaza cunostintele prin politicile intreprinse, proiectele, normele, si parerile expertilor, insa, indiferent de relevanta acestora, informatiile se pierd, de cele mai multe ori datorita birocratiei.

Pentru prevenirea acestor pierderi se implementeaza constant initiative perfectionate si consolidate de-a lungul timpului.

In cadrul economiei bazate pe cunostinte, inovatiile creatoare si intelectuale constituie o serie de avantaje atit pentru angajati si organizatie, cit si pentru societate; ele contribuind la imbunatatirea calitatii vietii.

Astfel, este luata in considerare capacitatea populatiei de a crea sisteme de suport a cunostintelor si aplicabilitate a acestora in sectorul guvernamental, pentru a evidentia beneficiile sociale.

Peter F. Drucker, Management-Tasks Responsabilities Practices, Truman Talley Books, p. 8

Implementarea mangementului modern in administratia publica nu se rezuma doar la oferta de servicii publice in sistem on-line, ci si la implementarea unor procese tehnologizate ce reusesc, pe o scara larga, sa modifice interactiunile intre cetatenii statului si guvern, cit si in cadrul sferelor federale, statale si guvernamentale.

Comisia Europeana recunoaste aportul tehnologiilor in administratia publica, dar subliniaza faptul ca, pentru a face fata provocarilor, institutiile trebuie sa se concentreze nu doar pe latura informationala, ci si pe schimbarile organizationale si adaptarea de noi practici menite sa imbunatateasca serviciile publice si procesele democratice.

CONCEPTE CHEIE SI TRATATE

Achizitiile publice sunt rezultatele proceselor de planificare, stabilire a prioritatilor, organizare, promovare si de proceduri in vederea realizarii de cumparari de catre organizatiile finantate total sau partial de bugete publice.

Dezideratul autoritatilor contractante este consumarea efectiva, eficienta, echidistanta, etica si transparenta a fondurilor publice alocate autoritatii respective prin procesul de achizitii publice, in decursul unei perioade.

Astfel, cadrul legislativ european impune 7 principii aferente achizitiilor publice, si anume:

nediscriminarea
tratamentul egal
recunoasterea reciproca
transparenta
proportionalitatea
eficienta folosirii fondurilor publice
asumarea raspunderii

Nediscriminarea presupune asigurarea unei concurente reale, astfel incit orice operator economic sa poata participa la procedura de atribuire si sa detina sansa de a deveni contractant.

Tratamentul egal implica stabilirea acelorasi reguli, cerinte si criterii pentru toti operatorii economici.

Recunoasterea reciproca inseamna acceptarea tuturor produselor, serviciilor si lucrarilor oferite in mod legal pe piata U.E.

Transparenta aduce publicului la cunostiinta totalitatea informatiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire.

Proportionalitatea inseamna asigurarea corelatiei intre necesitate, obiectul contractului si cerintele solicitate. Cu alte cuvinte, fiecarei achizitii trebuie sa i se dea importanta cuvenita atunci cind i se stabilesc cerintele. Autoritatea contractanta se va asigura ca ofertantul detine capacitatea de a finaliza eventualul contract, fara a pune conditii excesive care ar duce la eliminarea eventualilor ofertanti.

Eficienta folosirii fondurilor publice se refera la aplicarea procedurilor de atribuire, competitionale, precum si utilizarea de criterii care sa reflecte avantajele economice a ofertelor in vederea obtinerii raportului optim calitate-pret.

In utilizarea fondurilor publice trebuie avute in vedere si obiectivele sociale, etice si ecologice.

Asumarea raspunderii este data de determinarea clara a sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor implicate in procesul de achizitie publica, urmarindu-se asigurarea profesionalismului, impartialitatii si independentei deciziilor adoptate pe parcursul derularii acestui proces.

Ofertantii doresc o simplificare a procedurilor de achizitii publice, deoarece vinzarile efectuate catre autoritatile contractante implica completarea unor documente nu intotdeauna familiare .

TRATAREA SUBIECTULUI

Managementul furnizorilor este fundamental in procesul de achizitii si are o influenta semnificativa in competitivitatea si profitabilitatea unei organizatii.

Intr-o organizatie conservatoare, managerul de achizitii se ocupa cu aprovizionarea si achizitia de materiale, subansambluri, componente si articole cu scopul de a furniza produse si servicii.

Atunci cind ne referim la logistica, managementul achizitiilor reprezinta mai mult decit simpla satisfacere a obligatiunilor de punere la dispozitie a inventarului cerut pe planul principal de aprovizionare.

Din aceasta perspectiva, obiectivul managementului achizitiilor este de a minimiza costul total de achizitie simultan cu indeplinirea cerintelor de disponibilitate, timp de asteptare si calitate.

Sunt doua puncte diferite de vedere intre abordarea departamentului financiar si cea a departamentului logistic in ceea ce priveste managementul achizitiilor.

Departamentul financiar se ocupa exclusiv cu reducerea costurilor, pe cind profesionistii in logistica verifica mai intii reducerea timpului de aprovizionare si gradul de onorare a comenzilor; incercind sa mentina un cost corect.

Aceasta diferenta intre cele doua puncte de vedere poate fi eliminata prin incorporarea managementului achizitiilor in procesele logistice.

In acest mod, managerul de achizitii este responsabil cu dezvoltarea bazei de furnizori care sa furnizeze produsele la cel mai mic cost, precum si calitatea si nivelul de serviciu specificat in politica de servicii oferite clientilor si de catre furnizori.

Pentru a putea obtine performantele dorite, este necesara dezvoltarea unui sistem de masurare complet pentru evaluarea furnizorilor si a mangementului achizitiilor publice.

Sistemul cuprinde patru dimensiuni: financiara, calitativa, productiva si ciclul de timp si trebuie sa se bazeze pe o evaluare precisa a performantelor furnizorilor.

Dimensiunea financiara ia in considerare costul total, cost ce include: costul articolelor, costul de plasare a comenzii, costul de pastrare a inventarului, costul pierderii vinzarilor, costul unei calitati reduse, costul de transport, depozitare si logistica internationala .Acest indicator este util in masurarea eficientei tranzactiilor executate cu un furnizor.

Dimensiunile calitative sunt masurate prin rata de onoare a comenzilor la vinzare. Materializarea pozitiva a acestui indicator se face prin existenta unui stoc mare si a unei rotatii reduse a costului.

In dimensiunea productiva se accentueaza modul in care achizitorii plaseaza comenzile si cite articole gestioneaza acestia in mod efectiv. Operatorii supra aglomerati au tendinta de a mari dimensiunea inventarului pentru a se simti in siguranta, dat fiind faptul ca acestia nu detin timpul necesar pentru a-si desfasura activitatea in mod eficient.

Ciclul de timp include procentul de comenzi de achizitie neonorate in timp, perioada ciclului de achizitie si gradul de variatie a timpului pentru fiecare furnizor si locatie a acestuia.

Printr-o permanenta monitorizare a celor patru dimensiuni se poate realiza o rationalizare a furnizorilor in acelasi timp cu satisfacerea conditiilor de calitate si a obiectivelor legate de costuri.

Nivelul de serviciu oferit clientilor poate fi imbunatatit si costurile pot fi micsorate prin utilizarea unui numar redus de furnizori integrati, capabili sa se constituie in parteneri de incredere pe termen lung.

APRECIERI PERSONALE

ANALIZA S.W.O.T. A PROCESULUI DE ACHIZITII IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Analiza S.W.O.T. reprezinta o metoda de audit a organizatiei si a mediului acesteia, fiind considerata prima etapa a planificarii strategice.

Are doua dimensiuni, respectiv: analiza factorilor interni (puncte forte si puncte slabe sau micromediu) si analiza factorilor externi (oportunitati si amenintari sau macromediu) cu care compania se confrunta.

Iata cum arata in viziunea mea aceasta analiza a procesului de achizitii publice:

PUNCTE FORTE:

respectarea principiilor aferente procesului de achizitie de catre toate partile implicate in acest proces;
imbunatatirea politicilor si strategiilor manageriale din administratia publica;
stabilitate macroeconomica;
o mai buna promovare a imaginii de stat in Uniunea Europeana si nu numai;
imbunatatirea relatiilor interstatale (politice, diplomatice, etc.);
mai multi ofertanti, mai multe sanse

PUNCTE SLABE:

birocratia;
eventualele litigii aparute intre parti;
lipsa unor organe care sa gestioneze calitatea si utilitatea produselor achizitionate;
instabilitatea economica la nivel micro si macroeconomic;
cresterea creantelor catre furnizori;
cultura antreprenoriala slab dezvoltata;
capitalizare redusa a intreprinderilor mici si mijlocii

OPORTUNITATI:

progresul tehnologic;
investitii straine directe;
studierea riguroasa a pietei si raportarea preturilor acesteia la preturile impuse de furnizori;
dezvoltarea infrastructurii de afaceri;
aderarea altui stat/altor state in U.E;
constientizarea nevoii de schimbare

AMENINTARI:

variatiile pietei;
concurenta acerba pe piete globalizate;
criza economico-financiara;
coruptia;
orice alt element ce nu poate fi prevazut (forta majora)

CONCLUZII SI PROPUNERI

Trecerea catre societatea bazata pe cunostinte este considerata o evolutie necesara pentru asigurarea dezvoltarii durabile si asigurarea progresului socio-uman.

In acest context, organizatiile au constientizat faptul ca principalele valori pe care le detin sunt cunostintele si capacitatea de a folosi aceste cunostinte in cadrul proceselor tehnologice si organizationale, pentru a obtine avantajul competitiv.

Tehnologia este un factor important utilizat in toate procesele de management a cunostintelor

Managementul cunostintelor prezinta o mare importanta in dezvoltarea organizatiilor si institutiilor statului, ce va conduce la cresterea abilitatii profesionale a reprezentantilor sistemului administrativ pentru a identifica acele elemente manageriale ce sa pot aplica cu succes pe plan national.

Sistemul achizitiilor publice desemneaza intregul proces de cumparare de la terti (inclusiv aspecte de ordin logistic) si acopera contracte de furnizare de bunuri, prestari servii si executii lucrari.

Armonizarea procedurilor de achizitii publice la nivelul Uniunii Europene este un deziderat important al pietei comune europene.

PROPUNERI PENTRU IMBUNATATIREA PROCESULUI DE ACHIZITIE PUBLICA:

dezvoltarea pietei de achizitie publica prin crearea de noi locuri de munca, cit si prin atragerea a cat mai multor ofertanti;
asigurarea unui mediu de colaborare cit mai placut prin instituirea unui cadru bazat pe incredere, corectitudine si loialitate;
o mai mare claritate in ceea ce priveste regulile, cerintele si criteriile stabilite in cadrul acestui proces;
neluarea in considerare a elementelor de natura subiectiva ce ar putea afecta buna desfasurare a procesului;
o mai buna evaluare a probitatii morale a membrilor comisiilor delegate in procesul de achizitii publice;
luarea in considerare a raportului calitate-pret pentru produsele ce urmeaza a fi achizitionate: prin efectuarea de studii de piata s-ar avea in vedere pretul real si corect al produselor respective;
mentinerea relatiilor de colaborare cu ofertantii care s-au dovedit a fi corecti si cooperanti si evitarea sau incetarea colaborarii cu ofertantii care au dovedit contrarul;
simplificarea formularelor de completat;
reducerea pe cit posibil a timpului de asteptare a comenzilor;
controale fiscale periodice pentru eliminarea fraudei si coruptiei;