Comunicarea și sistemul informațional

Comunicarea și sistemul informațional

Comunicarea manageriala

Comunicarea = transmiterea unui mesaj.

Mesajul: date obiective, opinii, sentimente.

2 tipuri de comunicare, in funcție de natura:

Comunicarea interpersonala (intre indivizi)

Comunicarea organizaționala (intre posturi/funcții)

Componentele procesului de comunicare

Elementele procesului de comunicare:

Emițatorul: persoana care construiește mesajul și il trimite.

Codarea: traducerea ideilor in coduri (cuvinte sau gesturi).

Mesajul: rezultatul codarii, un set de simboluri verbale sau nonverbale care a fost elaborat pentru a avea o anumita semnificație pentru receptor.

Mijlocul: metoda de purtare a mesajului pana la receptor.

[Suportul: obiectul care conține fizic mesajul.]

Receptorul: persoana careia i se trimite informația.

Decodarea: traducerea simbolurilor (codurilor) in idei.

Zgomotul: orice factor care afecteaza transmiterea sau interpretarea mesajului.

Feedbackul: reacția receptorului la interpretarea mesajului.

Contextul comunicarii

Contextul fizic: mediul concret (incinta/spațiul), microclimatul, ambianța sonora, lumina, coloritul etc.

Contextul cultural: mentalitațile, valorile, atitudinile, credințele, tradițiile, stilul de viața etc.

Contextul social: statutul social al indivizilor, relațiile dintre ei (oficiale|informale), situația concreta etc.

Contextul temporal: momentul și ordinea cronologica in care mesajele sunt transmise.

Retele de comunicare in grup

 

Canale de comunicare in organizatie

Rolurile comunicarii organizationale

Adaptarea la provocarile mediului.

Introducerea și susținerea schimbarii organizaționale.

Consolidarea relațiilor dintre membrii grupului.

Permiterea desfașurarii activitații manageriale.

Tipologia comunicarii

1. Comunicarea verbala: prin cuvinte (spuse|scrise) - mesaj explicit, transmis voluntar; coduri standardizate.
2. Comunicarea nonverbala: fara cuvinte - mesaj neexplicit, transmis de regula involuntar; coduri nestandardizate, adesea ințelese inconștient.

Comunicarea verbala

1. Comunicarea orala: prin cuvinte rostite, fața in fața sau prin aparatura de comunicare la distanța (telefon, computer) - rapida, personala, cu feedback imediat; consumatoare de timp (pentru a fi oprita), necesita un efort suplimentar pentru a fi inregistrata.
2. Comunicarea in scris: mesaje scrise, scrisori, regulamente, manuale etc.; mesajul este inregistrat și poate fi pastrat, emițatorul iși poate concepe mesajul cu mai multa atenție; necesita timp, iar feedbackul este primit mult mai tarziu.

Comunicarea nonverbala

Limbajul trupului: gesturi, expresii faciale, mișcarile ochilor, orientarea privirii, poziția corpului.

Spațiul personal: distanța fața de partenerul de conversație la care individul se simte confortabil.

Para-limbajul: elemente ale vocii legate nu de ceea ce se spune, ci de modul in care se spune (alternanța tonurilor, viteza, tremurul).

Limbajul obiectelor: prin intermediul obiectelor utilizate (imbracaminte, cosmetice, mobilier, arhitectura etc.).

Sistemul informational managerial

SIM = ansamblul elementelor folosite pentru gestionarea informatiei in cadrul organizației.

Elementele: date, resurse materiale (aparatura, consumabile), resurse umane, metode, procedee, tehnici, proceduri, legaturi comunicaționale (circuite și fluxuri).

Gestionarea: inregistrare, colectare, transmitere, prelucrare, valorificare, stocare, securizare.

Tipologia sistemelor informationale

Dupa modul de prelucrare a datelor:

Sisteme informatice

Sisteme de prelucrare mecanografica

Sisteme de prelucrare manuala

Sisteme de prelucrare mixta

Dupa gradul de formalizare:

SI formale: sunt oficiale și folosesc reguli și proceduri standardizate

SI informale: apar la nivelul comunicarii interpersonale

Componentele SIM

Date, informatii si cunostinte

Datele: fapte, statistici, opinii sau predicții care pot fi prelucrate/interpretate/utilizate, prezentate cu ajutorul unor simboluri.

Informațiile: date organizate, sistematizate, interpretate, prelucrate, care au o semnificație aparte; un mesaj purtator de noutate, care are o anumita utilitate.

Cunoștințele: seturi de informații utile pentru activitați specifice.

Surse de informații

Surse de informații: toate tipurile de suporturi care conțin informațiile susceptibile de a fi comunicate.

Tipuri de suporturi: persoane, obiecte, imagini, documente etc.

Dupa modul in care sunt consemnate informațiile:

-Surse cu informații fixate pe suport: informațiile nu mai pot fi modificate.

-Surse in care informațiile sunt "vii" (oamenii).

-Surse in care informațiile sunt modulabile de catre utilizator (echipamente digitale).

Circuite și fluxuri informaționale

Circuit informațional: traseul parcurs (compartimentele) de informații de la emitent la receptor, de la generarea informației pana la arhivarea sau distrugerea ei.

Tipuri de circuite informaționale: interne | cu emițator extern | cu receptor extern.

Fluxul informațional: ansamblul datelor/informațiilor care parcurg un anumit circuit informațional.

Tipuri de fluxuri informaționale: permanente | temporare; periodice (regulate) | ocazionale (neregulate).

Proceduri informaționale: ansamblul regulilor de gestionare a informațiilor.

Mijloace de tratare a informațiilor

Mijloace de tratare a informațiilor: ansamblul mijloacelor de colectare, inregistrare, stocare, prelucrare și transmitere a datelor și informațiilor.

Tipologia:

-Mijloace de tratare manuala (pe hartie).

-Mijloace mecanizate (cu creion optic, cititoare optice de date, cartele magnetice etc.).

-Mijloace automatizate (folosind computerul).

Functiile SIM

1. Funcția decizionala: menirea principala a SIM este de a asigura informațiile necesare luarii deciziilor.
2. Funcția operaționala: declanșarea acțiunilor necesare implementarii deciziilor.
3. Funcția de informare/documentare.
4. Funcția de comunicare.