PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL DIN CADRUL PRIMARIEI SECTORULUI 2

PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL DIN CADRUL PRIMARIEI SECTORULUI 2

1 PREZENTARE DETALIATA A SISTEMULUI INFORMATIONAL

In prezentarea sistemului informational din cadrul primariei sectorului 2 este necesar sa se tina seama de faptul ca sistemul informational cuprinde ansamblul de circuite de informatii materializate sau nematerializate, precum si prelucrarea datelor necesare functiei de conducere a primariei. Din sistemul informational face parte si sistemul de comunicatii ce reprezinta ansamblul proceselor prin care se efectueaza operatia de punere in contact a uneia sau mai multe surse de informatii prin intermediul retelelor de comunicatii si prin functionarea elementelor emitatoare, receptoare, precum si a releelor intermediare. Totodata, sistemul informational cuprinde si sistemul de prelucrare a datelor, alcatuit dintr-o serie de operatii de adunare, selectare, circulatie si prelucrare a datelor in vederea utilizarii lor in procesul conducerii.

COMUNICAREA

Daca ne raportam la experientele zilnice ale functionarilor publici din cadrul Primariei Sectorului 2 vom descoperi ca intre acestia se nasc numeroase legaturi (conexiuni). Acestea se realizeaza intre o persoana si o alta persoana sau intre un grup de oameni si alt grup.

Uneori conexiunea este imediata, asa se intampla cand angajatii discuta fata in fata; suportul unei astfel de comunicari il reprezinta structura organizatorica si in special structurile organizatorice informale. Alteori, conexiunea din cadrul Primariei este "amanata" - este vorba de situatiile prin care cetatenii, beneficiari ai serviciilor primariei, iau cunostinta de activitatea acesteia prin diferite metode (prin intermediul Serviciului de Relatii cu Publicul, prin mass-media sau prin intermediul paginii web a Primariei Sectorului 2). Ceea ce "curge" prin aceste legaturi sunt idei, opinii, informatii care reprezinta continutul comunicarii.

Este important sa intelegem ca numai comunicarea face posibila cooperarea. In cadrul primariei pentru a putea munci angajatii comunica unii cu altii. Este evident ca nevoia acestora de a forma grupuri (formale sau informale) vine in realitate de la necesitatea de a coopera unul cu altul. Mijloacele de informare a angajatilor dar si a cetatenilor specifice Primariei Sectorului 2 sunt:

Ø      notele de serviciu;

Ø      procesele verbale ale sedintelor;

Ø      declaratiile de presa;

Ø      reteaua de relatii interne formale si informale.

La nivelul Primariei Sectorului 2 comunicarea descendenta corespunde in majoritatea cazurilor, relatiilor de tip ierarhic dintre sefii de directii si subordonatii lor, mesajele vehiculate in cadrul acesteia referindu-se la o gama larga de subiecte - decizii, dispozitii ale primarului, trasarea de sarcini, solicitare de informatii. Consideram insa ca in numeroase situatii acest stil de comunicare este necorespunzator datorita aglomerarii excesive a mesajelor transmise, intr-o anumita perioada de timp conducand astfel la o supaaglomerare a angajatilor, iar in alte perioade de timp acestea lipsesc cu desavarsire.

Comunicarea ascendenta se desfasoara, de asemenea, corespunzator acelorasi relatii de tip ierarhic, intr-o directie inversa, mesajele transmise in cadrul acesteia constand in rapoarte, informari, cereri, sugestii, etc.

Specific Primariei Sectorului 2 este comunicarea orizontala care se realizeaza intre persoane - sefi si subordonati - si compartimente aflate pe acelasi nivel ierarhic, in scopul cooperarii in desfasurarea activitatilor complexe.

Datele si informatiile vehiculate la nivelul Primariei Sectorului 2 reprezinta componentele primare ale sistemului informational al acestei institutii, fiind organic interdependente, avand in vedere faptul ca informatia reprezinta temeiul principal al declansarii deciziilor si actiunilor.

Tipul de informatii cel mai utilizat sunt cele orale, care sunt expuse prin viu grai. Primaria nu face investitii in mijloacele de tratare a acestor informatii. Caracteristica lor principala este faptul ca acestea circula foarte repede si nu pot fi controlate, lasand astfel loc la numeroase interpretari.

Informatiile scrise sunt mai putin frecvente decat cele scrise mai ales in cazul celor primare. Acest tip de informatii consuma un timp apreciabil de timp pentru "stocarea" lor pe hartie, fiind din acest motiv mai putin agreate de catre angajati.

Exista si o serie de informatii exogene ce provin de la nivelul administratiei centrale, de la Primaria Generala a Municipiului Bucuresti sau de la primariile de sector; sunt alcatuite preponderent din legi, ordonante, decizii, etc. In marea lor majoritate aceste informatii sunt obligatorii.

Documentele primare care circula in cadrul Primariei Sectorului 2 sunt prezentate mai jos:

Ø      fisa pentru pontaj;

Ø      stat de functii;

Ø      fisa postului;

Ø      nota de lichidare;

Ø      nota de transfer;

Ø      stat de personal;

Ø      nota de plecare in concediu;

Ø      raport statistic;

Ø      proces verbal al comisiei de evaluare;

Ø      contract de munca;

Ø      stat de plata;

Ø      lista avans chenzinal;

Ø      lista indemnizatii de boala;

Ø      ordin de deplasare;

Ø      cec in numerar;

Ø      deschidere credite bugetare;

Ø      chitanta;

Ø      factura;

Ø      ordin de plata;

Ø      dispozitie de plata.

Circuitul informational al acestor documente este prezentat in tabelul urmator:

Fluxul inf
flux info
flux infor
flux infor

Unitatea este inzestrata cu numeroase calculatoare (circa doua persoane la un calculator), de la 386 la Pentium IV ,legate in retea. In fiecare birou exista baze de date ACCESS, SQL SERVER, PARADOX, menite sa usureze munca functionarilor si sa faciliteze accesul acestora la date esentiale.

Exista de asemena un program care permite evidenta legislatiei in domeniu; accesul celor care sunt interesati este liber, cautarea se face mult mai usor, renuntandu-se astfel la consultarea Monitorului Oficial si a Arhivei.

La nivelul institutiei exista cateva programe specializate, concepute special pentru nevoile Primariei Sectorului 2: INFOCET - o registratura electronica si o aplicatie integrata pentru plata taxelor si impozitelor. Modul in care acestea au fost concepute si functioneaza este prezentat in paginile de mai jos.

SISTEM INFORMATIC DE COLECTARE A IMPOZITELOR SI TAXELOR LOCALE 

• Caracteristici:

Ø      Calculul impozitelor persoanelor fizice si juridice, evidenta si statistica debitelor si incasarilor.

Ø      Inregistrare declaratii de impunere cladiri si terenuri, documente pentru stabilirea impozitelor asupra mijloacelor de transport, emitere instiintari de plata, prelucrare documente de plata, eliberare adeverinte privind posesia de bunuri, certificate de atestare fiscala etc.

Ø      Inregistrarea taxelor fara rol: amenzi, cheltuieli de judecata, taxe de timbru, taxe pentru folosirea mijloacelor de publicitate etc.

Ø      Evidenta persoanelor fizice se poate face si pe baza codului numeric personal, fara ca acesta sa fie obligatoriu;

Ø      Cautare multicriteriala a contribuabililor, fiind posibila regasirea lor chiar cand se detin informatii partiale de identificare.

Ø      Calculul retroactiv pe ultimii 5 ani in functie de istoricul algoritmilor de calcul, de parametrii acestora precum si de operatiunile asupra debitului (borderouri de debitare/scadere, plati, compensari etc.).

Ø      Posibilitatea configurarii facile a modului de calcul a cuantumului impozitelor si taxelor si a valorii majorarilor precum si introducerea de noi tipuri de impozite si taxe.

Ø      Evidentiere separata a sumelor implicate in operatiunile de plata: debit curent, ramasita, majorare restanta, majorare curenta, majorare la ramasita, bonificatie.

Ø      Istoric al proprietarilor unui bun. Operatiunea de incetare a posesiei unui bun permite preluarea datelor acestuia si transferul automat la alt proprietar.

Ø      Roluri legate de proprietate, un contribuabil putand avea asociate mai multe coduri rol.

Ø      Grupuri de contribuabili ce detin in comun o proprietate. Calcul automat al procentului de scutire in functie de cotele de detinere individuale. Certificatele de atestare fiscala tin seama de bunurile aflate in coproprietate.

Ø      Evidenta bunuri afectate de ipoteci/sechestre.

Ø      Mod unitar de operare pentru contribuabilii persoane juridice si persoane fizice, acestia putand fi deserviti de acelasi ghiseu.

Ø      Operare in timp real pe o baza de date unica. Modificarile asupra datelor sunt vizibile instantaneu la toate statiile de lucru evitand astfel inregistrarile duble si inconsistentele .

Ø      Exploatare conform principiului 'Ghiseu unic': contribuabilul este deservit de un singur operator (eventual secondat de un casier).

Ø      Interfata utilizator ergonomica, independenta de caracteristicile de afisare ale statiei de lucru. Exploatarea programului se poate face si fara ajutorul mouse-ului, actiunile frecvente fiind asociate cu taste functionale, crescand astfel semnificativ viteza de operare.

Ø      Jurnalizarea tuturor modificarilor asupra datelor, permitand urmarirea detaliata a acestora si corelarea cu dosarele fiscale. Nu este posibila stergerea fizica a datelor, acestea fiind doar marcate logic si facute inaccesibile operatiunilor uzuale.

Ø      Statiile de lucru se conecteaza la baza de date prin intermediul unui server de aplicatie. Se pot utiliza simultan mai multe servere de aplicatie ruland pe masini diferite, realizand astfel o echilibrare a incarcarii in functie de resursele de calcul (procesor, memorie) ale acestora precum si de topologia fizica a retelei si resursele de comunicatie (modemuri, retea locala) disponibile. Pentru comunicatie se poate opta intre protocoalele TCP/IP si DCOM - independent de protocolul de retea folosit.

Ø      Comunicatia intre statii si servere se poate face la o viteza de transmitere a datelor de numai 28 kbps, permitand astfel interconectarea lor chiar si prin intermediul liniilor telefonice obisnuite. Acest lucru face posibila existenta punctelor distribuite (ex. in cartiere, oficii postale) de colectare a taxelor si impozitelor, operarea facandu-se in timp real pe baza de date unica.

Ø      Pentru cresterea vitezei de operare tabelele cele mai utilizate pentru consultari sunt replicate pe statii. Controlul versiunii si actualizarea acestora se face automat, la momente de timp initiate de utilizator, nefiind necesara interventia administratorului sistemului.

Ø      Jurnalizarea evenimentelor de executie si a mesajelor generate de statii si server pe diferite nivele de depanare, facilitand depistarea anomaliilor de functionare precum si interventia de la distanta (prin Internet sau linie telefonica) si actualizarea modulelor sistemului.

Ø      Rapoarte configurabile utilizand un generator de rapoarte extern accesibil administratorului sistemului.

Ø      Imprimare in mod text utilizand la maximum caracteristicile imprimantelor matriciale existente. Sunt suportate de asemenea toate tipurile de imprimante grafice, cu jet de cerneala sau laser.

Ø      Export date in formate populare precum DBase, Paradox, Excel.

Ø      Integrare cu sistemul existent de gestiune economico-financiara SICO, modulele de Casa-banca, Contabilitate si Buget.

Ø      Integrare cu sistemul existent de management al documentelor (registratura electronica INFOCET) in ceea ce priveste eliberarea complet automatizata a certificatelor de atestare fiscala.

Ø      Integrare cu programul de emitere a autorizatiilor de constructii si certificatelor de urbanism (ADMINLOC) in ceea ce priveste urmarirea achitarii taxelor aferente acestora.

Ø      Posibilitate de interconectare cu sisteme informatice geografice in ce priveste identificarea spatiala a bunurilor imobile impozitate.

Ø      Posibilitatea consultarii prin Internet de catre contribuabil (dupa autentificarea prealabila) a situatiei debitelor si platilor proprii.

Ø      Preluare date din programul existent de taxe si impozite locale (VENIS). Este mentinuta structura actuala a datelor, fiind posibila rafinarea si reorganizarea lor dupa necesitati pe parcursul exploatarii.

Ø      Acces securizat la baza de date si la aplicatiile sistemului.

CENTRUL DE INFORMATII PENTRU CETATENI - "INFOCET"

Sistemul include urmatoarele module:

Informatii - Furnizeaza informatii cetatenilor si personalului institutiei privind serviciile oferite de propria institutie sau de alte institutii de interes local.

Registratura - Inregistrarea tuturor documentelor depuse si eliberarea raspunsurilor catre cetateni. Pot fi create mai multe posturi de inregistrare a documentelor (pentru fluidizarea procesului de inregistrare sau pentru cazul in care institutia are mai multe sedii), numerele fiind date dintr-un registru unic. Eliberarea catre solicitant a dovezii preluarii si inregistrarii actelor. Distribuirea documentelor catre birourile si serviciile corespunzatoare. Obtinerea, la cererea solicitantului, de informatii despre stadiul de rezolvare a documentelor, putandu-se specifica in orice moment locul in care acesta a ajuns. Expedierea documentelor rezolvate si a celor emise de catre institutie.

Scanare documente - Atasarea de fisiere word, excel, imagini ale paginilor scanate sau orice alt tip de fisier la numarul de inregistrare al documentului. Accesul la aceste fisiere fiind rezervat doar utilizatorilor care au operat respectivul numar de inregistrare.

Circulatia - Toata circulatia documentului in primarie este urmarita pe calculator, astfel incat in orice moment se poate spune unde se afla documentul, starea in care se afla (rezolvat favorabil, nefavorabil sau partial, nerezolvat, transmis, intern, in operare) si intervalul de timp in care documentul a stat la nivelul fiecarui compartiment in parte.

Cautari - Documentele inregistrate intr-o anumita luna a anului sunt cautate dupa urmatoarele criterii:

- numar de inregistrare;

- provenienta;

- adresa;

- tipul actului (adeverinta, autorizatie, certificat, etc.);

- continut;

- cautare multipla ( provenienta, adresa si continut);

Rapoarte: aplicatia ofera posibilitatea de a crea diverse rapoarte ce privesc:

- modul de rezolvare al documentelor primite de o directie, serviciu sau persoana in perioada de timp dorita;

- solicitarile cetatenilor adresate institutie intr-un interval de timp, in functie de natura acestora;

- situatia documentelor inregistrate pe statii de lucru;

- inregistrarile din ziua curenta;

- modul de rezolvare al cererilor tip;

- modul de rezolvare al cererilor netipizate;

- situatie cu documentele urgente;

- situatie cu documentele expirate.

Modulele Cautari si Rapoarte fi pot actualizate si suplimentate pe parcursul exploatarii sistemului cu noi criterii de cautare in functie de cerintele beneficiarului.

Urmarire Hotarari - programul permite introducerea de hotarari ale Consiliului Local intr-o baza de date, urmarirea punerii in aplicare a acestora si cautari in baza de date pana la nivel de cuvant, crearea de rapoarte diverse referitoare la directiile care se ocupa cu punerea in alicare a acestora, stadiul punerii in aplicare, etc.

Audiente - Programul monitorizeaza audientele tinute de personalul de conducere al institutiei avand posibilitatea creerii unei fise pentru fiecare persoana inscrisa in audiente, cu pastrarea istoricului acestor audiente. Crearea de rapoarte diverse privind modul in care au fost rezolvate solicitarile cetatenilor, numarul acestor solicitari. Listarea registrului de audiente cu posibilitatea programarii orare a audientelor in ordinea prioritatilor.

Autorizatii Urbanism - programul permite inregistrarea intr-o baza de date si listarea certificatelor de urbanism, autorizatiilor de construire, desfiintare, certificatelor de notare in cartea funciara, avize extravilan,inregistrarea proceselor de contraventie, cautari in baza de date, posibilitatea vizualizarii certificatelor (autorizatiilor) eliberate.

Registrul Agricol (Anexe legea 18) - programul permite inregistrarea datelor si eliberarea imediata ( pe loc) a adeverintelor de posesie teren necesare cetatenilor pentru D.M.P.S., spital, burse de studiu, banca.

Administrare - Accesibil doar administratorului de sistem, acest modul permite actualizarea organigramei institutiei, acordarea de drepturi de acces utilizatorilor, modificarea inregistarilor din baza de date si listarea registrului pe hartie in formatul indicat de legislatia in vigoare.

Sistemul include un Manual de utilizare in format HTML accesibil oricarui utilizator conectat la server de pe oricare din statiile de lucru.

Securitatea datelor

Securitatea datelor este asigurata de un sistem de autentificare a utilizatorilor, acestia avind acces numai la documentele pe care le-au operat si de arhivarea zilnica a surselor aplicatiei, a fisierelor de configurare si a bazei de date . Arhiva este copiata pe alta partitie a hardisk-ului, alt hardisk sau alt calculator din retea. Sunt pastrate arhivele pe ultimele trei zile lucratoare.

Modul in care aceasta aplicatie functioneaza este exemplificat mai jos pentru doua situatii:

Ø      Solicitarea unui loc stradal pentru vanzare flori, si

Ø      Sesizare vecin.

Sesizare vecin
Sesizare vecin
Fisa audienta
fisa de audienta

2 INTERDEPENDENTE ALE SISTEMULUI INFORMATIONAL CU CELELALTE SISTEME.

2.1.Relatiile dintre sistemul organizational al primariei si cel informational sunt atat functionale cat si structural-constructive. Consideram important sa specificam faptul ca sistemul informational al primariei are ca suport structura organizatorica a acesteia. Tratarea datelor si informatiilor, operationalizarea fluxurilor si procedurilor informationale, utilizarea mijloacelor de tratare a informatiilor sunt rezultatul exercitarii sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor personalului existent.

Trebuie mentionat faptul ca in cadrul Primariei Sectorului 2 exista reale preocupari pentru imbunatatirea sistemului informational existent si adaptarea lui la cerintele institutiei, in acest sens fiind infiintata Directia Sisteme Informatice cu urmatoarele subdiviziuni:

Ø      Serviciul Aplicatii Informatice;

Ø      Serviciul Administrare Retele IT.

Serviciul Aplicatii Informatice, cu un rol deosebit in dezvoltarea unui sistem informational performant are urmatoarele atributii stabilite in Regulamentul de Organizare si Functionare:

a) analizeaza si organizeaza fluxul informational si elaboreaza programul de informatizare a activitatii serviciilor Primariei Sectorului 2;

b) centralizeaza solicitarile, analizeaza si avizeaza necesarul noilor elemente informatice si elaboreaza solutiile optime de achizitie;

c) participa la receptia calitativa a elementelor de tehnica de calcul achizitionate pentru toate serviciile primariei;

d) stabileste necesarul software al serviciilor din primarie;

e) participa la achizitionarea, intretinerea si dezvoltarea aplicatiilor informatice;

f) gestioneaza centralizat bazele de date comune tuturor serviciilor sau grupelor de servicii;
g) urmareste noutatile informatice software si evolutia acestora;

h) organizeaza si sustine cursuri de instruire a personalului institutiei cu privire la utilizarea pachetelor de programe;

i) initiaza si elaboreaza proiecte de informatizare pe diferite sectoare de activitate ale institutiei in functie de specificul si complexitatea activitatii domeniului in care urmeaza a fi implementate;

j) colaboreaza cu serviciile omoloage din cadrul serviciilor publice din subordinea Consiliului Local.

Pentru a-si desfasura activitatea, Directia Sisteme Informatice desfoasoara o serie de activitati de colaborare ce se concretizeaza in relatii interne si externe, ce vor fi expuse mai jos:

Din pacate insa inca de la infiintarea acestui servciu, adica in urma cu aproape doi ani, postul de sef serviciu a ramas vacant, ceea ce are numeroase efecte negative asupra activitatii acestuia.

Structura organizatorica a primariei isi pune amprenta asupra sistemului informational in general; existenta unui numar mare de subdiviziuni (48) conduce la ingreunarea comunicarii dintre acestea, la cresterea lungimii fluxurilor informationale dar si la ingreunarea procesului de urmarire a rezultatelor. Rationalitatea structurii organizatorice are un impact major asupra tuturor componentelor sistemului informational.

Complementar, sistemul informational, prin toate componentele sale, conditioneaza functionalitatea sistemului organizatoric. Remarcam in mod deosebit rolul decisiv pe care datele si informatiile il au in realizarea sarcinilor pentru fiecare titular de post din cadrul institutiei. Fara informatii corespunzatoare calitativ si cantitativ, care sa parvina salariatilor in timp util, ei nu-si pot desfasura adecvat activitatea. Absenta sau insuficienta unor informatii blocheaza total sau partial sistemul organizatoric. Asupra eficacitatii muncii personalului un impact major il au procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

Existenta in cadrul Primariei Sectorului 2 a unei structuri formale, precizata intr-un ansamblu de texte (regulament de organzare si functionare, fise de post) si de scheme (organigrama), si a uneia informale, constand in ansamblul relatiilor de natura voluntara, care concretizeaza relatiile socioafective stabilite relativ spontan intre membrii institutiei, determina logic prezenta a doua retele de comunicari organizationale: cea formala si cea informala.

2.2 Relatiile dintre sistemul informational si cel decizional sunt simultane, constructive si functionale. Insasi aparitia sistemului informational in cadrl primariei este rezultanta anumitor decizii care fac parte din sistemul decizional. Calitatea acestora, incepand cu deciziile strategice referitoare la configuratia de ansamblu a sistemului informational si investitiile care se fac in el, este determinanta pentru functionalitatea si eficacitatea sa.

Incorporarea de noi categorii de informatii, circuite, fluxuri, proceduri si mijloace informationale, ca si eliminarea sau modificarea lor sunt toate efecte ale sistemului decizional.

Concomitent, sistemul informational influenteaza major sistemul decizional. Informatia reprezinta materia prima pentru orice decizie. Calitatea informatiilor au deci un efect direct asupra calitatii deciziilor. Asupra corectiudinii transmiterii deciziilor, un impact semnificativ il au circuitele si fluxurile informationale prin care acestea sunt directionate catre cei interesati.

2. Relatiile dintre sistemul informational si sistemul metodologic sunt predominant functionale. Sistemele, metodele si tehnicile manageriale pentru a fi operationalizate, necesita anumite date, informatii, fluxuri, circuite, proceduri si mijloace informationale. Ca urmare, toate modificarile de natura calitativa si cantitativa in sisemul metodologic se reflecta in schimbari in structura si functionalitatea sistemului informational.

Cea mai utilizata metoda metodologica folosita in cadrul Primariei Sectorului 2 o constituie sedinta. In functie de natura si continutul informatiilor ce se vehiculeaza in cadrul acestor sedinte, acestea se pot imparti in mai multe categorii:

Ø      de informare;

Ø      decizionale;

Ø      de armonizare;

Ø      eterogene.

Cel mai mare impact in cadrul acestor sedinte il are calitatea informatiilor furnizate care, in mod firesc, depinde in mare masura de caracteristicile procedurilor, circuitelor, fluxurilor si mijloacelor informationale.

Consideram ca datele si informatiile reprezinta, alaturi de decizii, principalele inputuri in sistemul metodologic conditionandu-i sensibil efectele generate direct si indirect.