Comunicarea formala si comunicarea informala in cadrul organizatiilor

Comunicarea formala si comunicarea informala in cadrul organizatiilor

In orice organizatie exista atat o comunicare de tip formal, cat si una de tip informal.

Comunicarea formala este comunicarea in organizatie intre nivelurile ierarhice stabilite din organigrama. Canalele formale de comunicare sunt create in mod controlat prin stabilirea unui sistem formal de responsabilitati si delegari de sarcini care urmaresc structura organizationala ierarhica. Ele sunt proiectate si stabilite in cadrul organizatiei pentru a permite transferul de informatii intre unitati si niveluri, strangerea de informatii despre mersul activitatii organizatiei sau de date din exterior despre concurenta, clienti, cercetarea pietei etc., scopul lor fiind asigurarea calitatii deciziei si transpunerea in viata a acestor decizii.

Exista trei tipuri de baza de comunicare formala in organizatie:

1. Comunicare in aval

2. Comunicare in amonte

3. Comunicare laterala.

1. Comunicarea in aval in organizatie (sau comunicarea de sus in jos) este comunicarea care porneste din orice punct al organigramei spre un alt punct situat in avalul organigramei. Acest tip de comunicare formala priveste, in principal, indrumarea si controlul salariatilor. Acestia trebuie sa primeasca informatii legate de posturi care se focalizeaza asupra activitatilor necesare, a momentului in care trebuie executate si a modului in care trebuie coordonate cu alte activitati din cadrul organizatiei. Aceasta comunicare in aval cuprinde in mod specific o declaratie privind filozofia organizatiei, obiectivele sistemului de management, descrierea posturilor, precum si alte informatii scrise care se refera sa importanta, ratiunea si interdependenta dintre diversele compartimente (regulamente, proceduri, practici, hotarari etc.).

Managerul foloseste comunicarea formala de sus in jos si pentru a influenta opiniile, a schimba atitudinile, a diminua teama, suspiciunea si reticenta generata prin dezinformare; previne neintelegerile generate de lipsa de informare si ii pregateste pe angajati pentru procesele de schimbare din organizatie.

2. Comunicarea in amonte in organizatie (sau comunicarea de jos in sus) este comunicarea care porneste din orice punct al organigramei spre un punct situat in amontele organigramei. Acest tip de comunicare in organizatie cuprinde, in principal, informatiile de care au nevoie managerii pentru a evalua domeniul din organizatie de care sunt responsabili si a stabili daca exista ceva care nu functioneaza bine in acest domeniu.

Tehnicile pe care managerii le folosesc in mod obisnuit pentru a incuraja comunicarea in amonte sunt:

discutiile informale cu salariatii;

studierea atitudinilor;

dezvoltarea si folosirea procedurilor de rezolvare a nemultumirilor;

sistemele de sugestii;

„politica usilor deschise”, care-i invita pe salariati sa vina sa discute cu managementul ori de cate ori doresc.

Modificarile din organizatie pe baza feed-back-ului oferit de comunicarea in amonte in organizatie vor permite unei firme sa aiba mai mult succes in viitor, intrucat acest feed-back faciliteaza implementarea deciziilor si incurajeaza propunerea de idei valoroase.

3. Comunicarea laterala in organizatie este comunicarea care porneste pe orizontala din orice punct al organigramei catre alt punct din organigrama. Acest tip de comunicare are rolul de a realiza coordonarea diferitelor compartimente, intercorelarea activitatilor, rezolvarea de probleme si conflicte si transmiterea de informatii intre compartimente, fiind cu atat mai importanta cu cat compartimentele sunt mai dependente si necesita mai multa interactiune pentru buna desfasurare a activitatilor.

Comunicarea formala este, in general, cel mai important tip de comunicare in organizatie, motiv pentru care managerii trebuie sa incurajeze fluxul liber al unei astfel de comunicari, lucru posibil prin aplicarea unor strategii cum ar fi:

►      Sprijinirea fluxului unor declaratii clare si concise prin intermediul canalelor formale de comunicare in organizatie. Primirea unui mesaj ambiguu prin intermediul canalelor formale de comunicare in organizatie poate sa-i descurajeze pe salariati sa mai foloseasca aceste canale din nou.

►      Urmarirea ca toti membrii organizatiei sa aiba un acces liber la canalele formale de comunicare. In mod evident, membrii organizatiei nu pot sa comunice formal in cadrul organizatiei daca nu au acces la reteaua formala de comunicare.

►      Atribuirea anumitor responsabilitati de comunicare salariatilor care vor fi de un enorm folos personalului cu atributii ierarhice pentru raspandirea unor informatii importante in intreaga organizatie.

Comunicarea informala in organizatie este comunicarea care nu respecta nivelurile ierarhice stabilite in organigrama si cuprinde doua componente principale: comunicarea ce are loc prin canalele informale create spontan si comunicarea pe care o are managerul in afara contextului de subordonare impus de structura organizatorica.

Canalele informale de comunicare apar si exista in mod necontrolat, sunt in continua modificare si opereaza in toate directiile. Sunt rapide, selective si au putere mare de influentare. Ele suplimenteaza canalele formale. Structura de canale informale este cu atat mai folosita cu cat cea formala este mai ineficienta, nesatisfacatoare sau lipsita de credibilitate.

Canalele informale pot fi folosite de manageri pentru testarea reactiilor la anumite masuri sau decizii avute in vedere, avand cel mai activ rol atunci cand organizatia trece prin perioade de schimbare. Managerii trebuie sa le cunoasca si sa le foloseasca intrucat, spre exemplu, prin maximizarea fluxului de informatii catre salariati pe aceasta cale, acestia, dispunand de ceea ce percep ei drept informatii suficiente despre organizatie, vor avea sentimentul ca apartin organizatiei si vor obtine niveluri adecvate ale productivitatii. Pe de alta parte, managerii trebuie sa aiba in vedere zvonurile nereale si daunatoare ce sunt transmise adesea prin canalele informale si sa previna raspandirea lor.

In general, se impune luarea in considerare a factorilor care micsoreaza probabilitatea unei comunicari de succes – respectiv comunicarea in care informatia pe care sursa vrea sa o impartaseasca destinatarului este identica semnificatiei pe care o decodeaza destinatarul din mesajul transmis – factori ce poarta denumirea de bariere de comunicare. Cunoasterea atat a macrobarierelor, cat si a microbarierelor ii va ajuta pe manageri sa-si maximizeze succesul comunicarii.

Macrobarierele de comunicare sunt factori care impiedica succesul comunicarii si sunt legati, in principal, de mediul de comunicare si de lumea mai larga in care are loc comunicarea, cele mai des intalnite fiind:

1) Nevoia sporita de informatii – Intrucat societatea se modifica in mod constant si rapid, oamenii au nevoie de din ce in ce mai multe informatii. Aceasta nevoie in crestere tinde sa supraincarce retelele de comunicare, distorsionand in felul acesta comunicarea. Pentru a minimiza efectul acestei bariere, managerii trebuie sa se asigure ca salariatii nu sunt asaltati cu informatii, trebuind sa le fie transmise numai informatiile care sunt esentiale pentru indeplinirea sarcinilor lor.

2) Nevoia de informatii din ce in ce mai complexe – Datorita progreselor tehnice rapide din prezent, cei mai multi oameni se confrunta cu situatii complexe de comunicare in viata de zi cu zi. Efectele acestei bariere pot fi micsorate in cazul in care managerii vor pune accentul pe simplitate in procesul de comunicare si vor oferi o pregatire adecvata membrilor organizatiei pentru a aborda domeniile mai tehnice.

3) Nevoia constanta de a invata noi concepte reduce timpul disponibil pentru comunicare – Multi manageri simt presiunea de a invata concepte noi si importante pe care nu au trebuit sa le cunoasca in trecut. De exemplu, cunoasterea elementelor complexe ale activitatilor internationale sau ale folosirii calculatorului ocupa mult din timpul pe care-l are la dispozitie un manager. De asemenea, multi manageri descopera ca solicitarile in crestere impuse de pregatirea salariatilor le diminueaza timpul pe care il au alocat comunicarii cu alti membrii ai organizatiei.

Microbarierele de comunicare sunt factori care impiedica succesul comunicarii intr-un proces specific de comunicare, factori legati direct de elemente cum ar fi comunicarea mesajului, sursa si destinatia. Dintre microbariere le amintim pe urmatoarele:

1) Punctul de vedere al sursei privind destinatia – In orice proces de comunicare sursa are tendinta de a vedea destinatia intr-un mod specific, iar aceasta perceptie influenteaza mesajul expediat. De exemplu, oamenii vorbesc despre un subiect, de regula, in mod diferit cu semenii lor pe care-i considera informati in raport cu cei pe care-i considera neinformati. Destinatarul poate sesiza atitudinile sursei, fapt care blocheaza adesea o comunicare de succes. Astfel, managerii trebuie sa ramana mereu deschisi in raport cu oamenii cu care comunica si sa fie atenti sa nu transmita atitudini negative prin comportamentul lor de comunicare.

2) Interferenta mesajelor – Stimulii care atrag atentia destinatarului in paralel cu comunicarea mesajului poarta denumirea de interferenta a mesajelor. De exemplu, situatia in care un manager vorbeste cu un salariat in timp ce acesta introduce niste date pe calculator reprezinta o interferenta a mesajelor intrucat introducerea datelor concureaza cu comunicarea de catre manager a mesajului. Pentru a evita situatiile de acest gen, managerii trebuie sa incerce sa comunice numai atunci cand beneficiaza de intreaga atentie a persoanelor cu care doresc sa impartaseasca informatiile.

3) Punctul de vedere al destinatarului privind sursa – Anumite atitudini ale destinatarului fata de sursa pot, de asemenea, sa impiedice o comunicare de succes. De exemplu, daca destinatarul considera ca sursa are o credibilitate mica in domeniul in care face comunicarea, destinatarul poate sa filtreze o mare parte a mesajului sursei si sa-i acorde o atentie minima. Astfel, managerii trebuie sa incerce sa ia in considerare valoarea mesajului pe care il primesc fara sa tina cont de atitudinile personale pe care le au fata de sursa, in caz contrar, existand riscul pierderii a numeroase idei valoroase.

4) Perceptia – Perceptia este interpretarea individuala a mesajului – acelasi mesaj poate fi interpretat in modalitati diferite de la o persoana la alta. Principalii doi factori care influenteaza modul in care este perceput un stimul sunt nivelul de educatie al destinatarului si experienta acestuia. Pentru a minimiza efectele negative ale acestui factor asupra comunicarii interpersonale, managerii trebuie sa incerce sa transmita mesaje cu o semnificatie precisa intrucat cuvintele ambigue tind, in general, sa amplifice perceptiile negative.

5) Cuvintele cu mai multe semnificatii – Destinatarul se poate gasi in dificultate cand se va decide asupra semnificatiei care trebuie atasata cuvintelor unui mesaj; de aceea, cand codifica informatiile, managerii trebuie sa fie atenti sa defineasca termenii pe care-i folosesc ori de cate ori este posibil, sa nu foloseasca niciodata semnificatii prea complicate pentru cuvinte atunci cand concep mesajele si sa se straduiasca sa utilizeze cuvintele in acelasi mod in care sunt folosite de catre destinatar.