Word - Formatare document

Word - Formatare document

Formatarea documentelor

Un document nou poate fi inceput direct prin tastarea lui (evident, dupa pornirea editorului Word). Editorul va folosi parametrii impliciti (default) pentru dimesiunea hartiei, orientarea paginii, etc. Acesti parametrii pot fi modificati in orice moment, dar daca se stie de la inceput cum trebuie sa arate documentul este bine ca acesti parametrii sa fie stabiliti de la inceput. Aspectul unui document este determinat de urmatoarele optiuni:

dimensiunea hartiei

orientarea paginii

margini

antete si subsoluri de pagina

numerotarea paginilor

Dimensiunea hartiei si orientarea paginii

Editorul dispune de o lista de tipuri de hartie de dimensiuni predefinite pentru fiecare tip de imprimanta. Utilizatorul poate particulariza dimensiunea hartiei, dar trebuie sa se asigure ca imprimanta poate acoperi aceasta dimensiune. Dupa stabilirea dimensiunii hartiei, editorul Word calculeaza marginile prin masurare de la muchia hartiei spre interiorul ei. Dimensiunea hartiei si orientarea paginii pot fi aplicate intregului document sau acesta poate fi impartit in sectiuni fiecare avand specificata propria ei dimensiune a hartiei, respectiv orientare de pagina.

Pentru a stabili dimensiunea hartiei si orientarea paginii:

se selecteaza textul pentru care se doreste stabilirea unei anumite dimensiuni a hartiei si orientare a paginii sau se pozitioneaza cursorul in sectiunea care se doreste a fi modificata

se alege comanda Page Setup din meniul File

o      in sectiunea Orientation se selecteaza Portrait (portret), sau Landscape (vedere)

se actioneaza butonul de comanda Paper Size (dimensiunea hartiei)

o      in caseta Paper Size se alege dimensiunea hartiei pe care se face imprimarea

o      daca se doreste o dimensiune particularizata a hartiei se tasteaza dimensiunile dorite in casetele Width (latime) si Height (inaltime)

in sectiunea Applay To se stabileste ce parte a documentului va fi imprimata pe hartia cu aceasta dimensiune si cu aceasta orientare a paginii, apoi se actioneza butonul OK

daca se aplica o noua dimensiune a hartiei sau o noua orientare a paginii unui text selectat, editorul Word genereaza caractere de sfarsit de sectiune inainte si dupa textul selectat. Daca in caseta Apply to se alege optiunea This point forward (de la acest punct inainte), caracterul de sfarsit de sectiune va fi generat inainte de punctul de inserare.

Margini

Prin margini se intelege distanta dintre text si muchia hartiei. In mod normal textul este imprimat intre margini, in timp ce antetele , subsolurile de pagina si numerele de pagina sunt imprimate pe margini.

marginea minima de imprimare depinde de imprimanta si de dimensiunea hartiei.

valorile minime pentru margini sunt specificate in manualul imprimantei

Ajustarea marginilor folosind riglele

se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea ale carei marigini vor fi modificate. Daca documentul nu are mai multe sectiuni, atunci marginile vor fi modificate pentru intregul document

cu riglele afisate, se gliseaza granitele marginilor pe riglele verticala si orizontala.

prin pozitionare pe granita marginii, cursorul mouse-ului devine o sageata dubla

dupa eliberarea butonului mouse-ului editorul Word actualizeaza imaginea paginii

daca se tine apasata tasta Alt in timpul glisarii marginilor, atunci editorul afiseaza dimensiunile zonei text si respectiv a marginilor

Ajustarea marginilor folosind comanda Page Setup.

se selecteaza textul sau se pozitioneaza cursorul in sectiunea dorita

se selecteaza butonul de comanda Margins - comanda Page Setup - meniul File

pentru modificarea dimensiunii marginilor se tasteaza sau se selecteaza dimensiunea marginii care va fi modificata, respectiv in caseta Top (sus), Bottom (jos), Left (stanga) sau Right (dreapta)

pentru a mari dimensiunea marginii interioare se tasteaza sau se selecteaza o valoare in caseta Gutter, iar in caseta Gutter position se stabileste pozitia: Left (stanga), Top (sus), Right (dreapta)

pentru a imprima pe ambele fete ale hartiei, in caseta Multiple pages, se selecteaza Mirror Margins. In acest caz, numele casetelor Left, Right se schimba in Inside (interior), espectiv Outside (exterior)

pentru a imprima doua pagini pe o fata (format carte), in caseta Multiple pages, se selecteaza Book fold sau Reverse book fold. Daca orientarea paginii este portret (portrait) ea va fi modificata automat in vedere (landsccape).

optiunea 2 pages per sheet permite tiparirea a doua pagini pe fata: una sub alta (daca orientarea paginii este portret), respectiv fata in fata (daca orientarea paginii este vedere).

in caseta Apply to se stabileste zona de aplicare a noilor margini

se actioneza butonul OK

daca se doreste ca marginile definite sa devina implicite, atunci dupa specificarea marginilor se actioneaza butonul Default. Modificarea marginilor implicite trebuie confirmata prin selectarea butonului Yes. Aceste valori vor fi salvate in sablonul atasat documentului si vor fi utilizate ca margini implicite de toate documentele bazate pe acest sablon.

daca se doreste ca formatul documentului sa fie brosura (booklet) este indicat sa se stabileasca acest lucru de la inceput; in acest fel se are un mai bun control asupra asezarii in pagina a textului, graficelor, imaginilor, etc.

Aplicarea acestui format peste un document existent poate impune rearanjarea unor elemente.

nu tebuie confundate marginile cu indentarile. Marginile definesc distanta masurata de la muchia hartiei spre interiorul ei, in timp ce indentarea reprezinta distanta aditionala masurata de la margine spre interior (daca indentarea este negativa, atunci extinderea se face in afara, in zona de margine).

Impartirea unui document in sectiuni

In mod normal un document este considerat o singura sectiune. Impartirea unui document in mai multe sectiuni este necesara daca se doreste personalizarea diferita a unor parti ale acestuia, privind:

dimensiunea hartiei, orientarea paginii sau margini

formatul, pozitia, secventa numerelor de pagini

continutul si pozitia antetelor si subsolurilor de pagina

locatiile unde sunt imprimate notele de subsol si notele finale

alinierea verticala a textului, etc.

Crearea unei sectiuni

se pozitioneaza cursorul de inserare in locatia unde se doreste sa inceapa sectiunea

se da comanda Break din meniul Insert

in Section Breaks se selecteaza optiunea care descrie unde incepe urmatoarea sectiune:

o      Next page - noua sectiune incepe la pagina urmatoare

o      Continous - noua sectiune incepe in locul unde se afla cursorul de inserare (nu se genereaza sfarsit de pagina). Daca cele doua sectiuni au valori diferite pentru dimensiunea paginii sau orientarea ei, noua sectiune va incepe pe pagina noua

o      Even page - noua sectiune incepe la urmatoarea pagina para

o      Odd page - noua sectiune incepe la urmatoarea pagina impara

se actioneaza butonul OK

in modul de afisare Normal View (vizualizare normala), editorul Word afiseaza o linie dubla punctata deasupra cursorului de inserare pentru a indica sfarsitul sectiunii.

pentru stergerea unui sfarsit de sectiune se selecteaza sfarsitul de sectiune si se actioneaza tasta Backspace sau Delete.

prin stergerea unui sfarsit de sectiune se sterg si formatele stabilite pentru textul sectiunii respective. Acest text este incorporat in sectiunea care urmeaza si va capata formatele acestei sectiuni.

un document nou reprezinta o singura sectiune. Orice format stabilit pentru sectiune se aplica intregului document.

se recomanda stabilirea celor mai des utilizate formate inainte de impartirea documentului in sectiuni. Fiecare sectiune, care va fi creata ulterior, va prelua optiunile stabilite anterior. Apoi pot fi particualrizate formatele fiecarei sectiuni in parte.

Paginare

Editorul Word incepe o pagina noua automat, atunci cand pagina curenta s-a umplut. Aceste sfarsituri de pagina sunt denumite automate.Editorul Word recalculeaza continuu dimensiunea textului, pe masura ce acesta este introdus, ajustand corespunzator sfarsiturile de pagina automate. Utilizatorul are posibilitatea sa defineasca locul unde sa se termine o pagina. Aceste sfarsituri de pagina sunt denumite manuale. Dupa inserarea unui sfarsit de pagina manual, editorul Word ajusteaza sfarsiturile de pagina automate care ii urmeaza.

Inserarea si stergerea intreruperilor de pagina

Utilizatorul nu trebuie sa se preocupe de paginarea textului. Editorul va trece automat la pagina urmatoare in momentul in care se va atinge sfarsitul de pagina. In unele situatii este necesar ca trecerea la pagina noua sa fie facuta la initiativa utilizatorului, de exemplu, cand se trece la un capitol nou.

Pentru a trece la o pagina noua se va proceda astfel:

se pozitioneaza cursorul de inserare in locatia unde se doreste inserarea sfarsitului de pagina

se da comanda Break din meniul Insert

se alege butonul de optiune Page Break

se actioneaza butonul de comanda OK

Pentru a sterge o intrerupere de pagina se procedeaza astfel:

se selecteaza intreruperea de pagina

se actioneaza una din tastele Delete sau Backspace

pentru a insera o intrerupere de pagina cu ajutorul tastaturii se actioneaza combinatia Ctrl + Enter

editorul Word nu poate muta sfarsiturile de pagina manuale. Gestionarea acestora cade exclusiv in sarcina utilizatorului

in modul de afisare Normal View sfarsitul de pagina este afisat ca o linie punctata si textul Page Break

in modul de afisare Print Layout View si Print Priview pagina este afisata asa cum va arata la imprimare

in modul de afisare Outline View sfarsitul de pagina automat nu este afisat. Sfarsitul de pagina manual este afisat ca o linie punctata si textul Page Break.

repaginarea automata se realizeaza ori de cate ori se face o pauza in timpul editarii (background repagination - repaginare tranparenta).

repaginarea transparenta este intotdeauna activa in modul de afisare Print Layout View si Print Priview, dar poate fi dezactivata in celelalte moduri de afisare.

repaginarea automata se realizeaza indiferent daca repaginarea transparenta este activata sau dezactivata in urmatoarele situatii:

se imprima documentul

se comuta in modul de afisare Print Layout View si Print Priview

se creaza un index, un cuprins sau alte tabele asemanatoare

activarea sau dezactivarea repaginarii transparente se realizeaza astfel:

- se da comanda Options din din meniul Tools

- se actioneaza butonul de comanda General

- se marcheaza sau se demarcheaza caseta Background Repagination

- se actioneaza butonul OK.

pentru a insera un sfarsit de pagina manual cu ajutorul tastaturii se actioneaza simultan Ctrl + Enter

sfarsitul de pagina inserat folosind calea: Format→Paragraph→Line and Page Break→optiunea Page Break Before poate fi eliminat doar prin golirea casetei Page Break Before.

afisarea textelor ascunse sau a codurilor de camp afecteaza sfarsitul de pagina.

spatiile pentru notele de subsol sunt rezervate de editorul Word si in consecinta sfarsitul de pagina este generat corespunzator.

ilustratiile nu pot fi impartite, ca atare daca o figura nu incape complet pe o pagina editorul Word genereaza un sfarsit de pagina inaintea ei.

pentru a pastra liniile unui paragraf impreuna pe o pagina:

se pozitioneaza cursorul de inserare in paragraf

Format→Paragraph→Line and Page Break

in sectiunea Pagination se selecteaza caseta Keeps Lines Together (pastreza liniile impreuna)

se actioneaza butonul OK

pentru a pastra paragrafe impreuna pe pagina

se selecteaza paragrafele

Format→Paragraph→Line and Page Break

in sectiunea Pagination se selecteaza caseta Keeps With Next

se actioneaza butonul OK

pentru a pozitiona un paragraf la inceputul unei pagini

se pozitioneaza cursorul de inserare in paragraf

Format→Paragraph→Line and Page Break

in sectiunea Pagination se selecteaza caseta Page Break Before

se actioneaza butonul OK

pentru a permite linii solitare

Format→Paragraph→Line and Page Break

in sectiunea Pagination se selecteaza caseta Window/Orphan Control (control linie solitara)

se actioneaza butonul OK

Alinierea verticala a textului

Pentru alinierea pe verticala a textului se poate alege una din urmatoarele optiuni:

Top - se aliniaza partea de sus a primului paragraf cu marginea de sus a paginii (alinierea implicita)

Center - se aliniaza paragrafele in centrul paginii (la jumatatea distantei dintre marginea de sus si marginea de jos a paginii)

Justified - textul este distribuit pe intreaga pagina. Primul paragraf este aliniat cu marginea de sus a paginii, iar partea de jos a ultimului paragraf cu marginea de jos a paginii

Bottom - partea de jos a ultimului paragraf este aliniata cu marginea de jos a paginii

- se selecteaza textul sau se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea in care se doreste modificarea alinierii verticale

- File→Page setup→Layout

- in caseta Vertical Alignment se alege optiunea dorita

- in caseta Apply to se selecteaza partea din document care se va modifica

- se actioneaza butonul OK

in modul de vizualizare Normal View editorul nu afiseaza alinierea pe verticala

pentru afisarea alinierii pe verticala trebuie selectat modul Print Layout View sau Print Priview

Numerotarea liniilor

In cazul in care este necesara referentierea anumitor linii dintr-un document se poate utiliza numerotarea paginilor. Numerele sunt imprimate in marginea din stanga, respectiv intre coloanele stil ziar. Afisarea pe ecran se face doar in modulurile de vizualizare Print Layout View, respectiv Print Priview. Nu se numeroteaza liniile din tabele, notele de subsol, notele de final, antetele si subsolurile de pagina.

- se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea in care se doreste numerotarea liniilor. Daca documentul nu este impartit in sectiuni, atunci numerotarea se aplica intregului document

- File→Page setup→Layout→Line Numbers .

- se marcheaza caseta Add line numbering

- in caseta Start at: se stabileste numarul de la care se incepe numerotarea

- in caseta From text: se stabileste distanta dintre numarul de linie si marginea paginii

- in caseta Count By: se stabileste la cate linii se ataseaza numarul liniei

- in sectiunea Numbering se stabileste cum se va face numerotarea:

Restart each Page - se reincepe numerotarea in fiecare pagina

Restart each section - se reincepe numerotarea in fiecare sectiune

Continous - numerotare continua

pentru a elimina numerotarea liniilor

se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea in care doriti sa eliminati numerotarea

File→Page Setup→Layout→Line numbers

se goleste caseta Add Line Numbering

se actioneaza butonul OK

pentru a elimina numerotarea liniilor in paragrafele selectate

se selecteaza paragrafele in care doriti sa eliminati numerotarea

Format→Paragraph→Line and Page Break

se marcheaza caseta supressing Line Numbers

se actioneaza butonul OK

Antete si subsoluri de pagina

Daca se doreste ca pe fiecare pagina a documentului la inceputul si / sau la sfarsitul paginii sa fie imprimate aceleasi informatii, atunci se impune definirea antetelor, respectiv subsolurilor. Un antet este imprimat in marginea de sus, iar un subsol in marginea de jos a paginii. Daca documentul este impartit in mai multe sectiuni, atunci se pot defini antete, respectiv subsoluri diferite pentru fiecare sectiune.

Pentru a crea un antet sau un subsol de pagina se selecteaza comanda Header and Footer din meniul View. In urma acestei comenzi editorul comuta automat in modul de afisare Print Layout View si afiseaza:

regiunea rezervata introducerii informatiilor aferente antetului, delimitata de un dreptunghi desenat cu linie punctata

bara de instrumente Header and Footer

textul documentului ramane vizibil, dar este afisat cu litere estompate

Semnificatia butoanelor de pe bara de instrumente:

antetele si subsolurile de pagina sunt imprimate in marginea de sus, respectiv de jos a paginii. Daca antetul sau subsolul depaseste dimensiunea marginii, atunci editorul Word ajusteaza corespunzator marginile. Pentru a preveni modificarea marginilor se indica dimensiuni absolute prin tastarea unei liniute inaintea valorilor marginilor (File→Page Setup→Margins).

se pot modifica:

alinierea orizontala - centrarea, alinierea la marginea din stanga sau dreapta

pozitia pe verticala, prin marirea sau micsorarea distantei fata de muchia de sus sau de jos a paginii

- dimensiunea spatiului dintre antet sau subsol si textul din document

pentru a ajusta pozitia orizontala a unui antet sau subsol de pagina

View→Header and Footer

de pe bara de instrumente Header and Footer se actioneaza butonul Show Next sau Show Previous pentru a localiza antetul sau subsolul de pagina care trebuie ajustat

executati unul din urmatorii pasi:

o      actionati tasta TAB o data pentru a centra un antet sau un subsol; de doua ori pentru a-l alinia la dreapta.

o      utilizati rigla pentru a stabili alte pozitii ale tabulatorilor

o      utilizati butoanele de aliniere de pe bara de instrumente Formating

o      glisati marcatorii de indentare de pe rigla

pentru a ajusta pozitia pe verticala a unui antet sau subsol de pagina

View→Header and Footer

de pe bara de instrumente Header and Footer se actioneaza butonul Show Next sau Show Previous pentru a localiza antetul sau subsolul de pagina care trebuie ajustat

Page Setup→Margins

in sectiunea Header and Footer in casetele From Edge (de la muchie) tastati sau se selecteaza dimensiunea distantei de la marginea hartiei la limita de sus a antetului sau la limita de jos a subsolului de pagina

se actioneaza butonul OK

se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a reveni in document

pentru a schimba distanta dintre textul documentului si un antet sau subsol de pagina

View→Header and Footer

de pe bara de instrumente Header and Footer se actioneaza butonul Show Next sau Show Previous pentru a localiza antetul sau subsolul de pagina care trebuie ajustat

se pozitioneaza cursorul mouse-ului fie pe granita de sus fie pe cea de jos a marginii, pe rigla verticala. Cand cursorul devine o sageata dubla se executa unul din urmatorii pasi:

o      se gliseaza granita de sus a marginii in jos sau in sus, pentru a mari sau micsora spatiul dintre limita de sus a textului si un antet de pagina

o      se gliseaza granita de jos a marginii in jos sau in sus, pentru a a mari sau micsora spatiul dintre limita de jos a textului si un subsol de pagina

se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a reveni in document

pentru a crea un antet sau subsol de pagina diferit pe prima pagina

View→Header and Footer→Page Setup→Layout

se marcheaza caseta Different First Page

se actioneaza butonul OK

se actioneaza, dupa caz, butonul Show Next sau Show Previous pentru pozitionarea pe antetul sau subsolul de pagina aferent primei pagini din document sau sectiune

se creaza antetul au subsolul de pagina care va aparea pe prima pagina

se actioneaza butonul Show Next si daca este cazul Switchh Between Header and Footer pentru deplasarea in zona antet sau subsol de pagina pentru a crea antetul sau subsolul de pagina care va apare in restul documentului sau sectiunii

se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a reveni in document

pentru a crea antete sau subsoluri de pagina diferite pentru paginile pare si impare

View→Header and Footer→Page Setup→Layout

se marcheaza caseta Different Odd and Even

se actioneaza butonul OK

se actioneaza, dupa caz, butonul Show Next sau Show Previous pentru pozitionarea pe antetul sau subsolul de pagina al unei pagini pare, apoi se creaza antetul sau subsolul de pagina care va apare pe paginile pare

se actioneaza, dupa caz, butonul Show Next sau Show Previous pentru pozitionarea pe antetul sau subsolul de pagina al unei pagini impare, apoi se creaza antetul sau subsolul de pagina care va apare pe paginile impare

se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a reveni in document

daca s-a folosit comanda Zoom din meniul View pentra a afisa pagini multiple in cadrul vizualizarii paginate, editorul va afisa paginile doua cate doua.

In cazul unui document impartit in mai multe sectiuni, editorul Word foloseste antetul si subsolul de pagina din prima sectiune ca implicite pentru toate sectiunile urmatoare.

Initial, toate antetele si subsolurile de pagina sunt conectate, ca urmare, ele au toate acelasi continut. Mai mult, daca se modifica antetul (sau subsolul de pagina) dintr-o sectiune, editorul Word modifica antetele (subsolurile de pagina) din intregul document.

Cand antetul (subsolul de pagina) din sectiunea curenta este conectat la antetul (subsolul de pagina) la sectiunea anterioara, butonul Same As Previous de pe bara de instrumente Header and Footer apare apasat.

Daca se doreste deconectarea antetului (subsolului de pagina) dintr-o sectiune si ca urmare crearea unui antet (subsol de pagina) diferit, este necesara ruperea conexiunii prin actionarea butonului Same As Previous de pa bara de instrumente Header and Footer. Antetul (subsolul de pagina) din sectiunea curenta va fi folosit pentru toate sectiunile urmatoare.

pentru a crea antete sau subsoluri de pagina diferite pentru fiecare sectiune.

se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea pentru care se doreste definirea unui antet (subsol de pagina) diferit

View→Header and Footer

se actioneaza butonul Same As Previous de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a deconecta antetele si subsolurile de pagina.

se creaza antetul (subsolul de pagina). Acesta va fi conectat automat la sectiunile urmatoare

pentru a crea un antet (subsol de pagina) diferit pentru fiecare sectiune se repeta pasii precedenti

pentru a reveni in document se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer

pentru a reconecta un antet (subsol de pagina) cu pagina precedenta.

se pozitioneaza cursorul de inserare in sectiunea care contine antetul (subsolul de pagina) care va fi conectat la sectiunile precedente

View→Header and Footer

se actioneaza butonul Same As Previous de pe bara de instrumente Header and Footer pentru a deconecta antetele si subsolurile de pagina. Se confirma stergerea antetului (subsolului de pagina) curent si conectarea la antetul (subsolul de pagina) din sectiunea precedenta, prin actionarea butonului de comanda Yes

pentru a reveni in document se actioneaza butonul Close de pe bara de instrumente Header and Footer

A