Inserarea unui document

Pentru a insera un alt document in documentul in curs de tehnoredactare se procedeaza astfel:

1. se pozitioneaza cursorul in locul in care va fi inserat documentul
2. din meniul Insert se alege optiunea File.. care are ca efect aparitia unei ferestre de dialog asemanatoare cu cea de la deschiderea unui document, existand insa doua optiuni in plus:
• Range -in care se indica, in cazul in care se insereaza un document Excel, domeniul care se insereaza
• Link to File - buton de validare care indica faptul ca fisierul nu este inclus fizic in document, ci se realizeaza doar o legatura (o trimitere) catre el.
3. dupa stabilirea tuturor optiunilor, la actionarea butonului de comanda OK, documentul selectat este inserat in documentul care se prelucreaza.

In directorul vostru aveti mai multe fisiere care contin diferite informatii. Inserati aceste documente in documentul Text.doc si formatati fiecare document inserat cu un alt font, cu o alta dimensiune de font , etc.

Inserarea tabelelor in documente

In multe situatii este necesar ca anumite informatii sa fie prezentate sub forma de tabel, adica organizat pe linii si coloane. Astfel un tabel este format din celule. Fiecare celula este independenta de celelalte celule si poate contine orice tip de informatie, structurata in orice fel, cu exceptia unui alt tabel.

Inserarea tabelului

Pentru a insera un tabel se poate proceda astfel:

1. se plaseaza cursorul de scriere in locul in care dorim sa fie inserat un tabel apoi din meniul Table se selecteaza Insert Table.., va apare o fereastra de dialog in care utilizatorul poate alege :
• numarul de coloane
• numarul de linii
• dimensiunea coloanelor
• unul din formatele predefinite oferite de Word, formate puse la dispozitie prin butonul de comanda AutoFormat. Word-ul ofera un numar de 39 de formate predefinite de tabele , fiecare dispunand si de alte facilitati : umbriri, margini, colori, fonturi, cap de tabel, etc.

Dupa actionarea butoanelor OK in Table AutoFormat si Insert Table, in document va fi inserat un tabel care are caracteristicile alese. Fiecare celula a tabelului se poate 'umple'acum cu informatii.

2. din bara de butoane standard se alege, butonul Insert Table care provoaca aparitia unei casete modificabile ce simuleaza un tabel .

Introducerea textului in tabel

Dupa inserarea tabelului se trece la introducerea textului in celulele acestuia. Aceasta operatie se face pentru fiecare celula in parte , inaite de introducerea textului fiind necesara pozitionarea cursorului de scriere , printr-un clic cu butonul stang al mouse-ului in celula in care se va introduce textul. Cu tastatura textul se introduce in tabel astfel:

Combinatie de taste    Unde se deplaseaza cursorul de scriere

Formatarea unui tabel

Dupa ce a fost introdus textul in tabel ( si/sau alte informatii) acesta poate fi formatat.Cea mai simpla metoda de formatare este cea indicata la inserarea tabelului in document, si anume utilizarea facilitatii de AutoFormat. Pentru aceasta se procedeaza astfel:

se pozitioneaza cursorul de scriere in interiorul tabelului

din meniul Table se selcteaza optiunea Table AutoFormat .

se selecteaza formatul dorit

se actioneaza butonul de comanda OK

A doua modalitate de formatare este utilizata atunci cand nici una din modalitatile predefinite nu corespund cerintelor noastre . Pentru a putea formata tabelul in modul in care dorim trebuie mai intai sa indicam, prin selectare, caror celule din tabel li se vor aplica formatarile pe care le vom face. Modul de realizare a selectiei depinde de ceea ce dorim sa selectam.

Unele operatii de selectare pot fi realizate si din meniul Table:

• selectarea unei linii (in care se afa cursorul de scriere)- Select Row
• selectarea unei coloane-Select Column
• selectarea intregului tabel -Select Table

Orice modificare a tabelului, orice formatare care se aplica, se va aplica numai asupra domeniului slectat. Asupra unui domeniu se pot aplica :

• Chenare de diferte forme, marimi, culori: din meniul Format se alege optiunea Borders and Shading . , de unde se pot selecta , din categoria Borders:

Stilul liniei chenarului

Culoarea chenarului

Grosimea liniei exprimata prin puncte

• Efecte de umplere cu o anumita culoare sau textura
• Culori pentru font si fond-ca in cazul unui text obisnuit

Modificarea dimensiunii celulelor

Pentru a modifica dimensiunea celulelor unui tabel se poate proceda astfel:

automat-din fereastra Table se selecteaza optiunea Cell Height and Width, din fereastra de dialog urmatoare , cu doua categorii de optiuni , una pentru linii (Row) si alta pentru coloane (Column), se aleg valorile dorite trecand de la o linie la alta (Previous / Next Row) si de la coloana la coloana (Previous / Next Column)

manual-cu ajutorul ruletei

Marcaj de coloane

Marcaj de linii

Prin modificarea pozitiei marcajelor se vor modifica si dimensiunile celulelor din tabel.

Stergerea inserarea liniilor si coloanelor

Asupra unui tabel se pot face si operatii de stergere, respectiv de inserare de celule , linii sau coloane. Prin selectarea unui anumit domeniu dintr-un tabel si incercarea de stergere folosind doar tasta Delete se sterge doar continutul celulelor din domeniul selectat. Pentru a sterge o celula sau un domeniu, se procedeaza astfel:

1. se selecteaza celula / domeniul respectiv
2. din meniul Table se alege optiunea Delete Cells.. sau executand clic buton    dreapta in celula marcata, apare un meniu din care se selecteaza aceeasi optiune
3. va apare o fereastra de dialog, in care se va    specifica prin intermediul unor butoane radio ce efect va avea eliminarea celulelor selectate asupra restului tabelului:
• celulele din dreapta vor fi deplasate spre stanga
• celulele de sub cele care vor fi sterse vor fi deplasate in sus, iar coloana va fi completata cu celule goale
• se sterg liniile care contin celulele selectate
• se sterg coloanele care contin celulele selectate
4. se actioneaza butonul de comanda OK

Pentru inserarea unor celule se procedeaza analog.

Mai multe celule selectate se pot reuni in una singura prin selectarea domeniului respectiv si utilizarea optiunii Merge Cells din meniul Table.

Exemplu:

inainte de selectare

dupa selectare

dupa ce se aplica optiunea Merge Cells

Un domeniu selectat se poate diviza in mai multe celule prin utilizarea optiunii Split Cells din meniul Table .In fereastra de dialog se va specifica numarul de linii si numarul de coloane in care se va diviza. Se poate utiliza aceasta facilitate pentru a transforma rapid un tabel de 4x4 intr-un tabel de 5x6, de exemplu.

Sortarea unui tabel

Una din operatiile cele mai importante care se realizeaza asupra datelor existente intr-un tabel este operatia prin care liniile tabelului sunt reorganizate, astfel incat una din coloanele tabelului sa fie ordonata. In general un tabel contine, in prima linie un cap de tabel. Acesta nu participa la ordonare, el trebuie sa ramana la locul lui, cand capul unui tabel ocupa mai multe linii ale tabelului el trebuie specificat astfel:

se selecteaza liniile respective

din meniul Table se alege optiunea Headings

Pentru a ordona liniile unui tabel se procedeaza astfel:

se selecteaza coloana in functie de care vor fi sortate datele

Table Sort , apare o fereastra in care se pot specifica maxim trei criterii de sortare

Creati un tabel cu urmatoarea structura:

• Adaugati la tabel inca 6 linii pe care le completati
• Sortati tabelul in ordinea alfabetica a numelor. Ce s-a intamplat cu numerotarea? Stabiliti o numerotare automata a liniilor
• Inserati in document un tabel care sa ilustreza productia de carbune la trei mine din zona Petrosani, in perioada 1990-1998. Aplicati tabelului formatul standard Columns3.

Mai inserati in tabel o coloana pentru o a patra mina.Acesta ultima coloana va avea culoarea rosie iar textul va fi scris cu alb.