PREGATIREA EXPUNERII

PREGATIREA EXPUNERII

Obiectivele capitolului

Dupa insusirea cunostintelor anterioare trebuie sa stiti sa:

- luati deciziile importante pentru a crea o expunere reusita;

- creati animatii in foliile prezentarii;

- creati o expunere automata;

- imprimati foliile unei prezentari;

- impachetati prezentarea pentru a o transfera pe alte computere;

- creati o versiune a prezentarii pentru a fi publicata pe Internet.

1 Decizii

In capitolul anterior am spus ca inainte de a crea prezentarea trebuie luate anumite decizii. Ati vazut care sunt modalitatile si posibilitatile de editare a unei prezentari dar asta nu este tot ce se poate si ce trebuie facut. Dupa ce a fost terminata partea de editare a continutului prezentarii recomand verificarea celor scrise pe folii. Nimic nu este mai stajenitor ca foliile sa contina greseli de scriere. La terminarea verificarii se poate trece la pregatirea expunerii.

In primul rand trebuie sa fie luata decizia cu privire continutul prezentarii din punct de vedere multimedia. Variantele sunt:

   a) prezentare a carei folii nu contine animatii - prezentare sobra care nu atrage atentia nu nimic. In acest caz prezentatorul trebuie sa apeleze la diverse 'siretlicuri' pentru a tine audienta 'treaza'.

   a) prezentare a carei folii contine animatii - fara a se abuza de animatii se pot include cateva efecte care SA ATRAGA ATENTIA asupre elementelor IMPORTANTE. Am facut aceste sublinieri deoarece este usor sa se cada dintr-o extrema in alta. Nu este recomandabil ca foliile sa contina animatii pentru toate elementele din prezentare, iar, mai grav, animatiile elementelor sa difere de la o folie la alta.

In al doilea rand trebuie sa se stie foarte clar cum se va desfasura expunerea: cam care este arhitectura salii (foarte importanta este pozitia persoanelor din ultimul rand), unde va sta prezentatorul raportat la retroproiector, cum se va naviga intre folii (automat sau la interventia utilizatorului), cam care este categoria de varsta a audientei (se stie ca tinerii sunt mai atrasi de prezentari mai dinamice care ar presupune deplasarea in sala a prezentatorului). Desi par elemente inutile le consider ca ele influenteaza in mare masura calitatea prezentarii;

Documentarea prezentarii - informatiile pe care le vor primi cei din audienta odata cu expunerea. Aici sunt valabile doua situatii:

   a) cei care asista la prezentare isi iau notite - metoda clasica; in acest caz riscul este ca cei din audienta sa fie prea preocupati cu scrierea notitelor pentru a mai urmari prezentarea;

   b) sunt pregatite pentru audienta foliile tiparite (macar pentru VIP-uri) - astfel, avand foliile prezentarii, cei din audienta se pot concentra asupra prezentarii.

In acest capitol voi prezenta modalitatile de aplicare a acestor decizii: prezentarea va avea cateva animatii, va rula la interventia utilizatorului si va fi tiparita pentru a fi distribuita. Deci.

2 Animatii

Fiind un program pentru creat prezentari, PowerPoint ofera mult mai multe posibilitati decat clasicele folii transparente. Dintre aceste posibilitati se disting animatiile care pot fi create in foliile unei prezentari si aici nu ma refer la imagini animate create cu alte programe si inserate in folii.

   Cand se discuta de animatie intr-o prezentare trebuie avute in vedere doua aspecte:

1. animatia obiectelor din folii

2. animatia pentru tranzitia intre folii

Despre acestea voi discuta in sectiunile care urmeaza

2.1 Animatiile obiectelor

Orice obiect dintr-o folie poate fi insotit de efecte pentru a atrage atentia. Revin cu observatia ca nu trebuie abuzat de utilizarea de animatii intr-o prezentare pentru ca astfel prezentarea va fi obositoare.

   Operatia de animare a unui obiect dintro folie este cat se poate de simpla :

1. Se lanseaza comanda Custom Animation din meniul Slide Show.

2. Din campurile si listele ferestrei Custom Animation se stabilesc ordinea, efectele si sunetele animatiilor (prezentate in sectiunile care urmeaza).

3. Se inchide fereastra de editare a animatiilor.

Recomand ca:

*obiectele care vor fi animate in foliile prezentarii sa aiba aceleasi efecte de animare (macar obiectele de acelasi tip);

* sa se renunte la sunete (in galeria de sunete exista unele care pot provoca infarcturi audientei si, in plus, calculatorul de la care se face prezentarea ar trebui sa aiba atasate dispozitive de redare a sunetului);

*fie utilizat butonul 'Preview' pentru a vedea rezultatul anumitor setari facute.

O alta modalitate de lansare a ferestrei Custom Animation este data de executarea unui click dreapta pe obiectul care se doreste a fi animat si selectarea comenzii Custom Animation din meniul contextual.

Tot in categoria animatiilor poate intra si actiunile care pot avea loc in anumite circumstante (click pe un obiect, pozitionarea pointer-ului mouse-ului asupra obiectului, etc.). Pentru aceste setari se lanseaza fereastra 'Action Settings' (din meniul Slide Show sau din meniul contextual) .

2.1.1 Ordinea animatiilor

Un camp important al ferestrei Custom Animation este 'Order and Timing'. Din acest camp se stabileste ordinea pe care o vor avea animatiile din folie si modul in care vor fi lansate.

In primul rand utilizatorul trebuie sa bifeze obicetele care vor fi animate in folie. Aceasta operatie se face prin click pe patratul din dreptul numelui obiectului in campul 'Check to animate slide objects' (in momentul in care este bifat un patrat este selectat si obiectul din folie). ORDINEA in care sunt bifate aceste patrate este ordinea de animare . Daca se doreste modificarea ordinii de lansare a animatiilor trebuie parcurse urmatoarele etape:

1. In lista 'Animation Order' se executa click pe numele obiectului.

2. Se apasa pe sagetile sus / jos din dreptul lui Move pana numele obiectului ajunge la pozitia dorita in lista.

Pornirea animatiilor se poate face la un click de mouse sau in mod automat dupa un interval de timp. In mod normal varianta cu animatii automate este mai des utilizata deoarece nu implica interventia utilizatorului.

2.1.2 Efecte si sunete

Dupa stabilirea ordinii de executie a animatiilor utilizatorul poate stabili si ce efecte vor fi asociate cu obiectele animate.

   In caseta Custom Animation exista campul Effects care permite setarea efectelor pentru obiectele animate . Pentru inceput trebuie spus ca NU pot fi setate animatii daca obiectul nu se afla pe lista acelor obiecte care sunt animate. In plus, pentru a stabili efectele de animatie pentru un obiect trebuie in prima faza selectat acel obiect in lista 'Check to animate slide objects'.

Stabilirea efectelor se face parcurgand urmatoarele etape :

1. Stabilirea efectului din lista de efecte pusa la dispozitie.

2. Stabilirea directiei din care are loc efectul respectiv.

3. Stabilirea sunetului asociat cu acel efect.

Stabilirea comportarii obiectului dupa terminarea animatiei.

Daca printre obiectele care trebuie animate sunt si diagrame sau filme se activeaza si ultimele doua campuri ale casetei Custom Animation.

Revin cu recomandarea de a pastra ACELASI efect pentru obiecte similare (cum este cazul animatiei alaturate, toate cuburile au acelasi efect dar difera directia de rulare) si de a verifica (click pe butonul Preview) rezultatele selectiilor facute.

2.2 Tranzitia intre folii

Fara alte modificari, foliile unei prezentari sunt afisate in momentul expunerii doar la un click de mouse sau la folosirea unei taste de navigare (Space bar, Enter, Sageti). Tranzitia intre folii este una standard.

   Autorul unei prezentari realizate in PowerPoint poate stabili ca trecerea de la o folie la alta sa se faca prin unele efecte de animatie.

   Folosind comanda Slide Tranzition din meniul Slide Show autorul prezentarii are posibilitatea de a stabili :

1. cu ce efect sa se faca tranzitia de la o folie la alta;

2. viteza cu care sa se aplice efectul respectiv (incet, mediu, repede);

3. cand se se faca trecerea de la o folie la alta (la click de mouse sau automat dupa un interval de timp);

ce sunet sa fie folosit cand se trece de la o folie la alta;

5. daca aceste setari se aplica doar foliei curente sau tuturor foliilor (butoanele Apply si Apply All).

3 Setarea prezentarii

Dupa etapa de editare a continutului prezentarii (continutul foliilor, animatii) urmeaza etapa de pregatire a show-ului.

   In primul rand trebuie stabilite conditiile (din punct de vedere al aplicatiei PowerPoint) in care va avea loc expunerea. Pentru a stabili modul de expunere se foloseste comanda Set Up Show din meniul Slide Show. Din caseta care apare se stabileste [vezi animatia]:

*tipul expunerii - prezentata de cineva sau la un dispozitiv de tip kiosk;

*modul de expunere - cu / fara animatii, cu / fara narare (in PowerPoint se pot inregistra textele aferente fiecarei folii);

*foliile prezentate - toate, anume folii (consecutive sau nu);

*modul de navigare intre folii.

Pentru situatiile in care prezentarea este creata pe acelasi calculator de pe care se va face expunerea exista si un asistent electronic (Projector Wizard) care-l va ajuta pe utilizator sa configureze retroproiectorul.

   Cand se doreste verificarea prezentarii trebuie folosita comanda View Show (F5) din meniul Slide Show. Pentru situatiile in care nu s-a optat pentru tranzitia automata a foliilor trebuie apasata o tasta de navigare:

*Enter, Space Bar, Right Arrow (->), Down Arrow, Click - pentru a trece la folia urmatoare;

*Left Arrow (<-), Backspace, Up Arrow - pentru a reveni la o folie anterioara.

   In PowerPoint autorul are posibilitatea de a verifica durata prezentarii pentru a proba daca intervalul de timp alocat este suficient pentru prezentare. Folosind comanda 'Rehearse Timings' este lansata expunerea iar prezentatorul trebuie sa se considere ca fiind in timpul expunerii: expune textul si trece de la o folie la alta. La final este prezentata durata intregii expuneri.

4 Imprimarea foliilor

De multe ori cand sunt facute expuneri, persoanele din public nu pot retine foarte multe elemente din subiectele expuse. Pentru a reusi sa transmiti un mesaj cu succes este mai bine sa documentezi expunerea oferindu-le participantilor foliile (in format tiparit) prezentarii. De asemenea, persoanele mai emotive pot folosi la expunere hartii pe care sunt imprimate foliile si / sau textele aferente.

   Operatiunea de imprimare este similara cu cea din alte programe: din meniul File se lanseaza comanda Print. Diferenta este data de cateva optiuni (cea mai evidenta fiind inlocuirea termenului page cu slide):

1. Posibilitatea de a imprima foliile, notitele sau cuprinsul prezentarii

2. Posibilitatea a imprima doar alb/negru sau cu tonuri de gri.

3. Posibilitatea de a imprima mai multe folii pe aceeasi pagina.

   Daca se doreste imprimarea in fisier trebuie lasata bifata optiunea 'Print to file' iar in caseta care apare trebuie stabilita locatia si numele fisierului.

Pentru a nu avea probleme la imprimare trebuie verificat daca formatul de foaie este cel corect (folosind butonul Properties).