Microsoft Word

Microsoft Word

Microsoft Word este de cativa ani un erou al programelor de procesare de text, si chiar daca este atat de puternic Microsoft nu a uitat de sarcinile simple ca scrierea unei scrisori, editrea adreselor pe plicuri si aranjarea textului in coloane.

Inserarea, lipirea si stergerea textului

Nu se apasa Enter la sfarsitul liniei deoareceWord trece automat la linia urmatoare in tmp ce scrieti.

Cursorul va fi    bara verticala care palpaie, si care va arata locul in care va fi scris textul.

Linia orizontala marcheza sfarsitul documentului. Nu se poate scrie si nu se poate insera nimic sub aceasta linie.

Mouse-ul va fi mutat in locul unde se doreste a fi sris textul si se apasa butonul din stanga. Textul scris va fi inserat si vechiul text sa ve muta spre dreapta

Pentru a inlocui un text se selecteaza si apoi se incepe scrierea altui text.

Pentru sterge textul aflat la dreapta cursorului se apasa tasta Delete, iar pentru a sterge textul aflat la stanga cursorului se apasa tasta Backspace.

Formatarea unui text

Formatarea unui text se face cu ajutorul barei de formatare din Word, care prezinta o lista de butoane. Pentru a vedea butoane suplimentare, se va apasa butonul Toolbar Options.

Alinierea textului in coloane si tabele

In Word se pot folosi coloane si tabele reusindu-se astfel crearea unei pagini de ziar, perfect aliniate cu afecte de umbra sau chenare.

Pentru a crea coloane se pozitioneaza cursorul acolo unde se doreste inceperea unei coloane.

Se dechide meniul Format si se selecteaza Columns

Se selecteaza unul dintre tipurile de coloane

Corectarea documentelor Word

Word este in stare sa corecteze greselile de ortografie prin programul de verificare a gramaticii ,iar dictionarul de sinonime ajuta la gasirea de sinonime.

Tehnici de supravietuire in Office :redresarea

dupa caderile de sistem

Computerele sunt cunoscute pentru faptul ca se pot bloca in cele mai nepotrivite momente. In cazul in care calculatorul se blocheaza riscati sa pierdeti toate modificarile facute de la ultima salvare iar in cazurile grave chiar documentul. Office XP este echipat cu cateva utilitare de siguranta pentru a va ajuta sa recuperati datele in cazurile intreruperilor de curent.

Microsoft numeste aceste utilitare airbag-uri pentru Office:

SAVE ON CRASH in cazul blocarii sistemului aplicatia va salva automat modificarile. La repornirea aplicatiei va fi afisata o fereastra prin care se va recupera fisierul

TIMED SAVE programul office salveaza automat documentul la anumite intervale de timp. Cand documentul original este distrus se poate deschide un fisier backup.

DOCUMENT RECOVERY TASK PANE - cand se restarteaza office-ul dupa o cadere a sistemului fereastra document recovery se va deschide automat.

HANK MANAGER - cand una din aplicatiile Office se blocheaza aceasta optiune este capabila sa recupereze datele inainte ca aceasta sa se deschida complet

CORRUPT DOCUMENT RECOVERY- documentele care au coduri de fomatare sau alte coduri ascunse pot deveni incurcate in urma unei blocari

OFFICE SAVE MODE - daca unele dintre programe nu porneste se va deschide o fereastra de dialog si va va ajuta sa rezolvati problema.

COMENZILE VOCALE IN OFFICE

Office XP are capacitatea de a intelege comenzile    vocale si dictarea. In loc sa folositi mouse-ul printr-o multime de meniuri si ferestre puteti sa-i spune-ti aplicatiei Office ce sa faca.

Cerinte Hardware:

Procesor : PII 400 Mhz sau mai mare

Memorie : 128 MB RAM

Placa de sunet

Microfon

Exemple de comenzi vocale:

"Return" sau " Enter"; "Backspace"; "Delete"; etc

Office recunoaste si scrisul de mana

O facilitate oferita de office celor care urasc sa dactilografieze este recunoasterea scrisului de mana asa ca in loc sa "ciocaniti" la tastatura se poate mazgali textul cu un pix special sau cu un mouse standard iar office-ul va converti ciornele in text dactilografiat.

Mutarea, taierea si copierea textului

Inainte de a face aceasta operatie, asupra unei zone de text, aceasta trebuie mai intai selectata prin una din metodele cunoscute, apoi se merge in meniul Edit, Copy pentru copiere sau Edit, Cut pentru mutare, apoi se merge in destinatie (locul in care dorim sa punem textul) in    meniul Edit, Paste. Office-ul poate inmagazina in memoria temporara Clipboard pana la 12 astfel de operatii.

Comenzile Find si Replace

Pentru a inlocui un cuvant in document este de ajuns a merge in meniul Edit, Replace la rubrica Find What, introduceti textul cautat iar la rubrica Replace cel cu care doriti sa-l inlocuiti. Inlocuirea este de doua tipuri: inlocuire pas cu pas Replace si inlocuire totala Replace All. Anularea operatiei se face cu Cancel.

Modalitati de vizualizare in Word

Modul normal deruleza rapid documentul dar nu reda fidel textul acolo unde sunt formatari.

Modul Web Layout - pentru vizualizarea unui document in mod online; ca si cum am citi o documentatie.

Modul Print Layout - modul cel mai folosit, reda fidel textul. Acestui mod I s-au atribuit urmatoarele litere: WYSIWYG (WHAT YOU SEE IS WHAT YOU GET).

Modul Outline- schematic folosit in documente mari.    Referitor la modul de vizualizare pentru a ne asigura ca ocupam o pozitie buna in pagina, ne vom pune limite text (granite de text). Granita de text reprezinta distanta dintre muchia foii (sus-jos, stanga-dreapta) si zona in care vom incepe editarea, lucru care se poate realiza din meniul Tools, Options, View,Text Boundaries. Formatarea unui document inseamnaaducerea acestuia la forma dorita prin schimbarea atributelor de text si paragraf. Formatarea se poate face pe trei nivele:

document (setare pagina- limite text) meniul File,Page Setup.

text ( dupa efectuarea selectiei ) meniul Format, Font,

paragraf (aliniere, distantare, spatiere) meniul Format, Paragraf.

Bordarea zonelor de text si a documentului

In activitatea de zi cu zi, ne lovim de situatiile in care pentru a marca un paragraf trebuie sa-I atribuim un chenar, lucru realizabil din meniul Format, Borders and Shading. Aici ni se ofera posibilitatea de a ne personifica chenarul respectiv prin tip de linie grosime si culoare. Aceleasi acracteristici si pentru intregul documentdar trebuie sa ne mutam la rubrica Page Border. Umplerea chenarelor cu culoare, se face comutand la Shading.

Utilizarea coloanelor

Aplicatie care face operatia de citit si parcurs mai usoara. Operatia de impartire a spatiului de editare in numar de coloane, se poate face prin reper de Tab sau utilizand un meniu dedicat acestui scop. In utilizarea reperului de Tab suntem limitati ca spatiu in interiorul coloanelor. Ce s-ar intampla daca coloana din mijloc ar avea un numar mai mare de informatii de introdus? Efectul de coloana ar disparea deoarece textul care se introduce in coloana din mijlocse distribuie centru- exterior, deci s-ar uni cu coloanele 1si 3. Metoda cea mai folosita pentru impartirea suprafetei de lucru, in numar de coloane indiferent care ar fi volumul acestora, se face din meniul: Format, Columns. Acesta permite alegerea numarului de coloane, limitator de coloane si spatiul de introducere al datelor, care poate fi identic sau nu. Am impartit suprafata de lucru in doua coloane. Ne aflam in prima coloana si dorim trecerea in celalta. Cursorul de editare trebuie sa fie pe un nou rand, apoi se merge in meniul Insert, Break, Column, Break. Daca dorim trecerea la un numar, sa zicem de 5 coloane, pozitionate sub primele doua, putem as facem acest lucru daca vom pune o sectiune in continuarea documentului si apoi sa ne alegem numarul specificat de coloane. Operatie: se lasa cursorul de editare in coloana a doua, pe un nou rand, se merge in meniul Insert, Break, Continous, OK, si apoi se pune numarul de coloane din meniul Format,Columns.

Utilizare formulare

Formularele sunt documente speciale care permit introducerea datelor in zone numite campuri. Orice formular este format din zona textului explicativ ex: nume si prenume, si zona campului ex: Popescu Ion. Campurile unui formular pot fi de tip: text, buton de validare sau lista derulanta. Aceasta bara se activeaza din eaniul View, Toolbars, Forms. Introducerea datelor in campuri este posibila doar prin actionarea butonului Protect Form de pe aceasta bara.

Utilizarea tabelelor

Avem doua metode de creare a tabelelor. Metoda automata prin specificarea numarului de coloane, precum si formatarea automata a acestuia. Aceasta aplicatie este realizabila din meniul: Table, Insert-Table. Cea de a doua metoda se foloseste atunci cand tabelul de realizat, nu are o uniformitate in numarul de randuri si coloane ex:o celula impartita in patru.

Imbinarea de mesaje (Mail Merge)

Aplicatie foarte des folosita si dorita atunci canddorim sa trimitem scrisori tip, catre adrese tip. Se poate face imbinare de mesaje pe scrisori tip, plicuri, etichete postale sau catalog.

Exemplificare: se doreste trimiterea unor scrisori tip catre un grup de persoane si printarea adreselor acestora pe plicuri.

Solutii : se creaza doua tabele: tabel 1 si tabel 2. Tabelul 1 contine campurile pentru scrisoarea tip, tabelul 2, adresele persoanelor. Se trece la compunerea scrisorii tip. Apoi se merge in meniul Tools, Mail Merge de la rubrica Create se alege From Letter (intrucat facem o scrisoare )apoi de la rubrica Get Data se alege Open Data Source si se cauta tabelul 1 si apoi Edit Main Document revenind in documentul initial va aparea o bara superioara pentru imbinarea de mesaje. Se vor alege pe rand campurile pentru scrisoare din meniul Insert Merge Field si pentru stabilirea legaturii cu baza de date se va actiona butonul <<ABC>>. Navigarea se va face cu butoanele de rigoare sus afisate

Aplicarea adreselor pe plic se va face in acelasi mod numai ca trebuie sa fim pe un nou document si sa ne alegem ca baza de date tabel2