Resursele umane in managementul institutiilor publice

1. Recrutarea, selectia si incadrarea personalului din institutiile publice.

Personalul salariat di institutiile publice este constituit din diferite categorii de lucratori care au varste, calificari, specializari, pozitii ierarhice diferite, trasaturi de caracter si personalitate diferite, aspiratii si experiente diverse.

Obiectivele principale ale managementului in legatura cu resursele umane sunt principalele:

atragerea si asigurarea unui numar de salariati conform nevoilor institutiei publice;

preocuparea ca toate posturile de munca sa fie ocupate de catre salariati bine pregatiti profesional, in concordanta cu cerintele posturilor de munca;

pregatirea si perfectionarea profesionala a salariatilor;

asigurarea mobilitatii salariatilor prin crearea conditiilor de evaluare si promovare a acestora;

urmarirea integrarii socio-profesionale a salariatilor si crearea unui climat de munca adecvat performantei;

stimularea potentialului creativ al salariatilor, prin utilizarea unor procedee adecvate;

asigurarea unor conditii sociale si culturale in cadrul organizatiei care sa sa permita dezvoltarea personalitatii fiecarui salariat.

Principalele caracteristici ale politicii de personal in institutiile publice sunt:

Fundamentarea pe principiile etico-morale si profesionale de apreciere, de repartizare si de promovare;

Caracterul unitar pentru toate institutiile publice;

Situarea rationalizarii pe prim-plan.

Sistemul administratiei publice atrage politici de resurse umane care au anumite particularitati determinate de specificul activitatilor desfasurate in institutiile publice. Persoanele care detin functii publice, in administratia de stat poarta denumirea de functionari publici.

Functionarul public este o persoana care, in conformitate cu dispozitiile actelor normative, este numita de autoritatea publica competenta sau aleasa potrivit normelor legii si investita in mod legal cu atributiile functiei sale, prestand in mod permanent o activitate, cu scopul de asigura functionarea continua a unui serviciu public.

Principalele caracteristic ale functionarului public sunt cele din figura nr. 1., la care se adauga urmatoarele:

Desemnarea, numirea sau alegerea functionarului trebuie sa se faca in conformitate cu dispozitiile din actele normative;

Exercitarea serviciului se face in mod permanent;

Acordarea unui salariu fix pentru pozitia in organizatie, pentru pregatirea si vechimea titularului;

Investirea intr-o functie publica atrage, in special pentru functionarii publici numiti, o procedura specifica de depunere a juramantului de credinta.

Figura nr. 1. Principalele caracteristici ale functionarului public.

Din punctul de vedre al competentei decizionale, stabilita de lege, functionarii publici pot fi grupati astfel:

Functionari de decizie;

Functionari care participa la pregatirea deciziilor;

Functionari care participa la executarea deciziilor.

Functionarii de decizie sunt aceia care detin functii de conducere in sistemul administratiei publice centrale de specialitate, in administratia publica locala sau unele compartimente organizatorice ale acestora, cum ar fi: directiile generale, directiile, serviciile etc.

Functionarii care participa la pregatirea deciziilor sunt, de asemenea, stabiliti de lege si isi desfasoara activitatea in diferite compartimente organizatorice precum acelea de studii si documentare administrativa.

Functionarii care participa la executarea deciziilor administrative sunt precizati tot de lege, principala sarcina a acestora fiind de a aplica sau de a urmari executarea deciziilor administrative, astfel incat interesul general si cerintele persoanelor fizice si juridice sa fie indeplinite.

Astfel, functionarul public este o persoana care desfasoara activitatea in institutia publica, urmarind prin aceasta adoptarea si/sau aplicarea deciziilor administrative sub diferite forme, a continutului legilor si satisfacerea intereselor publice.

La nivel european se vorbeste tot mai mult de functionarii administrativi, dar si de cei tehnici al caror rol in societatea contemporana nu intarzie sa se manifeste.

Recrutarea salariatilor urmareste atragerea de catre institutia publica a resurselor de munca neocupate existente pe piata muncii in vederea ocuparii posturilor vacante. Recrutarea trebuie astfel organizata de catre fiecare institutie publica incat sa se asigure in timp util categoriile de salariati necesare realizarii obiectivelor stabilite.

Activitatea de recrutare a functionarilor publici cuprinde:

Analiza cerintelor postului vacant;

Intocmirea specificatiilor aferente activitatii in postul liber;

Cercetarea posibilitatilor privind locurile unde pot fi gasiti posibilii candidati;

Atragerea candidatilor pentru posturile care urmeaza a fi ocupate.

Desfasurarea corespunzatoare a acestor activitati implica elaborarea unui program de recrutare a functionarilor public cuprinzand 4 etape (vezi figura nr. 2. Etapele procesului de recrutare a functionarilor publici):

Figura nr. 2. Etapele procesului de recrutare a functionarilor publici

Selectia consta intr-un ansamblu de procese de analiza a calitatilor si a pregatirii profesionale a candidatilor in scopul numirii pe posturi si/sau functii intr-o institutie publica.

In practica se utilizeaza mai multe tipuri de selectie si anume:

Selectia filtraj, prin intermediul careia se retin dintr-un numar oarecare de candidati aceia care au trecut probele de selectie. Acest tip de selectie face departajarea clara intre candidatii admisi si respinsi.

Selectia in vederea orientarii, indrumarii si informarii profesionale u, care presupune: admiterea pe baze anumitor criterii - a unui numar mare de persoane care doresc sa fie incadrati intr-o institutie publica, urmand apoi orientarea acestor persoane spre acele profesii sau locuri de munca pentru care au aptitudini.

Selectia clasament, utilizata nu numai in directia stabilirii concordantei dintre oameni si profesiune, ci si pentru calificarea celor acceptati.

Acest tip de selectie, ofera informatii suplimentare factorilor de decizie in vederea repartizarii celor admisi la diferite locuri de munca.

In functie de strategia care se aplica, se intalnesc doua forme de selectie profesionala si anume:

forma admitere-respingere, prin care sunt admisi acei candidati in ordinea reusitei lor la probele examenului de selectie pentru ocuparea numarului de locuri vacante;

forma selectiei multiple, in care selectia se face nu numai pentru un singur loc de munca, ci pentru mai multe, urmand ca cei admisi sa fie orientati si repartizati in functie de aptitudinile lor.

In ceea ce priveste selectia functionarilor publici, pe plan mondial exista o gama variata de moduri de selectie. Candidatura prin posta reprezinta unul dintre acestea si consta in transmiterea unui curriculum vitae, a unei scrisori de motivare din partea candidatului. Cel mai frecvent utilizat este concursul sub diferite forme. Testele sunt frecvent folosite in Tarile de Jos. Deseori se utilizeaza interviurile, conversatiile, stimularile de situatii-problema care urmeaza a fi rezolvate de candidati (vezi figura nr. 3. Metode si tehnici folosite pentru selectia functionarilor publici permanenti ).

Figura nr. 3. Metode si tehnici folosite pentru selectia functionarilor publici permanenti

In Romania, metodele si tehnicile folosite cu precadere pentru selectia personalului din institutiile administratiei de stat sunt urmatoarele:

a)      Convorbirea cu candidatii recrutati - Interviul;

b)      Cercetarea referintelor si calificativelor candidatilor;

c)      Satisfacerea unor criterii formale de catre candidati;

d)     Probele de verificare a cunostintelor;

e)      Testele.

a)      Convorbirea cu candidatii recrutati-interviul

Datele personale ale candidatului cuprinse in formularele pe care le-a completat in vederea inscrierii sale sunt analizate de conducatorul institutiei sau de reprezentantul sau, cu scopul de a se verifica daca persoana corespunde sau nu cerintelor postului /functiei vacante.

Desfasurarea libera a discutiilor constituie una din metodele cele mai eficiente de selectie a candidatilor. Aplicand-o, se asigura de obicei stimularea candidatului de a relata despre experienta in domeniu, opiniile si obiectivele sale.

In timp ce se evalueaza rezultatele discutiilor si se acorda calificativul pe baza lor, comisia de examinare trebuie sa identifice factorii care au determinat, in mod cert, o asemenea interpretare.

Limitele acestei metode sunt in principal urmatoarele:

Dificultati in conceperea unui sistem unitar de apreciere a candidatilor;

Dificultatea in respectarea unor cerinte catre functionarii implicati in aceasta activitate;

Caracterul subiectiv al interviului.

Avantajul pe care il prezinta acest sistem rezida in increderea personala in candidat a examinatorilor care efectueaza selectia. Increderea constituie o conditie esentiala de natura sa asigure eficienta in activitatea desfasurata in institutiile publice, in general, si in cele din administratie, in special.

b)      Cercetarea referintelor si calificativelor candidatilor

Investigarea referintelor poate fi edificatoare in ceea ce priveste selectia candidatilor.

Din cercetarea referintelor, un functionar cu experienta poate obtine informatii suplimentare despre activitatea candidatului, unele detalii ale comportamentului acestuia, domeniile in care a intampinat dificultati, relatiile cu colegii si superiorii sai si, in general eficienta realizarilor sale.

Astfel de informatii urmeaza a fi confruntate si interpretate in functie de datele inscrise in formularele completate de candidat. Se pot obtine referinte utile de la alte persoane, cum ar fi fostii colegi sau sefi ai candidatului.

c) Satisfacerea unor criterii formale de catre candidati

Frecvent aceasta forma de selectie a functionarilor publici este utilizata la numirea in functii, pentru care pregatirea de specialitate are o insemnatate decisiva, diploma de absolvire a institutiei de invatamant superior oferind garantia ca functionarul are competenta profesionala necesara indeplinirii sarcinilor.

d) Probele de verificare a cunostintelor

Fata de tehnicile prezentate, probele de verificare a cunostintelor sunt metode specifice de selectie a functionarilor publici si constau in participarea candidatilor la un examen sau concurs, uneori utilizandu-se si testele de cunostinte.

Comisia de examinare a candidatilor pentru functiile publice, administrative selecteaza din numarul candidatilor pe aceia care corespund intr-o masura mai mare cerintelor postului vacant.

Ca orice tehnica, selectia functionarilor prin concurs are si limite, cum ar fi: posibilitatea unor denaturari in ceea ce priveste organizarea concursului doar de forma pentru a se acorda si cu mai multa certitudine postul vacant candidatului ale cu anticipatie, sau eventualitatea unei evaluari partinitoare a cererilor prezentate.

Dintre toate metodele de selectie a functionarilor din administratia publica, examenul sau concursul, reglementat printr-un act normativ, poate asigura aplicarea unei politici eficiente si unitare pe intreg teritoriul tarii in institutiile administrative.

Pentru eliminarea deficientelor posibile ale procesului de recrutare folosind probele de verificare a cunostintelor se recomanda:

Constituirea unor comisii mixte de examinare formate din persoane reprezentative din conducerea institutiei publice, care a organizat concursul, si din specialisti in domeniu din afara organizatiei;

Generalizarea examenelor scrise urmate de probele orale de verificare a cunostintelor.

In scopul eliminarii subiectivismului la selectia functionarilor se utilizeaza si testele de aptitudini si deprinderi.

Finalitatea lor consta in masurarea si aprecierea unor elemente privind aptitudinile si calitatile candidatilor.

2. Formarea profesionala a salariatilor

Pregatirea profesionala

Pregatirea profesionala este un proces complex si de durata, care se materializeaza pentru fiecare individ in calificarea acestuia pentru o anumita profesie din multitudinea de profesii existente in societate. Calificarea poate fi privita ca dobandirea totalitatii cunostintelor stiintifice de baza, tehnice, generale si de specialitate, ca si a deprinderilor necesare pentru exercitarea unei profesii in anumite conditii economice si tehnico-organizatorice.

Pregatirea profesionala cuprinde, in general, doua mari procese distincte si anume:

educatia profesionala;

formarea profesionala propriu-zisa.

Educatia profesionala se prezinta ca un proces prin intermediul caruia se pun in evidenta aptitudinile fiecarei persoane si, in acelasi timp, se realizeaza orientarea acesteia spre una din profesiile care se coreleaza cu aptitudinile respective.

Formarea profesionala este procesul prin intermediul caruia se realizeaza in mod efectiv pregatirea fiecarei pentru meseria aleasa, utilizandu-se o serie de metode si forme pentru insusirea de cunostinte stiintifice de baza, tehnice, generale si de specialitate si pentru formarea deprinderilor de munca. Prin urmare, formarea deprinderilor de munca. Prin urmare, formarea profesionala trebuie sa realizeze o adevarata simbioza (corelare) intre procesul de invatare propriu-zis (asimilare teoretica) si procesul de munca, actionand pentru aceasra in doua directii si anume:

asigurarea fiecarei persoane cu volum sporit de cunostinte generale si de specialitate;

formarea unor deprinderi practice de munca.

Personalul care isi desfasoara activitatea in sistemul administratiei de stat trebuie sa aiba o anumita pregatire, deoarece eficienta serviciilor publice din administratia statului este determinata si de nivelul de pregatire al functionarilor publici implicati in desfasurarea activitatilor.

Competenta profesionala si cea in domeniul managementului public sunt absolut necesare pentru obtinerea eficientei la nivelul sistemului administrativ prin previzionarea corespunzatoare a evolutiilor viitoare, organizarea activitatii, gestionarea resurselor, motivarea angajatilor si controlul modului de desfasurare a proceselor.

Unii specialisti considera functionarul public cu functie de conducere trebuie sa devina un manager public. In lucrarea "New public managers" sunt mentionate ca exista urmatoarele categorii de competente ale managerilor publici:

Competenta profesionala;

Competenta manageriala;

Competenta politica;

Competenta etica.

Competenta este capacitatea unei persoane de a realiza, in mod corespunzator si cu eficienta maxima, sarcinile care ii revin. Competenta este cea care genereaza performanta, respectiv productivitatea si eficacitatea.

Competenta profesionala se imbina in mod armonios cu competenta manageriala, respectiv capacitatea unui functionar public de a conduce un grup d persoane, un domeniu distinct, o institutie publica sau un sistem format din mai multe institutii specializate.

Specialistii englezi si americani considera ca definitorii pentru un manager public de succes sunt:

Tripla profesionalizare: economica-manageriala, juridica si psihologica;

Competenta manageriala;

Competenta politica.

Se contureaza in prezent din ce in ce mai mult o noua abordare a problematicii functionarului public, in care competenta este criteriul cel mai important pentru aprecierea eficacitatii unui manager public.

In acest sens, sunt necesare abilitati, care inseamna indemanare, capacitatea de a conduce, talent, capacitatea de a comunica, capacitatea de inovare, capacitatea de rationament logic. Toate acestea conduc la obtinerea performantei de catre un manager public si a eficientei intr-o institutie.

Varietatea activitatilor desfasurate in institutiile publice ar putea determina o abordare diversificata a pregatirii functionarilor publici, in general. Pe de o parte, multidimensionalitatea si caracterul de sinteza al managementului public determina o specializare a functionarilor publici pe posturi si functii publice, iar, pe de lata parte, acestea determina o pregatire generala diversificata care se dezvolta prin rotatia pe posturi si functii a functionarilor publici.

Este necesara o pregatire medie, de baza pe care trebuie sa o aiba orice functionar public, indiferent de postul si/sau functia publica pe care le ocupa. La aceasta se adauga pregatirea de specialitate, intr-un domeniu distinct si nu numai pentru functionarii publici de conducere, iar corolarul este reprezentat de pregatirea in domeniile managementului si psihosociologiei.

In ceea ce priveste sistemul motivational, precizam ca formele de motivare a functionarilor publici din sistemul administrativ din Romania sunt.

Acordarea unui salariu mai mare;

Avansarea pe post sau functie;

Promovarea unui sistem de indicatori de performanta.

1. Acordarea unui salariu mai mare

Diversitatea activitatilor administrative poate determina prin lege utilizarea unor sisteme suplimentare de salarizare, precum: salarii majorate sau sporuri, premii speciale, recompense sau premii anuale.

Prin forma salariului majorat sau a sporului se coreleaza salariul cu conditiile deosebite in care se desfasoara activitatea.

Sporurile de salariu acordate pentru continuitate, in aceeasi institutie, reprezinta un mijloc de combatere a mobilitatii personalului.

Prin lege se pot acorda premii anuale sub forma de gratificatii pentru ansamblul realizarilor obtinute si cresterea eficientei in institutiile administrative.

Premiile se repartizeaza intre membrii colectivului de functionari.

2. Avansarea pe post sau functie

Prin trecerea functionarilor pe osturi, respectiv functii superioare se realizeaza majorarea salariilor si stimularea pentru formarea unor functionari, care au u anumit rol in structura influentand direct activitatea din cadrul sistemului.

Un lat aspect al politicii de personal este acela al ordinii in care se efectueaza avansarile, fiind corect sa se acorde prioritate celor cu vechime in interiorul institutiei administrative, fara ca acest criteriu sa devina o regula.

3. Promovarea unui sistem de indicatori de performanta reprezinta un pas recent in politica de personal a sistemului administrativ din Romania.

Sistemul indicatorilor de performanta are un dublu rol:

Stimuleaza functionarii publici sa obtina cele mai bune rezultate;

Permite o evaluare a contributiei fiecaruia la rezultatul final.

3. Evaluarea si promovarea salariatilor

In vederea cunoasterii posibilitatilor si a perspectivelor de dezvoltare a salariatilor se impune desfasurarea unei actiuni de evaluare a acestora.

Evaluarea personalului salariat serveste nu numai la cunoasterea cu mare precizie a potentialului uman dintr-o institutie publica, ci si ca suport de informatii pentru manageri in vederea luarii deciziilor privind repartizarea judicioasa a fiecarui salariat, modalitatile de perfectionare profesionala care se impun.

In practica, in procesul de evaluare a salariatilor managerii trebuie sa respecte o serie de cerinte metodologice si organizatorice precise dupa cum urmeaza:

Criteriile de evaluare ale personalului trebuie sa fie diferentiate, in functie de natura posturilor detinute, potentialul si obiectivele institutiei publice;

Evaluarea trebuie sa fie unitara, adica pentru personalul de aceeasi specialitate sau care ocupa posturi identice este necesar sa aiba in vedere aceleasi criterii de evaluare;

Pentru a fi edificatoare, evaluarea trebuie efectuata pe perioade suficient de lungi in care persoana respectiva sa se confrunte cu principalele probleme specifice postului respectiv;

Evaluarea trebuie sa se bazeze numai pe informatii certe, verificate, informatiile nesigure trebuind respinse;

Rezultatul evaluarii trebuie comunicat si persoanei in cauza. Totodata se impune transmiterea si a recomandarilor necesare pentru imbunatatirea activitatii salariatului.

Pentru evaluarea activitatii functionarilor publici se foloseste sistemul aprecierii anuale.

Evaluarea efectiva a activitatii functionarilor publici presupune luarea in considerare a urmatoarelor aspecte:

Precizarea evaluatorilor care vor analiza activitatea functionarilor publici;

Determinarea limitelor intre care trebuie facuta cunoscuta activitatea de evaluare;

Precizarea modului in care se va derula activitatea de control si cea de evaluare;

Identificarea eficientei activitatii de evaluarea a contributiei functionarilor publici la obiectivul final.

Principalele caracteristici ale procesului de evaluare sunt enumerate in tabelul:

Tabelul nr. 1. Principalele caracteristici ale procesului de evaluare

Este firesc pentru seful direct sa formuleze o aprecierea intrucat el raspunde si de realizarea unor sarcini, care depind de modul in care subordonatul isi realizeaza sarcinile proprii.

Legea poate sa dispuna ca la evaluarea activitatii functionarului sa participe si colegii acestuia.

Daca intregul colectiv al functionarilor ia parte la analiza si la evaluare, consecintele sunt mai usor acceptate: majorari de salarii, promovari etc.

In conditiile legii cei nemultumiti de aprecierea si calificativele primite pot face contestatie.

In unele state se utilizeaza chestionare pentru aprecierea functionarilor.

Utilizarea lor poate conduce la concluzii partial adevarate, deoarece este imposibil ca formularul sa cuprinda toate enunturile care sa permita identificarea trasaturilor caracteristice ale personalitatii fiecarui functionar.

Ca un mijloc auxiliar, utilizarea chestionarelor confera caracterizarilor unele elemente de obiectivitate in evaluarea oricarei activitati intelectuale, atunci cand aprecierile bazate pe impresiile sefului despre subordonat sunt incerte.

In majoritatea institutiilor publice din Romania, pentru fiecare functionar public, o data pe an, se completeaza o fisa de apreciere de catre seful direct sau de o persoana abilitata in acest sens.

Promovarea profesionala consta in acordarea, unu salariat dintr-o institutie publica a unei functii cu nivel de responsabilitate superior celei detinute anterior.

La baza promovarii personalului salariat stau aprecierile si calificativele obtinute de acesta precum si conditiile legale prevazute prin legislatia in vigoare. De asemenea, trebuie sa se tina seama de o serie de criterii generale cum sunt:

a)      modul in care cel in cauza se ocupa de perfectionarea pregatirii sale profesionale;

b)      rezultatele obtinute in realizarea sarcinilor ce ii revin,

c)      calitatile de organizator, capacitatea de analiza si previziune;

d)     modul cum adopta decizii eficiente;

e)      atitudinea fata de colectiv.