Redactarea fisei postului - solutii de compromis si erori

REDACTAREA FISEI POSTULUI - SOLUTII DE COMPROMIS SI ERORI

Orice fisa a postului trebuie sa contina informatii despre ceea ce face acel angajat in respectivul post,cum face ceea ce are de facut si in ce conditii. Aceste informatiivor fi la randul lor utilizate pentru a elabora profilul candidatului (sau cerintele postului),care consta intr-o lista cuprinzand cunostintele ,aptitudinile si abilitatile necesare indeplinirii cu succes a sarcinilor presupuse de post(Dessler,1997).

Nu exista un format standard pentru fisa postului.

Klein(1998) sustine ca fisa postului are trei parti: 1. identificarea postului-cuprinde denumirea postului, locul in organizatie, numele sefului direct, salarizare, programul de lucru, modalitatea de evaluare a performantei; 2.cerintele postului- acele competente care sunt absolut necesare pentru a reusi in respectivul post; 3. indatoririle legate de post-sarcinile si responsabilitatile aferente.

Tinand cont de datele literaturii de specialitate, o buna descriere a postului trebuie sa cuprinda urnatoarele parti:

     identificarea postului: denumirea postului, statusul, unitatea/intreprinderea, sectie/serviciu, atelier/birou, nivelul/gradul, clasa de salarizare, data intocmirii descrierii postului ,numele analistului care a intocmit-o,numele celui care a aprobat-o,descrierea,titulatura sefului direct;

     rezumatul activitatii: include,foarte concis,principalele sarcini de executat;

     relatiile postului: de subordonare(cui raporteaza detinatorul acestui post), de supervizare(cine este subordonat lui), de colaborare(cu cine din alte compartimente sau servicii lucreaza impreuna), de colaborare externa(contactul direct cu reprezentantii unor agentii guvernamentale,alte firme saupersoane juridice etc );

     indatoririle si responsabilitatile : cuprind in mod detaliat lista indatoririlor profesionale,a responsabilitatilor,adica se descrie ce are de facut detinatorul postului;descrierea se face in mod natural,direct,fara termeni tehnici,fara prea multe detalii,cuprinzand totusi elemente pertinente;

     autoritatea postului:descrie efectele acestui post asupra activitatii altor persoane,cine este subordonat acestui post,ce fel de decizii si in ce conditii poate lua ocupantul postului,care sunt limitele decizionale ale acestuia;

     standardele de performanta sau caracteristicile cantitative:cum este apreciata activitatea,care sunt criteriile cantitative si calitative;

     conditiile fizice ale muncii: descrierea generala a conditiilor de munca si,daca este cazul,descrierea conditiilor specifice:zgomot ,temperatura,vibratii,munca in trei schimburi,conditii de izolare,conditii de risc etc.

     profilul candidatului sau specificatile postului:cuprinde raspunsul la intrebarea ,,Ce fel de trasaturi si experiente umane sunt necesare pentru a face fata cu bine cerintelor acestui post?'' ;se arata ce fel de oameni sunt solicitati la recrutare si ce calitati personale sunt examinate sau testate; specificarea postului poate constitui o secventa aparte a descrierii postului(Tiffin,McCormick,1968) sau poate figura ca document separat,atasat la fisa.

In continuare,sunt prezentate o serie de exigente privind redactarea fisei postului (Dale,1967):

Fiti clar. Fisa postului trebuie sa descrie munca pe care o implica postul atat de bine incat toate sarcinile sa fie clare,fara explicatii suplimentare sau referiri la alte documente.

Precizati scopul autoritatii. Trebuie indicate scopul si natura muncii,prin utilizarea unor expresii precum ,,pentru departament'' sau ,,dupa cum se solicita de catre manager''. Trebuie incluse aici toate relatiile de munca socotite importante.

Fiti specific. Alegeti cuvintele potrivite pentru a descrie: a)tipul muncii, b) gradul de complexitate al acesteea, c) nivelul de abilitati necesare ,d)masura in care sunt standardizate problemele , e) gradul de responsabilitate pe care il are angajatul pentru fiecare din fazele activitatii sale, f)limitele salariale**si tipurile de remuneratie**aferente.Posturile situate la nivelurile inferioare ale organizatiei presupun ,in general, cele mai detaliate sarcini sau activitati ,in timp ce posturile situate la niveluri superioare,implicand sarcini cu un grad**de**autonomie mai mare ,vor fi descrise in termeni generali.

Fiti concis. Propozitiile scurte ,concise,ating cel mai bine scopul descriptiv.

Verificati.In final,pentru a verifica daca fisa postului pe care ati redacta-o indeplineste obiectivele de baza,puneti-va urmatoarea intrebare:,,Vor intelege noii angajati ceea ce au de facut daca vor citi fisa postului?''

Stim ca atunci cand se pun bazele unei companii noi,pe linie de personal,primul lucru care trebuie sa se faca este proiectarea fiselor de post pentru locurile de munca ce vor fi ocupate.In acest caz,cand compania nu are inca un astfel de post in functiune,specialistul in resurse umane face o documentare privitor la postul de munca studiat,dupa care apeleaza la un grup de specialisti existenti si,impreuna cu ei,este structurata o fisa a postului ipotetica.

Consultativ ,se poate imprumuta o fisa de post de la o companie similara,aceasta fiind adaptata specificului companiei in cauza.Ulterior,cand postul de munca respectiv a fost ocupat si functioneaza,analiza muncii devine posibila,fisa de post initiala putand fi definitivata.

Mai poata sa apara si in cazul in care exista o fisa a postului gata proiectata,dar datorita reconfigurarii postului,se impune refacerea ei.In acest caz,dupa un scurt instructaj cu detinatorii postului de munca,specialistul in resurse umane ii invita pe acestia sa revizuiasca fisa existenta. Sinteza este prezentata apoi superiorului nemijlocit pentru completari.

Ambele cazuri sunt solutii de compromis,ele nu vor exclude niciodata cerinta ca fisa postului sa fie proiectata pe baza analizei muncii,utilizand una sau mai multe metode de culegere a datelor. Sunt aspecte ale muncii care pur si simplu,nu pot fi sesizate decat pe baza unui studiu atent. Simpla inregistrare a ceea ce se vede ca se face intr-un post de munca (efectul sau reactia).,este departe de a se putea considera ca este o analiza a muncii.

Mentionam si o eroare care in ultimul timp s-a generalizat. Este vorba de fraza de incheiere a fisei postului: ,,Si trebuie sa faca tot ceea ce ii spune seful direct.''Aceasta eroare este impardonabila ,ea anuleaza regulile pe care fisa postului le are statuate.O fisa**de post trebuie sa fie foarte clara, lipsita de ambiguitati; ea nu trebuie sa dea loc la interpretari.

Intr-un anumit sens, fisa postului este un act juridic care reglementeaza conduita detinatorului postului respectiv de munca si raportul sau cu organizatia.Expertizarea incidentelor si accidentelor de munca incepe cu examinarea respectarii sau nu a ceea ce este mentionat in fisa postului.

CONCLUZII:

Oamenii reprezinta cea mai flexibila resursa organizationala ,iar repartizarea unui numar potrivit de oameni,cu competente adecvate posturilo ocupate,este o conditie fundamentala pentru succesul organizatiei.

Multe intreprinderi continua sa utilizeze fise ale postului,aplicand definitiile clasice ale muncii,activitatii si postului.Bineinteles,organizatiile se misca din ce in ce mai mult spre noi configuratii sau structuri organizationale,infiintand posturi din ce in ce mai largi,cu sarcini mai putin structurate,care se schimba de la o zi la alta.

"In aceste conditii,oamenii nu se mai pot orienta in indeplinirea sarcinilor dupa fisa postului sau dupa instructiunile sefului.Semnalele sunt extrase din exigentele in schimbare ale proiectelor in care sunt implicati.Angajatii invata sa-si concentreze eforturile individuale si resursele comune pe rezultate,pe obiectivele globale ,aflate la randul lor in continua adaptare si reorganizare.Managerii isi pierd si ei <<posturile>>,insensul ca autoritatea lor nu mai este la fel de clar definita"(Bridges,1994).

Cu toate acestea ,analiza muncii nu va inceta sa existe.Chiar daca produsele ei din prezent - fisele posturilor si profilurile candidatilor - nu vor mai fi la un moment dat de actualitate,metodele analizei muncii vor continua sa fie utile inca multa vreme,tocmai pentru a investiga noile tendinte in domeniul muncii pe care le aduc cu sine schimbarile de la nivel macrosocial si macroeconomic.