Importanta planificarii resurselor umane

Importanta planificarii resurselor umane

O organizatie nu poate construi o noua fabrica, sa nu o inaugureze si apoi sa-si faca probleme cu privire la ocuparea locurilor de munca cu personal competent. O firma nu poate angaja cateva sute de ingineri peste noapte si nici nu poate dezvolta talente manageriale in doar cateva saptamani. Prognozarea este necesara pentru a fi siguri ca planurile viitoare ale organizatiei vor fi indeplinite Apar numeroase greutati in realizarea planurilor de afaceri datorita unor necorelari aparute, ca, de exemplu:

Lipsa de personal pentru anumite calificari foarte importante la un moment dat din diferite cauze;

Aparitia unui insemnat surplus de personal, ceea ce inseamna problemele sociale. De exemplu, intr-o economie in declin, planificarea este de importanta capitala pentru a putea preveni angajarile de personal peste necesarul organizatiei si apoi implicit concedierile de rigoare;

Dezechilibre in cadrul structurii pe varste, profesii, calificari a angajatilor sau in cadrul corelatiei postul-angajat;

Necesitatea planificarii resurselor umane a aparut datorita intervalului de timp care exista intre aparitia postului vacant din diferite motive (pensionarea, concedierea, cresterea cererii pe produse etc.) si momentul angajarii persoanelor corespunzatoare cerintelor. Aceasta perioada in functie de mai multi factori poate dura saptamani sau chiar luni intregi, cea ce influenteaza dezvoltarea intreprinderii si atingerea scopurilor.

Scopul planificarii resurselor umane consta in ocuparea tuturor posturilor disponibile la moment necesar si in cantitati necesare. Planificarea resurselor umane este un proces prin care intreprinderea anticipeaza necesarul de personal pe categorii si profesii. Multe organizatii nu descopera acest adevar elementar pana in momentul in care nu se confrunta cu probleme din cauza cadrelor incomplete sau peste necesar. Pentru intreprinderea este foarte important dispunerea personalului la moment necesar, in loc necesar, in cantitati necesare si cu calificarea necesara pentru atingerea scopurilor. Locul planificarii resurselor umane in managementul resurselor umane este aratat in schema de mai jos.

Figura 1 - Locul planificarii resurselor umane in managementul resurselor umane.

Planificarea necesitatii de resurse umane este una din activitatile a planificarii resurselor umane si cea care ne intereseaza cel mai mult. Celelalte activitatii planificarii sunt: planificarea concedierii angajatilor, planificarea perfectionarii resurselor umane etc (figura Nr.2).

Figura Nr.2 - Schema elementelor principale planificarii resurselor umane.

Planificarea resurselor umane trebuie sa raspunda la urmatoarele intrebari:

1. Cate persoane, cu ce calificare, cand si unde va avea nevoie intreprindere?
2. Cu ce metode se poate recruta necesarul si concedia surplusul de personal cu minimizarea daunelor sociale?
3. Cu se poate imbunatati folosirea personalului?
4. Cu se pot dezvolta si perfectiona cadre in conformitate cu necesitatile?
5. Ce costuri vor avea activitati planificate?

Un model de planificare a resurselor umane

Planificarea resurselor umane este o parte integranta a planificarii organizationale. Previziunile in domeniul resurselor umane afecteaza si sunt afectate de prevederile planurilor organizatiei

Primul pas ce trebuie facut in planificarea resurselor umane este de a colecta informatii. O prognoza sau un anumit plan nu pot fi mai bune sau mai precise decat datele si informatiile pe care acestea se bazeaza.

Planificarea resurselor umane necesita doua tipuri de informatii:

1. Informatii externe

2. Informatii din interiorul organizatiei (vezi figura 3)

Figura 3 - Un model de planificare a resurselor umane

Datele ce provin din mediul extern includ informatii asupra conditiilor curente si a schimbarilor predictibile in    economie, informatii cu privire la anumite ramuri economice si tehnologii precum si informatii asupra competitorilor.

Fiecare dintre acesti factori poate afecta planurile de afaceri ale organizatiei si, implicit, necesarul de resurse umane. Mai mult, cei care fac aceste planuri, trebuie sa tina seama de conditiile pietei fortei de munca, cum ar fi rata somajului, calificarea si distributia de varsta, rasa si sex a fortei de munca. In final, specialistii in planificare trebuie sa tina seama de reglementarile legale.

Al doilea tip major de informatie provine din interiorul organizatiei. Informatia interna cuprinde planurile si strategiile organizatiei atat pe termen scurt, cat si pe termen lung.

In mod evident planurile ce constau in constructia, demolarea sau automatizarea unor subunitati vor avea implicatii asupra resurselor umane ca si planurile de modificare a structurii organizatiei, de cumparare/ vanzare afaceri sau de intrare/ iesire de pe anumite piete.

Decizia de a concura alti competitori, mai degraba pe baza unei politici a costurilor scazute decat a unei politici de servire personalizat, poate avea, de asemenea, implicatii asupra resurselor umane. In sfarsit este necesara o informatie asupra resurselor umane interne, cum ar fi cati oameni sunt angajati pentru a face o anumita munca sau cati ocupa anumite posturi, nivelul lor de calificare si cati dintre ei vor pleca sau se vor pensiona in timpul perioadei in care se face prognoza.

Odata ce specialistii in planificare au obtinut informatiile interne si externe de care au nevoie, ei pot prognoza cererea viitoare de forta de munca, aceasta prognoza include cel putin estimarea numarului de angajati de care va fi nevoie in fiecare post in anul urmator. Pot fi facute si prognoze pe termen lung. Apoi specialistii in planificare vor prognoza oferta de forta de munca: oferta interna de personal, calificarea si promovabilitatea acestuia, precum si oferta externa de forta de munca de pe piata fortei de munca.

Pasul final in planificarea resurselor umane este planificarea unor programe specifice, care sa asigure faptul ca oferta va satisface cererea de forta de munca. Aceste programe includ adeseori planuri de recrutare, activitati de dezvoltare si training, stimulente sau piedici financiare pentru pensionari inainte de termen, modificari ale directiilor carierei angajatilor in cadrul organizatiei sau o varietate de alte programe de management al resurselor umane.

Daca prognozele de cerere si de oferta de forta de munca nu au fost foarte precise, procesele de prognozare pot fi imbunatatite in anii urmatori. In mod similar, daca programele s-au dovedit inadecvate sau nepotrivite, ele pot fi modificate.

Planificarea necesitatilor de resurse umane se bazeaza pe personal existent, personal necesar planificat, fluctuatia cadrelor, pensionari planificate. Seful fiecarui departament din cadrul intreprinderii in colaborare cu reprezentantul departamentului resurselor umane trebuie sa elaboreze planul necesitatii de personal. Planificarea resurselor umane are in vedere miscarile de personal inspre organizatie, in interiorul organizatiei si la iesirea din organizatie. De aceea exista patru categorii de personal, care sunt importante pentru planificarea resurselor umane. Acestea sunt:

* Personalul existent;

* Personalul nou recrutat;

* Angajatii potentiali;

* Personalul ce paraseste organizatia;

Fiecare dintre aceste categorii necesita adoptarea unor decizii importante si diferite de catre managerii direct raspunzatori, cateva dintre aceste decizii fiind prezentate in tabelul 1.

Tabelul 1 - Categorii de personal si deciziile aferente importante pentru planificarea    resurselor umane

Cine face planificarea?

Planificarea traditionala a resurselor umane este in mod natural initiata si condusa de catre departamentul de resurse umane. Totusi deoarece sunt necesare informatii din toate subunitatile organizatiei, anumiti manageri pot fi implicati in procesul de planificare fiind nevoie, uneori, implicarea mai adanca a unor manageri decat a altora. Planificarea strategica a resurselor umane implica participarea atat a managementul de varf, cat si a expertilor in resurse umane si se poate baza pe informatii ce provin de la diferite niveluri ale managementului.

Nu toate organizatiile se angajeaza in planificarea resurselor umane, desi din ce in ce mai multe organizatii fac aceasta in regular. Ca si in cazul multor activitati legate de resurse umane, este mult mai probabil ca firmele mari sa aiba sisteme de planificare a resurselor umane, decat firmele mici.

Cand se incheie planificarea?

In mod nominal, o organizatie face aceasta planificare o singura data pe an, dar pot fi aduse modificari de-a lungul anului pe baza informatiilor noi primite.

De exemplu, un esec neasteptat al unei afaceri indica faptul ca planurile de recrutare de personal pe termen scurt trebuie regandite. Procesul de planificare poate avea anumite termene in timp. De exemplu, organizatiile ce se afla in stadiul incipient de dezvoltare a functiei de planificare a resurselor umane, de regula, planificara pe termen scurt - doar un an in avans - si cu accent pe recrutare si reducere de personal. Organizatiile cu mai multa experienta in planificarea resurselor umane si cu nevoi mult mai complexe pot planifica si pentru doi, trei ani. Anumite organizatii se pot angaja in planificarea pe termen lung a resurselor umane - mai mult de trei ani.