DESCRIEREA SI ANALIZA POSTURILOR

DESCRIEREA SI ANALIZA POSTURILOR

1. Definirea postului

Fiecare angajat, in organizatia in care lucreaza, indeplineste un ansamblu de atributii, de care depinde realizarea obiectivelor stabilite.

Postul reprezinta un grup de sarcini, obligatii si responsabilitati similare pe care le indeplineste un salariat.

De multe ori termenii "post", "functie", "serviciu" sunt folositi unul in locul celuilalt (corespondentul in limba engleza este "job"). Totusi, intre ele exista unele diferente. Astfel, daca un atelier mecanic are cinci mecanici, putem spune ca pentru functia de mecanic exista cinci mecanici, putem spune ca pentru functia de mecanic exista cinci posturi.

Functia este definita prin activitatea pe care o presteaza o persoana, in mod sistematic si organizat, in schimbul unui salariu. Pentru realizarea unei functii pot exista unul sau mai multe posturi.

Serviciul se poate defini ca indatorire/ocupatie pe care o persoana o are in calitate de salariat.

Postul mai este definit ca o grupa de activitati careia ii sunt asociate indatoriri, sarcini si responsabilitati de indeplinit. Definirea unui post cuprinde analiza, descrierea si evaluarea acestuia.

"Analiza postului" este o investigatie sistematica a sarcinilor, indatoririlor si responsabilitatilor postului, precum si a indemanarii, cunostintelor si abilitatilor necesare postului ocupantului, pentru a-l face performant.

Rezultatele analizei postului sunt concretizate in "descrierea postului", respectiv si "specificarea postului", care include cerintele privind pregatirea, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile fizice si speciale necesare ocuparii postului respectiv. "Evaluarea postului" consta in determinarea complexitatii acestuia, comparativ cu alte posturi.

Orice actiune de definire a unui post poate da nastere unor probleme. Solutionarea unora se realizeaza datorita rutinei, experientei celui care face descrierea. Adesea se constata ca problemele ce par a fi de nerezolvat, sunt in realitate probleme puse in mod gresit, datorita necunoasterii realitatilor concrete sau grabei cu care se doreste obtinerea unei rezolvari.

Fara analiza rationala a posturilor, managerii nu vor putea aplica o politica concreta de personal, nu vor putea alege "omul potrivit pentru postul potrivit".

2. Metode folosite in analiza posturilor

Metodele folosite in analiza postului cer ca o persoana sa faca precizari asupra activitatilor specifice necesare pentru a indeplini postul. Aceste informatii pot fi oferite de ocupantul postului, de seful ierarhic sau de un analist. Pentru aceasta, se apeleaza la toate sursele existente, avandu-se in vedere avantajele si dezavantajele fiecareia.

De regula, analiza postului nu este un proces prea complicat. Totusi, investigatiile asupra continutului muncii vor fi astfel efectuate incat sa permita obtinerea informatiilor care sa ne arate de ce este facuta munca, cum este ea efectuata, ce calitatii sunt necesare pentru a o face.

Din punct de vedere al naturii activitatilor executate, analiza postului poate folosi metoda de studiu a miscarilor, utilizata indeosebi pentru personalul de executie din sectoarele de productie si metoda analizei functionale a muncii, care se axeaza pe sarcini si functii specifice postului. In acest caz, se vor specifica: ce utilizeaza; cum utilizeaza; ce metoda aplica; ce produse sau servicii rezulta.

Metodele de analiza a postului (vezi tabelul), utilizate in practica au, in ceea ce priveste precizia datelor obtinute si consumul de timp pentru elaborarea analizelor, o serie de avantaje si dezavantaje.

Subiectivismul celor care furnizeaza informatiile poate fi diminuat prin asigurarea unei indrumari si a unui control din partea analistului postului.

Analiza postului cere un inalt grad de cooperare si coordonare intre compartimentul personal si managerii operationali. Responsabilitatea pentru aceasta activitate revine celui care poate controla veridicitatea informatiilor folosite in analiza postului.

3. Descrierea postului

pentru a da angajatului mai multa responsabilitate si initiativa, este necesar sa se stabileasca un anumit cadru in care acesta sa raspunda de actiunile sale si sa-si dezvolte initiativa. La aceasta serveste si descrierea postului.

Angajatii unei organizatii sunt foarte sensibili la interesul pe care ceilalti il manifesta fata de munca lor. Ei vor sa stie de ce fac si cum trebuie sa faca un lucru. Punerea angajatilor in situatia de a sti ceea ce fac, pentru ce fac si cum trebuie facut este unul dintre obiectivele descrierii postului.

Descrierea postului se bazeaza pe concluziile rezultate in urma analizei postului, incluzand informatii referitoare la toate elementele ce caracterizeaza postul respectiv, precum si lista principalelor sarcini si responsabilitati.

A. Atitudinile salariatilor fata de descrierea postului

Cand se efectueaza descrierea unui post se are in vedere doua aspecte: reactia managerului si reactia angajatilor.

Reactia managerului. Managerul considera ca pentru a lucra in cunostinta de cauza, fiecare angajat trebuie sa cunoasca si sa inteleaga modul in care trebuie efectuata munca. El apreciaza ca orice actiune este si o creatie personala, necesitand o recompensa morala si una financiara, iar pentru aceasta, este necesar a se cunoaste utilitatea muncii proprii.

Reactia angajatilor. Angajatii pot fi interesati, din curiozitate sau din dorinta de a sti sa actioneze, indiferenti sau nemultumiti fata de intentiile managerului de a face descrierea posturilor pe care ei le ocupa.

Majoritatea angajatilor se tem de consecintele care ar rezulta din actiunea de descriere a postului. Ei se tem ca o asemenea descriere le poate limita initiativa, creativitatea si flexibilitatea pe care au avut-o pana in acel moment, ca vor putea fi controlati mai usor si vor putea fi acuzati ca gresesc sau ca nu obtin performantele dorite.

B. Continutul descrierii postului

Prin descrierea postului se precizeaza indatoririle postului, modul de indeplinire a acestora, necesitatea postului si codul. Descrierea postului este compusa din doua parti:

identificarea postului, care consta in stabilirea rolului si pozitiei acestuia, precum si in precizarea atributiilor ce ii revin;

specificarea postului, prin care se precizeaza cerintele privind educatia, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile necesare noului angajat pentru a putea ocupa postul respectiv.

Unele intreprinderi elaboreaza descrierea postului intr-un mod foarte restrictiv, punand in final clauze severe. Alte organizatii, refuza sa arate angajatului descrierea postului pe motivul ca aceasta ar putea refuza o sarcina suplimentara care nu este cuprinsa in descriere.

Descrierea postului se elaboreaza in aceeasi maniera, atat in intreprinderile mici, cu 20-30 de salariati, cat si in cele mari, cu mii de angajati. Diferenta intre cele doua situatii este ca in intreprinderile mari pot fi culese mai multe informatii si posturile pot fi mai specializate.

O descriere de post poate fi complicata sau simpla. Oricum s-ar elabora, continutul unei descrieri de post se preteaza la interpretari. De aceea, cu cat vor fi redactate mai clar si mai precis, cu atat va fi mai usor de respectat. Descrierea postului trebuie sa contina cerintele postului si nu cat de bine ar fi trebuit indeplinite sarcinile din acel post. Descrierile sunt intocmite uneori chiar inainte ca un post sa fie creat.

Se poate aprecia ca o descriere de post este arta celui ce o face, cu atat mai mult cu cat el se gaseste in fata mai multor informatii, are deja idei ce trebuie confruntate si din care sa rezulte exact elementele de care este nevoie. O descriere de post nu poate fi considerata o lista definitiva a indatoririlor de executat, trebuind sa fie actualizata, in functie de schimbarile care au loc in cadrul organizatiei.

Descrierea postului este cu mult mai dificila pentru posturile de conducere. Postul muncitorului si a supraveghetorului sau poate fi descris relativ usor. Cu cat angajatul se afla mai sus in ierarhia organizatiei, cu atat este mai dificila descrierea precisa a sarcinilor sale si a pasilor ce trebuie efectuati pentru realizarea lor. Deci, cu cat postul implica o raspundere mai mare, cu atat mai mari sunt ocaziile celui ce o executa de a incerca sa evadeze de la indatoririle sale. Pentru a diminua aceasta posibilitate, este necesar ca personalul de conducere sa precizeze in scris cea mai mare parte dintre sarcinile proprii sub forma de: obiective bine definite si exprimate cantitativ; strategii si planuri de lucru ce vor fi puse in aplicare pentru realizarea lor etc.

Daca sarcinile sunt astfel definite, masurate si consemnate in scris, managerul va putea evalua corect activitatea angajatilor, identificand usor meritele si greselile acestora.

C. Cerinte privind descrierea postului

Sursele de informatii. Este necesar ca informatiile colectate sa fie cat mai exacte. Ele pot fi obtinute atat de la angajati, care cunosc cel mai bine indatoririle si responsabilitatile postului respectiv, cat si din diferite documente. Cele mai bune rezultate sunt obtinute atunci cand descrierea postului se efectueaza la locul de munca, in timpul programului de lucru. In felul acesta exista siguranta ca nu sunt omise elementele esentiale despre postul respectiv. Cel care face descrierea postului stabileste volumul si tipul informatiilor pe care trebuie sa le colecteze, prelucreze si sa le analizeze.

Sprijinul angajatului. Inainte de a se efectua descrierea postului este necesar ca angajatii sa fie convinsi de utilitatea acestei actiuni, sa li se arate ca o descriere de post poate sa contribuie la cresterea satisfactiei in munca si nu la accelerarea ritmului de lucru.

Sprijinul angajatilor se poate obtine daca acestora li se explica scopul urmarit. Ei trebuie sa inteleaga faptul ca prin descrierea postului: se defineste cu claritate ce are de facut fiecare pentru a contribui la realizarea obiectivelor organizatiei; se cuantifica rezultatele pe care trebuie sa le obtina angajatul pentru ca activitatea lui sa fie profitabila pentru el si pentru el si pentru organizatie; este posibila finalizarea corecta a fiecarei activitati.

Persoana care face descrierea. In principiu, descrierea postului nu repeta informatiile culese in acest scop. Acestea sunt prelucrate de cel ce redacteaza descrierea postului. De aceea, redactarea descrierii postului se efectueaza de persoane abilitate in acest scop (analistul functiei). Sansa ca un specialist sa intocmeasca o descriere de post corecta este cu mult mai mare decat in cazul persoanelor fara experienta in domeniu.

Finalitatea descrierii postului. Descrierea postului depinde de natura activitatilor desfasurate si de scopul pentru care aceasta se intocmeste. In forma sa cea mai simpla, descrierea postului poate consta intr-un singur paragraf; in alte cazuri, poate cuprinde cateva pagini.

Pentru a avea garantia unei descrieri de post conforme cu realitatea, se vor respecta urmatoarele reguli:

sa se bazeze pe informatiile oferite de analiza postului;

sa contina toate punctele necesare scopului pentru care a fost elaborata;

sa foloseasca un stil concis, astfel incat din lectura ei sa poata fi identificat postul;

sa nu contina informatii contradictorii care pot lasa loc la interpretari;

sa defineasca clar sarcinile si limitele de responsabilitate, lasand fiecarui angajat maximum de libertate posibila de actiune, dar compatibila cu responsabilitatea celorlalti;

sa contribuie la aprecierea de catre angajat muncii prestate, nu ca pe o activitate de rutina ci ca pe o creatie personala;

sa ofere angajatului informatii noi si semnificative despre postul sau.

O activitate reusita de descriere a postului necesita o buna organizare, informatii concludente, specialisti care sa presteze munca si o motivare a acestora.

D. Impactul descrierii postului asupra performantelor

Modalitatile in care oamenii percep propria activitate si postul detinut au implicatii asupra performantei. Exista cel putin trei considerente pentru care este importanta descrierea postului:

descrierea postului permit aprecierea performantelor, indeosebi in acele posturi in care motivatia angajatului poate determina diferentieri substantiale. Diminuarea costurilor prin reducerea absenteismului si a fluctuatiei cer, de asemenea, o descriere corecta a postului;

descrierea postului poate afecta satisfactia in munca. Pentru ca oamenii sa fie satisfacuti in munca. Pentru ca oamenii sa fie satisfacuti este foarte important sa se identifice acele elemente care fac ca un post sa fie considerat bun;

descrierea postului influenteaza asigurarea sanatatii fizica si psihice.

Aspectele deosebite vizand postul, cum ar fi munca in stres, la presiune inalta, cu solicitarea, in mod deosebit, a auzului sau a mersului, trebuie neaparat specificate in descriere.

4. Reproiectarea postului

Continutul oricarei activitati poate fi imbunatatit prin diversificare (imbogatire orizontala), prin extindere la operatiile de proiectare, organizare, control (imbogatire verticala) sau prin combinarea celor doua directii.

Imbogatirea orizontala se realizeaza prin cresterea varietatii sarcinilor exercitate la un anumit nivel. De exemplu, fiecare muncitor de la linia de orizontal prin organizarea unor posturi de lucru care sa permita fiecarui muncitor sa asambleze intreg treningul.

Imbogatirea verticala a continutului muncii permite executantului sa participe la prevedere, organizare si control, activitati ce sunt rezervate managerilor. Muncitorii din exemplul de mai sus pot fi incurajati (in urma unei pregatiri suplimentare in domeniul tehnicilor de imbunatatire a metodelor de lucru) sa faca sugestii de perfectionare a tehnologiei si a organizarii muncii. Aceste sugestii pot fi colectate, analizate si puse in practica, daca este cazul, grupul de munca fiind informat periodic asupra aplicarii ideilor propuse. In felul acesta, muncitorii isi largesc continutul muncii, avand posibilitatea de a planifica, reorganiza si controla propria activitate.

Rezulta ca reproiectarea postului este necesara in cazul in care competenta titularului unui post sporeste, astfel incat ii permite sa indeplineasca atributii mai complexe, cu un grad marit de dificultate. Aceasta se poate realiza pe doua cai:

largirea continutului activitatilor postului, realizata prin acordarea unor sarcini mai complexe si cresterea responsabilitatilor; aceasta cale se recomanda pentru executantii de pe primul nivel al unei organizatii si are ca scop combaterea monotoniei muncii;

imbogatirea continutului activitatilor postului, prin care se urmareste completarea responsabilitatilor de executie cu activitati de conceptie si control.