Analiza si evaluarea posturilor

Analiza si evaluarea posturilor

Analiza postului consta in identificarea sistematica a sarcinilor, indatoririlor si responsabilitatilor care revin unui post precum si a calificarii necesare (identificarea nivelului de pregatire necesar pentru a ocupa postul) titularului postului respectiv pentru a fi performant.

Realizarea unei analize fundamentate presupune gasirea raspunsurilor la o serie de intrebari, ca de exemplu:

Care sunt activitatile ce trebuie realizate in cursul unei zile de lucru?

Care sunt rigorile activitatii respective?

Postul respectiv implica responsabilitati speciale?

Ce aptitudini sunt necesare pentru a ocupa postul?

Analiza postului presupune colectarea tuturor informatiilor referitoare la caracteristicile postului:

Informatii care se refera la diferentierea postului in cauza de alte posturi;

Informatii referitoare la activitatile pe care le presupune acel post (intereseaza atat calitatea cat si cantitatea acestora);

Informatii cu privire la cerintele de comportare/conduita;

Informatii despre conditiile specifice de munca;

Informatii legate de performantele asteptate;

Informatii legate de instrumentele, masinile si utilajele folosite;

Informatii despre legaturile acelui post cu alte posturi (atat pe orizontala cat si pe verticala).

In general, aceste informatii duc la constituirea a ceea ce se cheama fisa de post. Informatiile de mai sus ne ajuta si la identificarea persoanei care ar putea ocupa acel post. Analiza postului este o activitate continua, presupune deseori reproiectarea postului in functie de aparitia unor conditii si cerinte noi in respectiva activitate. Fisa postului nu este o metoda de analiza a postului ci este rezultatul analizei de post. Pentru a putea efectua analiza de post avem la dispozitie mai multe metode, metode care in fond cer unei persoane sa faca precizari asupra activitatii specifice si a cerintelor postului. Aceste informatii nu sunt oferite de orice persoana din cadrul firmei/organizatiei (O). Astfel de informatii ne sunt furnizate de:

Ocupantul postului;

Seful ierarhic (al ocupantului respectivului post);

Specialistul in domeniu;

Analistul sau psihologul ocupational.

Metode de analiza a postului

I Observatia - este realizata, in general, de seful direct sau de analist si poate fi continua sau instantanee. Legat de domeniul RU precizam ca observatia este limitata din punct de vedere informational (de exemplu, in cazul postului de operator PC, observatia nu surprinde decat aspecte superficiale).

II Autofotografierea - este relizata de ocupantul postului. Aceasta metoda are "pacatul" de a fi extrem de subiectiva. Metoda consta in furnizarea de cate ocupantul postului de informatii privind sarcinile ce ii revin si modul in care le le rezolva. Din dorinta de a apare intr-o lumina mai favorabila in fata sefilor, in general, ocupantii posturilor au tendinta de a exagera datele cu privire la sarcinile ce le revin. Acest fapt poate conduce la stecurarea unor erori in analiza postului. Aceasta metoda este utilizata cu precadere in activitatile productive (mai ales in cazul celor cu grad inalt de dificultate fizica). Ca si in cazul observatiei, in cazul autofotografierii se recomanda coroborarea metodei cu alte metode mai obiective.

III Interviul - asigura o obiectivitate mai mare a informatiilor dar nu poate surprinde totalitatea elementelor functionale si structurale ale unui post. Interviul este, in general, realizat individual.

Obs. Interviul de grup este realizat cand avem mai multe posturi cu acelasi specific. In cazul interviurilor de grup gradul de obiectivitate este mai mare comparativ cu interviurile individuale.

IV Studiul miscarilor (metoda utilizata intr-o forma empirica de pe la 1870) - este realizata de seful direct in colaborare cu analistul. Este o metoda obiectiva insa aria sa de aplicabilitate este restransa, de obicei, asupra personalului de executie si nu a celui de conceptie. Metoda consta in inventarierea tuturor miscarilor (de la acte simple pana la comportamente complexe) ce intervin in rezolvarea sarcinilor postului. Al II-lea obiectiv al metodei este surprinderea eficacitatii uneltelor (echipamentelor tehnice) in timpul actelor si comportamentelor intreprinse de ocupantul postului.

V Chestionarul de analiza a postului - (metoda cea mai utilizata in Occident) in realizarea chestionarului sunt implicate cele patru persoane care pot sa ofere informatii despre post (ocupantul postului, seful sau direct, specialistul in domeniu, psihologul ocupational). Fiind foarte complex, chestionarul este fragmentat, se aplica in mai multe etape.

Principii de constructie a chestionarului

Segmentul 1 - surprinde aspecte referitoare la calificare/specializare, indemanare. Presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

vizeaza educatia (in cele doua paliere ale sale):nivelul informatiilor generale, nivelul informatiilor specifie. Aproximativ 11 intrebari.

vizeaza cunostintele referitoare la echipamente, tehnologii si produse de activitate. Ex.: gradul de familiaritate cu acele echipamente, cunoasterea performantelor echipamentelor, indici de schimbare a acelor echipamente, tehnologii si procese.

vizeaza utilizarea mijloacelor tehnice. Aproximativ 30 de intrebari.

vizeaza cunostintele despre materialele utilizate in activitatea postului.

cuprinde intrebari ce se refera la dexteritati/abilitati (natura acestora, frecventa utilizarii lor etc.)

Obs. Pe baza raspunsurilor obtinute se pot lua o serie de masuri ergonomice: renovarea, restructurarea postului.

Segmentul 2 - se refera la responsabilitati. Pasi:

vizeaza responsabilitatile materiale-natura materialelor, valoarea, pierderea, distrugerea materialelor, modul de inlocuire, masuri de remediere a acestor pierderi materiale.

vizeaza responsabilitatile referitoare la echipamente: tehnologie, costuri de inlocuire a echipamentelor, costuri de reparatie etc.

vizeaza influenta postului asupra altor operatii. Ne intereseaza: ce operatii sunt influentate direct de acel post si in ce masura, daca apar erori in aceste relatii si daca da care sunt cauzele lor, cum pot fi ele remediate.

vizeaza responsabilitatile pentur reclamatiile beneficiarilor. Ne intereseaza:natura nemultumiriloor, frecventa lor, tipurile de greseli, modalitati de remediere, costuri implicate.

vizeaza coordonarea activitatii. Ne intereseaza: tipul de activitate (independenta sau de echipa), tipul de supraveghere a activitatii, timpul acordat fiecarei activitati, masuri ce pot fi luate pentru a creste eficienta activitatii.

vizeaza deciziile. Ne intereseaza: relatiile dintre natura muncii si tipul de decizie, gradul de repetabilitate, rutina si diversificarea lucrarilor, numarul de decizii proprii fiecarui ocupant de post, rata erorii in aceste decizii, cine constata erorile cfe apar in proesele decizionale.

Segmentul 3 - vizeaza cerintele fizice

monotonia - operatii repetabile, cicluri de repetare (exista doua tipuri de repetare: timp scurt-sub 5 minute si timp lung-mai mare de 5 minute), durata activitatii, durata pauzelor, activitati de recuperare.

pozitia de lucru - descrierea pozitiei, timpul lucrat, conditii pentru imbunatatirea pozitiei de lucru.

forta fizica necesara desfasurarii activitatii - descrierea activitatilor ce solicita efort fizic (descrierea obiectelor cu o greutate mai mare de 20 kg. la barbati si 12 kg. la femei), frecventa acestor activitati dificile, durata efectiva a acestor activitati, timpul neesar pentru pauza, modalitati de reducere a utilizarii puterii.

starea de sanatate necesara desfasurarii activitatii respective (se bazeaza pe fisa medicala).

tipul de efort pe care il presupune activitatea in postul respectiv.

Segmentul 4 - cerinte psihice. Ne intereseaza parametrii senzoriali, intelectuali si aptitudinali optimi pentru activitatea respectiva.

Segmentul 5 - conditii de lucru.

conditiile deosebite de lucru: temperatura, umiditate, zgomot, viteza de circulatie a aerului, vibratii etc. Cat timp isi fac simtita prezenta acesti factori?

riscuri - de accidente, masuri de prevenire existente sau necesare, boli profesionale cu incidenta, riscuri specifice ce au un caracter spontan.

Segmentul 6 - masurile de motivare si retribuire existente sau posibile, aspectele legate de timpul total de lucru, perioade de concediu legal (optim in functie de specificul activitatii) numarul de zile libere neoficiale.

Pentru a creste fidelitatea datelor obtinute, chestionarul terbuie aplicat nu doar ocupantului postului respectiv ci si sefului sau direct. Dezavantajul acestei metode este faptul ca acesta (chestionarul) ete specializat pe natura si calitatea activitatii, el neaducand informatii despre locul si rolul angajatului in O. Din acest motiv este necesar ca rezultatele chestionarului sa fie corelate cu cele ale unui interviu care sa vizeze relatiile si rolul angajatului.

Ghid de interviu

de la cine primeste sarcina;

cine este seful sau direct;

cui da sarcini;

de la cine primeste explicatii;

cui da explicatii;

pe cine consulta pentru rezolvarea activitatilor specifice;

cine il ajuta efectiv in rezolvarea problemelor;

ce lucrari executa;

cine mai executa acele lucrari;

exista vre-o diferenta intre rezultatele lui si ale altora care executa acelasi tip de activitate;

dintre alte lucrari executate de alte persoane, pe care le considera ca pot fi executate de el mai bine;

care lucrari/sarcini ii par inutile;

care lucrari ar trebui incluse pentru a creste perdormanta;

care lucrari sunt preferate de el;

care sunt lucarile pe care doreste cel mai putin sa le execute;

care sunt lucrarile care il obosesc cel mai mult;

cine este cel mai performant coleg din compartiment;

ce ii lipseste pentru a avea o activitate mai performanta;

ce calificativ acorda activitatii prestate de el;

cat timp ar mai dori sa activeze in acelasi post;

in ce post din O considera ca s-ar simtii mai bien.

Evaluarea posturilor

Activitatea de evaluare a posturilor are ca finalitate stabilirea unei ierarhii a posturilor in O. Aceasta ierarhie conduce la realizarea unui sistem corect de recompensare, a unui sistem de promivare si a unui sistem de pregatire sau specializare necesar O pentru a se dezvolta. Evaluarea postului decurge din analiza postului. Evaluarea nu vizeaza angajatul ca persoana concreta ci dexteritatile pe care acesta trebuie sa le aiba si importanta postului in O.

In realizarea evaluarii se folosesc urmatoarele metode:

Metoda clasificarii predeterminate a posturilor - are un caracter relativ subiectiv si este utila doar in cazul O mici (max. 60 membri). Aceasta metoda vizeaza, in general, incadrarea fiecarui post intr-o clasificare bazata pe un grup de factori. Cei mai utilizati factori sunt:

a.       Responsabilitatea;

b.      Indemanarea;

c.       Experienta;

d.      Volumul de munca;

Dupa ce se identifica grupul de factori se trece la proiectarea gradelor de dificultate. Ex.: factorul educatie intr-o editura (exista 4 grade de dificultate)

Primul grad:

Executa operatiunea cu masini si echipamente simple;

Indeplineste comisioane si-i ajuta pe altii;

Are indatoriri usoare de invatat;

Nu necesita experienta si calificare.

Gradul 2:

Executa operatiuni de rutina;

Se cer unele cunostinte privind regulile si procedurile de activitate in O;

Se cere o anumita experienta;

Nu necesita calificare.

Gradul 3:

Executa operatiuni de rutina dar se cer cunostinte specifice;

Necesita specializare in echipament;

Necesita calificare;

Necesita cunostinte despre domeniul specific de activitate.

4. Gradul 4

executa activitati de conceptie;

indruma pe altii;

poseda cunostinte considerabile intr-un domeniu specific;

necesita o perioada de demonstrare a capacitatii in domeniu;

caracterizat de spirit organizatoric.

Este cea mai simpla metoda de evaluare, nu necesita formule si calcule specializate ci doar separarea activitatilor dupa gradul de pregatire, executie si performanta. Metoda se preteaza pentru O care au ca domeniu de activitate activitatile productive.

2. Metoda clasificarii pe puncte - se poate utiliza atat pentru O mici cat si pentru cele medii sau mari. Este o metoda foarte obiectiva. Consta in aprecierea dificultatii postului printr-un numar de puncte care rezulta din insumarea punctelor aferente factorilor de complexitate sau dificultate a activitatii. Literatura de specialitate (anglosaxona) considera 4 factori de dificultate:

indemanare;

responsabilitate;

efort;

conditiile postului.

Acesti factori sunt detaliati in sub factori:

Indemanare:

cunostinte;

experienta;

initiativa;

ingeniozitate.

Responsabilitate:

responsabilitate pentru politica O;

responsabilitate pentru fondurile banesti ale O;

abilitate manageriala;

colaborare.

Efort:

efort fizic;

efort intelectual.

Conditiile postului:

conditii de munca;

riscuri inevitabile.

Fiecarui factor i se acorda un numar de puncte in functie de ponderea importantei lui in productivitate. Apoi aceste puncte atribuite factorului sunt repartizate prin progresie aritmetica ori geometrica fiecarui subfactor.

Ex.: O societate de electricitate di USA. Dintr-un total de 500 de puncte se acorda 50% din ele pentru factorul 1, 20% pentru factorul 2, 15% pentur factorul 3 si 15% pentru factorul 4. Fiecare subfactor este detaliat in 4 grade de manifestare (de la minim la maxim). De pilda:

Gradul 1 (minimal) vizeaza cunostintele echivalente cu 2 ani de liceu, persoana sa poata citi si scrie, cat si calculul cu cele 4 operatii de baza (adunare, scadere, inmultire, impartire).

Gradul 2: cunostinte echivalente cu 4 ani de liceu, calculul cu fractii, operare calculator.

Gradul 3: cunostinte echivalente cu scoala postliceala, contabilitate, cunostinte minimale despre specificul activitatii, specializare in specializare in programele informatice utilizate.

Gradul 4: cunostinte echivalente cu 2 ani de facultate, cunostinte necesare elaborarii de statistici, de rapoarte, informatii pentru supervizarea activitatilor specifice compartimentului, stil managerial.

S-a obtinut urmatoarea ierarhie a posturilor:

Directori -minim 388 puncte, maxim 500 puncte;

subdirectori, maistri - de la 300 puncte;

muncitori calificati - de la 255 puncte;

specialisti de compartiment - de la 215 puncte;

functionari - 205 puncte;

muncitori necalificati - de la 148 puncte.