CONTABILITATEA SI FISCALITATEA DECONTARILOR CU PERSONALUL SI CU BUGETELE DE ASIGURARI SOCIALE

1. Contabilitatea decontarilor cu personalul

Contabilitatea sintetica a decontarilor cu personalul se realizeaza cu ajutorul grupei 42 "Personal si conturi asimilate", care cuprinde urmatoarele conturi:

421 "Personal - salarii datorate"

423 "Personal - ajutoare materiale datorate"

424 "Prime reprezentand participarea personalului la profit"

425 "Avansuri acordate personalului"

426 "Drepturi de personal neridicate"

427 "Retineri din salarii datorate tertilor"

428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul"

Contul 421 "Personal - salarii datorate"

Tine evidenta decontarilor cu personalul pentru drepturile salariale cuvenite acestuia in bani sau in natura, inclusiv a adaosurilor si premiilor achitate din fondul de salarii pentru munca prestata.

Dupa continutul economic este un cont de relatii cu tertii exprimand datorii.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu:

- salariile si alte drepturi cuvenite personalului datorate de intreprindere:

641 "Cheltuieli cu salariile personalului" = 421 "Personal - salarii datorate"

In debitul contului se inregistreaza:

- retinerile din salarii reprezentand avansuri, contributia personalului la asigurarile sociale, contributia pentru fondul de somaj, contributia la asigurarile sociale de sanatate, impozitul pe salarii, precum si alte retineri datorate tertilor:

421 "Personal - salarii datorate" = %

425 "Avansuri acordate personalului"

427 "Retineri din salarii datorate tertilor"

428 "Alte datorii si creante in legatura

cu personalul"

431 "Asigurari sociale"

437 "Ajutor de somaj"

444 "Impozitul pe venituri de natura salariilor"

- valoarea produselor acordate salariatilor ca plata in natura:

421 "Personal - salarii datorate" = 345 "Produse finite"

- sumele reprezentand drepturi de personal neridicate:

421 "Personal - salarii datorate" = 426 "Drepturi de personal neridicate"

- salarii nete achitate personalului:

421 "Personal - salarii datorate" = %

512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

Soldul creditor al contului reflecta drepturile salariale datorate personalului.

Exemplu: O intreprindere acorda lunar salariatilor sai avantaje in natura reprezentand produse finite la pretul de vanzare de 400 lei plus TVA, pretul de inregistrare in contabilitate al acestora fiind 280 lei.

- cheltuieli salariale privind avantajele acordate salariatilor in natura:

641 "Cheltuieli cu salariile = 421 "Personal - salarii datorate" 400

personalului"

- diminuarea datoriilor salariale cu valoarea avantajelor in natura acordate:

421 "Personal - salarii datorate" = 701 "Venituri din vanzarea 400

produselor finite"

- TVA aferenta produselor finite acordate ca avantaje in natura se include in cheltuieli, care sunt nedeductibile fiscal, daca valoarea avantajelor nu a fost impozitata prin retinere la sursa:

635 "Cheltuieli cu alte impozite, = 4427 "TVA colectata" 76

taxe si varsaminte asimilate"

- descarcarea gestiunii de produsele acordate ca avantaje in natura:

711 "Variatia stocurilor" = 345 "Produse finite" 280

Contul 423 "Personal - ajutoare materiale datorate"

Tine evidenta ajutoarelor de boala, pentru incapatate temporara de munca, pentru ajutoarele de deces si a altor ajutoare acordate salariatilor.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu:

- ajutoarele materiale suportate din contributia unitatii pentru asigurarile sociale, precum si alte ajutoare acordate suportate de intreprindere:

% = 423 "Personal - ajutoare materile datorate"

431 "Asigurari sociale"

645 "Cheltuieli privind asigurarile

si protectia sociala"

In debitul contului se inregistreaza:

retinerile din ajutoarele materiale reprezentand avansuri, contributia personalului la asigurarile sociale, impozitul pe salarii, precum si alte retineri datorate tertilor:

423 "Personal - ajutoare = %

materiale datorate" 425 "Avansuri acordate personalului"

427 "Retineri din salarii datorate tertilor"

444 "Impozitul pe venituri de natura salariilor"

- valoarea ajutoarelor materiale achitate personalului:

423 "Personal - ajutoare = %

materiale datorate" 512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

- valoarea ajutoarelor materiale neridicate in termen:

423 "Personal - ajutoare = 426 "Drepturi de personal neridicate"

materiale datorate"

Soldul contului este creditor si reflecta ajutoarele materiale datorate salariatilor.

Contul 424 "Prime reprezentand participarea personalului la profit"

Evidentiaza stimulentele acordate personalului din profitul realizat de intreprindere.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu:

- sumele repartizate personalului din profitul intreprinderii:

117 "Rezultatul reportat" = 424 "Participarea personalului la profit"

In debitul contului se inregistreaza:

- impozitul aferent sumelor repartizate din profitul retinut de intreprindere:

424 "Participarea personalului = 444 "Impozitul pe venituri de natura la profit" salariilor"

- sumele achitate personalului ca stimulente din profitul realizat:

424 "Participarea personalului la profit" = %

512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

- sumele cuvenite din profit, dar neridicate de personal:

424 "Participarea personalului = 426 "Drepturi de personal

la profit" neridicate"

Soldul creditor al contului reprezinta stimulentele din profit datorate personalului.

Exemplu:

Adunarea generala a asociatilor hotaraste acordarea celor trei salariati a unor premii de cate 600 lei, avand ca sursa profitul net.

Se intocmeste statul de plata privind premiile acordate:

2) Se scriu formulele contabile aferente premiilor acordate:

- repartizarea profitului pentru stimulente acordate salariatilor:

129 "Repartizarea profitului" = 117 "Rezultatul reportat" 1800

- intocmirea documentelor pentru acordarea stimulentelor din profit:

117 "Rezultatul reportat" = 424 "Participarea personalului la profit" 1800

- impozitul retinut in cota de 16%:

424 "Participarea personalului = 444 "Impozitul pe venituri de natura 288 la profit" salariilor"

- achitarea in numerar a premiilor:

424 "Participarea personalului = 531 " Casa" 1512

la profit"

- varsarea impozitului la bugetul statului:

444 "Impozitul pe venituri de natura = 512 "Conturi curentela banci" 288

salariilor"

Contul 425 "Avansuri acordate personalului"

Tine evidenta avansurilor acordate personalului in cursul lunii curente.

Dupa continutul economic este un cont de creante fata de personal.

Dupa functia contabila este un cont de activ.

In debitul contului se inregistreaza:

- avansurile acordate personalului:

425 "Avansuri acordate = %

personalului" 512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

- avansuri neridicate:

425 "Avansuri acordate = 426 "Drepturi de personal

personalului" neridicate"

In creditul contului se inregistreaza sumele retinute pe statele de salarii sau din ajutoare materiale reprezentand avansurile acordate:

% = 425 "Avansuri acordate personalului"

421 "Personal - salarii datorate"

423 "Personal - ajutoare materiale

datorate"

Soldul debitor al contului reflecta avansurile acordate personalului si nedecontate.

Contul 426 "Drepturi de personal neridicate"

Evidentiaza drepturile de personal neridicate in termenul legal.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu :

sumele datorate personalului, cu titlu de salarii, sporuri, adaosuri, stimulente, ajutoare de boala si alte drepturi neridicate in termen:

= 426 "Drepturi de personal neridicate"

421 "Personal - salarii datorate"

423 "Personal - ajutoare materile

datorate"

424 "Participarea personalului

la profit"

425 "Avansuri acordate

personalului"

In debitul contului se inregistreaza:

- sumele achitate personalului din cele neridicate anterior:

426 "Drepturi de personal = %

neridicate" 512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

- drepturile de personal neridicate si prescrise:

426 "Drepturi de personal = 7588 "Alte venituri din exploatare"

neridicate"

Soldul contului este creditor si reprezinta drepturile de personal neridicate.

Contul 427 "Retineri din salarii datorate tertilor"

Evidentiaza sumele retinute din salariile personalului ca fiind datorate tertilor.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu :

- sumele retinute personalului, datorate tertilor, cu titlul de chirii, cumparari cu plata in rate si alte obligatii fata de terti:

% = 427 "Retineri din salarii

421 "Personal - salarii datorate" datorate tertilor"

423 "Personal - ajutoare materile

datorate"

In debitul contului se inregistreaza sumele achitate tertilor, reprezentand retineri si popriri:

427 "Retineri din salarii = %

datorate tertilor" 512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

Soldul contului este creditor si reflecta sumele retinute personalului reprezentand datorii fata de terti.

Contul 428 "Alte datorii si creante in legatura cu personalul"

Se dezvolta in doua conturi sintetice de gradul II:

4281 " Alte datorii in legatura cu personalul"

4282 " Alte creante in legatura cu personalul"

Contul 4281 " Alte datorii in legatura cu personalul" reflecta decontarile cu salariatii la inchiderea exercitiului pentru a permite inregistrarea cheltuielilor aferente exercitiului expirat precum si alte datorii fata de personal.

Dupa functia contabila este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu :

- sumele datorate salariatilor pentru care nu s-au intocmit state de plata, determinate de activitatea exercitiului care urmeaza sa se incheie, inclusiv concediile de odihna neefectuate pana la expirarea anului:

641 "Cheltuieli cu salariile personalului" = 4281 "Alte datorii in legatura

cu personalul"

- garantiile gestionare retinute personalului :

421 "Personal - salarii datorate"= 4281 "Alte datorii in legatura cu personalul"

In debitul contului se inregistreaza:

- sumele achitate personalului reprezentand datorii fata de acesta, inclusiv garantiile restituite:

4281 "Alte datorii in legatura = %

cu personalul" 512 "Conturi curente la banci"

531 "Casa"

- valoarea datoriilor fata de personal prescrise sau anulate:

4281 "Alte datorii in legatura = 7588 "Alte venituri din exploatare"

cu personalul"

Soldul contului este creditor si reflecta sumele datorate personalului.

Contul 4282 " Alte creante in legatura cu personalul"

In debitul contului se inregistreaza:

sumele reprezentand datoriile personalului fata de unitate, cu titlu de chirii, imputatii si alte debite ce devin venituri ale unitatii inclusiv TVA:

4282 "Alte creante in legatura = %

cu personalul" 706 "Venituri din redevente, locatii de

gestiune si chirii"

708 "Venituri din activitati diverse"

7588 "Alte venituri din exploatare"

4427 "TVA colectata"

avansurile de trezorerie ridicate in cursul anului si nejustificate de personal:

4282 "Alte creante in legatura = 542 "Avansuri de trezorerie"

cu personalul"

- debitele din ajutoare de boala necuvenite si datorate de personal unitatii:

4282 "Alte creante in legatura = 4381 "Alte datorii sociale"

cu personalul"

Se crediteaza cu :

sumele incasate sau retinute de la salariati:

% = 4282 "Alte creante in legatura

531 "Casa"    cu personalul"

421 " Personal - salarii datorate"

423 "Personal - ajutoare datorate"

Soldul contului este debitor si reprezinta creantele fata de personal.

2. Contabilitatea decontarilor cu asigurarile sociale, asigurarile sociale de sanatate si fondul de somaj

Entitatile economice datoreaza organismelor de asigurari si protectie sociala contributii suportate atat prin efectuarea cheltuielilor de exploatare ale unitatii, cat si retineri din drepturile salariale cuvenite personalului.

Contributiile de asigurari sociale datorate de personal se retin de angajator prin stopaj la sursa si impreuna cu contributiile datorate de acesta se vireaza pana la data platii chenzinei a II-a, dar nu mai tarziu de 25 a lunii urmatoare pentru luna expirata. Neplata contributiei la asigurarile sociale la termenele prevazute genereaza plata unor majorari calculate pentru ficare zi de intarziere, incepand cu ziua urmatoare celei in care datoria este scadenta pana la data achitarii integrale a sumei datorate, potrivit reglementarilor privind executarea creantelor bugetare. Prin "zi de intarziere" se intelege fiecare zi calendaristica.

Majorarile de intarziere sunt cheltuieli nedeductibile fiscal ceea ce determina excluderea lor la calculul rezultatului rezultatului fiscal (impozabil) ceea ce va conduce la un impozit pe profit suplimentar.

Debitele provenind din contributia restanta si majorarile de intarziere aferente se urmaresc pe cel mult 5 ani in urma de la data constatarii. Inceperea procedurii de executare silita intrerupe cursul prescriptiei.

Contabilitatea decontarilor privind asigurarile sociale si asigurarile de sanatate precum si alte fonduri de protectie sociala se tine cu ajutorul grupei 43 "Asigurari sociale, protectie sociala si conturi asimilate" prin conturile:

431 "Asigurari sociale"

437 "Ajutor de somaj"

438 "Alte datorii si creante sociale"

Contul 431 "Asigurari socile"

Tine evidenta decontarilor privind contributia angajatorului si a personalului la asigurarile sociale inclusiv contributia pentru asigurarile de sanatate.

Se dezvolta in mai multe conturi sintetice de gradul II:

4311 "Contributia unitatii la asigurarile sociale"

4312 "Contributia personalului la asigurari le sociale"

4313 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate"

4314 "Contributia angajatilor pentru asigurarile sociale de sanatate"

Dupa continutul economic sunt conturi de relatii cu bugetul asigurarilor sociale exprimand datorii.

Dupa functia contabila sunt conturi de pasiv.

Se crediteaza cu :

contributia datorata de angajator la asigurarile sociale:

6451 "Contributia unitatii = 4311 "Contributia unitatii la

la asigurarile sociale" asigurarile sociale

- contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate:

6453 "Contributia angajatorului = 4313 "Contributia unitatii pentru asigurarile sociale pentru asigurarile sociale

de sanatate" de sanatate"

- contributia personalului la asigurarile sociale:

% = 4312 "Contributia personalului la

421 "Personal - salarii datorate" asigurarile sociale"

423 "Personal - ajutoare datorate"

- contributia personalului la asigurarile sociale de sanatate:

421 " Personal - salarii datorate" = 4314 "Contributia angajatilor

pentru asigurarile sociale

de sanatate"

In debitul contului se inregistreaza:

- sumele achitate asigurarilor sociale si asigurarilor de sanatate:

431x "Asigurari sociale" = 512 "Conturi curente la banci"

sumele datorate personalului ca ajutoare sociale, care se suporta din asigurari sociale:

431x "Asigurari sociale" = 423 "Personal - ajutoare materiale datorate"

- valoarea datoriilor sociale anulate:

431x "Asigurari sociale" = 7588 "Alte venituri din exploatare"

Soldul contului este creditor si reprezinta sumele datorate asigurarilor sociale si asigurarilor sociale de sanatate.

Contul 437 "Ajutor de somaj"

Reflecta contributia la ajutorul de somaj din partea angajatorului si a personalului.

Se dezvolta in doua conturi sintetice de gradul II:

4371 "Contributia unitatii la fondul de somaj"

4372 "Contributia personalului la fondul de somaj"

Dupa functia contabila sunt conturi de pasiv.

Se crediteaza cu :

sumele datorate de angajator pentru constituirea fondului de somaj:

6453 "Contributia unitatii    = 4371 "Contributia unitatii la

pentru ajutorul de somaj" fondul de somaj"

- sumele datorate de personal pentru constituirea fondului de somaj:

% = 4372 " Contributia personalului

421 "Personal - salarii datorate" la fondul de somaj"

423 "Personal - ajutoare datorate"

Se debiteaza cu :

- sumele virate pentru constituirea fondului de somaj, suportate atat de catre angajator, cat si de catre angajat:

437x "Ajutor de somaj" = 512 "Conturi curente la banci"

- valoarea datoriilor privind ajutorul de somaj anulate:

437x "Ajutor de somaj" = 7588 "Alte venituri din exploatare"

Soldul contului este creditor si reflecta ajutorul de somaj datorat fondului special constituit pentru protectia sociala a somerilor.

Contul 438 "Alte datorii si creante sociale"

Tine evidenta altor datorii si creante fata de organismele de asigurari sociale si protectie sociala.

Este un cont de relatii cu tertii exprimand creante si datorii sociale.

Se dezvolta in doua conturi sintetice de gradul II:

4381 "Alte datorii sociale"

4382 "Alte creante sociale"

Dupa functia contabila este un cont bifunctional.

Se crediteaza cu :

sumele reprezentand ajutoare sociale achitate in plus personalului, datorate asigurarilor sociale:

4282 "Alte creante in legatura = 4381 "Alte datorii sociale"

cu personalul"

- sumele incasate de la bugetul asigurarilor sociale:

512 "Conturi curente la banci" = 4382 "Alte creante sociale"

Se debiteaza cu :

- sumele datorate personalului, reprezentand ajutoare sociale, ce urmeaza a se incasa de la bugetul asigurarilor sociale:

4382 "Alte creante sociale" = 4281 "Alte datorii in legatura

cu personalul"

sumele virate asigurarilor sociale, sub forma de alte datorii:

4381 "Alte datorii sociale" = 512 "Conturi curente la banci"

valoarea datoriilor prescrise sau anulate privind asigurarile sociale:

4381 "Alte datorii sociale" = 7588 "Alte venituri din exploatare"

Soldul contului poate fi:

- creditor si reflecta alte datorii (obligatii) fata de bugetul asigurarilor sociale;

- debitor si reflecta alte drepturi (creante) ce urmeaza a se incasa de la bugetul asigurarilor sociale de stat.

Contabilitatea impozitului pe venituri de natura salariala

Impozitul pe venituri de natura salariala este un impozit direct, datorat bugetului de stat de catre persoanele fizice care desfasoara activitati in baza unui contract individual de munca si realizeaza venituri sub forma salariilor.

Impozitul lunar se determina astfel:

a) la locul unde se afla functia de baza, prin aplicarea cotei de 16% asupra bazei de calcul determinate ca diferenta intre venitul net din salarii, calculat prin deducerea din venitul brut a contributiilor obligatorii aferente unei luni, si urmatoarele:

- deducerea personala acordata pentru luna respectiva;

- cotizatia sindicala platita in luna respectiva;

- contributiile la schemele facultative de pensii ocupationale, astfel incat la nivelul anului sa nu se depaseasca echivalentul in lei a 200 euro;

b) pentru veniturile obtinute in celelalte cazuri, prin aplicarea cotei de 16% asupra bazei de calcul determinate ca diferenta intre venitul brut si contributiile obligatorii pe fiecare loc de realizare a acestora.

Platitorul este obligat sa determine valoarea totala a impozitului anual pe veniturile din salarii, pentru fiecare contribuabil.

Contribuabilii pot dispune asupra destinatiei unei sume reprezentand pana la 2% din impozitul stabilit , pentru sponsorizarea entitatilor nonprofit care functioneaza in conditiile Ordonantei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, cu modificarile si completarile ulterioare. Obligatia calcularii, retinerii si virarii acestei sume revine organului fiscal competent.

Platitorii de salarii si de venituri asimilate salariilor au obligatia de a calcula si de a retine impozitul aferent veniturilor fiecarei luni la data efectuarii platii acestor venituri, precum si de a-l vira la bugetul de stat pana la data de 25 inclusiv a lunii urmatoare celei pentru care se platesc aceste venituri.

Veniturile in natura se considera platite la ultima plata a drepturilor salariale pentru luna respectiva. Impozitul aferent veniturilor si avantajelor in natura se retine din salariul primit de angajat in numerar pentru aceeasi luna.

Imozitul pe veniturile din salarii se calculeaza si se retine lunar de angajatori pe baza statelor de salarii, la data ultimei plati a veniturilor din salarii aferente fiecarei luni, indiferent daca veniturile din salarii se platesc o singura data pe luna sau sub forma de avans si lichidare.

Informatiile referitoare la calculul impozitului pe veniturile din salarii se cuprind in fisele fiscale. Fisele fiscale se completeaza de angajator si se depun la organul fiscal in a carui raza teritoriala angajatorul isi are domiciliul fiscal sau este luat in evidenta, pana in ultima zi a lunii februarie a anului curent, pentru anul fiscal expirat.

In situatia in care se constata elemente care genereaza modificarea veniturilor din salarii pentru care angajatorul a efectuat calculul impozitului lunar, recalcularea drepturilor respective si stabilirea diferentelor de impozit constatate se efectueaza pentru luna la care se refera, iar diferentele de impozit rezultate vor majora/diminua impozitul datorat incepand cu luna constatarii.

Contabilitatea impozitului pe venituri de natura salariala se conduce cu ajutorul contului 444 "Impozitul pe venituri de natura salariala".

Este un cont de datorii cu functie contabila de pasiv.

Se crediteaza cu :

- sumele reprezentand impozitul pe venituri de natura salariilor retinute din drepturile banesti cuvenite personalului, potrivit legii:

% = 444 "Impozitul pe venituri

421 " Personal - salarii datorate" de natura salariilor"

423 "Personal - ajutoare datorate"

- sumele cu titlu de impozit datorat de catre colaboratori pentru prestatiile efectuate:

401 "Furnizori" = 444 "Impozitul pe venituri

de natura salariilor"

In debitul contului se inregistreaza:

- sumele virate bugetului de stat, reprezentand impozit pe veniturile de de natura salariala si alte drepturi similare:

444 "Impozitul pe venituri = 512 "Conturi curente la banci"

de natura salariilor"

valoarea datoriilor privind impozitul pe salarii anulate sau prescrise:

444 "Impozitul pe venituri = 7588 "Alte venituri din exploatare"

de natura salariilor"

Soldul contului este creditor si reflecta sumele datorate bugetului de stat reprezentand impozitul pe venituri de natura salariala.