CONECTAREA SECRETARIATELOR LA INTERNET

CONECTAREA SECRETARIATELOR LA INTERNET

1. Ce este Internetul?

Cresterea continua a numarului de informatii, utilizate ca factor de productie in toate domeniile de activitate a determinat o continua dezvoltare a informaticii ca stiinta de granita cu toate celelalte stiinte, pe masura diversificarii proceselor si fenomenelor economico-sociale, si a cresterii densitatii de cunostinte acumulate.

Memoria calculatorului electronic personal constituie un auxiliar pretios in "gospodarirea" informatiilor, dar insuficient pentru a face fata nevoilor din ce in ce mai mari. A aparut astfel necesitatea interconectarii mai multor memorii din acelasi domeniu sau din domenii diferite de activitate cu posibilitatea de utilizare avantajoasa de catre toti cei interconectati. Astfel a aparut internetul, institutie internationala care se bucura de o atentie deosebita tocmai pentru ca, fara a poseda cunostinte aprofundate de informatica, orice persoana sau institutie poate folosi serviciile care permit atat asimilarea cu usurinta a informatiei, cat si o comunicatie rapida. Asadar internetul reprezinta un ansamblu de retele de calculatoare interconectate care a luat o amploare deosebita in ultimii ani.

Cu ajutorul internetului se poate investiga situatia la bursa, se poate verifica un cont, se pot cunoaste preturile si tarifele unor produse si servicii de pe piata sau pur si simplu se poate "naviga' pe internet pentru a afla ultimele realizari din orice domeniu de activitate.

Este un instrument de acces la cantitati imense de informatii distribuite in toata lumea. Prin intermediul lui se pot transfera fisiere intre calculatoarele situate la distante foarte mari. In reteaua calculatoarelor interconectate acestea functioneaza 24 de ore pe zi din 24, sapte zile pe saptamana. Fiecare calculator numit "gazda' functioneaza intr-o structura precis delimitata, astfel incat nu exista confuzii in primirea sau expedierea informatiilor. Fiecare gazda este botezata de administratorul sistemului cu un nume unic in domeniul de care apartine.

Exemplu: pentru Romania = "ro". Corespondentii calculatoarelor "gazda" care reprezinta oferta sunt calculatoarele "client" care reprezinta cererea. Tipuri de conexiuni la internet:

conexiunea permanenta;

conexiunea directa pe linie telefonica;

conectarea ca terminal pe linie telefonica;

conexiunea de tip posta electronica.

Serviciile oferite de internet sunt:

posta electronica - e-mail;

telnet - conectarea utilizatorilor la noduri indepartate;

transferul de fisiere - FTP;

stiri, sesiuni de discutii.

2. Directii de utilizare a internetului in activitatea secretariatelor

Utilitatea conectarii secretariatelor la internet consta nu atat in perfectionarea muncii specifice secretariatelor, cat in gasirea de catre secretariate a informatiilor necesare pentru sistemul informatic si de decizie a-l conducerii, pe care o servesc.

Racordarea la internet permite secretariatelor sa obtina o gama larga de informatii utile procesului de perfectionare a activitatii manageriale din unitatea respectiva, indiferent de profilul domeniului din care face parte acesta.

Una din facilitatile pe care le ofera reteaua internet este alcatuirea unor bibliografii tematice selective. Orice manager care doreste sa recurga la ajutorul stiintei are nevoie, in primul rand, de o bibliografie axata pe tema dorita. O data cu bibliografia se pot cunoaste si locurile de unde pot fi procurate respectivele lucrari. In cazul unor deplasari de serviciu se poate afla orarul de plecari - veniri al diferitelor mijloace de transport (rutier, feroviar, aerian, naval) cu posibilitatile de procurare a legitimatiilor de calatorie si de rezervare a unor servicii hoteliere sau de alta natura.

Prin internet s-ar putea afla preturile materiilor prime si materialelor de aprovizionat sau preturile produselor finite de aceiasi categorie, dar fabricate de alti producatori. Se pot obtine si informatii cu privire la performantele si cuceririle tehnico-stiintifice din domeniul respectiv.

Pot fi aflate de asemenea situatiile existente la un moment dat de la bursa, starea unor indicatori pe piata marfurilor, a fortei de munca, a capitalurilor, piata financiara, se pot cunoaste cursurile valutare pentru diferite valute in comparatie cu moneda nationala si multe altele.

Pentru a gasi informatiile de care are nevoie conducerea, pentru buna desfasurarea a activitatii economice sau mai mult, pentru perfectionarea acesteia, este nevoie de pricepere (cunoasterea utilizarii sistemului internet, cunoasterea limbii engleze). Eforturile facute nu vor fi niciodata prea mari, deoarece avantajele informatiilor primite prin internet le vor compensa intr-un timp rapid, valoarea muncii de secretariat va creste implicit, iar unitatea va fi din ce in ce mai prospera.

Astazi fiecare institutie publica sau firma are pagina sa pe internet, de unde se pot afla informatii despre firma respectiva si despre locul unde este amplasat sau chiar despre orasul sau satul unde se gaseste acesta. Organizarea informatiilor pe Web este facuta sub forma de pagini dar care au dimensiuni diferite, in functie de marimea informatiei necesare pentru a defini o anumita unitate (prezentarea unui produs sau a unui serviciu, unei localitati, a unei societati sau institutii publice). Paginile care contin informatii necesare pentru prezentarea unei asemenea unitati poarta numele de "site". Continutul paginilor poate consta in texte, fotografii, schite, planse grafice, harti imagini video.