BIROTICA IN CADRUL FIRMEI

Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. In societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare.

Productivitatea muncii in acest sector a cunoscut o crestere mult mai lenta in comparatie cu celelalte sectoare. De aceea speranta cresterii productivitatii muncii este legata de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, in afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.

Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.

Reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei in activitatea administrativa.

Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei.

Scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

In actuala revolutie tehnico-stiintifica informatica, telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicatii in viata stiintifica, economica si sociala. In acest context a aparut o disciplina relativ recenta: birotica - termenul fiind introdus in limbajul cotidian in jurul anului 1976. Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou depasind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila o data cu raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor care au patruns in orice birou si in orice secretariat al unei organizatii sau institutii sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica s-a nascut din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de secretariat si de birou in toate domeniile de activitate.

Pe de alta parte, biroul in general, secretariatul in special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munca in societatea contemporana; secretariatul a capatat functii si roluri multiple si complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformari sunt valabile si in cazul societatii romanesti.

Principalele functii care revin secretariatului in prezent sunt urmatoarele: prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului.

Intrucat domeniile de aplicatie ale biroticii se refera la activitatile de birou, este necesar sa stim ceea ce se intelege printr-un birou.

Biroul este o celula suficient de autonoma pentru a-si ajusta singur ritmul de lucru in functie de necesitati, pentru a-si defini calitatea lucrarilor. intr-un birou pot lucra persoane cu diferite profesii iar activitatea biroului fiind cea care realizeaza integritatea si unitatea sa. Birotica foloseste diferite tipuri de informatii care circula in birouri si care pot fi clasificate in mai multe categorii:

texte (documente redactate de orice natura);

date (informatii numerice si alfa-numerice);

imagini (informatii vizuale, desene, fotografii);

vocea (informatii vocale sau sonore servind comunicarii om-om sau om-masina).

Tinand seama de acestea, birotica are aplicatii in urmatoarele domenii:

pregatirea documentelor - domeniul procesarii textelor sau imaginilor;

schimbul de informatii - domeniul telecomunicatiilor de birou;

difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei;

clasarea, arhivarea si accesul la dosare - domeniul micro-grafiei automatizate si al bazelor de date digitale sub forma magnetica sau optica;

planificarea activitatilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor si timpului;

manipularea datelor numerice - domeniul programarii informatice;

ajutor in luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale si al cercetarii operationale;

securitatea si controlul activitatilor de birou - domeniul procedurilor de organizare administrative;

cooperarea posturilor de lucru si a mediului ambiant al acestora- domeniul ergonomiei si al arhitecturii interioare a birourilor.

Activitatile care apar frecvent in birotica sunt in prima etapa: analizate, simplificate si apoi in etapa a doua automatizate si integrate in diferite domenii de activitate. Repetitivitatea relativa a unor activitati permite automatizarea flexibila a unor sarcini, adica automatizarea realizata direct de catre utilizator. Domeniile de aplicatie ale biroticii sunt multiple, in figura urmatoare sunt ilustrate principalele domenii de aplicatie ale biroticii.