DOCUMENTE CONTABILE

DOCUMENTE CONTABILE

Operatiunile economico-financiare care se refera la existenta si miscarea elementelor patrimoniale trebuie consemtate in scris in acte justificative in momentul efectuarii lor. Aceste acte se numesc generic documente de evidenta.

Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau netipizate.

Cele tipizate sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate. Informatiile din continutul acestor formulare pot fi fixe ( cu caracter repetitiv si general) si variabile ( specifice conditiilor concrete in care se produce operatiunea economico- financiara.

Informatiile pot fi reparizate sub forma de :

chestionar ( PV)

tabele ( state de plata)

prin gruparea pe zone ( factura)

Cele netipizate sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt

prestabilite iar folosirea lor este la latitudinea unitatii patrimoniale.

In functie de intocmire si rolul lor documentele contabile pot fi:

justificative- care asigura datele de intrare

registrele contabile prin care se realizeaza inregistrare si stocarea datelor in structura

proprie a contului si a sistemului de conturi

documentele de sinteza si raportare care se centralizeaza si transmit informatiile

CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

1. Dupa natura operatiunii inscrise in document:

documente privind mijloacele fixe se refera la existenta si miscarea mijloacelor fixe

( fisa mijloacelor fixe si proces- verbal de receptie). Mijloc fix este acela care are o

valoare mai mare de 9 milioane si o perioada de functionare mai mare de un an.

documente privind valorile materiale care atesta existenta intrarilor si iesirilor de

materii prime, materiale, marfuri, ambalaje( factura, AE, )

documente privind mijloacele banesti care se refera la incasarile si platile in numerar

si prin banca( chitantiere, OP, CEC, foi de varsamant)

documente privind evidenta muncii si a salariilor care se refera la timpul de munca

efectuat, la drepturile ce se cuvin pentru munca efectuata, platile salariilor ( foaia colectiva de prezenta, lista de avans chenzinal, statul de plata al salariatilor)

2. Dupa functia pe care o indeplinesc sunt:

documente de dispozitie care cuprind dispozitia data unei persoane sau unitatilor

pentru executarea unei anumite operatiuni economico- financiare, de plata sau incasare

documente de executie- consemneaza operatiunea financiara efectuata ( ex. raportul de

gestiune)

documentele mixte cuprind atit dispozitiile pentru executarea unei operatiuni cat si

confirmarea executarii operatiunilor inscrise in documente( dispozitii de incasare sau plata).

3. Dupa modul de intocmire si circulatie sunt documente interne care se intocmesc si circula in cadrul aceleiasi unitati( bonul de consum) si documente externe care se intocmesc de catre o unitate si se trimit altei unitati.
4. Dupa regimul de tiparire si folosire:

documente cu regim special care sunt inseriate, numerotate si contin mentiunea regim special care sunt in general acte referitoare la gestionarea valorilor materiale si banesti( chitante, AE, CEC, FF)

documente fara regim special care se intocmesc respectind normele generale privind intocmirea si circulatia documentelor( OP)

5. Dupa sfera de aplicare - sunt generale si comune care se folosesc de toate unitatile( FF, CH) si specifice unor activitati ( bon de casa, nota de plata)
6. Dupa modul de intocmire sunt documente primare care cuprind o operatiune economica ( CH, OP) si centralizatoare care insumeaza mai multe operatiuni ( borderou de incasari, jurnal de vanzare si de cumparare, registru de casa)

Intocmirea documentelor se face cu respectarea normelor metodologice de utilizare a formularelor

tipizate comune privind activitatea financiara si contabila elaborate de Ministerul Finantelor.

Verificarea documentelor se face inainte de inregistrarea lor si dupa inregistrarea in evidenta contabila. Se vor verifica: forma, calculele, precum si o verificare de fond care va urmari daca operatiunile respective respecta dispozitiile legale in vigoare si daca operatiunile au fost reale.

Erorile contabile cu ocazia intocmirii, verificarii si inregistrarii documentelor justificative se corecteaza prin taierea cu o linie a cifrei sau a textului gresit in toate exemplarele iar deasupra lor se va scrie corect care se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul si data corecturii.

Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind disponibilitatile banesti.

In cazul in care un astfel de document este gresit se anuleaza fara a se detasa din carnetul respectiv si se intocmeste alt document corect.

Pentru documentele care consemneaza operatiunile de predare- primire a valorilor materiale corectura trebuie confirmata prin semnatura celor doi- primitor- predator.

PASTRAREA DOCUMENTELOR

In functie de importanta si felul lor vor fi pastrate pe o perioada mai mica sau mai mare de timp conform normelor legale in vigoare.

In cursul anului de gestiune, documentele se pastreaza in cadrul fiecarui serviciu din unitate. Dupa expirarea anului documentele se predau la arhiva unde se indosariaza, se sigileaza si se numeroteaza si se inscrie in registrul de arhiva.

REGISTRE DE CONTABILITATE

Documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registre contabile care se prezinta sub forma de registre legate.

Principalele registre contabile sunt :

registrul jurnal

registrul inventar

registrul cartea mare

Asociatiile familiale si persoanele fizice autorizate ce desfasoara activitati independente pot sa

inregistreze operatiunile doar prin folosirea registrelor de incasari- plati ( obligatoriu).

Documentele contabile de sinteza sunt documente justificative care sunt centralizate periodic in

documente contabile de sinteza sau situatii financiare. Prin intermediul acestor documente datele inregistrate in contabilitate cu ajutorul . . . . . de conturi sunt prezentate ca un tot unitar sub forma de indicatori economico-financiari care caracterizeaza situatia patrimoniala si rezultatele obtinute.

Documentele de sinteza sunt:

bilantul contabil

contul de rezultate( contul de profit si pierdere)

raportul de gestiune

anexele la bilant