Aplicatii informatice specifice activitatii financiar - contabile

Societatea luata in studiu foloseste pentru evidenta contabila programul informatic WinMentor. Acest program, creat special pentru lucrul in retea, este realizat in mediul de programare vizuala Delphi si poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows '95, Windows '98, 2000, ME, XP sau NT. Interconectivitatea modulelor WinMENTOR si conectivitatea aplicatiei cu periferice de gestiune (case de marcat, cititoare de coduri de bare, cantare electronice, terminale de culegere de date, etc.) aduce in prim plan simplitatea culegerii datelor initiale si usurinta in transmiterea informatiilor si in manevrarea datelor contabile si de gestiune.

Programul este destinat utilizarii de catre firme cu profil de comert en-gros si en-detail, productie industriala si agricola, constructii, audit financiar-contabil, alimentatie publica, servicii etc.

Modulul principal ofera urmatoarele facilitati de gestionare:

Evidenta contabila :

poate tine evidenta pentru un numar nelimitat de firme;

asigura posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei, putand folosi analitice pe un numar nelimitat de niveluri;

calculeaza automat coeficientul diferentelor de pret la marfuri;

inchide automat conturile de venituri si cele de cheltuieli, precum si conturile de TVA.;

poate obtine balanta cumulata pentru firmele din cadrul unui grup.

Mijloace fixe este un modul care permite calculul automat al amortizarii in regim liniar, accelerat sau degresiv.

Stocuri. WINMENTOR rezolva integral problema stocurilor, in stransa legatura cu aspectul contabil. Cateva caracteristici ale programului in aceasta directie:

• evidenta multi-gestiune cantitativ-valorica sau global-valorica;
• descarcarea automata din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificare specifica;
• nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrari cu preturi diferite la acelasi articol nu se creeaza pozitii noi in nomenclator);
• posibilitatea inregistrarii automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc in parte;
• identificarea rapida a articolelor din stoc prin folosirea claselor de incadrare si a atributelor de caracterizare;
• folosirea de unitati de masura multiple, cu transformarea automata a cantitatii si a pretului pe baza paritatilor specificate;
• evidenta pe serii, termene de garantie si date de expirare;
• calculul coeficientului de diferente de pret in cazul evidentei global-valorice.

Furnizori si clienti - da posibilitatea impartirii in clase de incadrare pentru identificarea rapida a partenerilor, pastrand in nomenclatorul de parteneri o singura inregistrare indiferent de moneda tranzactiei sau de tipul contabil al partenerilor.

Incasari si plati :

permite legarea platilor si incasarilor de documentele primare care au generat obligatia de plata sau incasare;

evidentiaza operatiunile bancare aflate in curs;

gestioneaza complet avansurile de trezorerie prin plati, restituiri si justificarea sumelor cheltuite;

tipareste registre de casa si de banca in lei sau valuta.

Productie este un modul creat pentru a veni in intampinarea utilizatorilor ce si-au dezvoltat activitatea de productie si ofera posibilitatea asistarii utilizatorului in realizarea urmatoarelor etape:

pregatirea fabricatiei;

lansarea in productie;

urmarirea consumurilor de materiale si manopera si a productiei realizate;

transmiterea realizarilor lunare ale angajatilor in modulul Salarii;

postcalculul productiei lunare realizate conform programului de fabricatie;

evidenta realizarii productiei.

Salarii ofera posibilitatea calculului salariilor angajatilor, putand exporta fisele fiscale si declaratiile catre CAS in format electronic.

Casa de marcat este un modul care prezinta urmatoarele functii principale:

preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveste;

furnizarea raportului privind vanzarile din casa in orice moment al zilei fara sa intrerupa functionarea casei de marcat sau sa influenteze in vreun fel functionarea ei;

inregistrarea automata in contabilitate a monetarelor operate.

Liste si rapoarte rezolva problema legata de marea varietate a imprimantelor, permitand listarea in mod grafic sau mod text, pe format A4 pentru orice lista.

WinMENTOR-ul achizitionat este in varianta EXTINS si prezinta, pe langa varianta de baza, urmatoarele functii:

generarea de rapoarte noi, rapoarte manageriale in valuta, termene de plata si majorari de intarziere

evidenta vanzarilor pe agenti

evidenta profitului pe activitati

comenzi catre furnizori

comenzi de la clienti

comenzi interne de fabricatie

consumuri specifice

discount-uri automate la facturare

limitarea vanzarilor pe baza de credite acordate clientilor

evidenta stocurilor cu serii

termene de expirare

certificate de calitate

impartirea articolelor din stoc

parteneri

gestiuni pe clase de caracterizare

diferentierea articolelor din stoc dupa atribute specifice

facturarea abonamentelor

raportarea datoriilor la bugetul de stat

accesul la modulul de bugete si obiective, grafice, etc.

3.1 Clasificarea informatiilor activitatii financiar - contabile

Contabilitatea ofera, pe de o parte, informatii cu caracter public importante pentru partenerii intreprinderii si care se adreseaza mediului extern al companiei (institutiile statului, organele fiscale, bancile, partenerii de afaceri, clientii), oferind o imagine a patrimoniului intreprinderii. Aceste tipuri de informatii publice sunt sintetizate sub forma de rapoarte standardizate, reglementate legal: Contul de Profit si Pierdere, Bilantul Contabil si anexele aferente.

Pe de alta parte, contabilitatea ofera si informatii care sunt utilizate numai in interiorul intreprinderii si au caracter confidential, tinand de strategia adoptata de fiecare intreprindere: calculatia costurilor, stabilirea rentabilitatii produselor, lucrarilor si serviciilor etc. .

Am putea clasifica informatiile financiar contabile din diverse documente si surse in trei categorii esentiale:

1. Publice - care pot fi accesate de orice utilizator
2. Confidentiale - care pot fi accesate doar de angajatii firmei
3. Secrete - care pot fi accesate doar de o categorie de angajati ai firmei

3.2 Politica de securitate

Politica de securitate informationala cuprinde urmatoarele directii:

Ø      Securitatea fizica a mediului.

Ø      Controlul accesului la sistem

Ø      Protectie la conectarea la Internet

Pastrarea datelor a devenit o problema tot mai importanta atat din cauza faptului ca se manipuleaza un volum tot mai mare de date, dar si modului de accesare al acestor informatii care trebuie sa fie rapid, eficient. Principalele probleme de securitate au loc din cauza personalului. Acesta le produce cu sau fara intentie. Ele se produc in principal din neatentie sau din nestiinta prin: stergerea sau modificarea unor fisiere importante la care nu s-au facut copii de siguranta, accesarea unor pagini net cu risc ridicat, divulgarea accidentala a parolei de acces, dezactivarea antivirusului sau a altor sisteme de protectie, lasarea nesupravegheata a documentelor, instalarea de software fara licenta sau fara aprobare, introducerea accidentala a unor virusi.

Problemele pot fi si urmarea unor actiuni intentionate:

Sustragerea de informatii spre a fi vandute concurentei;

Distrugerea sau modificarea unor informatii pentru razbunare;

Insusirea unor rezultate care nu-i apartin;

Utilizarea unor resurse in interes propriu.

Destul de grave sunt si pagubele pe care le pot produce persoanele din exterior, prin patrunderea prin efractie in incinta sau in sistemul informatic. De aceea este necesara o supraveghere cat mai eficienta a personalului, dar si o imbunatatire continua a sistemelor de protectie.

Securitatea fizica a sistemului

Din punct de vedere al securitatii fizice, spatiul este securizat cu camere video de supraveghere si senzori de miscare activati la terminarea programului, precum si paza de noapte asigurata de catre o firma de protectie. Responsabilii pe departamente iau de la administratie, in fiecare zi, la inceperea programului de lucru, cheile pentru accesul in birouri si ateliere.

Alte masuri de securitate fizica ce au fost luate de conducerea societatii sunt: fixarea unor usi rezistente si lacate puternice, asigurarea unei aerisiri adecvate mentinerii in conditii bune a documentelor si sistemelor informatice, mentinerea temperaturii adecvate in birouri. De asemenea, exista senzori de fum si alarma, pentru prevenirea izbucnirii eventualelor incendii.

Pentru a preveni riscul de pierderii informatiilor in curs de prelucrare, unitatea beneficiaza de UPS (Uninterruptible power supply) - care furnizeaza o rezerva in cazul intreruperii curentului electric.

Controlul accesului la sistem

Se refera la controlul accesului la calculatoare, utilizarea parolelor, schimbarea periodica a acestora, utilizarea mai multor parole.

Politica de securitate a sistemului se aplica persoanelor carora li s-a permis accesul la orice resursa informatica si de comunicatii. Ea are ca scop asigurarea integritatii, confidentialitatii si disponibilitatii informatiilor.

Pastrarea confidentialitatii presupune protectia datelor impotriva accesului neautorizat, deci asigurarea faptului ca numai cel care are dreptul de a accesa o anumita informatie, o poate face.

Asigurarea integritatii informatiilor reprezinta masurile si procedurile utilizate pentru protectia datelor impotriva modificarilor sau distrugerii neautorizate.

Politica de securitate urmareste: prevenirea accesului neautorizat, detectarea intrusilor, utilizarea adecvata a informatiei.

Fiecare utilizator al sistemului informatic dispune de o partitie pe server, la care are acces prin intermediul contului si parolei fiecarui utilizator in parte. Parolele trebuie sa corespunda regulilor de securitate stabilite de administratorul de sistem si se schimba o data la trei luni. Informatiile la care au acces, nu pot fi modificate decat de personalul autorizat.

Protectie pentru conectarea la internet

Unitatea dispune de un firewall, care este implantat intre reteaua proprie si Internet, blocand accesul persoanelor neautorizate, dar si anumite servicii Internet pentru utilizatorii interni.

Deoarece s-a observat ca cele mai multe pierderi le provoaca personalul, s-au stabilit urmatoarele reguli obligatorii:

Utilizarea resurselor informatice si de comunicatii se face numai in interes de serviciu.

• Informatiile sunt accesate de un grup restrans de persoane, autorizate sa le utilizeze.
• Utilizatorii trebuie sa raporteze orice neregula sau incident aparute in sistemul de securitate si orice suspiciuni sau confirmari de incalcare a regulamentului.
• Utilizatorii nu trebuie sa incerce sa obtina acces la date sau programe pentru care nu au autorizatie sau consimtamant explicit. 
• Angajatii nu trebuie sa permita membrilor familiei sau altor persoane accesul la resursele informationale ale unitatii.
• Este interzisa instalarea de programe fara acordul prealabil al responsabilului.
• Este obligatorie utilizarea doar a mail-ului intern .
• Angajatii nu trebuie sa divulge parolele de acces.
• Acestea trebuie schimbate la fiecare trei luni.
• Este interzisa accesarea conturilor celorlalti utilizatori .
• Este obligatorie realizarea de copii de siguranta pentru documentele de importanta majora.

Angajatii beneficiaza de o instruire continua cu privire la masurile de securitate si se incearca o constientizare asupra importantei datelor pe care le au in gestiune.

La angajare ei trebuie sa semneze un contract de confidentialitate.