Conducerea proiectelor

Conducerea proiectelor

Ce este un proiect?

Daca reformulam intrebandu-ne cand trebuie tratat un proces sau un eveniment ca proiect - atunci raspunsul este usor de dat.

Daca construim o casa fara a face nici o planificare a proiectului, se poate intampla sa fie livrat betonul, inainte de a se fi excavat fundatia, urmarile fiind cresterea costurilor si intarzierile.

Pe de alta parte, planificarea unui proces sub forma de proiect, conduce de asemenea, la un consum suplimentar de timp - si astfel la costuri suplimentare.

Prin tratarea unui eveniment sau a unui proces ca proiect, este necesar sa se obtina o economie de timp, respectiv de costuri,m trebuie sa se tina cont si de munca suplimentara de proiectare.

In conformitate cu norma germana , proiectele au urmatoarele caracteristici:

• unicitate,
• obiective univoce,
• limitari temporale, financiare si de personal;
• organizarea specifica a proiectului.

La inceputul proiectelor exista planificarea acestora, care reprezinta si partea majora a conducerii proiectelor.

In vederea planificarii, proiectele trebuie sa fie in

prealabil clar structurate, dupa care li se stabileste succesiunea logica a fazelor, iar in final se fixeaza termenele acestora. Urmatoarea operatie consta in verificarea resurselor necesare , dupa care este rationala stabilirea incadrarii costurilor intr-un cadru suportabil si disponibilitatea mijloacelor financiare.

In urma unei planificari bine gandite, efectuarea controlului proiectului se va dovedi relativ usor de executat. Sarcina principala a conducatorilor/asistentilor de proiect

este supravegherea executarii la termene, in cadrul costurilor si la obiect a modulelor proiectelor. In cazul unor abateri, se vor lua masurile necesare de corectie.

Atat in timpul fazei de planificare, cat si in timpul cele de executie, este necesar sa existe un flux controlat al informatiilor, din care fac parte elaborarea rapoartelor pentru superiori si comunicarea termenelor participantilor la proiect.

1. Executia si dirijarea proiectului

Odata cu inceperea proiectelor, sarcinile trec de la planificare la control si la dirijare, posibilitatile de influentare a proiectelor reducandu-se vizibil, in functie de durata si complexitatea acestora. Cu cat proiectele sunt mai mici si mai complexe, cu atat mai rapid trebuie reactionat, neexistand timp pentru alte planificari.

La proiectele de lunga durata, reactia la evenimente neasteptate poate fi foarte diferita. Daca est vorba de procese care nu se afla pe drumul critic, atunci intarzierile acestora nu influenteaza termenele finale ale proiectelor.

De regula, sarcinile conducerii de proiecte, privind executia si dirijarea acestora, sunt cu mult mai diferentiate, vorbindu-se de conducerea operativa a proiectelor, care cuprinde urmatoarele puncte:

• procesul de solicitare;
• schimbul de experienta;
• evidentierea domeniilor cu probleme;
• coordonarea fluxului de informatii;
• retusurile de detaliu si dispozitiile modificate.

Procesul de solicitare - se refera la verificarea disponibilitatilor tuturor proceselor, care trebuie facuta inaintea inceperii propriu-zise a acestora. Se va stabili, deci, disponibilitatea salariatilor, a materialelor  a masinilor si utilajelor necesare proceselor.

Daca inceperea procesului se amana, atunci trebuie sa li se comunice respectivilor angajati ca var fi solicitati eventual, mult mai tarziu; asemenea situatii duc la pierderea increderii scazand sensibil disponibilitatea respectivilor de a-si rezerva timp, pe termen lung pentru asemenea proiecte. Important este raspunsul pozitiv la solicitare si inceperea la timp a proceselor respective.

Schimbul de experienta - acesta constituie, si pe durata executiei proiectelor, componente esentiale, care trebuie organizate de conducatorii de proiecte.

Domeniile cu probleme - cuprind procese care pot intarzia termenul final al proiectelor, adica toate procesele din "drumul critic" care trebuie evidentiat corespunzator in planurile proiectelor. De domeniile cu probleme tin si procesele de tip nou , a caror durata se estimeaza mai greu, ca si procesele riscante, la care este incerta reusita din prima incercare.

Fluxul informational - una dintre premisele esentiale pentru reusita proiectelor este existenta unui flux informational functional, conditionata la randul ei de cunoasterea structurii si a tipului acestui flux de catre toti participantii.

Pentru fluxul informational, deosebim:

• furnizarea informatiilor si
• procurarea informatiilor.

Furnizarea informatiilor despre starea proceselor, se face de catre responsabilii activitatilor respective. Procurarea informatiilor despre starea proiectelor se face chiar de catre conducatorii acestora.