EDITAREA UNEI PREZENTARI

EDITAREA UNEI PREZENTARI

1.1 Decizii, pregatiri, recomandari

INAINTE de a incepe crearea unei prezentari trebuie avute in vedere cateva aspecte:

* cat de mare va fi prezentarea - din punct de vedere al timpului de expunere. In functie de intervalul de timp avut la dispozitie pentru expunere prezentarea va avea un numar de folii. E de la sine inteles ca nu are rost sa creezi o prezentare cu 25 folii daca ai 10 minute la dispozitie pentru a face expunerea. [in scenariul nostru voi considera ca expunerea dureaza 30 min];

*ce se prezinta in expunere [in scenariul propus este prezentata compania]. Informatiile aflate pe folii trebuie sa fie cat mai succinte urmand ca restul sa fie prezentat de cel care face expunerea. Am vazut multe situatii in care prezentatorii aveau folii incarcate de text si practic la expunere citeau continutul foliei (cred ca publicul stie sa citeasca si singur);

*cine este publicul. In functie de audienta prezentarea poate fi mai sobra sau mai colegiala. Tot in functie de public se alege si design-ul prezentarii, componentele prezentarii (multimedia, text, etc);

* cum se va desfasura expunerea - automat sau prin interventia oratorului (detaliile trehnice vor fi prezentate in capitolul urmator);

* altele (vor fi discutate pe parcurs).

   Desi prezentarile pot fi create prin 2 metode (folosirea unor folii goale sau folosirea unor folii existente si modificarea lor) recomand folosirea matritelor (prezentari predefinite) existente in PowerPoint. Despre ele voi discuta in sectiunea care urmeaza.

2 Folosirea matritelor

Din capitolul 2 (sectiunea 2.2) stiti ca exista posibilitatea de a crea o prezentare folosind asistentul electronic ('AutoContent wizard') sau alegand una din prezentarile aflate in campul 'Presentations' al ferestrei 'New Presentation'.

   Pentru incepatorii in realizarea de prezentari consider ca cea mai rapida solutie de a crea o prezentare este data de utilizarea asistentului ('AutoContent wizard'). Animatia alaturata va prezinta modul de utilizare a asistentului: dupa parcurgerea unor etape (in care se stabilesc tipul prezentarii, modul in care va avea loc expunerea, numele prezentarii) este creata o structura a prezentarii. Din acest moment utilizatorul nu are altceva de facut decat sa insereze textul dorit.

   Nu trebuie sa considerati ca prezentarea obtinuta in urma folosirii asistentului este cea finala. Se pot enorm de multe modificari acestei prezentari si acest lucru vom face impreuna in sectiunile care urmeaza. Acest lucru este valabil si daca s-a optat pentru o prezentare aflata in campul 'Presentations'.

2.1 Matrite pentru Desing

Dupa crearea prezentarii prin folosirea asistentului exista posibilitatea ca utilizatorul sa nu fie multumit de culorile utilizate pentru fundalul foliei, pentru textul din titlu sau cel al continutului, etc. Toate aceste aspecte tin de design-ul foliei si acesta poate fi modificat prin:

1. aplicarea unui alt desing prestabilit (vezi animatia alaturata)

2. modificari ale utilizatorului

Aplicarea unui design prestabilit se face prin folosirea comenzii 'Apply Design Template' din meniul Format (sau click dreapta pe folie si selectarea aceleasi comenzi). Din fereastra ca apare ('Design Templates') utilizatorul poate alege design-ul dorit. Atentie! Chiar si aceste modele pot fi modificate pentru a se ajunge la design-ul dorit de utilizator (veti vedea pe parcursul capitolului).

2.2 Tipuri de folii

PowerPoint ofera mai multe tipuri de folii, fiecare dintre acestea fiind util intr-un anumit context.

*Din punct de vedere al utilitatii sale se considera ca prima folie a unei prezentari este folia de titlu (Title Slide) iar restul foliilor sunt foliile de continut.

*Din punct de vedere al aranjamentului pe care-l ofera, exista mai multe tipuri de folii [vezi animatia]. Aceste formate de folii sunt utile deoarece permit inserarea cu usurinta a obiectelor dorite (text, imagini, diagrame, filme).

Prezentarea pe care o vom realiza a fost initial creata folosind asistentul programului. Formatul oricarei folii a prezentarii poate fi modificat in orice moment (folosind comanda 'Slide Layout' din meniul Format).

Orice prezentare (indiferent de modul in care este creata) are la baza o matrita. Aceasta este considerata folia master si despre ea voi discuta in sectiunea urmatoare.

2.3 Folia MASTER

La realizarea unei prezentari recomand ca in prima etapa sa fie completat design-ul foliei matrita (master slide). De ce? Design-ul foliei master va fi preluat de toate foliile prezentarii asigurand astfel consistenta prezentarii: textul foliilor va avea acelasi format (font, culoare, pozitie a titlului), culorile utilizate pentru fundal vor fi aceleasi, etc. De exemplu, daca pe folia master a continutului este inserat logo-ul companiei, acesta va apare pe toate foliile de continut ale prezentarii.

Trebuie sa stiti ca exista cate un tip de folie master pentru:

*folia de titlu

*foliile de continut

*notite

*folii tiparite

Accesarea oricarei folii master se face prin comanda 'Master' din meniul View.

Editarea foliei master se face in acelasi fel ca editarea oricarei folii. Dar despre acest subiect in sectiunea care urmeaza

2.4 Editarea foliilor

  La editarea unei folii in PowerPoint lucrurile sunt putin diferite fata de editarea unui document in Microsoft Word. O folie PowerPoint contine obiecte care pot fi:

*casete text

*imagini

*tabele

*grafice

*filme

Oricare dintre acestea sunt editate intr-un mod specific (si despre modalitatile de editare veti invata in acest capitol) si pot fi pozitionate in orice loc al foliei. Un click pe unul din obiectele de pe folie duce la schimbarea modului de prezentare si posibilitatea de a edita obiectul respectiv .

2.5 Inserarea foliilor

Chiar daca structura initiala a prezentarii a fost realizata cu ajutorul asistentului electronic sunt sanse foarte mari ca in prezentare sa mai trebuiasca inserate alte folii.

   Inserarea unei folii in prezentarea curenta presupune parcurgerea unor etape :

1. Identificare locatiei pentru folia noua - recomand modul de vizualizare Slide Sorter deoarece prezinta toate foliile existente si este mult mai usor de identificat locul in care va fi inserata folia. Cand se stie locul unde trebuie inserata folia se face un click (intre folii);

2. lansarea comenzii de inserare a foliei -  se foloseste comanda New Slide din meniul Insert.

Se stabileste tipul de folie care se doreste a fi inserata in prezentare.

   Foliile care vor fi inserate (indiferent de tip) vor prelua design-ul existent in prezentare.

3 Editarea textului

In cazul in care prezentarea a fost creata cu ajutorul asistentului electronic sau pe baza unui design existent, deja exista ceva text pe fiecare folie (trebuie doar modificat). Introducere de text suplimentar se face doar cu inserare de caseta text.

Pentru a edita un text existent trebuie parcurse 3 etape simple:

1. click pe textul care se doreste a fi modificat;

2. editarea textului;

click in alta zona (de preferat una fara obiecte) a foliei;

1 Introducerea textului

Textul este inserat pe masura ce este introdus incepand de la punctul de insertie spre dreapta FARA a trece pe randul urmator in mod automat.

In situatia in care textul este introdus in casete text existente, in momentul in care scrierea a ajuns la marginea casetei se continua pe randul urmator fara a fi necesara apasarea pe tasta Enter (dar apasarea pe aceasta tasta determina in orice moment trecerea pe randul urmator). In cazul in care a fost apasata din greseala tasta Enter se apasa tasta Backspace (sau se foloseste comanda  Undo).

Daca se doreste completarea unui text existent se pozitioneaza cursorul mouse-ului in locul dorit si se face click pentru ca punctul de insertie sa se apara in acel loc.

In situatia in care caseta de text va depasi spatiul foliei (textul din afara foliei nefiind prezentat la o expunere) solutia este data de redimensionarea casetei de text. Cum se face aceasta operatie aflati intr-o sectiune urmatoare.

2 Inserarea caracterelor speciale

    Pentru a introduce in text caractere speciale se pozitioneaza punctul de insertie in locul dorit din prezentare apoi din meniul Insert se selecteaza comanda Symbol (Simbol).

    Din fereastra de dialog care apare se selecteaza simbolul dorit apoi, pentru a introduce simbolul dorit in prezentare, se apasa tasta Enter sau butonul Insert.

    Comanda AutoCorect din meniul Tools are asociata, in mod implicit, o serie de simboluri cu anumite caractere.

Pentru a anula modificarea facuta in mod implicit se apasa tasta Backspace.

Introducerea unei casete de text noi

Atunci cand se doreste inserarea de text intr-o folie se foloseste caseta de text. Aceasta poate fi pozitionata oriunde pe folie si modificata in orice moment.

Pentru a insera o caseta de text in folie utilizatorul are la dispozitie doua posibilitati:

1. folosirea comenzii Text Box din meniul Insert.

2. folosirea butonului de inserare de text de pe bara de butoane .

Prin oricare din metode etapele care trebuie parcurse sunt urmatoarele:

1. Lansarea comenzii;

2. Click pe folie in locul unde se doreste amplasarea casetei de text. Fara a se elibera tasta stanga a mouse-ului se deplaseaza mouse-ul pentru a se defini dimensiunea casetei. Cand dimensiunea este cea dorita se elibereaza tasta mousului;

Editarea textului dorit;

4. Click in alta zona a foliei pentru a inchide modul de editare al casetei text.

In sectiunea care urmeaza va voi arata cum poate fi modificata o caseta text.

4 Modificarea unei casete de text

In orice moment, orice caseta de text din prezentare poate fi modificata. Modificarile care pot fi aduse unei casete de text sunt:

1. redimensionare (marirea/micsorarea casetei)

2. repozitionare (schimbarea pozitiei in folie)

schimbarea design-ului;

4. editarea textului.

Modalitatile de editare sunt multiple:

1. folosing tehnica 'drag&drop' se repozitioneaza sau redimensiioneaza caseta [vezi animatia];

2. executand dublu click PE BORDURA casetei apare o fereastra din care se pot face modificari ale design-ului casetei;

executand un click dreapta PE BORDURA se pot folosi comenzile din meniul contextual al casetei pentru a face schimbarile dorite.

5 Selectarea textului

Atunci cand se doreste mutarea, copierea, stergerea, modificarea fontului sau a dimensiunii unui text este necesara (in prima faza) selectarea textului. Exista cazuri cand nu este necesara selectarea unui text inainte de a face una din operatiile enumerate anterior. De exemplu, cand se doreste sublinierea sau scrierea cu caractere aldine (bold) a unui cuvant este suficient sa se faca un click in interiorul cuvantului si apoi sa se lanseze comanda respectiva.

In cazul textelor de pe folii (si subliniez ca orice text de pe orice folie se afla intr-o caseta de text) este suficient sa se selecteze caseta (click pe bordura ei) pentru a modifica aspectul textului.

Modalitati de selectare a textului:

*Selectarea unui cuvant - se executa dublu click pe cuvant;

*Selectarea unui bloc de text (rand, paragraf) - se pozitioneaza pointerul mouse-lui la stanga randului si se apasa tasta stanga a mouse-ului. Tinand tasta apasata se deplaseaza mouse-ul (spre dreapta) pana cand textul dorit este selectat.

*Selectarea unei propozitii - se fixeaza pointerul mouse-ului in interiorul propozitiei si se executa un click. Se apasa tasta Ctrl si tinand tasta apasata se mai executa un click.

*Selectarea textului din caseta de text - se executa un click in interiorul casetei si se selecteaza comanda Select All (Selectare totala) din meniul Edit (sau apasarea simultana a  tastelor  Ctrl si A) .

Pentru selectarea unui text se pot folosi si tastele 'sageata': initial se face un click in locul din care trebuie sa inceapa selectia, se tine apasata tasta Shift si se apasa pe sagetile stanga, dreapta (caz in care se selecteaza cate un caracter), sus sau jos (se selecteaza cate un rand). Daca se tine apasata si tasta Ctrl se va selecta cate un cuvant odata cand este folosita tasta sageata stanga (respectiv sageata dreapta), sau tot paragraful in directia de selectie cand este folosita tasta sageata sus (respectiv sageata jos).

    Pentru a deselecta un text selectat se executa un clic oriunde in prezentare

6 Copierea si mutarea textului intre folii

   Pentru a muta text sau obiecte dintr-o folie in alta (si chiar dintr-o prezentare in alta) se selecteaza obiectul dorit (click pe bordura lui) si folosind comanda Cut (Ctrl + x) acesta este 'trimis' in Clipboard. In etapa urmatoare se identifica noua locatie si se foloseste comanda Paste (Ctrl + v) pentru a insera obiectul in noua locatie [vezi animatia].

   Pentru copiere, procedura este aceeasi, singura diferenta fiind data de utilizatea comenzii Copy (Ctrl + c).

7 Stergerea textului unei folii

*Pentru a sterge un caracter se fixeaza punctul de insertie in dreapta (dupa) caracterului si se apasa tasta Backspace sau se fixeaza punctul de insertie in stanga (inainte) caracterului si se apasa tasta Delete.

*Pentru a sterge un cuvant se fixeaza punctul de insertie in dreapta cuvantului si tinand apasata tasta Ctrl se apasa tasta Backspace sau se fixeaza punctul de insertie in stanga cuvantului si tinand apasata tasta Ctrl se apasa tasta Delete ( sau dublu click pe cuvant pentru a-l selecta si apoi se apasa tasta Delete).

*Pentru a sterge o linie, o propozitie sau un paragraf se selecteaza linia (propozitia, paragraful) si se apasa tasta Delete.

   In cazul in care se doreste stergerea intregului text dintr-o caseta de text se selecteaza caseta si se apasa tasata Delete .

8 Cautarea si inlocuirea textului

Cand se doreste gasirea unui cuvant (caracter, propozitie) si inlocuirea sa trebuie utilizata  comanda Find (gasire) din meniul Edit .

   In menul Edit sunt doua comenzi:

*Find (Gasire - Ctrl + F) - folosit pentru a identifca unde se afla un cuvant

*Replace (Inlocuire - Ctrl + R) - inlocuirea cuvantului gasit.

   Pentru a cauta un anumit text in prezentare se selecteaza din meniul Edit comanda Find (Ctrl+F) iar in campul 'Find what' se introduce textul dorit. Se apasa pe butonul Find Next pentru a gasi urmatoarea inregistrare a textului.

   Pentru a inlocui un text se poate folosi aceeasi caseta: se apasa butonul Replace iar in campul 'Replace with' (care apare) se scrie textul care il va inlocui pe cel din campul 'Find what'. In acest caz va fi facuta doar o inlocuire. Daca sedoreste inlocuirea textului in toata prezentarea se apasa butonul Replace All.

La finalul actiunii se apasa pe butonul Close.

9 Formatarea textului

 Prin formatarea textului se intelege schimbarea tipurilor de caractere (fonturi), a dimensiunii acestora, schimbarea culorii si a aspectului pentru textul selectat sau acolo unde se afla punctul de insertie, etc.

 Schimbarea caracteristicilor fontului se poate face prin una din metodele:

*selectarea comenzii Font din meniul Format. In fereastra de dialog care apare se pot modifica tipul fontului, stilul (aldin - bold, cursiv-italic, sublinia-underline), dimensiunea fontului, culoarea si se pot stabili efecte pentru font;

*utilizarea butoanelor de pe bara de instrumente ;

*selectarea comenzii Font din meniul contextual al textului (se fixeaza cursorul mouse-ului asupra cuvantului si se apasa butonul dreapta al mouse-ului).

Un alt aspect al formatarii il reprezinta aranjarea textului in caseta. Alinierea textului se face in functie de marginea din dreapta (stanga) a casetei de text, dar posibilitatile sunt similare celor dintr-un editor de text (existand butoane pe bara de butoane):

*Justify: stanga - dreapta

*Left: aliniere la stanga 

*Right: alinierea la dreapta

*Center: text aliniat relativ al centrul casetei.

Alt aspect al formatarii este dat de identare si spatiere. Pentru identare se pozitioneaza punctul de insertie la inceputul liniei si se apasa tasta Tab. Daca se doreste modificarea spatiului dintre randuri se selecteaza paragraful care va fi modificat si se foloseste comanda Line Spacing din meniul Format.

Practic, toate comenzile necesare formatarii textului se afla in meniul Format.

10 Folosirea marcatorilor

Cand se doreste inserarea de liste marcate (cu numere sau alti marcatori) in folie cea mai simpla cale este de a alege un tip de folie care are casete text cu marcatori (6 din tipurile de folii au casete de text cu marcatori).

   Pentru aplicarea marcatorilor se selecteaza textul caruia i se vor aplica marcatori si se foloseste una din urmatoarele metode:

*butoanele de marcatori (Bullets si Numbering) de pe bara de butoane ;

*comanda 'Bullets and Numbering' din meniul contextual al textului (sau casetei de text).

In cazul in care exista o lista cu marcatori, acestia pot fi anulati prin apasare pe butonul corespunzator de pe bara de butoane: de exemplu, daca lista este numerotata (marcata cu cifre) se apasa pe butonul 'Numbering'. Daca se apasa pe butonul cu celalalt tip de marcatori se va face schimbul intre tipurile de marcatori.

   Pentru a intrerupe o lista de marcatori este suficienta apasarea de doua ori tasta Enter dupa ultimul rand din lista.

In situatia in care se fizeaza punctul de insertie la inceputul unui rand al listei marcate si se apasa tasta Tab are loc identarea acelui rand (si eventual modificarea caracteristicilor marcatorului si/sau textului).

4 Inserarea tabelelor

Pot exista situatii in care prezentarile sa contina folii in care datele trebuie prezentate in tabele.  Cea mai simpla solutie de a insera un tabel este data de inserarea in prezentare a unei folii de tip tabel. Dupa alegerea tipului de folie tabel trebuie specificate numarul de coloane si de randuri pe care le va avea tabelul. Chiar daca in aceasta faza nu sunt aproximate corect aceste valori exista posibilitatea de a adauga ulterior randuri si coloane.

O alta posibilitate de a avea o folie cu un tabel este data de schimbarea tipului foliei curente astfel incat noul tip sa fie cel cu tabel. Dupa schimbarea tipului de folie trebuie schimbate pozitiile obiectelor din folie pentru a evita suprapunerea.

   Alta posibilitate a a insera un tabel intr-o folie este data de folosirea comenzii Table din meniul Insert.

4.1 Modificarea unui table

In momentul in care este inserat un tabel prin folosirea comenzii Table din meniul Insert exista sanse foarte mari ca el sa se suprapuna peste continutul existent pe folie. Practic, majoritatea obiectelor care se insereaza intr-o folie sunt implicit fixate de PowerPoint in centrul foliei.

   Dupa ce au fost creat un tabel, utilizatorul poate face modificarile dorite. Printre aceste modificari pot fi:

a) repozitionarea tabelului: click pe bordura lui si prin metoda drag&drop se repozitioneaza tabelul;

b) redimensionarea tabelului: click pe unul din punctele de pe bordura tabelului si prin metoda drag&drop se modifica dimensiunea tabelului;

b) modificarea numarului de randuri/coloane (prezentata intr-o sectiune urmatoare);

c) schimbarea formatului (culoare de fundal pentru celule); (prezentata intr-o sectiune urmatoare).

d) alte modificari

4.2 Formatarea si alinierea in tabele

Pentru a adauga un fundal unei celule sau unui tabel se fixeaza punctul de insertie in interiorul celulei (tabelului). Din meniul Format se selecteaza comanda Table. Apare o caseta de dialog cu trei campuri (Borders, Fill si Text Box) din care se pot face modificari ca:

1. stabilirea liniilor marginilor (bordurilor): care dintre ele sa fie prezentate, cu ce grosime, ce culoare, etc.;

2. fixarea unei culori de fundal;

stabilirea pozitiei si orientarii textului in celule.

Aceeasi caseta apare si daca se executa un click dreapta in interiorul tabelului si se selecteaza comanda Borders and Fill din meniul contextual.

   Pentru a face modificari care sa afecteze

*intreg tabelul se selecteaza tabelul (click pe bordura casetei lui);

*o celula se executa un click in interiorul celulei;

*un grup de celule se selecteaza celulele dorite (click in prima celula si tinand tasta stanga a mouse-ului apasata se deplaseaza mouse-ul pana ce ultima celula dorita este selectata).

Caseta Format Table are in partea de jos un buton (Preview) care permite vizualizarea rezultatelor ultimei actiuni.

4.3 Adaugarea de coloane si de linii

Una din barele de instrumente din PowerPoint (Tables and Borders) contine butoane dedicate pentru formatarea tabelelor. Daca bara nu este activa in momentul in care punctul de insertie este in interiorul celulei unui tabel, activarea ei se face din meniul View prin deschiderea submeniului Toolbars si executarea unui click pe numele barei.

   Prin folosirea butoanelor aflate pe bara Table and Borders se pot face modificari ale tabelului. Pentru inserarea de coloane sau randuri se executa un click intr-o celula a tabelului, se foloseste butonul Table si se opteaza pentru comanda corespunzatoare :

*Rows Above (Randuri deasupra) pentru a insera randuri deasupra celulei in care se afla punctul de insertie;

*Rows Below (Randuri dedesubt) pentru a insera randuri sub celula in care se afla punctul de insertie.

*Columns to the Left (Coloane la stanga) pentru a insera coloane la stanga celulei in care se afla punctul de insertie;

*Columns to the Right (Coloane la dreapta) pentru a insera coloane la dreapta celulei in care se afla punctul de insertie.

   Inserarea de coloane si randuri intr-un tabel se poate face si folosind meniul contextual (click dreapta). Operatia de inserare a randurilor difera insa de cea de inserare a coloanelor:

*pentru a insera randuri se executa un click dreapta intr-o celula a tabelului si se selecteaza din meniul contextual comanda Insert Rows;

*pentru a insera coloane se selecteaza o coloana, se executa click dreapta si din meniul contextul se selecteaza comanda Insert Columns. PowerPoint-ul va insera un numar de coloane egal cu cele selectate, la stanga selectiei.

Daca atunci cand punctul de insertie este in celula de pe ultimul rand si ultima coloana si se apasa tasta Tab este creat automat inca un rand in tabel.

4.4 Stergerea liniilor si coloanelor

Pentru a sterge randuri sau coloane dintr-un tabel se pot folosi comenzile din bara de instrumente Tables and Borders sau comenzile din meniul contextual.

Folosind comenzile din bara de instrumente pentru a sterge un rand (coloana) se parcurg doua etape:

*se executa un click intr-o celula din randul (coloana) care trebuie stearsa;

*se selecteaza din butonul Table comanda  Delete Rows (respectiv Delete Colums).

   Stergerea randurilor (coloanelor) prin folosirea meniului contextual este similara cu inserarea randurilor (coloanelor). Sub fiecare comanda Insert din meniul contextual exista o comanda Delete .

4.5 Scindarea si imbinarea celulelor

In situatiile in care se doreste scindarea unei celule dintr-un tabel in doua se insereaza punctul de insertie in celula respectiva si se foloseste butonul Split Cell din bara Tables and Borders. Nu este posibila scindarea mai multor celule dintr-o singura operatie.

   Operatia opusa schindarii celulelor este cea de imbinare. Pentru a imbina celulele unui tabel se selecteaza celulele care trebuie imbinate apoi se apasa pe butonul Merge Cells din bara Tables and Borders.

ATENTIE! Imbinarea se poate face numai intre celule vecine.

5 Inserarea de imagini in folii

Se spune ca o imagine valoreaza cat 1000 de cuvinte. Este recomandat ca o prezentare realizata in PowerPoint sa nu semene cu o insiruire de texte care obosesc audienta. Pe de alta parte nu este bine nici ca foliile prezentarii sa abunde de imagini care sa distraga audienta de la adevarata semnificatie a mesajului care se transmite. Este dificil sa stabilesti niste limite in care sa lucrezi cu imaginile in foliile prezentarii dar cred ca ar putea fi aplicate limitele bunului simt. Totul depinde NU de autor ci de AUDIENTA ca va vedea prezentarea.

   Imaginile pot fi inserate si prelucrate in foliile unei prezentari prin folosirea barelor de instrumente Pictures si Drawing. Daca ultima este activa in mod implicit (se afla in partea de jos a ferestrei programului), prima trebuie activata. Ca si in cazul celorlalte bare de instrumente, bara Pictures se activeaza din meniul View submeniul Toolbars.

   In PowerPoint utilizatorul are posibilitatea de a insera imagini pe care le are stocate in computer, miniaturi (clipart-uri) sau de a crea imagini.

5.1 Inserarea miniaturilor

Inserarea miniaturilor este o operatie foarte simpla: apasati pe butonul Insert ClipArt (Inserare miniatura)  aflat pe bara de instrumente Drawing (Desenare). O alta posibilitate este data de selectarea comenzii Insert Clip Art (Inserare miniatura) din meniul Insert, submeniul Picture (Inserare>Imagine>Miniatura).

   Din fereastra deschisa dupa apasarea butonului Insert Clip Art (Inserare miniatura) utilizatorul are posibiliatea sa aleaga imagini dintr-o galerie in care miniaturile sunt grupate pe diverse domenii. Un click pe grupul dorit determina prezentarea imaginilor din categoria respectiva. Alta varianta poate fi cautarea miniaturii:  in campul Search for clips se scrie un cuvant cheie (recomandata este varianta englezeasca) iar la apasarea tastei Enter sunt cautate si prezentate imaginile asociate cu acel cuvant .

Pentru a insera o miniatura in folie se executa un click pe ea iar din meniul care este afisat selectati primul element (Insert). In momentul urmator imaginea va fi inserata in centrul foliei. Prin metoda drag&drop (click pe imagine, se tine tasta stanga a mouse-ului apasata, se deplaseaza mouse-ul, se elibereaza tasta) imaginea este repozitionata in locatia dorita.

   Dupa inserarea imaginii, fereastra Insert Clip Art poate fi inchisa sau minimizata.

5.2 Importarea imaginilor

Importarea de imagini stocate pe hard disk-ul computerului este similara cu importarea de miniaturi. Una din diferente este data de faptul ca in momentul in care vrei sa importi o imagine trebuie sa stii numele si locatia acesteia.

   La importarea unei imagini se foloseste butonul From File aflat pe bara de instrumente Picture. O alta posibilitate este data de urmarea traseului Import > Picture >From File. In ferestra de dialog deschisa se cauta imaginea respectiva. Ca si om cazul miniaturilor, imaginile sunt inserate in centrul foliei. Daca dimensiunea imaginii este diferita de ce se doreste este suficienta selectarea imaginii (click pe ea) si prin metoda drag&drop se redimensionarea imaginea de la unul din punctele pe pe bordura ei.

   Repozitionarea unei imagini se face prin metoda drag&drop.

   In situatia in care utilizatorul doreste ca o imagine sa apara pe TOATE foliile prezentarii cea mai simpla solutie este data de inserarea ei in folia master .

   O alta posibilitatea de a importa o imagine consta in deschiderea ei cu alta aplicatie, copierea ei si inserarea in folie prin folosirea comenzii Paste (Ctrl.+V).

   Pentru a sterge o imagine din folie se executa click pe ea apoi se apasa tasta Delete.

5.3 Crearea imaginilor din autoformate

Pot exista situatii in care o miniatura sau o alta imagine sa nu corespunda imaginii care se doreste a fi inserata intr-o folie.

  Intr-o forma simplista, butoanele barei Drawing permit crearea de scheme sau desene simple fara a parasi aplicatia PowerPoint.

   Unul din butoanele importante este AutoShapes (Forme Automate). El deruleaza un meniu care contine mai multe grupuri de forme: conectori, forme  geometrice de baza, etc. Pentru a insera o forma in folie se duce cursorul mouse-ului pe forma dorita si se executa un click. Forma este selectata si urmeaza inserarea ei in folie: prin metoda drag&drop se definesc dimensiunile imaginii inserate.

   In folie pot fi desenate, pe rand, cate forme se doresc si de dimensiunea dorita (cu observatia ca ceea ce nu se incadreaza in folie nu apare la expunere). Formele din folie pot fi suprapuse sau rearanjate dupa bunul plac al creatorului prezentarii.

Pentru rearanjarea unei imagini se foloseste butonul Draw (in partea stanga jos a ferestrei), iar din lista derulata se selecteaza comanda Order. Posibilitatile sunt:

*Bring to Front (Aducere in prim plan) - aduce obiectul selectat in fata altor obiecte suprapuse;

*Send to Back (Trimitere in ultimul plan) - duce obiectul selectat in spatele tuturor celorlalte obiecte;

*Bring Forward (Aducere in plan apropiat) - muta obiectul selectat cu un pas mai in fata,

*Send Backward (Trimitere in plan secundar) - muta obiectul selectat cu un pas mai in spate;

*Bring in Front of Text (Aducere in fata textului) - aduce obiectul selectat in fata textului;

*Send Befind Text (Trimitere in spatele textului) - duce obiectul selectat in spatele textului. 5.4 Formatarea imaginilor

Indiferent de modul in care au fost aduse in folie (miniatura, imagine importata sau desenata) orice imagine poate fi prelucrata: schimbata culoarea de umplere sau culoarea conturului, dimensiunea sau incadrarea in text a acestuia, etc.

Pentru a aduce o imagine la caracteristicile dorite se selecteaza imaginea respectiva si se alege din meniul Format comanda AutoShape (sau click dreapta pe imagine si se alege aceeasi comanda din meniul contextual).

Pentru a roti un obiect, intial trebuie sa selectat. Butonul Draw deruleaza o lista in care se afla si comanda Rotate or Flip. Subcomenzile puse la dispozitie sunt:

*Free Rotate (Rotire libera) - permite rotirea obiectului selectat in orice directie si cu orice unghi, tragand usor cu ajutorul mouse-ului de unul din colturile obiectului;

*Rotate Left (Rotire la stanga) - roteste obiectul selectat cu 90 de grade spre stanga;

*Rotate Right (Rotire la dreapta) - roteste obiectul selectat cu 90 de grade la dreapta;

*Flip  Horizontal (Rasturnare orizontala) - rastoarna obiectul selectat cu 180 de grade pe orizontala;

*Flip Vertical (Rasturnare) - rastoarna obiectul selectat cu 180 de grade pe verticala.

6 Inserarea unei diagrame

Conform scenariului, prezentarea pe care o com crea prezinta compania pe care o conducem. In astfel de cazuri una din folii ar trebui sa contina o diagrama cu diverse informatii financiare (de exemplu, evolutia cifrei de afaceri).

    Pentru a insera o diagrama intr-o folie a unei prezentari exista mai multe variante.

   Trebuie precizat ca PowerPoint are inclusa caracteristica de creare a unei diagrame pe baza datelor dintr-un tabel (se lucreaza similar cu modul de creare a diagramelor in Excel).

   In privinta foliilor care contin diagrame trebuie specificat ca se poate merge pe doua variante de lucru:

*text si diagrama - folii predefinite

*doar diagrama - folie simpla si diagrama inclusa ulterior.

6.1 Folii predefinite cu diagrame

Daca pe una din foliile prezentarii trebuie inclusa o diagrama dar in acelasi timp si explicatii, cea mai simpla solutie este data de schimbarea tipului de folie.

    Desi ar putea fi utilizata comanda Slide Layout din meniul Format o solutie mai rapida ar fi executarea unui click dreapta intr-o zona libera a foliei si selectarea aceleiasi comenzi. In fereastra care apare exista trei variante de folii:

*text si diagrama;

*diagrama si text (solutia pentru folia prezentarii noastre);

*diagrama.

Dupa alegerea tipului de folie urmeaza stabilirea datelor din care va fi creata diagrama. PowerPoint pune la dispozita utilizatorului un tabel in care trebuie introduse valorile care vor fi reprezentate pe diagrama. La inchiderea tabelului datele sunt afisate imediat pe diagrama.

   In orice moment, utilizatorul poate modifica datele sau modul de prezentare al diagramelor: un click dreapta pe diagrama si in meniul contextual apar comenzi ce-i permit utilizatorului sa creeze o diagrama cu care va uimi asistenta. In plus, diagrama poate fi redimensionata si repozitionata in functie de necesitati.

   Daca se doreste stergerea unei diagrame este suficienta selectarea ei si apasarea tastei Delete.

6.2 Importarea unei diagrame

Daca anterior a fost creat un tabel in Microsoft Excel si se doreste utilizarea datelor din el pentru a insera o diagrama pe folia unei prezentari, PowerPoint ofera o solutie: inserarea unui obiect creat cu alta aplicatie.

   In meniul Import exista o optiune numita Object. In caseta de dialog care apare sunt prezentate mai multe tipuri de obiecte care pot fi inserate in folie. Pentru a importa un tabel creat in Excel se selecteaza optiunea 'Microsoft Excel Chart' (observatie: pentru a importa si diagrama aferenta datelor este bine ca aceasta sa fie creata tot in Excel).

   Odata cu inserarea obiectului, in folie poate fi prezentata diagrama, tabelul cu valori sau ambele. Si in cazul inserarii unui obiect creat in alta aplicatie se mai pot face modificari de valori sau modificari ale aspectului. Este suficient sa se execute un dublu click pe obiect si sa se foloseasca butoanele barei care apare (modificarile sunt posibile si prin folosirea meniului contextual al obiectului).

   Daca se doreste stergerea diagramei, aceasta se selecteaza si apoi se apasa tasta Delete.

7 Ce altceva

Fiind un program de creat prezentari, PowerPoint ofera multe posibilitati pentru a crea prezentari cat mai interesante.

   In foliile prezentarilor pot fi incluse:

1. filme;

2. imagini animate;

Text scris artistic (WordArt);

4. Butoane de navigare intre foliile prezentarii;

5. etc

Totul depinde insa de autorul prezentarii pentru a stabili ce trebuie si ce nu trebuie inclus in foliile unei prezentari. Este o vorba: 'de multe ori, putin inseamna mai mult'