Aplicatia PowerPoint

Aplicatia PowerPoint

Crearea unei prezentari in Microsoft PowerPoint presupune:

• pornirea de la o forma de baza,
• adaugarea de noi diapozitive si continut,
• alegerea aspectelor,
• modificarea aspectului diapozitivelor prin modificarea schemei de culori sau prin aplica­rea unor sabloane forma diferite,
• crearea de efecte (de exemplu tranzitiile animate intre diapozitive).

Crearea unei prezentari noi

Dupa lansare, PowerPoint se deschide cu o pagina de prezentare goala (Figura F.26). O prezentare noua se deschide si daca in timpul unei sesiuni de lucru PowerPoint se alege secventa Fisier/Nou, respectiv se apasa butonul "" din bara de instrumente de lucru.

Figura F.26.

Meniul din partea dreapta ofera o serie de posibilitati de a incepe crearea unei prezentari:

• Prezentare_necompletata, se incepe cu diapozitive cu un aspect minim si fara culori aplicate.
• Noua_din_prezentare_existenta. Prezentarea noua se creeaza pe baza uneia deja scrise si desenate. Aceasta comanda creeaza o copie a prezentarii existente pe care se fac modificarile de forma si continut dorite pentru prezentarea noua.
• Din_sablon_forma. Prezentarea se creeaza pe un sablon PowerPoint ce are deja un concept de forma, font-uri si o schema de culori. Suplimentar fata de sabloanele care insotesc PowerPoint, exista posibilitatea de a se folosi sabloane create de utilizator.
• Din_Expert , se utilizeaza un Expert pentru a aplica un sablon forma care include sugestii pentru textul diapozitivelor personale si se introduce textul dorit.
• Sabloane_pe_situl_meu_de_Web, se creaza o prezentare cu ajutorul unui sablon amplasat pe un site Web.
• Sabloane_la_Microsoft.com, se alege dintre sabloanele PowerPoint suplimentare din Microsoft Office Template Gallery. Acestea sunt aranjate in functie de tipul de prezentare.

Pentru crearea unei prezentari cu ajutorul diapozitivelor necompletate, se deschide un fisier nou, cu optiunea Prezentare_necompletata. Se introduc titlul si subtitlul in zonele in care le cere aplicatia (Figura F.27).

Figura F.27.

Prezentarea este de fapt o succesiune de diapozitive, fiecare aparind pe ecran ca o pagina separata. Pentru adaugarea de diapozitive dupa cel curent se selecteaza Inserare/Diapozitiv_nou sau se tasteaza Ctrl+M. Se adauga astfel pagini in care utilizatorul poate sa introduca datele pe care le doreste:

• imagini, cu Inserare/Imagine/Din_fisier sau din alte surse posibile (Figura F.28),

Figura F.28.

• diagrame, cu Inserare/Diagrame. Apare un sablon de diagrama care va fi particularizata (buton dreapta mouse, Obiect_diagrama/Editare) (Figura F.29),

Figura F.29.

• text, direct de la tastatura sau prin copierea din alte aplicatii (Textul se editeaza si se formateaza prin selectarea de optiuni de pe lista aparuta prin click cu butonul din dreapta al mouse-ului in spatiul de lucru) (Figura F.30).

Figura F.30.

In prezentare se pot insera sunete, tabele, nomograme, obiecte generate in alte aplicatii, comentarii, data si ora etc.

In partea din stanga a ecranului se observa o lista a tuturor diapozitivelor introduse in prezentare, in fila "Diapozitiv" (). Prin selectarea filei "Schita" (Figura F.31) se obtine lista entitatilor adaugate in prezentare (Figura F.32), care se alcatuieste automat, pe masura ce utilizatorul le defineste interactiv.

Figura F.31.

Se observa din Figura F.32 ca apasarea butonului de derulare marcat din dreapta ecranului ofera mai multe optiuni pentru continutul casetei din dreapta ecranului, printre care schemele de forma, culoare si animatie, menite sa faca prezentarea mai interesanta. In timpul lucrului, daca utilizatorul doreste schimbarea sablonului de prezentare, o poate face prin selectarea unei alte scheme de forma si culoare din listele existente, aplicabila tuturor diapozitivelor din prezentare sau doar celor specificate (Figura F.33).

Figura F.32.

Figura F.33.

Tot pentru acest scop exista meniul Expunere_diapozitive, cu ajutorul caruia se "regizeaza" prezentarea, se defineste modul cum se vor derula diapozitivele, se configureaza expunerea, se fac inregistrari etc. Utilizatorul are posibilitatea de a verifica derularea expunerii pe masura ce o defineste, cu ajutorul optiunii Vizualizare_Expunere (tasta F5).

In cazul in care este necesar intreg spatiul ecranului pentru lucru, utilizatorul poate inchide lista din dreapta, apasind pe butonul marcat cu "x" din dreapta butonului de derulare.

Se pot crea prezentari noi prin copierea si modificarea celor existente sau se pot folosi diversele sabloane furnizate de PowerPoint.

Lucrul in PowerPoint

Cu ajutorul PowerPoint se pot deschide prezentari create in PowerPoint sau in alte aplicatii, cum ar fi Harvard Graphics si Lotus Freelance. La deschiderea acestor tipuri de prezentari in PowerPoint o mare parte din continutul si formatarile originale sunt pastrate. Prezentarile create in alte programe decat Harvard Graphics si Lotus Freelance pot fi deschise in PowerPoint utilizand formate de fisiere text si grafice. Formatele text pastreaza textul prezentarii. Mai indicat este formatul ".rtf" (Rich Text File), care pe langa text pastreaza si unele formatari. Salvarea unei prezentari intr-un format de fisier grafic presupune salvarea fiecarui diapozitiv sub forma unei imagini grafice separate care apoi se va insera in prezentarea PowerPoint. Daca exista prezentari gata facute, dar care trebuie editate, PowerPoint se poate deschide prin dublu click pe numele fisierelor respective si va afisa la deschidere continului deja existent in ele. Altfel, daca PowerPoint este deja deschis si se doreste sa se lucreze si la alte fisiere, deja existente, ele se deschid cu Fisier/Deschidere sau prin apasare pe butonul "" din bara de instrumente. Se observa ca in PowerPoint se pot deschide fisiere de formate diverse, nu neaparat implicitul ".ppt". In fereastra de deschidere se pot vizualiza prin derularea listei "Fisiere_ de_tip:" toate extensiile recunoscute de PowerPoint.

In PowerPoint pot fi deschise simultan mai multe prezentari, se pot copia texte si obiecte din una in alta prin intermediul clipboard-ului (asa cum a fost descris in capitolele precedente). Gestionarea prezentarilor multiple se realizeaza cu ajutorul meniului Fereastra.

Atentie: deschiderea de prezentari multiple, desi suportata pana la o anumita limita, incetineste vizibil functionarea aplicatiei, mai ales in cazul fisierelor mari. Este indicat sa se salveze periodic, cu grija, continutul prezentarilor deschise si sa se inchida cele de care nu mai este nevoie in sesiunea curenta pentru a se preveni pierderea de date prin inchideri accidentale.

In foaia de lucru PowerPoint poate fi folosit butonul din dreapta al mouse-ului. In functie de locul unde este apelat si de entitatile selectate se va deschide o lista de comenzi si optiuni contextuala.

Vizualizarea prezentarilor

PowerPoint ofera urmatoarele cai de vizualizare a foilor de lucru si de aranjare a aspectului imprimarii acestora:

• Vizualizare/Normal, optiune implicita, se vizulizeaza un singur diapozitiv pe pagina.
• Vizualizare/Sortare_diapozitive, pentru a vedea mai multe diapozitive pe pagina de lucru.
• Vizualizare/Expunere_diapozitive, sau tasta F5, pentru vizualizarea configurarilor facute,
• Vizualizare/Panoramare, pentru marirea scarii de prezentare etc.
• Fisier/Examinare_inaintea_imprimarii, vizualizeaza pagina de imprimat (cu formatul definit in Fisier/Initializare_pagina). Iesirea din fereastra de examinare se face apasind butonul "Inchidere" din bara de instrumente.

Salvarea prezentarilor

Salvarea prezentarilor se face in mai multe moduri:

• prin selectarea Fisier/Salvare, respectiv Ctrl+S sau butonul "" din bara de instrumente, se utilizeaza atunci cand fisierul care este salvat a fost editat in sesiunea curenta.
• prin selectarea Fisier/Salvare_ca, atunci cand fisierul a fost creat in sesiunea curenta si nu are nume atribuit de utilizator, respectiv atunci cand fisierul se salveaza cu alt tip (alta extensie) din lista care se deruleaza sub eticheta "Tip_fisier:".

Imprimarea prezentarilor

Exista posibilitatea de a se imprima intreaga prezentare (diapozitivele, schitele, paginile de note etc.) in culori, in tonuri de gri sau alb-negru. Exista, de asemenea, posibilitatea de a se imprima numai anumite diapozitive. Prezentarea curenta se poate tipari prin selectarea comenzii Fisier/Imprimare, sau apasarea simultana a tastelor Ctrl+P, respectiv apasarea butonului "" din bara de instrumente. In toate situatiile se deschide o fereastra in care se definesc parametrii de tiparire (Figura F.34).