REFERAT - SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT AL DESEURILOR SOLIDE ÎN JUDETUL CALARASI

SCOALA NATIONALA DE STUDII POLITICE SI ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE COMUNICARE SI RELATII PUBLICE

MASTERAT ON-LINE MANAGEMENTUL PROIECTELOR

DISCIPLINA: APLICATII SI STUDII DE CAZ ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

R E F E R A T

SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT AL DESEURILOR SOLIDE ÎN JUDETUL CALARASI

Scenariul 1 Partenerul 1 din Consortiul dumneavoastra de proiect paraseste proiectul inainte de inceperea procedurii de negociere a atribuirii contractului dvs. de proiect. Stiind ca acest Partener are de realizat o serie de activitati esentiale in cadrul proiectului, va rog prezentati modalitatea de solutionare a acestei probleme si a modului in care prezentati acest incident reprezentantilor Finantatorului la negocierea contractului. (1p)

Avand in vedere conditiile de eligibilitate impuse de Ghidul solicitantului, Axa prioritara 2 - POS Mediu, Domeniul major de interventie 1 - Dezvoltarea sistemelor integrate de management al deseurilor si extinderea infrastructurii de management al deseurilor, precum si prevederile Legii administratiei publice locale nr. 215/2001 republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii serviciilor comunitare de utilitati publice nr. 51/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii serviciului de salubrizare a localitatilor nr. 101/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, ale Ordonantei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, toate unitatile administrativ-teritoriale de pe raza judetului Calarasi s-au asociat in cadrul Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara (ADI) de utilitati publice pentru serviciul de salubrizare.

Scopul constituirii Asociatiei de Dezvoltare Intercomunitara este:

ü     Realizarea in comun a proiectului privind crearea unui sistem integrat de management al deseurilor care va deservi intregul judet;

ü     Gestionarea in comun a activitatilor legate de managementul deseurilor care compun serviciile de salubrizare ce sunt in responsabilitatea fiecarui membru al ADI.

Ca urmare a retragerii din asociatie a unui membru, se incalca flagrant conditiile de eligibilitate impuse de POS Mediu, ducand pana la respingerea proiectului sau obligarea partii care se retrage la plata sumelor corespunzatoare investitiilor aferente infrastructurii serviciului de salubrizare pe aria administrativ-teritoriala proprie, din buget propriu, astfel incat sistemul integrat nou infiintat prin proiect sa poata functiona la standardele proiectate in perioada de pregatire.

Privind modalitatea de gestionare a acestui conflict si pentru a se lua cea mai buna decizie, managerul de proiect va informa conducerea Consiliului Judetean Calarasi in vederea organizarii unei intalniri intre Aplicant - Consiliul Judetean, Finantator - Autoritatea de Management POS Mediu, reprezentantul partii care doreste sa se retraga din asociatie, conducerea ADI. Se va aplica metoda negocierii, astfel incat toate partile interesate sa beneficieze de avantajele ajutorului financiar european, in vederea dezvoltarii infrastructurii din domeniul deseurilor, conform planificarii realizate de Ministerul Mediului, prin POS-ul de Mediu.

Scenariul 2: Managerul de proiect al echipei dumneavoastra observa ca nu are definit un plan de monitorizare a proiectului, desi implementarea efectiva a proiectului a inceput deja de 3 luni. Cum ar trebui sa procedeze acesta, stiind ca intregul proiect are o perioada estimata de derulare de 12 luni si, totusi, desi intarzierea este mare, managerul de proiect doreste sa-si imbunatateasca eficienta masurilor de control in cadrul proiectului. (1p)

Prin monitorizare se intelege urmarirea evolutiei activitatilor, sau a resurselor de orice tip a unui proiect, dupa un scenariu bine definit, in scopul unei optime gestionari a proiectului. In cazul in care managerul de proiect nu a reusit sa defineasca un plan de monitorizare a proiectului el a scapat din vedere gestionarea simultana a resurselor proiectului, alocarea acestora in raport cu necesarul estimat initial, precum si identificarea riscurilor initiale la care se supune proiectul.

Pierzand aceste lucruri din vedere trebuie sa isi imbunatateasca eficienta masurilor de control prin centralizarea informatiei din trecutul indepartat, apropiat sau imediat (ce informatii are accumulate pana la acea data ) iar informatia tratata va crea cunostintele care vor sta la baza noilor scenarii .Trebuie totodata sa se se asigure un feed-back al fiecarei activitati a proiectului - aceasta parte fiind una foarte importanta deoarece se poate focaliza pe o comparare a evolutiilor activitatilor si poate deduce daca este in timp cu desfasurarea proiectului.

Tot pentru o imbunatatire a masurilor de control in cadrul proiectului trebuie sa urmareasca de acum incolo realizarea activitatilor si a bugetului in conformitate cu previziunile proiectului, sa analizeze si sa urmareasca performantele proiectului , sa replanifice proiectul dupa un scenariu dinamic in functie de necesitatile identificate la un anumit moment dat si sa transmita obiective proiectului catre presedintele Consiliului Judetean si pe viitor trebuie sa reduca incertutidinea.

Scenariul 4: Mentionati si detaliati componenta grupului tinta in cadrul proiectului dumneavoastra. În cadrul perioadei de implementare a proiectului, observati ca grupul tinta (mentionat in cadrul acestui punct) nu se implica/nu este interesat de problematica abordata de proiectul dvs. Cum procedati, stiind ca mai aveti la dispozitiei doar 12 luni de implementare a proiectului si va doriti in mod evident mobilizarea grupului tinta, pentru ca proiectul dvs. sa fie un succes? (1p).

Grupul tinta al proiectului "Sistem integrat de management al deseurilor solide in judetul Calarasi" il reprezinta populatia judetului Calarasi, care la 01 ianuarie 2008 era de 314.081 locuitori, 120.775 in mediul urban si 193.306 in mediul rural.

Situatia existenta privind managementul deseurilor este urmatoarea: mijloacele auto folosite pentru colectarea si transportul deseurilor sunt, in cea mai mare parte, necorespunzatoare. Containerele existente sunt, de regula, mari, cu utilizare greoaie, ceea ce conduce la o productivitate scazuta a mijloacelor de transport si a fortei de munca existenta si deci la costuri ridicate de lucru. Locurile de depozitare a deseurilor sunt neconforme cu directivele europene, incalcand masurile de protectie a factorilor de mediu si a sanatatii populatiei, periclitand astfel sursele de alimentare cu apa potabila a localitatilor si peisajul.

În aceste conditii, populatia din mediul rural, avand venituri mici, nu a platit serviciul de salubrizare.

Pana la finalizarea proiectului, odata cu inchiderea depozitelor de deseuri existente in mediul rural, la data de 16 iulie 2009, a fost necesar sa se incheie contracte de prestari servicii intre primarii si operatori autorizati, astfel incat sa se respecte masurile impuse de planurile de gestionare a deseurilor, national, regional, judetean si anume, acoperirea cu servicii de salubrizare la nivelul intregului judet intr-un procent de 100% in mediul urban si de 90% in mediul rural si, treptat, implementarea sistemului de colectare selectiva.

Avand venituri mici, populatia este refractara cu privire la plata taxei de salubrizare, dar, pe toata perioada de implementare a proiectului, periodic, se vor organiza campanii de constientizare prin care se va pune accent pe importanta salubrizarii localitatilor, pe directivele europene transpuse in legislatie romaneasca, pe obligatiile pe care si le-a asumat Romania in Cap. 22 - Mediu din Tratatul de aderare la Uniunea Europeana si pe efortul pe care trebuie sa-l depuna Romania pentru a ajunge la nivelul de dezvoltare al statelor membre ale Uniunii Europene.

Scenariul 6: Unul dintre partenerii dumneavoastra de Consortiu de proiect doreste sa participe la licitatia pe care o aveti aprobata in cadrul proiectului dvs., pretinzand ca poate oferi cele mai bune servicii la acest capitol si pe cale de consecinta, nu mai este nevoie sa aduceti alti competitori la licitatie. Precizati cum va raportati dvs. in calitate de Organizatie Promotoare a proiectului, la aceasta solicitare a Partenerului dumneavoastra. (1p)

În cadrul Axei Prioritare 2, Beneficiarul principal este Consiliul Judetean, care detine rolul principal in managementul si implementarea proiectelor aprobate in cadrul POS Mediu. Acesta este responsabil de organizarea licitatiilor si contractarea serviciilor si a lucrarilor, implementarea proiectului conform obiectivelor acestuia, monitorizarea si raportarea stadiului implementarii la AM/OI, stabilirea unui sistem separat de contabilitate a proiectului sau a unui cod contabil separat pentru toate tranzactiile efectuate pe proiect, asigurarea unei piste corespunzatoare de audit. Pentru a fi eligibil, legislația in vigoare obliga Organizația Promotoare a proiectului sa organizeze o licitație deschisa, pentru a oferi șanse egale tuturor posibililor firme/agenții ce pot fi contractate pentru proiect. Daca partenerul de Consorțiu ofera intr-adevar cele mai bune servicii la prețuri competitive atunci acesta va caștiga licitația.

Scenariul 7: Pe parcursul implementarii proiectului, observati ca o parte din activitatile dumneavoastra intarzie datorita unor probleme legate de atribuirea contractului de licitatie. Cum procedati in continuare, stiind ca activitatile dvs. s-au decalat cu mult in raport cu graficul de implementare initial al proiectului si in mod sigur veti depasi termenul contractual asumat in raport cu Autoritatea Contractanta. (1p)

Cunoscand faptul ca procedura de licitatie, in cele mai multe cazuri, se poate desfasura pe perioade mai mari decat cele mentionate in OUG 34/2006 din cauza contestatiilor, de multe ori fiind nevoie sa se reia procedura. Aceasta situatie neplacuta intarzie negresit activitatile planificate. Beneficiarul proiectului trebuie sa informeze Autoritatea de Management, prin Organismul Intermediar, privind acesta situatie si sa solicite reesalonarea graficului de implementare. Pe de alta parte, in Raportul de progres se va observa ca la atribuirea contractului de licitatie a intervenit un blocaj, fapt pentru care este necesar sa se solicite clarificari din partea Organismului Intermediar. În urma analizarii motivelor care au dus la intarzierea implementarii proiectului, Autoritatea de management poate lua decizia de a incheia un Act aditional la Contractul de finantare privind modificarea graficului activitatilor.

Scenariul 8: Definiti 6 riscuri specifice proiectului dumneavoastra (3 interne si 3 externe Consortiului de proiect) ce ar putea afecta in mod determinant implementarea proiectului. Pe o scala a magnitudinii de la 1 la 10 (1 reprezentand minim iar 10 maxim) va rog precizati probabilitatea, precum si impactul pe care il estimati pentru fiecare din aceste riscuri. Mentionati pentru fiecare risc identificat, care ar fi conditiile care ar favoriza cresterea severitatii riscului ( cresterea pe scala magnitudinii a probabilitatii, respectiv impactului) in perioada de implementare? (1p)

Riscurile intr-un proiect sunt inevitabile, insa cheia succesului este cum le manageriem. In proiectul nostru se pot identifica 3 riscuri interne si anune:

1. Colaboratorii financiari ai proiectului nu isi indeplinesc obligatiile de proiect (1)

2. Comunicare deficitara, proasta administrare a resurselor umane si materiale (5)

3. Risc de poluare a zonei datorita constructiei defectuoase a statiilor de colectare (1)

Si 3 riscuri externe:

4. Fluctuatii ale preturilor materiilor prime si marfurilor pe parcursul derularii proiectului (10 )

5. Riscul neseriozitaitii furnizorilor privind respectarea termenelor de livrare a materialelor necesare colectarii deseurilor (5)

6. Riscul aparitiei unor situatii de forta majora (razboi, greve) (1)

Probabilitatea, precum si impactul pe care il putem estima pentru fiecare din aceste riscuri le-am reprezentat prin cifrele din parenteza.

Conditiile care ar favoriza cesterea severitatii riscului numarul 1 ar putea fi crescut doar de neseriozitatea colaboratorilor finaciari sau intazierea din motive obiective a indeplinirii obligatiilor care le au pentru proiect. La riscul numarul 2 am putea sa prevedem o neintelegere de idei si opinii asupra modului de administrare a proiectului, datorita cresterii tensiunii interne si a apropierii dead-line-ului. La riscul cu numarul 3 ne putem gandi ca datorita unor scapari tehnice si umane poate creste gradul de risc al unei poluari, dar controalele periodice vor incerca sa reduca aceste iminente scapari. La riscul 4 avem deja o cota destul de ridicata pentru ca piata economica este instabila si de aceea avem aceste fluctuatii. La riscul numarul 5 avem un grad de risc mediu pentru ca din motive obiective sau subiective se pot intazia aceste livrari. Si la ultimul risc, numar 6, se poate accentua la eventuale greve dat fiind contextual economic actual al crizei financiare si a instabiliatii politice.

Scenariul 9: Pe parcursul implementarii proiectului dumneavoastra observati ca au aparut o serie de noi riscuri la care nu v-ati gandit initial (altele decat cele identificate in cadrul punctului anterior). Cum procedati in continuare, stiind ca este foarte posibil ca aceste noi riscuri aparute sa va provoace mari probleme in continuare? (1p)

Pe parcursul implementarii proiectului mai pot aparea riscuri la care managementul proiectului sa nu le fi luat in considerare, si aceste ar putea fii:

modificari legislative care pot survenii in timpul implementarii proiectului, iar ca si o solutie ar fii ca pe parcursul intregului proiect sa se monitorizeze cadrul legislativ, si cand vor aparea aceste modificari sa se refaca in cel mai scurt timp posibil actele vizate.

materiale executate la un nivel calitativ sub asteptari, calitatea materialelor se poate observa abia dupa ce o parte din ele se folosec si se descopera in timpul controalelor tehnice, iar ca o solutie de remediere ar fi ori aplicarea de penalitati furnizorilor pentru predarea unor materiale neconforme, ori returnarea materialelor catre furnizor si asteptarea unora noi.

- birocratia ce caracterizeaza sistemul administrativ ar putea deveni un risc pentru acest proiect pentru ca poate intazia elaborarea documentatiei, sau semnarea contractelor cu furnizorii iar ca si o solutie la acest eventual risc este o buna comunicare intre parteneri si apelarea la intelegerea reciproca si sprijin pentru finalizarea proiectului cu succes.

Scenariul 10: Definiti 5 indicatori de succes specifici pentru proiectului dumneavoastra (ce ar putea fi agreati de toate partile interesate (stakeholders) ale proiectului) si fara de care, succesul proiectului dvs. ar putea fi pus la indoiala. Mentionati (in mod detaliat) de ce acesti indicatori sunt critici pentru succesul proiectului dumneavoastra? (1p)

Pentru proiectul "Sistem integrat de management al deșeurilor solide in Județul Calarași " putem identifica o serie de indicatori de succes specifici acestuia. Din categoria de indicatori de succes calitativi putem menționa imbunatațirea gradului de satisfacție a beneficiarilor serviciilor de reciclare și compostare a deșeurilor din Județul Calarași. Acest tip de indicator face referire la rezultatul scontat al proiectului, fiind corelat cu principalul obiectiv al proiectului. În cadrul indicatori de succes cantitativi se numara - in zonele urbane - stabilirea punctelor de colectare, unul la 500 locuitori, cate un container pentru hartie/carton, 1 sau 2 containere pentru deseuri din plastic (inclusiv metale) si 3 containere pentru ambalaje din sticla (transparenta, maron, verde), iar in zonele rurale - reciclarea organica a hartiei si a cartonului prin compostare individuala in gospodarii, in amestec cu celelalte deseuri biodegradabile menajere generate. Alt indicator de succes cantitativ este recuperarea și reciclarea a minim 80 % din deseurile cu valoare economica, precum și infiintarea statiilor de transfer in 3 orase din judetul Calarasi. În ceea ce privește indicatorii de participare, activizarea beneficiarilor prin implicarea lor in activitatile de reciclare ( in special in zonele rurale) și constituirea de parteneriate durabile intre beneficiari și autoritațile locale (Agentia pentru Protectia Mediului Calarasi) . Luand ca punct de reper definițiile indicatorilor de succes, și aplicandu-le pe acestea la situația data putem afirma ca acești indicatori sunt cheia atingerii obiectivelor și harta liniilor directoare pe care este indicat sa le urmeze proiectul propus. Totodata, pentru a stabili succesul proiectului inca din faza de planificare, este important a se stabili scopurile minime ce trebuiesc atinse.

Scenariul 13: Reprezentantul Autoritatii Contractante considera ca desi proiectul dumneavoastra a fost finalizat la termenul stabilit si in conditiile contractuale asumate de ambele parti, totusi nu a indeplinit concomitent si o parte din prevederile legate de avutia/ plus valoarea respectiva, preconizata a fi adusa de proiectul dumneavoastra (conform punctului anterior). În consecinta va solicita explicatii suplimentare in raport cu acesta tema, precizandu-va ca nu va da aviz favorabil raportarii dumneavoastra depuse spre validare, pana cand nu ii veti raspunde la acesta solitare. Va rog argumentati un posibil raspuns al dumneavoastra catre reprezentantul Autoritatii Contractante, prin care va motivati punctul dvs. de vedere (va rog identificati punctual in cadrul proiectului dvs. o componenta a avutiei/plus valorii generate de proiectul dvs., pe care veti considera ca nu ati rezolvat-o conform prevederilor initiale asumate in cadrul proiectului). (1p)

Centralizand punctual avuția proiectului "Sistem integrat de management al deșeurilor solide in Județul Calarași" , aceasta se poate focaliza pe urmatoarele puncte :

realizarea unui sistem de colectare a reziduurilor, colectare separata H&C, sistem de colectare plastic, metal, sticla;

infiintarea unor statii de transfer al deșeurilor in 3 orase din judetul Calarasi;

infiintarea unui depozit ecologic (inclusiv statie de compostare si statie de sortare).

Aceste obiective au fost finalizate conform planului inițial al proiectului. Cu toate acestea, putem afirma ca singura componenta ce nu poate fi cuantificabila pentru a fi finalizata in timp util este educarea in totalitate a populației rurale pentru a duce la indeplinire sistemul de compostare induviduala a deșeurilor, acesta realizandu-se in procent de 60% .

Scenariul 15: La finalul perioadei de implementare a proiectului dumneavoastra constatati ca timpul alocat implementarii activitatilor a fost constant depasit, resursele umane si materiale au fost de multe ori considerate drept insuficiente, iar de multe ori ati constatat aparitia unor noi costuri necesare implementarii proiectului ( pe care de asemenea nu le-ati estimat initial). Cum ati proceda/ce strategie ati adopta, pentru un proiect viitor (pe o tematica similara), stiind ca in mod evident doriti sa depasiti aceste dificultati mentionate mai sus? (1p)

Primul lucru care trebuie facut in situația data este aplicarea procedurii de evaluare formativa pe tot parcursul desfașurarii proiectului, astfel incat sa se poata monitoriza și evalua constant respectarea termenelor activitaților ce urmeaza a fi demarate și problemele ce trebuiesc rezolvate. Totodata, pentru eficiența proiectului aș demara de la inceput un studiu de fezabilitate asupra sistemului de reciclare a deșeurilor ce trebuie sa includa in mod obligatoriu o analiza complexa de marketing, comerciala, tehnica, de management și financiara. În acest sens aș realiza un buget cat mai realist pe care sa il respect intocmai, iar identificarea principalilor factori de esec din proiectul actual este un punct de plecare pentru proiectele viitoare. În preimplementarea proiectului aș defini corect etapele și activitațile specifice acestora, precum și resursele umane și materiale necesare.