CODIFICAREA MARFURILOR - CONDITIE PENTRU TRECEREA DE LA VANZAREA TRADITIONALA LA TELEVANZARE

CODIFICAREA MARFURILOR - CONDITIE PENTRU TRECEREA DE LA VANZAREA TRADITIONALA LA TELEVANZARE

CODUL - reprezinta ansamblul regulilor conventionale care permit reprezentarea unei informatii printr-o combinatie de elemente simbolice, susceptibile de a avea interpretare fizica. Elementele simbolice ale codului pot fi redactate prin: litere (cod alfabetic), cifre (cod numeric), sau litere si cifre (cod alfa - numeric).

1. COD - CODIFICARE: SISTEME TRADITIONALE DE CODIFICARE

1.1. Versiuni ale sistemului EAN

1.2. Versiuni ale simbolului EAN si UPC cu aplicatie limitata

2. SIMBOLIZAREA CODURILOR - ADEVARATA REVOLUTIE INFORMATICA IN

COMERT

3. PROCEDURI DE ATRIBUIRE A CODURILOR

4. AVANTAJELE CODULUI CU BARE

5. SCANNING SI INFORMATICA DE GESTIUNE.

1. COD - CODIFICARE: SISTEME TRADITIONALE DE CODIFICARE

Operatiunea de codificare reprezinta operatiunea de transpunere in cod a elementelor definitorii ale unui obiect, serviciu, fenomen, indicator.

Principalele etape ale acestei evolutii au fost:

a)     numarul mare de sortimente vehiculate in cadrul intreprinderilor comerciale, precum si necesitatile de grupare a acestora dupa anumite criterii au impus folosirea, o vreme a codului zecimal, denumit in practica "de nomenclator", format din 8, 9 sau 11 cifre, corespunzator sectoarelor comerciale.

b)     introducerea codurilor scurte "de lucru", constituite din numere atribuite de calculatorul electronic nomenclatorului de produse vehiculate de o singura intreprindere. Construite deci in ordine, compuse din 5-6 cifre plus cifra de control, codurile "de lucru" s-au impus prin usurinta preluarii din documentele primare in documentele de evidenta "eliminandu-se erorile" .

c)     cu timpul acest sistem de codificare s-a dovedit depasit iar solutionarea problemei a inceput sa fie intrevazuta odata cu trecerea de la codificarea uniforma a marfurilor, la codificarea automata, prin calculatorul electronic, pe suporti corespunzatori unor tehnologii avansate de culegere si prelucrare a informatiilor - scannerul.

Codificarea uniforma reprezinta sistemul de codificare prin care marfurile vandute sunt identificate uniform printr-un numar. Din cauza diversitatii furnizorilor si a tarilor de origine o identificare a marfurilor dupa codul uniform a devenit din nou imposibila. A aparut nevoia unei codificari nu uniforme, ci unitare, pentru asigurarea comunicatiei intre furnizorul producator de marfuri si comerciant, facilitandu-se derularea in bune conditii a comenzilor, livrarilor si facturarilor.

Sistemul de codificare universala (unitara) a fost precedat in Europa si in S.U.A. de sisteme nationale si regionale de codificare.

La inceput a fost sistemul "nesemnificativ" de codificare potrivit caruia marfurilor li s-au atribuit coduri in ordinea si pe masura aparitiei produselor respective, fara a se tine seama de familii sau grupe inrudite de produse.

Prima clasificare semnificativa, pe familii, a fost relizata in Germania, prin sistemul BAN - L.

In S.U.A., cu ani in urma s-a adoptat sistemul de codificare UPC (UNIVERSAL PRODUCT CODE). Sistemul se baza pe un cod cu o lungime de 12 cifre, din care: primul contine o cheie proprie pentru UPC; apoi 5 cifre pentru determinarea producatorului; urmatoarele cinci (5) cifre pentru identificarea marfii respective la producatorul simbolizat de anterioarele cinci cifre si in sfarsit, o cifra de control.

cheie   pentru identificarea cifra de

proprie determinarea marfii control

producatorului

In Europa s-a adoptat sistemul EAN - European Article Numbering, care utilizeaza "codul cu bare", reprezentat printr-o succesiune de bare inchise la culoare, cu grosimi variabile, tiparite pe un fond de culoare deschisa.

Grosimea variabila a barelor, alternanta bare - spatii si contrastul obtinut intre culoarea barelor si culoarea fondului permit decodificarea elementelor codificate.

Versiuni ale sistemului EAN

a)       EAN 13 - cea mai utilizata versiune, in care principiul de identificare numerica a produselor se realizeaza printr-o structura de 13 caractere numerice (digits).

Formatul simbolului in versiunea EAN 13 este ilustrat in figura urmatoare:

Citit de la stanga la drepta, simbolul EAN 13 prezinta:

bare care marcheaza inceputul simbolului;

6 digiti care formeaza ½ stanga a simbolului;

bare care marcheaza mijlocul simbolului;

6 digiti care formeaza ½ dreapta a simbolului;

bare care marcheaza sfarsitul simbolului

Structura generala a versiunii EAN 13 este:

P1- P3 = 3 digiti, care reprezinta numarul de identificare a Centrului National care aloca codurile (acest numar este distribuit de Asociatia Internationala de Numerotare a Articolelor);

M1 - M4 = 4 digiti reprezentand numarul de identificare a producatorului, acest numar este alocat de Centrul National de Codificare;

I1 - I5 = 5 digiti reprezentand numarul de identificare a produsului; aceste numere sunt distribuite de fiecare utilizator in parte, dupa regulile puse la dispozitie de catre Centrul National de Codificare;

C = 1 digit reprezentand cifra de control.

Din aceasta structura rezulta ca prin versiunea EAN 13 se pot codifica 9999 de producatori, fiecare din ei putandu-si codifica 99 999 de produse.

Ultima cifra, cea de control este determinata printr-un algoritm de calcul bine inteles cu ajutorul calculatorului electronic. Cifra de control permite ca la citirea codului si prelucrarea informatiilor calculatorul electronic sa nu retina codurile eronat imprimate sau falsificate.

In ce priveste optiunea pentru o varianta de codificare a societatilor comerciale mixte, se pot adapta una din variantele:

- varianta centralizata: firma "mama" identifica intreaga gama de produse corespunzator regulilor EAN din tara unde se afla, ofera avantajul centralizarii;

- varianta descentralizata: fiecare filiala isi codifica produsele dupa regulile EAN interne ale tarii respective;

- varianta "recomandare": filialele se consulta si decid impreuna ce produse se vor numerota centralizat.

b) EAN 8 - forma restransa a versiunii EAN 13

- se utilizeaza pentru produsele la care nu este posibila tiparirea simbolului EAN 13.

Citit de la stanga la dreapta:

- bare care marcheza inceputul simbolului;

- 4 digiti care formeaza 1/ 2 stanga a simbolului;

- bare care marcheaza mijlocul simbolului;

- 4 digiti care formeza jumatatea dreapta a simbolului;

- bare care marcheaza sfasitul simbolului.

Structura generala a versiunii EAN 8 este:

P1 - P3 = 3 digiti, reprezentand numarul de identificare a Centrului National care aloca Codurile;

I1 - I4 = 4 digiti, reprezentand numarul de identificare al produsului;

C = 1 digit, reprezentand cifra de control.

Decizia privind necesitatea si oportunitatea utilizarii simbolului EAN 8 revine Centrului National de Codificare dar numai dupa o analiza atenta a posibilitatii folosirii simbolului EAN 13.

2. Simbolizarea codurilor - adevarata revolutie informatica in comert.

De-a lungul a patru decenii, au fost create mai multe sisteme de atribuire a codurilor marfurilor vehiculate in comert .

a)     Sitemul de codificare pentru producatori de date cu cartele ( mai exact minicartele) sau taloane perforate.

- se baza pe o eticheta cu 2-3 taloane detasabile care la receptia marfurilor se aplica pe fiecare marfa in parte. Eticheta este prevazuta pe fiecare talon cu inscrierea in clar a pretului marfii, a caracteristicilor sortimentale si ale furnizorului.

b) Sistemul lecturii optice - promova etichetarea marfurilor cu suporti de date, de constructie speciala (material magnetic) sau cu inscriptionarea cu cerneala magnetica pe hartie obisnuita.

- casa de marcat conectata de cele mai multe ori direct la calculatorul electronic, a devenit un terminal la locul de vanzare.

c) Sistemul scanner - are ca principiu de functionare simbolizarea codurilor, care se refera la transpunerea in elemente grafice a numerelor care compum codurile marfurilor.

- este considerata etapa principala a revolutionarii culegerii datelor in comert;

Simbolizarea caracterelor numerice a fost exprimata prin alternarea de bare de culoare negru intens cu spatii (sau bare) albe, combinatiile de asemenea bare alb - negru reprezentand cifrele codurilor.

Fiecare cifra din cod se compune din doua linii albe si doua linii de culoare neagra, linile respective putand fi de grosimi diferite. La randul lor, fiecare linie poate reprezenta una sau mai multe unitati sau module.

Scannerul - este un echipament electronic (informatic) si o metoda de prelucrare informatica a informatiilor cuprinse in documentele purtatoare de date si informatii.

Ca echipament, scannerul este un terminal electronic, cu ajutorul caruia se lectureaza datele codificate si simbolizate prin sistemul cod cu bare.

Lectorul poate fi atat fix, incorporat in masa terminalului sub forma unei ferestre de lectura fie mobil instalat in creionul de lectura, pe care casierul il deplaseaza de-a lungul codului cu bare.

Ca metoda, scanningul presupune existenta unor case de marcat electronice prevazute cu un dispozitiv de citire optica, conectarea acestora la un concentrator de date sau la un calculator cu care sa lucreze in timp real. Procedeul este simplu: marfa este trecuta prin fata unei ferestre de citire, prin care un fascicul laser bombardeaza codul si-l interpreteaza (citeste).

Rolul scannerului este de a interpreta raportul existent intre liniile intens colorate (barele de culoare) si cele albe (spatiile) .

Casierul este avertizat printr-un semnal sonor ca respectivul cod a fost corect si perfect sesizat de echipamentul electronic.

Prin intermediul scannerului, codul citit este transmis la calculatorul electronic, unde din memorie, preluat din fisierul nomenclator, se extrage denumirea produsului si pretul, elemente ce se transmit imprimantei casei de marcat ce emite bonul de casa, care se inmaneaza cumparatorului.( pe bon sunt imprimate: denumirea marfii, pretul, totalul de plata, raionul, data).

3.Proceduri de atribuire a codurilor

a)     Prima procedura de atribuire a codurilor este ca toate marfurile sa fie codificate de catre furnizorul producator, iar codul atribuit de acesta sa fie folosit si in comert.

Dar in cadrul unui supermagazin ( magazin universal sau hipermagazin ) nu toate marfurile pot fi livrate direct de la producator cu codurile gata aplicate. In aceste conditii, in codul intreprinderilor comerciale se impune utilizarea unei codificari proprii, asemanatoare codului de lucru, de lungime redusa, realizata de sistem, prin simpla numerotare a asortimentului de marfuri, utilizandu-se forma redusa a codului EAN 13 si anume EAN 7 sau EAN 8.

b)    Codificarea si simbolizarea interna

Pentru aceasta o parte din cifrele " port-drapel"(flag) nu au fost atribuite unei anumite tari sau regiuni geografice, fiind rezervate tocmai necesitatilor interne ale intreprinderilor comerciale. Este vorba de versiunile simbolurilor EAN si UPC.

c)     Modul de atribuire a codurilor pentru produsele cu structura si greutate variabila (fructe, legume, carne, etc).

La fiecare raion de vanzare sau instalat balantele electronice cu memorie in care este inregistrat pretul marfurilor vehiculate in acest raion. Pretul unitar pe kilogram de produs, aflate in memoria cantarului elctronic permite ca prin apasarea pe tastele masinii pentru formarea codului de identificare a marfii, sa se obtina calculul imediat al costului marfii si editarea unei etichete autocolante care se lipeste pe produsul vandut. Eticheta astfel obtinuta contine: codul marfii, pretul sau o cifra de control pentru pret, cifra de control. Astfel marcate la raionul de vanzare, produsul, este preluat in caruciorul cumparatorului iar la casa de marcat de la iesirea de pe fluxul obisnuit al autoservirii, codul este citit in sistemul, de acum cunoscut al procedeelor scanning. Interesanta este structura codului care pastreaza numarul si caracteristicile sistemului EAN 13, cu urmatoarele particularitati: primele doua cifre (flag) sunt intotdeauna 02; urmatoarele cinci reprezinta codul propriu - zis al marfii; cea de a opta cifra un simbol de control pentru pret; cifrele de la 9 la 12 reprezinta pretul; ultima cifra este cifra de control general.

Schematic codul se reprezinta in figura urmatoare:

cod produs control pret pret cifra control general

La casa de marcat, in momentul vanzarii marfii si incasarii contravalorii se preiau numai cifrele de la 3 la 7, adica efectiv numai codul produsului, prin lectura primelor doua cifre (flag 02), calculatorul fiind "informat" asupra faptului ca pretul marfii vandute nu figureaza in memoria sa ci este continuat in urmatoarele cifre ale codului atribuit unitatii de vanzare.

4. AVANTAJELE CODULUI CU BARE

a) Producatorul dispune de informatii numeroase, precise despre vanazrea produselor sale, indiferent de zona geografica unde se realizeaza vanzarea, in conditiile in care prelucrarea datelor referitoare la activitatea comerciala se inscrie in sisteme regionale de informatica. Astfel se pot lua rapid decizii privind lansare noilor produse, inceperea sau sistarea companiilor promotionale sau de publicitate, cu consecinte dintre cele mai importante pentru economia generala a producatorilor.

b) Comertul de gros beneficiaza prin utilizarea scannerului de:

- integrarea prelucrarii informatiilor legate de intrarea marfurilor de la partenerii furnizori din industrie, iar pe de alta parte de iesirea marfurilor catre comertul de detail;

- urmarirea atenta a vechimii stocurilor aflate in depozit si eliberarea marfurilor in functie de data intrarilor in stocare;

- perfectionarea comenzilor, a inventarelor si livrarilor de marfuri, catre detailisti.

c) Comertul cu amanuntul, prin utilizarea scannerului isi cunoaste cu exactitate:

- toate "miscarile", codul cu bare asigurand o permanenta radiografie a proceselor sale componente, putandu-se chiar determina, la sfarsitul fiecarei zile de munca, veniturile nete realizate din vanzarea marfurilor;

- viteza de rotatie a fiecarui produs;

- determinarea rapida a stocului si automatizarea deciziei de reaprovizionare.

d) Consumatorul

Primul avantaj nevazut direct de cumparator este acela ca prin cunoasterea mai buna a pietei de catre producator, grosist si detailist, se pot pune la dispozitie marfuri mai variate, la timpul si prin formele de vanzare cele mai potrivite dorintelor consumatorului. Se imbunatateste in acelasi timp, calitatea serviciului comercial, se usureaza formularea comenzilor, prin practicarea autoservirii si a decontarilor, prin automatizarea culegerii datelor la casele de marcaj, se simplifica dialogul cu vanzatorii.

5. SCANNING SI INFORMATICA DE GESTIUNE

a) Lectura codului cu bare ca mijloc utilizat in editarea comenzilor de reaprovizionare

Sistemul contribuie la exploatarea optima a suprafetei de vanzare si se poate folosi in probleme curente de reaprovizionare rezolvand astfel trei dintre cele mai importante probleme ale conducerii comerciale: randamentul suprafetei de vanazare, utilizarea constanta a cantitatii optime de marfa pe suprafata comerciala, emiterea rapida a comezilor pentru reaprovizionare.

b) Gestiunea stocurilor

Utilizarea codului cu bare si a scanningului ofera rezolvari interesante pentru o serie de aspecte specifice ale conducerii stocurilor.

Prin culegerea permanenta a datelor privind vanzarile de marfuri pe structura si inregistrarea intrarilor pe acelasi nomenclator detaliat, compartimentul comercial cunoaste in fiecare moment nivelul stocului si poate lua in momentul cel mai propice, deizia de reaprovizionare.

Se vorbeste chiar, pentru unele marfuri de decizii automate de reaprovizionare, luate de calculatorul elctronic, atunci cand nivelul stocului atinge un prag limita dinainte stabilit si memorat in unitatea de calcul.