Home - Rasfoiesc.com
Educatie Sanatate Inginerie Business Familie Hobby Legal
Idei bun pentru succesul afacerii tale. producerea de hrana, vegetala si animala, fibre, cultivarea plantelor, cresterea animalelor


Afaceri Agricultura Economie Management Marketing Protectia muncii
Transporturi

Management


Index » business » Management
» Sistemul informational din institutiile publice


Sistemul informational din institutiile publice


Sistemul informational din institutiile publice

1. Sistemul informational. Definire. Tipologia informatiilor.

La nivelul institutiilor publice circula o multime de informatii. Dintre acestea managementul trebuie sa selecteze si sa le utilizeze pe acelea care sunt obiective si necesare.

Informatiile cele mai importante sunt:

-          informatiile privind atitudinea personalului fata de unele probleme cu care se confrunta institutiile publice;



-          informatii privind situatia realizarii indicatorilor previzionati.

In administratia publica, sistemul informational cuprinde ansamblul de date, informatii continute in documente, circuite informationale, fluxuri informationale si mijloace de tratare a informatiilor, implicate in procesul de fundamentare a deciziilor elaborate de organele care fac parte din sistemul administratiei publice si care contribuie, prin continutul lor, la satisfacerea necesitatilor generale ale populatiei. (vezi figura nr. 1. Sistemul informational din institutiile publice).

Figura nr. 1. Sistemul informational din institutiile publice


   Tipologia informatiilor in managementul public

Exista o clasificare a informatiilor (vezi figura nt. 2. Tipologia informatiilor in managementul public) care circula in sfera administratiei publice luandu-se in considerare mai multe criterii:

1. Modul de exprimare:

-          Orale, expuse de regula prin viu grai;

-          Scrise, consemnate de regula pe hartie;

-          Audiovizuale, implica aparatura speciala, calculatoare si terminale.

2. Gradul de prelucrare:

-          Primare, care anterior nu au suferit un proces de prelucrare informationala.

Se intalnesc la nivelul organelor administratiei locale;

-          Intermediare, care se afla in diferite faze de prelucrare circula atat la nivelul administratiei locale centrale, cat si la nivelul organelor administratiei locale;

-          Finale, care au trecut printr-un numar de prelucrari prevazute si se regasesc in decrete, hotarari, ordonante, legi.

3. Directia vehicularii:

-          Descendente, care se transmit de la nivelul administratiei centrale la organele administratiei locale. Se regasesc in decizii, instructiuni, legi, decrete, ordonante;

-          Ascendente, care se transmit de la organele administratiei publice locale la cele ale administratiei publice centrale si reflecta, de regula, rapoarte cu privire la gradul de realizare a obiectivelor previzionate si sunt precizate prin diverse acte normative;

-          Orizontale, care se transmit intre persoane incadrate in diverse compartimente situate pe acelasi nivel al unui organ al administratiei publice.

4. Destinatie:

-          Interne, care circula in interiorul institutiilor administratiei publice centrale si locale;

-          Externe, care circula in afara componentelor sistemului administrativ.

5. Obligativitatea pentru beneficiar:

-          Imperative, emise de catre Presedintele Romaniei, guvern, Parlament;

-          Nonimperative, acele informatii care au caracter preponderent informativ si care circula, in mod curent, in cadrul institutiilor componente ale sistemului administratiei publice.

6. Natura proceselor reflectate:




-          Financiare, reflecta sau au in vedere activitati financiare;

-          Comerciale, reflecta sau au in vedere activitati comerciale;

-          Culturale,  reflecta in mod expres activitati cu caracter cultural;

-          Turistice, reflecta activitatile turistice in mod deosebit;

-          Sportive, oglindesc in mod deosebit activitatile sportive;

Alte categorii de informatii dupa acest criteriu: cercetare-dezvoltare, protectia mediului, invatamant, asistenta sociala, agricultura, amenajarea teritoriului, transport, comunicatii, sanatate.

 Modul de evidenta a informatiilor:

-          Evidenta curenta, care reflecta anumite situatii existente la un moment dat;

-          Statistice, reflecta nivelurile realizate la principalele obiective si activitati intr-o forma sintetica.

Utilizarea informatiei in procesul de elaborare a actelor normative si transmiterea acestora din urma catre autoritatile administrative locale, spre executie implica un circuit si/sau flux informational (vezi figura nr. 3. Caracteristici ale fluxului informational).

Figura nr. 3. Caracteristici ale fluxului si circuitului informational



Figura nr. 2. Tipologia informatiilor in managementul public.

Un alt component al sistemului informational este fluxul informational, care reprezinta cantitatea de informatie vehiculata intre emitator si beneficiarul de informatie.

Acesta este caracterizat de lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc.

Tipologia circuitelor informationale este structurata dupa urmatoarele criterii:

1. Directia de vehiculare, caracteristicile emitatorului si, respectiv, ale beneficiarului de informatii:

-          Verticale se stabilesc intre institutii ale administratiei publice situate la nivel central si cele situate la nivel local intre acre exista relatii de subordonare;

-          Orizontale se stabilesc intre posturi, respectiv compartimente, institutii situate pe acelasi nivel ierarhic in cadrul sistemului administrativ;

-          Oblice se stabilesc intre institutii ale administratiei publice situate pe niveluri ierarhice diferite, intre care nu exista relatii de subordonare nemijlocita.

2. Frecventa producerii:

-          Periodice se repeta la anumite intervale, an, trimestru cu ocazia intocmirii unor rapoarte, dari de seama statistici solicitate de organe ale administratiei situate pe niveluri ierarhice superioare in cadrul sistemului;




-          Ocazionale se stabilesc cu o frecventa aleatoare ori de cate ori este cazul, iar fundamentul producerii lor il reprezinta situatiile inedite care se produc in interiorul sau in afara institutiilor care compun sistemul administratiei publice.

Procedurile informationale desemneaza, in esenta, un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informatii cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suportilor si mijloacelor de tratare a informatiilor.

In cadrul sistemului informational al administratiei publice exista o serie de mijloace de culegere a informatiilor, de inregistrare a acestora, de transmitere si prelucrare a lor.

Aceste mijloace de tratare a informatiilor utilizate si in sistemul administratiei publice sunt de trei tipuri:

-          Manuale: masina de scris, masini de calcul, instrumente clasice;

-          Mecanizate: minicalculatoare;

-          Automatizate: computere, terminale, retele de calculatoare etc.

2. Functiile sistemului informational

Sistemul informational al institutiilor publice indeplineste urmatoarele functii: (vezi figura nr. 4. Functiile sistemului informational).

Figura nr. 4. Functiile sistemului informational


1. Functia decizionala  consta in aceea ca sistemul informational trebuie sa asigure elementele informationale necesare fundamentarii actelor administrative la nivelul Parlamentului, guvernului si tuturor categoriilor de decizii administrative.

In fond, decizi administrativa este rezultatul unui proces amplu de culegere, inregistrare, transmitere, prelucrare a informatiilor. Fara informatii, mijloace de tratare a informatiilor, fara fluxurile si circuitele informationale descrise de circulatia informatiilor in sistemul administrativ nu se poate vorbi de conditii minime pentru fundamentarea unor decizii administrative eficiente si a unor acte normative care sa contribuie la crearea unui cadru corespunzator aplicarii deciziilor, desfasurarii activitatii in institutiile publice si in societatea romaneasca, in general.

2. Functia operationala este cea prin care sistemul informational asigura operationalizarea actelor administrative: legi, decrete, hotarari, decizii administrative etc.

Prin urmare, totalitatea datelor, informatiilor care circula in sistemul informational al administratiei publice, circuitele si fluxurile informationale existente contribuie in mod decisiv atat la intelegerea corecta a continutului unui act normativ sau al unei decizii administrative, cat mai ales la aplicarea acestora. Din punct de vedere practic, sistemul informational influenteaza in mare masura desfasurarea activitatilor implicate in executarea sarcinilor cu care au fost investiti functionarii publici si in aplicarea unor acte normative si/sau decizii administrative.

3. Functia de documentare a sistemului informational exprima menirea acestui sistem de a inregistra informatii necesare personalului angajat in sistem de a inregistra informatii necesare personalului angajat in sistem pentru a fundamenta sistemul de obiective si implicit deciziile derivate din acesta.

Astfel, punctul de vedere sustinut de majoritatea specialistilor in domeniu potrivit caruia sistemul informational al managementului public se reduce la activitatea de documentare reprezinta, in acceptiunea noastra, una din cele mai importante functii a sistemului informational.

Exista diferite criterii de clasificare a documentelor:

a.       Continut;

b.      Forma;

c.       Data;

d.      Alfabet;

e.       Limba etc.

Din punct de vedere pragmatic, documentele administrative pot fi grupate in doua categorii.

-          Prima categorie este alcatuita din documente folosite exclusiv de functionarii publici interesati.



-          A doua categorie cuprinde acele documente folosite mai rar si care raman la dispozitia functionarilor din compartimentul de documentare al institutiilor publice.

Ca si activitate care permite exercitarea uneia din functiile sistemului informational din administratia publica, documentarea administrativa este integrata in sistemul national de documentare.

Intre cele trei functii ale sistemului informational exista stranse interdependente. Buna functionare a acestuia este determinata de utilizarea cu profesionalism de catre managerii publici a tuturor componentelor sistemului informational si de revalorificarea functiilor acestuia.

3. Principiile sistemului informational

Sistemul informational in institutiile publice se fundamenteaza pe un ansamblu de principii care permit realizarea functiilor sale specifice (vezi figura nr. 5. Principiile sistemului informational).


Figura nr. 5. Principiile sistemului informational.

1. Principiul conceperii si restructurarii sistemului informational potrivit cerintelor managementului unei institutii publice.

Conceperea si rationalizarea sistemului informational se fundamenteaza, in mod expres, pe cerinte specifice ale managementului unei institutii publice care sunt strans corelate cu sistemele de nevoi, respectiv de interese ale societatii. Ratiunea existentei sistemului informational o reprezinta asigurarea bazei informationale necesare pentru derularea eficienta atat a proceselor de management, cat si de executie in cadrul unei institutii publice sau a sistemului administrativ in ansamblul lui.

2. Principiul corelarii stranse a sistemului informational cu organizarea structurala si cu sistemul decizional din institutiile publice care compun sistemul administrativ si nu numai.

In proiectarea structurilor organizatorice specifice institutiilor publice din tara noastra, trebuie sa se tina seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezinta si un emitator si un beneficiar de informatii, ca tipurile de relatii organizatorice, care apar intre posturi, intre compartimente, intre institutii si/sau autoritati ale administratiei publice descriu circuite informationale.

Fiecare componenta a sistemului dispune, pentru realizarea obiectivelor atribuite, de anumite mijloace de tratare a informatiilor si trebuie sa foloseasca anumite proceduri informationale.

3. Principiul unitatii metodologice a tratarii informatiilor

In vederea asigurarii compatibilitatii intre toate componentele sistemului informational al administratiei publice este necesar ca modul de culegere si prelucrare a informatiilor sa fie unitar din punct de vedere metodologic.

O asemenea abordare asigura sistemului informational un plus de rigurozitate si faciliteaza functionalitatea sa.

Aplicarea acestui principiu atrage apelarea la functionarii publici specializati in domeniul informatic.

Respectarea principiului, confera sistemului informational un plus de rigurozitate si faciliteaza atat controlul conducerii asupra functionarii sale, schimbarile in structura si functionarea sa, cat si extinderea utilizarii sistemelor automate de prelucrare a datelor, care circula in sistemul administrativ.

4. Principiul concentrarii asupra informatiilor esentiale

Potrivit acestui principiu, informatiile trebuie transmise, ori de cate ori este posibil, selectiv intrucat aceasta inseamna economie de timp, resurse si implicit operativitate in fundamentarea unor decizii si/sau elaborarea unor documente administrative.

5. Principiul asigurarii unui timp corespunzator de reactie componentelor sistemului administratiei publice.

Pornind de la premisa ca desfasurarea diverselor procese de munca din sistemul administratiei publice prezinta caracteristici temporale, este necesar ca si viteza de reactie a componentelor sistemului sa fie diferita. Prin urmare, si timpii de culegere, vehiculare, prelucrare a informatiilor si de fundamentare a documentelor administrative trebuie diferentiati.

Aceasta se realizeaza, in mod expres, prin utilizarea unor proceduri si mijloace variate pentru tratarea informatiilor.

6. Principiul asigurarii de maximum de informatii finale dintr-un fond limitat de informatii primare

Este cunoscut faptul ca cele mai importante documente administrative se fundamenteaza pe informatii finale. De aceea se impune o eficienta valorificare si prelucrare a informatiilor care provin de la nivelurile administratiei locale si din alte terte surse.

Actele normative emise de institutiile din administratia centrala se fundamenteaza pe informatii sintetice, indeosebi finale, care sunt rezultatul unui proces amplu de documentare administrativa.

 Principiul flexibilitatii

Presupune adaptarea continua a parametrilor sistemului informational din administratia publica la caracteristicile mediului extern. Este necesara in acest sens o abordare modulara a sistemului informational din administratie. Acesta ar facilita accesul rapid si selectiv la informatiile relevante. De asemenea, este posibila actualizarea permanenta a datelor si informatiilor, care compun sistemul la un moment dat.

Principiul flexibilitatii necesita o permanenta reactie a institutiilor din administratia publica, in special a celor din administratia locala fata de opiniile membrilor societatii si adoptarea rapida a deciziilor pe care le atrage sistemul de nevoi si preferinte ale populatiei.

Este evidenta necesitatea alimentarii sistemului informational de la nivelul administratiei centrale cu informatii actualizate si/sau rezultate din aplicarea, in timp, a unor acte normative. Actualizarea informatiilor are, fara indoiala, rolul de a atrage deseori chiar modificarea continutului unui act normativ sau al unei decizii administrative elaborate anterior.






Politica de confidentialitate


Copyright © 2019 - Toate drepturile rezervate

Management


Resurse umane


CRESTEREA CALITATII VIETII PENTRU COMUNITATEA RROMA PRIN REABILITAREA DE LOCUINTE
MANAGER PROIECT
Management si tehnici contemporane de afaceri
Proiect la sisteme suport pentru luarea deciziei - Decizia de decablare a abonatilor de televiziune prin cablu
Lucrare de practica la managmentul productiei
Transporturile aeriene
Analiza eficientei fortei de munca
Auditul sistemelor informatice
IDENTITATEA SERVICIILOR
Teste grila Managementul proiectelor in administratia publica