Managementul controlului - Organizarea si exercitarea controlului financiar de gestiune la SC TESS SRL

Managementul controlului

Organizarea si exercitarea controlului financiar de gestiune la SC TESS SRL

Controlul si tupuri de control

Controlul poate fi definit ca fiind procesul de asigurare a indeplinirii eficiente a obiectivelor intreprinderii. Controlul este functia managerial de masurare si corectare a performantelor activitatii subordonatilor, pentru ca planurile si obiectivele organizatiei sa fie realizate.

Putem vorbi de trei categorii de control:

Control preventiv

Control direct

Control postoperativ sau final

Controlul preventiv se concentreaza asupra conditiilor in care este dificil sau imposibil sa apara deviatii de la norme. Grilajele de la geamuri, lacatele si incuietorile de la usi, sistemele de alarma, paznicii si prevenirea furturilor servesc acestui scop. Exista de asemenea si alte reguli si norme de prevenire in cadrul unei firme cum ar fi, de exemplu, fisa postului, care previne situatia ca o persoana total necalificata poate sa primeasca postul respective, prin aceasta economisindu-se bani si timp.

Controlul direct este destinat sa detecteze sis a anticipeze deviatiile de la standard in diferite puncte ale desfasurarii procesului. Exista doua categorii de control direct: control de diagnostic si control therapeutic.

Controlul de diagnostic incearca sa determine ce abatere, deviere a avut loc. Cel mai bun diagnostic poate fi pus atunci cand o persoana este familiarizata cu situatia respective si isi foloseste intuitia si experienta in descoperirea a ceea ce nu-i in regula.

Controlul terapeutic arata atat ce, dar si de ce s-a intamplat ceva, apoi hotaraste actiunea corectiva.controlul, cat si corectia au loc in timpul procesului si nu la una sau mai multe zile dupa aceea.

Tipic pentru controlul direct este faptul ca atat controlul, cat si corelatiaau loc in timpul procesului si nu la una sau mai multe zile dupa aceea.

Controlul postoperativ(final) se concentreaza asupra rezultatelor finale ale procesului. Informatiile obtinute nu mai pot fi folosite, de regula, pentru a remedia produsul, dar pot si trebuie folosite pentru urmatorul proiect, produs sau lot de produse. Scopul lui este eviatarea repetarii greselilor la produse, lucrari sau servicii similare.

Eficienta activitatii de control financiar

Controlul financiar de gestiune se organizeaza la societatile comerciale pentru controlul gestiunilor proprii, precum si-al uzinelor, fabricilor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor si altor subunitati din structura lor organizatorica

Eficienta controlului financiar este determinata de contributia sa la prevenirea si remedierea abaterilor, deficientelor si pagubelor, la perfectionarea si eficienta activitatii economico financiare. Eficienta controlului financiar este mai ridicata daca se pune accent deosebit pe prevenirea abaterilor, deficientelor si pagubelor, pe sugestii, propuneri si masuri care contribuie la ridicarea calitatii intregii activitati economico-financiare.

Controlul financiar devine instrument eficient de conducere a activitatii, de prevenire si recuperare a pagubelor, de aparare si dezvoltare a patrimoniului, daca se caracterizeaza prin fermitate, exigenta, obiectivitate si daca se exercita pe baza unor principii si reguli riguros fundamentate in raport cu activitatea economica si financiara. Eficienta controlului financiar depinde atat de temeinicia si realitatea constatarii abaterilor, deficientelor si pagubelor, a rezervelor pozitive inca nemobilizate, cat si de fermitatea si legalitatea valorificarii constatarilor facute.

Constatarea preventiv-operativa, cunoasterea temeinica a realitatii economico-financiare este o prima conditie a eficientei controlului financiar, dar aceasta nu are efectul scontat daca nu contribuie la solutionarea eficienta si operativa a problemelor economice si financiare. Deci, eficienta controlului financiar este determinata, in ultima instanta, de unitatea celor doua laturi organice ale sale: constatarea preventiv-operativa si valorificarea imediata a acesteia.

In practica, eficienta controlului financiar se apreciaza pe formele acestuia preventiv si ulterior.

Eficienta controlului financiar preventiv se apreciaza in functie de: valoarea totala a documentelor ce contin operatii prin care se angajeaza ori efectueaza cheltuieli, fara baza legala sau neeconomicoase; influenta asupra reducerii amenzilor, penalitatilor, locatiilor etc. platite; gradul de cunoastere de catre personalul cu asemenea atributii , a dispozitiilor legale a caror respectare este obligat sa o controleze preventiv; fermitatea exercitarii, de pe pozitii legale a controlului preventiv, etc.

Eficienta controlului financiar de gestiune (ulterior) se apreciaza in functie de: pagubele descoperite pentru care s-au luat masuri de imputare sau de sesizare a organelor de urmarire penala; recuperarile operative in numerar din pagubele constatate; sanctiunile disciplinare operative in numerar din pagubele constatate; sanctiunile disciplinare aplicate; amenzile contraventionale aplicate; plusurile de valori materiale si banesti identificate si inregistrate in evidenta; debitorii lichidati; gradul de pregatire profesionala a persoanelor cu atributii de control financiar; operativitatea definitivarii rezultatelor actiunii de control financiar de gestiune si a valorificarii lor, etc.

Factorul determinant al eficientei controlului financiar il constituie asigurarea unei ordini si discipline desavarsite in utilizarea fondurilor materiale si banesti. Eficienta controlului financiar este dependenta direct de existenta si mentinerea in activitatea economico-financiara a unui climat riguros de ordine, disciplina si responsabilitate, de crestere permanenta a eficientei economice si nu de volumul sporit de abateri, deficiente sau pagube constate si sanctiuni aplicate. Toate aceste fapte, considerate drept criterii de eficienta a controlului financiar, trebuie sanctionate cu toata rigoarea legii, insa ele reprezinta, in final, nu numai deficiente ale activitatii economico-financiare, ci si ale controlului financiar care nu a actionat astfel incat sa previna asemenea manifestari negative in activitatea de gestiune.

Organizarea controlului financiar la S.C. TESS S.R.L

Pentru exemplificarea metodologiei de control financiar de gestiune in cele ce urmeaza vom prezenta etapele, in succesiunea lor efectiva de efectuare a controlului financiar anual de gestiune la S.C. TESS S.R.L..

S.C. Tess S.R.L. este structurata astfel:

La nivel central societatea are in compunere compartimentele functionale in subordinea directa a managerului general cum sunt: resurse umane, juridic, protectia muncii, marketing, si a directorilor executivi: compartimentul tehnic condus de directorul tehnic, aprovizionare condus de directorul comercial si compartimentul financiar-contabilitate, condus de directorul economic.

Unitatile de baza ale societatii sunt: sediul societatii din Bdul Grivitei unde se desfasoara principala activitate si anume comercializarea si intretinerea autovehiculelor, vanzarea cu amanuntul a pieselor de schimb. De asemenea tinichigeria si vopsitoria din str. Cristianului , este alt punct principal de desfasurare a activitatii. Atat sediul societatii cat si tinichigeria/vopsitoria se afla in lcalitatea Brasov judetul Brasov.

O alta unitate de baza este noua reprezentanta deschisa la Sibiu care este condusa de un director general sub directa urmarire a managerului si anume d-ul Gelu Dumitru.

S.C.'Tess' S.R.L. are organizata si conduce contabilitatea in dubla partida.

Intreaga instrumentatie ce constituie elementele fundamentale ale sistemului de contabilitate in dubla partida este prevazuta de legea contabilitatii nr.82/1991 si consta in:

bilant ca situatie sintetica;

conturi ce se tin pentru diverse elemente patrimoniale distincte;

documente justificative, care fac dovada efectuarii actelor (faptelor) economice , pentru care considerent se afla in baza inregistrarii in contabilitate.

La acestea se mai adauga inventarierea ce presupune confruntarea consemnarilor de contabilitate cu realitatea existenta in societate si evaluarea elementelor patrimoniale totale pe baza constatarilor faptice, precum si reflectarea datelor in bilatul de final de exercitiu financiar.

Existenta patrimoniului in administrarea societatii implica urmarirea integritatii acestuia pornind de la patrimoniul initial si continuand cu patrimoniul in formele lui de manifestare, determinat la finele exercitiului financiar ca substanta juridico-economica de fundamentare a bilantului anual si in mod similar si a bilantului semestrial.

Unul din principalele instrumente ce asigura evidentierea, ordonarea si circulatia documentatiei tehnico-operative si contabile ca reflectie a fluxurilor economico-faptice este forma de contabilitate.

Ea asigura inregistrarea documentelor primare si centralizatoare in ordine cronologica - in ordinea numarului si datei documentelor - si sistematica - dupa natura si felul lor - privitoare la toate operatiunile economice ale societatii.

Forma de inregistrare contabila presupune imbinarea urmatoarelor elemente:

documentele primare

formularistica de lucru utilizata

modul de completare a formularisticii utilizate: manual, tehnica de calcul electronica sau mixta.

Formularistica contabila de lucru utilizata este formata din: note de contabilitate, jurnale de inregistrare, fisa de cont, balante de verificare, bilant.

In cadrul S.C TESS S.R.L. realizarea obligatiei legale de organizare si conducere a contabilitatii este tradusa in practica prin existenta unui birou financiar si a unui birou de contabilitate. Cele doua birouri sunt coordonate in mod nemijlocit de directorul economic.

Pentru exercitarea controlului financiar preventiv este abilitat directorul economic, iar in lipsa acestuia viza de control financiar preveritiv este acordata de o persoana numita special pentru acest lucru prin decizie.

Toate subunitatile societatii sunt verificate cel putin o data pe an.

CONTROLUL FINANCIAR - PARTE COMPONENTA A CONDUCERII STIINTIFICE A SOCIETATII

Evidentierea necesitatii obiective a controlului, precum si locul si rolul acestuia in conducerea stiintifica a societatii, imprima controlului un caracter stiintific in ansamblul stiintei 'Conducerea activitatii economico-sociale'.

Controlul este integrat in sistemul de conducere a societatii reprezentand o forma de cunoastere a modului de orientare, organizare si desfasurare a activitatii economico-sociale.

Astfel, se pun in fata controlului probleme deosebite, in special ale cunoasterii realitatilor,inclusiv a modului de aplicare a legislatiei,avand ca scop stabilirea masurilor necesare pentru evitarea lipsurilor, deficientelor, greutatilor, curmarea abuzurilor.

Controlul asigura cunoasterea de catre societate a modului in care se gospodareste avutia nationala si se utilizeaza mijloacele materiale si financiare, a modului de indeplinire a indatoririlor ce le revin salariatilor si in special a cadrelor de conducere.

Controlul, ca latura componenta a conducerii stiintifice a societatii, ca forma de perfectionare a activitatii socio-economice, implica antrenarea tuturor factorilor de raspundere in aplicarea cu fermitate: a programelor elaborate de statul de drept democratic si social; a legislatiei, a hotararilor de guvern si a altor norme elaborate de organisme centrale si locale cu drept de decizie, in vederea realizarii si consolidarii economiei de piata.

Economia de piata se poate infaptui numai prin respectarea si aplicarea legilor, ceea ce presupune un control permanent, sistematic si bine organizat in toate compartimentele vietii economice si sociale si la toate nivelurile.

In acest context, controlul urmareste ca directie esentiala de actiune:

intarirea disciplinei si ordinii,a spiritului de raspundere personala si colectiva a aplicarii legislatiei;

organizarea mai buna a muncii;

gospodarirea mai eficienta a mijloacelor materiale, financiare si de munca;

ocrotirea proprietatii, publica sau privata, protectia concurentei loiale in actuala etapa de tranzitie si in perspectiva economiei de piata;

creerea conditiilor necesare pentru cresterea calitatii vietii;

formarea, administrarea si intrebuintarea resurselor financiare ale statului, ale unitatilor administrativ-teritoriale si ale institutiilor publice;

afirmarea tot mai puternica a intereselor generale ale societatii.

In conditiile edificarii economiei de piata, controlul ca latura componenta a conducerii stiintifice a societatii se exercita de pe pozitia intereselor generale ale acesteia, dat fiind faptul ca, organul reprezentativ suprem al poporului roman si unica autoritate legiuitoare a tarii este Parlamentul. In acest context, controlul ca functie a conducerii se caracterizeaza prin aceea ca este real, atotcuprinzator, general si universal. Este de asemenea de subliniat ca, controlul se exercita asupra tuturor membrilor societatii, indiferent de locul pe care il ocupa in cadrul diviziunii sociale a muncii: preventiv, constructiv, proiectiv, sau educativ.

Caracterul preventiv al controlului consta in aceea ca sesizeaza fenomenele negative din activitatea economico-sociala cand acestea se manifesta ca tendinta si intervine operativ in prevenirea si lichidarea cauzelor.

Controlul nu se rezuma numai sa constate manifestarea neajunsurilor, nu este numai un control concomitent sau ulterior, ci, in primul rand, un control bazat pe previziunea desfasurarii activitatii, a descoperirii la timp a deficientelor si anomaliilor.

Pentru obtinerea eficientei maxime, pe langa evaluarea rezultatelor in raport cu obiectivele si normele stabilite, controlul contribuie si la determinarea tendintelor, fenomenelor care necesita corectie.

Caracterul constructiv-proiectiv al controlului consta in a veghea la aplicarea prompta a legilor, a ajuta efectiv la depasirea dificultatilor, prin solutionarea problemelor ce prezinta neajunsuri ca urmare a stabilirii unor masuri adecvate.

Controlul, pe baza studiilor si analizelor efectuate descoperea elementele noului si contribuie la generalizarea celor mai moderne metode de organizare si conducere, de informare si prospectare in legatura cu problemele economico-sociale.

Tematica de control.

Tematica controlului a fost axata pe verificarea postoperativa a administrarii patrimoniului, de la ultima verificare anuala 01.11.2000 pana la 31 .10.2001.

Controlul a fost inscris in planul anual de control s-a desfasurat conform deciziei managerului general in perioada 01.11.2001

Prezentarea echipei de control si a tematicii controlului unitatii.

Echipa de control s-a prezentat la managerul general al S.C. TESS S.R.L., domnul Dumitru Gelu, caruia i s-a facut cunoscut planul de control intocmit in baza deciziei de control din 01.11.2001.

Pregatirea documentelor supuse controlului.

S-a solicitat conducerii unitatii sa dispuna personalului in subordine urmatoarele:

- prezenta obligatorie la serviciu in zilele stabilite in program pentru verificarea compartimentului sau gestiunii respective

- punerea la dispozitie la solicitarea organelor de control, a urmatoarelor documente:

a.       Pentru verificarea modului de indeplinire a masurilor stabilite prin controalele anterioare:

ultimul proces - verbal de control financiar de gestiune;

actul de comunicare catre serviciul CFG a indeplinirii masurilor lasate in sarcina unitatii la controlul anterior;

toate procesele - verbale incheiate de organele de control din afara unitatii, care au legatura cu administrarea patrimoniului societatii.

b.      Pentru verificarea imobilizarilor corporale:

b.

balanta analitica a mijloacelor fixe la 31.10.2001;

notele de intrare, receptia mijloacelor fixe achizitionate de la data ultimului control;

c.       Pentru stocuri:

c.

balanta analitica a stocurilor pe fiecare gestiune;

notele de intrare - recepiie;

bonurile de consum intern de materiale;

dispozitii de livrare, materiale, produse finite;

fisele de magazie pentru evidenta rulajului si stocurilor de materiale, piese de schimb, obiecte de inventar, ambalaje din fiecare gestiune.

d.      Pentru disponibilitatile banesti:

d.

registrul de casa cu toate actele justificate;

carnetele de C.E.C. uri;

extrase de cont;

chitante fiscale.

e.       Balantele de verificare lunara de la ultimul control, pana la balanta pe luna octombrie 2001. Unitatea nu incheiase bilant.

f.        Fisele posturilor tuturor persoanelor responsabile cu inregistrarile contabile si ale tuturor gestiunilor precum si deciziile de numire in functiile respective.

Organizarea echipei de control.

Echipa de control si-a impartit sarcinile dupa cum urmeaza:

a.       Economist Talabe Eugenia, seful echipei de control a preluat verificarea urmatoarelor obiective:

a.

existenta faptica a numerarului si a celorlalte valori in caserie, confruntarea acestora cu datele evidentei tehnico - operative si contabile;

concordanta dintre documentele de incasari si plati in numerar cu datele din registrul de casa si evidenta contabila si de la caz la caz, confruntarea acestora cu evidentele unitatilor bancare la care are deschise conturile unitatea;

exactitatea calculelor si a raporturilor referitoare la incasari si plati in numerar si realitatea incasarilor;

necesitatea, economicitatea, realitatea si legalitatea aprovizionarii mijloacelor materiale in raport de prevederile din contracte, de stocurile existente si de consumuri. Existenta unor mijloace materiale fara miscare, cu miscare lenta sau fara miscare, prevenirea si lichidarea acestora;

verificarea documentara din compartimentul financiar-contabilitate, urmarindu-se ca fiecare act justificativ inregistrat in evidenta contabila sa contina elementele obligatorii de forma si fond, precum si semnaturile autorizate si viza de control financiar preventiv;

efectuarea controalelor prevazute de dispozitiile legale in vigoare;

controlul casieriei de catre contabilul sef sau delegatul sau;

controlul curent din partea serviciului de resort asupra activitatii gestionarilor de mijloace materiale.

b.      Inginerul Vasi Nicolae, director economic si contabilii Crutu Cristina si Vicoe Ioana, au preluat verificarea urmatoarelor obiective:

in cadrul unitatii exista urmatoarele depozite (gestiuni):

Bonuri de valoare;

Depozitul de materiale si intretinere, piese de schimb si obiecte de inventar;

existenta faptica a mijloacelor materiale, stabilita prin numarare, cantarire, masurare dupa caz, in raport cu specificul, natura si caracteristicile acestora, detinute cu orice titlu;

concordanta mijloacelor materiale inventariate faptic la control cu datele din fisele de magazie si balanta analitica a stocurilor, precum si concordanta rulajelor la cele din urma;

asigurarea locurilor de primire, pastrare si eliberare a valorilor materiale cu aparate de masura si control;

etichetarea la locul de pastrare a tuturor mijloacelor materiale in care sa indice: denumirea, simbolul si pretul unitar;

stabilirea listei persoanelor care au dreptul sa dispuna eliberarea mijloacelor materiale de la locurile de depozitare si specimenele de semnatura ale acestora. Existenta acestora in posesia fiecarui gestionar;

utilizarea si intretinerea capacitatilor de depozitare, instalaliilor, utilajelor;

incadrarea si mentinerea in functia de gestionar numai a persoanelor care indeplinesc conditiile legale, existenta cazierului cu privire la antecedentele penale, adeverinta de la ultimul loc de munca referitoare la corectitudine, constituirea garantiei la nivelul sumelor prevazute de lege.

In prima zi a controlului gestiunilor s-a procedat astfel:

s-au verificat deciziile de numire a gestionarilor si confirmarile organelor de politie privind antecedentele penale (cazierul);

s-au barat toate fisele din magazie pentru material si produse la ultima inregistrare, semnandu-se in dreptul ultimei inregistrari in fisa, atat de gestionari cat si de catre un membru al echipei de control;

s-au sigilat toate spatiile de depozitare unde s-a efectuat controlul ;

s-au luat declaratii de la fiecare gestionar;

s-au inceput inventarierile mijloacelor materiale, intocminduse lista pentru reperele la care s-au constatat diferente in plus sau in minus;

pentru asiguarea continuitatii activitatii pe perioada verificarii gestiunii, eliberarile si primirile de bunuri in gestiune s-au efectuat sub supravegherea organului de control in intervalul orar 8-12, dupa care gestiunile respective in care nu se efectua inca verificarea, au fost sigilate.

S-au facut verificarile cantitative ale stocurilor, confruntarile cu stocurile din fisele de magazie si cu stocurile din balanta analitica a stocurilor, efectuandu-se totodata confruntarea prin sondaj cu documetele de intrare (note de receptie, note de predare, note de restituire) si documentele de eliberare (bonuri de consum, note de transfer, procese-verbale de casare sau declasare).

Dupa aceste operatiuni s-au stabilit diferentele in plus si minus, s-au inlocuit listele de inventariere pentru diferente si s-au luat note explicative gestionarilor pentru justificarea diferentelor in gestiune.

S-au stabilit:

raspunderea materiala;

raspunderea administrativa;

raspunderea disciplinara;

nu a fost cazul de raspundere penala.

La procesul - verbal, ce s-a intocmit in doua exemplare, s-au anexat toate documentele si situatiile efectuate de organele de control.

Seful serviciului C.F.G., dupa consultarea dosarului a sintetizat informatiile si concluziile in 'Raportul sintetic asupra verificarii unitatii ' pe care l-a prezentat managerului general al societatii.

In baza aprobarii raportului de catre managerul general s-a emis dispozitie obligatorie catre unitate pentru remedierea deficientelor.

In urma controlului efectuat in perioada 01.11.2001 31 .12.2001 s-au constatat urmatoarele:

a)      Existenta, integritatea si pastrarea bunurilor detinute cu orice titlu de unitate.

a)

Inventarierea de control s-a efectuat integral asupra gestiunilor: lubrefianti; materiale de intretinere, piese de schimb, obiecte de inventar si prin sondaj pe o perioada de trei luni asupra casieriei.

S-au verificat de asemenea, autenticitatea si exactitatea intocmirii documentelor contabile, financiare si de evidenta primara, referitoare la mijloacele materiale si banesti ale unitatii, precum si concordanta dintre actele contabile si situatia faptica si scriptica din gestiune.

S- au verificat:

fisele de magazie;

notele de receptie si constatare diferente;

notele de transfer, restituire;

bonurile de consum;

facturile si avizele de expedtiie privind aprovizionarea;

balantele analitice ale stocurilor;

Au fost verificate de asemenea procesele - verbale de inventariere periodica efectuate de unitate de la data ultimului control 01.11.2000.

In urma controlului au rezultat urmatoarele:

Din confruntarea stocurilor faptice stabilite prin inventariere, cu stocurile scriptice din evidenta gestionara si balanta contabila analitica a stocurilor au rezultat plusuri de valori materiale si banesti in suma de 1.906.000,00 lei si lipsuri in gestiune de 16.035.000,00 lei.

In vederea recuperarii contravalorii mijloacelor materiale lipsa in gestiuni s-au reactualizat preturile din evidenta gestionara si contabila, la pretul pietei din momentul constatarii lipsurilor, luandu-se in considerare cota de uzura aferenta perioadei de folosinta.

b)      Organele de control ale societatii au stabilit si raspunderea materiala conform Codului Muncii articolul 106- 108 dupa cum urmeaza:

Mijlocul fix trusa scule Gedore a fost imputata in sarcina mecanicului Tuca Ion, in suma de 9.747.000 lei, suma urmand a fi retinuta din salariu.

Lipsa de lubrefianti a fost imputata in sarcina gestionarului Harabor Silviu, in suma de 2.329.000 lei, suma urmand a fi retinuta din salariu.

Lipsa unei chei dinamometrice a fost imputata in sarcina macanicului Hogea Sorin, in suma de 3.920.000 lei suma urmand a fi depusa in numerar la casierie sau in caz de neexecutare prin retinere din salariu.

Vinovatii prin semnarea titlurilor executorii de mai sus si-au asumat obligatia de plata a creantelor.

Intr-un singur caz s-a instituit raspunderea disciplinara, gestionarul Ticutan Gheorghita, incalcand prevederile Legii nr. 82/1991 articolul 38 prin eliberarea de bunuri din gestiune fara forme legale.

c) Alte obiecte

Din verificarea efectuata asupra dosarelor de personal ale gestionarilor s-a constatat ca acestia nu au antecedente penale.

Controlul curent operativ lunar asupra gestiunii de casa, prevazut de Decretul nr. 209/1976 nu a fost efectuat de directorul economic in lunile decembrie 2000 si ianuarie-februarie 2001.

A fost sanctionat economist Talabe Eugenia, director economic, disciplinar cu 'avertisment' conform Codului Muncii articolul 100 litera "b"

Alte deficiente nu s-au constatat.