	Afaceri	Agricultura	Economie	Management	Marketing	Protectia muncii
	Transporturi

Management

Index » business » Management
» Fundamente ale managementului proiectelor - Studiu de caz: FOND DE PENSII PILON 2

Fundamente ale managementului proiectelor - Studiu de caz: FOND DE PENSII PILON 2

Managementul informatizat al proiectelor

Fundamente ale managementului proiectelor

Studiu de caz:

FOND DE PENSII PILON 2

Tip obiective	Obiective	Data adoptarii
Obiective principale	Realizarea functionalitatilor specifice fondului de pensii private obligatorii intr-un sistem web based, urmand a fi implementate pe serverul de la sediul central al beneficiarului.
	Derularea analizei de detaliu de catre furnizor cu ajutorul reprezentantilor beneficiarului.
	Dezvoltarea unui sistem web (thin client).
	Organizarea de intalniri de project board o data pe luna la sediul beneficiarului.
	Organizarea de intalniri intre coordinatorul de proiect si furnizor se la fiecare 2 saptamani, la sediul beneficiarului.
	Transmitere prin mail a documentelor legate de proiect (sepcificatii, scenarii de test, orice alte documente) tuturor membrilor proiectului.
	Semnare proces verbal de acceptanta pentru specificatia finala care va reprezenta baza dezvoltarii aplicatiei.
	Testarea sistemului de catre key user la sediul beneficiarului si semnarea scenariilor de test parcurse, verificate si completate.
	Semnarea a cate unui proces verbal de luare in test pentru fiecare predare de modul, respectiv in urma testarii si validarii functionalitatii de catre key user, a cate unui proces verbal de acceptanta.
	Trainingul utilizatorilor se va face de catre furnizor la sediul central al beneficiarului.
	Rapoarte catre CNPAS
	Rapoarte de management
	Interfatare cu sistemul de gestiune a activelor
	Interfatare cu sistemul de contabilitate
	Implementarea sistemului se va realiza pe serverul de la sediul central al beneficiarului.

Obiective secundare	Protejarea datelor cu caracter personal ale aderantilor
	Protectia impotriva accesului fraudulos din afara organizatiei
	Reducere de personal administrativ al beneficiarului
	Crearea unui sistem cmpatibil functional cu alte sisteme aflate la client (ex sistemul informatic pentru contabilitate).
Non - obiective	Furnizarea de componente hardware pe care sa ruleze aplicatia dezvoltata. Intretinerea retelei locale sau extinse prin care utilizatorii acceseaza aplicatia. Migrarea datelor din baze de date vechi ale beneficiarului. Consultanta procedurala privind derularea operatiilor in legatura cu tertii (ex. cu banca depozitara a beneficiarului Acceptarea solicitarilor de modificare a functionalitatilor dezvoltate, in urma testarii, de la altcineva decat key user-ul. Modificarea sistemului acceptat de key user cu ocazia trainingului utilizatorilor inainte de pornirea Go Live. Integrare cu sistemul bancar utilizat de beneficiar fara interventie manuala. Gestiune de portofoliu. Gestunea activitatilor legate de acordarea pensiilor. Generare de scrisori automat catre membrii.

Elementele de mediu relevante pentru proiect

	ELEMENTE DE MEDIU RELEVANTE

Interpretare:

Element de mediu	Descrierea relatiei	Strategie	Actiuni
	Asteptari ale proiectului

	Asteptari ale elementului de mediu

Structura detaliata orientata pe activitati

	STRUCTURA DETALIATA ORIENTATA PE ACTIVITATI

Cod WBS / Nume WP:

1.7 URMARIREA PROIECTULUI

Continut:

Intalniri interne cu diferite echipe in functie de stadiul proiectului:

expert

analist de sistem

team leader programatori

Intalniri periodice cu coordonatorul proiectului din partea beneficiarului.

Intalniri cu board-ul pentru raportari periodice.

Update plan de proiect (buget, resurse, specificatie).

Gestionarea riscurilor.

Managementul schimbarilor intervenite:

revizuire plan de proiect

revizuire buget

revizuire necesar de resurse

revizuire specificatii

Elaborare tematici pentru intalniri.

Elaborare status reports pentru Project Board.

Non-continut:

Specificare functionalitati.

Testare functionalitati.

Training utilizatori.

Scriere document de utilizare.

Rezultate WP:

Minute intalniri interne.

Minute intalniri cu coordonatorul de proiect al beneficiarului.

Minute intalniri cu Project Board.

Cerere acceptata de schimbare de interfatare cu banca.

Buget modificat.

Finalizarea proiectului.

Masurarea progresului:

Cererea de modificare de interfatare cu sistemul bancar a atras dupa sine prelungirea proiectului cu 4 zile lucratoare, respectiv :

- adaugarea la costuri a 4 manday pentru managerul de proiect si a unui cost total de 468.26EUR

- adaugarea la costuri a 1 manday pentru team leaderul echipei de programatori, a 1 manday pentru analistul de system si a unui cost total de 168EUR

- adaugarea la costuri a 6 manday de programator si a unui cost total de 411EUR.

Cod WBS / Nume WP:

2.1 SPECIFICARE FUNCTIONALA

Continut:

Analiza business case.

Analiza specificatie initiala.

Analiza de detaliu:

Organizarea de interviuri (elaborare fise de interviuri, luare interviuri prin completarea fiselor de interviu, prelucrarea datelor obtinute, revizuiri interne in baza discutiilor purtate cu coordinatorul proiectului din partea beneficiarului)

Studierea legislatiei aplicabile (legi generale, legi speciale, cutuma)

Elaborarea (scrierea) specificatiei (vocabular, use cases, descriere functionalitati)

Prezentarea specificatiei.

Non-continut:

Implementare functionalitati.

Elaborare scenarii de test.

Elaborare manual de utilizare.

Analiza posibilitatilor de integrare cu alte sisteme.

Rezultate WP:

Minute intalniri interne.

Minute intalniri cu coordonatorul de proiect al beneficiarului.

Fise de interviuri.

Extras legislatie aplicabila.

Specificatie functionala scrisa.

Proces verbal de acceptare a specificatiei.

Masurarea progresului:

Realizarea specificatiei si acceptarea acesteia s-a realizat conform planului, la data prevazuta de 31 octombrie 2008 s-a indeplinit 100% din cel prevazut

Organigrama proiectului

Rolurile in proiect

Rolurile si responsabilitatile pentru membrii echipei de management de proiect sunt urmatoarele:

Project Manager

Responsabil de:

Producerea Planului de Initiere a Proiectului;

Alocarea obiectivelor si responsabilitatilor pentru managerii din cadrul echipei de management de proiect;

Realizarea obiectivelor proiectului si livrarea proiectului in constrangerile de timp si cost aprobate;

Monitorizarea si controlul evolutiei proiectului;

Identificarea problemelor aparute si stabilirea de actiuni corective si preventive in limita autoritatii;

Comunicarea cu si elaborarea rapoartelor de progres si exceptie pentru Comitetul de Conducere al proiectului (Steering Committee);

Managementul sub-contractorilor;

Project Control Officer

Responsabil de:

Aspectele administrative ale proiectului;

Procedurile de monitorizare si control ale proiectului;

Administrarea biblioteca de proiect (Project Library), gestiunea documentelor de intrare si iesire din proiect;

Managementul Bordului de control al schimbarii;

Managementul configuratiei;

Mentinerea la zi a planurilor de proiect;

Controlul financiar al proiectului;

Expert

Responsabil de:

Coordonarea activitatii business team-ului format din propria presoana, analistul de sistem si tester.

Stransa colaborare cu seful echipei programatorilor.

Purtarea de discutii preliminare (interviuri) cu reprezentantii clientului pentru a intelege specificul business-ului acestuia.

Realizarea minutelor de intalnire cu coordonatorul de proiect al Clientului.

Participa la intalniri interne pentru a stabili pasii necesari in diferite faze ale proiectului.

Realizeaza minute ale intalnirilor interne.

Analizeaza legislatia aplicabila, rezultatele interviurilor si a altor documente si specificatii puse la dispozitie de client.

Elaborarea de specificatii de sistem pentru aplicatiile care urmeaza sa fie dezvoltate pentru client.

Discutarea pe marginea specificatiei cu reprezentantii clientului pentru a finaliza descrierea functionala a sistemului ce urmeaza a fi dezvoltat.

Coordoneaza transpunerea specificatiilor pe limbajul programatorilor, formularea de sarcini pentru acestia si discutarea sarcinilor, impreuna cu analistul de system.

Coordoneaza testarea aplicatiilor dezvoltate de programatori si formularea solicitarilor de corectare, daca este cazul.

Verificarea corectitudinea operatiilor efectuate inainte de transmiterea lor catre client.

Predarea spre test catre client a aplicatiilor testate deja.

Urmarirea rezultatelor testelor efectuate de client, corectarea acestora si asigurarea elaborarii formei finale a modulelor dezvoltate pentru a putea fi predate.

Receptionarea apelurilor si mailurilor clientilor cu probleme si acordarea de ajutor in realizarea acestora (mail, telefon, messenger, deplasare la sediul clientului).

Intelegerea si transmiterea catre programatori a solicitarilor de modificare sau a solicitarilor noi.

Coordonarea elaborarii si actualizarii de scenario de test, manuale de utilizator pentru sistemele software pentru care asigura asistenta.

Comunicarea continua cu proiect managerul referitor la toate procesele, informatiile, documentele survenite care influenteaza buna desfasurare a activitatii sale si respectarea scadentelor.

Elaborarea de rapoarte periodice (zilnice, saptamanale, lunare) la cerere, referitoare la situatia proiectului.

Propunere de proiect

Numele proiectului FOND DE PENSII PILON 2

Data si evenimentul de demarare a proiectului

Data si evenimentul de terminare a proiectului

31.03.2008

Obiectivele proiectului

Realizarea functionalitatilor specifice fondului de pensii private obligatorii intr-un sistem web based, urmand a fi implementate pe serverul de la sediul central al beneficiarului.

Obiectivele principale:

Pe langa caietul de sarcini (business case) al beneficiarului se va proceda si la derularea analizei de detaliu pentru identificarea tuturor operatiilor necesare bunei functionari a sistemului informatic pentru fonduri de pensii private obligatorii.

Se va dezvolta un sistem web (thin client).

Se vor organiza intalniri de project board o data pe luna la sediul beneficiarului.

Coordinatorul de proiect si furnizorul se vor intalni la fiecare 2 saptamani, in perioada de specificare si dezvoltare, si ori de cate ori este necesar in perioada de testare + go live la sediul beneficiarului.

Documentele legate de proiect (specificatii, scenarii de test, orice alte documente) se vor transmite prin mail tuturor membrilor proiectului.

Pentru specificatia finala se va semna un proces verbal de acceptanta. Aceasta specificatie va reprezenta baza dezvoltarii aplicatiei.

Proiectarea, dezvoltarea si implementarea functionalitatilor specifice fondului de pensii private obligatorii va cuprinde:

evidenta membrilor aderanti la fond

evidenta agentilor, decontare cu agentii

gestionarea contributiilor

gestionarea unitatilor de fond (alocare, rascumparare)

gestiunea si generarea tranzactiilor

raportari catre stakeholders (CNPAS, management, membrii)

interfatare cu sistemul de gestiune a activelor

interfatare cu sistemul de contabilitate

Dezvoltarea se face la sediul furnizorului.

Testarea sistemului se realizeaza de catre key user la sediul beneficiarului si se va incheia cu semnarea scenariilor de test parcurse, verificate, completate.

Pentru fiecare predare de modul se va semna cate un proces verbal de luare in test, respectiv in urma testarii si validarii functionalitatii de catre key user, cate un proces verbal de acceptanta.

Trainingul utilizatorilor se va face de catre furnizor la sediul central al beneficiarului.

Implementarea sistemului se va realiza pe serverul de la sediul central al beneficiarului.

Non-obiectivele proiectului

Furnizarea de componente hardware pe care sa ruleze aplicatia dezvoltata.

Intretinerea retelei locale sau extinse prin care utilizatorii acceseaza aplicatia.

Migrarea datelor din baze de date vechi ale beneficiarului.

Consultanta procedurala privind derularea operatiilor in legatura cu tertii (ex. cu banca depozitara a beneficiarului

Acceptarea solicitarilor de modificare a functionalitatilor dezvoltate, in urma testarii, de la altcineva decat key user-ul.

Modificarea sistemului acceptat de key user cu ocazia trainingului utilizatorilor inainte de pornirea Go Live.

Integrare cu sistemul bancar utilizat de beneficiar fara interventie manuala.

Gestiune de portofoliu.

Gestunea activitatilor legate de acordarea pensiilor.

Generare de scrisori automat catre membrii.

Fazele proiectului

Costurile proiectului

40,140.58 EUR

Venitul proiectului

50,000 EUR

Proprietarul proiectului

XXXXXX

Managerul proiectului

Nicola Elena Mihaela

Membrii echipei proiectului

Proprietarul proiectului

Manager proiect

Manager implementare

Expert

Echipa dezvoltare/implementare

Echipa business (analiza)

Team leader echipa dezvoltare/implementare

Team leader echipa business

Decizii si documente din faza pre-proiect

Decizii

Trebuie numit responsabilul de proiect (coordinatorul de proiect) din partea beneficiarului.

Trebuie numit key userul din partea beneficiarului.

Beneficiarul are obligatia de a asigura intalniri la nivel decizional si operational cu furnizorii sistemului de contabilitate pentru a discuta posibilitatile de interfatare dintre sisteme.

Beneficiarul trebuie sa obtina de la banca depozitara configuratiile fisierelor necesare pentru a putea citi automat tranzactiile generate de sistemul de pensii.

Documentele relevante

Business case
Studiu de oportunitate
Plan de proiect in faza de ofertare
Specificatie initiala
Contract

Asteptarile privind faza post-proiect

Relatia cu alte proiecte

Nu exista alte proiecte cu care sa aibe legatura proiectul curent.

Elementele de mediu relevante

Politica de grup la care apartine firma interzice accesul remote la sistemele acestuia care ingreuneaza munca furnizorului in procesul de implementare.
Existenta unui sistem informatic la beneficiar pentru o alta activitate specifica a acestuia si refuzul viitorilor utilizatori pentru noul sistem si dorinta acestora ca sistemul sa functioneze la fel ca celalalt.
Externalizarea contabilitatii de catre beneficiar care rezulta dificultati in ceea ce priveste comunicarea cu furnizorii sistemului de contabilitate cu care trebuie sa interfateze noul sistem.
Implementation managerul proiectului general al furnizorul referitor la pensii are domiciliul in strainatate

Anexe

WBS

Planul jaloanelor

Planul costurilor proiectului

Analiza mediului proiectului

Proprietarul proiectului Echipa propunerii de proiect

DIAGRAMA CU BARE
DIAGRAMA CU BARE